Welche Geräte für das Büro dürfen steuerlich abgesetzt werden?

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 24 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Um die Steuerlast zu mindern, können Selbständige jedes Jahr verschiedene Anschaffungen und Geräte steuerlich absetzen. Entscheidend ist dabei zum einen die Art des Gewerbes, zum anderen aber natürlich der Inhalt der Investition. Gerade im Büro, in dem viele Geräte eingesetzt werden, ist dies ein Thema, das immer wieder für Streit mit dem Finanzamt sorgt. Gerade für Selbständige ist es wichtig, dass sie Kosten an der richtigen Stelle der Steuererklärung angeben, um dann auch wirklich von allen Aufwendungen zu profitieren.  

Geräte müssen geschäftlich genutzt werden

Damit Geräte überhaupt von der Steuer absetzbar sind, müssen diese geschäftlich genutzt werden. Das Finanzamt sieht vor, dass die geschäftliche Nutzung wenigstens 90 Prozent umfassen muss. Wenn ein PC zur Hälfte privat genutzt wird, handelt es sich um eine sogenannte Privatentnahme und diese muss von den Investitionskosten natürlich abgezogen werden. Typische Geräte, die im Büro verwendet werden und absetzbar sind, sind folgende:

  • PC
  • Laptop
  • Monitor
  • Drucker
  • Scanner
  • Kopierer
  • Telefon
  • Router

Grundsätzlich können auch die Elemente der Büroeinrichtung steuerlich abgesetzt werden. Hier müssen vor allem Stuhl, Regal und Tisch genannt werden. Ein Sofa ist in der Regel nicht absetzbar. Auch Konferenzmöbel können steuerlich geltend gemacht werden.

Können Reinigungsgeräte steuerlich abgesetzt werden?

Während die steuerliche Absetzbarkeit von Computer, Display und Co wirklich noch unumstritten ist, sieht das bei Reinigungsgeräten schon ganz anders aus. Hier haben es Unternehmen leichter, deren Büro sich tatsächlich nicht im eigenen Zuhause, sondern in einem anderen Gebäude befindet. In diesem Fall dürften auch Reinigungsgeräte ohne großes Wenn und Aber steuerlich abgesetzt werden. Hierzu gehören zum Beispiel Staubsaugerroboter. Staubsaugerroboter sind gerade in Büros ohne viel Publikumsverkehr eine sehr gute Wahl, um die Böden ohne zusätzliche Mitarbeiter zu reinigen.

Wird die Selbständigkeit dagegen als Nebenjob von Zuhause aus ausgeführt, ist gegenüber dem Finanzamt natürlich kaum nachweisbar, dass der Staubsauger-Roboter nur geschäftlich genutzt wird. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Home Office nur einen kleinen Teil des Hauses einnimmt. In diesem Fall wird das Finanzamt maximal eine steuerliche Absetzbarkeit von 50 Prozent anerkennen. Diese Vorgehensweise ist übrigens auch bei allen anderen Geräten wie Fenstersaugern, Dampfreinigern und herkömmlichen Staubsaugern der Fall.

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Welche Geräte für das Büro dürfen steuerlich abgesetzt werden? Bildquelle: Depositphotos.com

Abgrenzung eines geringwertigen Wirtschaftsgutes

Sollen Bürogeräte von der Steuer abgesetzt werden, ist auch deren Anschaffungspreis entscheidend. Oft steht zunächst die Frage im Raum, ob denn eine Anschaffung mit einem Zug abgesetzt werden kann oder ob eine Abschreibung erfolgen muss. Entscheidend ist hier vor allem eins: der Anschaffungspreis. Der Gesetzgeber unterscheidet nämlich sehr deutlich zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern und solchen, die abgeschrieben werden müssen.

Wirtschaftsgüter, die als geringwertig eingestuft werden, kosten nicht mehr als 800 Euro, ganz gleich, um welches Gerät es sich im Detail handelt. Wurde also ein Gerät angeschafft, das nicht mehr als 800 Euro kostet, kann es sofort mit einem Zug bei der Steuererklärung bedacht werden. Kostet es mehr, muss es über Jahre hinweg abgeschrieben werden. In diesem Fall müssen sich die Betriebe aber unbedingt an die Afa-Listen halten, die von den Finanzämtern herausgegeben wurden und die Abschreibungszeiten definieren.

Können auch geleaste Geräte abgesetzt werden?

Professionelle Bürotechnik wie leistungsstarke Kopierer oder auch Kaffeevollautomaten, die auf den gewerblichen Einsatz ausgelegt sind, sind beim Kauf häufig ausgesprochen kostenintensiv. Oft steht daher die Frage im Raum, ob sich der Kauf überhaupt lohnt. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich gegen den Kauf und wählen stattdessen ein Mietangebot, das es mittlerweile für sämtliche Bürogeräte gibt.

Doch können geleaste Bürogeräte steuerlich geltend gemacht werden? In der Tat ist auch hier das Absetzen möglich. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei einem Betriebswagen, der per Leasing genutzt wird. Die Gebühren, die für das Geräteleasing anfallen, werden ganz normal als Büroausgaben definiert und mindern damit den Gewinn. Dadurch kann die Steuerlast reduziert werden. Gerade bei kostspieligen Geräten, die sonst aufwendig abgeschrieben werden müssen, ist das Leasing eine sehr gute Alternative, die aus Sicht der Buchhaltung einfacher umsetzbar ist.

In welchem Absatz können die Geräte steuerlich geltend gemacht werden?

Zunächst einmal kann im Grunde immer dann ein Gerät vom Unternehmen abgesetzt werden, wenn es gekauft wurde. Allerdings sollten die Anschaffungen im richtigen Verhältnis zum Unternehmen und der Tätigkeit stehen. Wenn beispielsweise immer wieder neue PCs oder auch Kopierer angeschafft werden, obwohl in dem Unternehmen nur wenige Mitarbeiter arbeiten, wird das Finanzamt hier mit Sicherheit nachhaken.

Die Finanzbehörden haben durchschnittliche Nutzungszeiten für die unterschiedlichen Geräte definiert. Sie dienen in erster Linie der einheitlichen Abschreibung, sind aber auch eine gute Orientierung dafür, wann Geräte in der Regel ausgetauscht werden. Zudem dürfen natürlich immer nur Geräte abgesetzt werden, die auch zum Aufgabenbereich des Unternehmens passen. Eine Tischlerei wird also kaum einen Textildrucker steuerlich geltend machen dürfen.

Werden Geräte privat und beruflich genutzt, muss zudem immer die Privatnutzung entnommen werden. Gerade bei Solo-Selbständigen ist das sehr wichtig. Für jedes Gerät, das abgesetzt wird, muss auf Nachfrage eine Rechnung vorgelegt werden. Werden teure Maschinen gebraucht verkauft, weil sie im eigenen Unternehmen nicht mehr benötigt werden, muss auch dies in der Buchhaltung als Vorgang definiert werden.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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