Ist ein Stempel im Büro heutzutage noch sinnvoll?

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 24 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Die Digitalisierung macht auch vor dem Büro Alltag nicht halt. Computer gehören zu der Standardausstattung eines Arbeitsplatzes schon längst zur Normalität. Meetings werden nicht mehr vor Ort abgehalten, sondern als Webinar. Das papierlose Büro ist der neue Trend, unnötiges Drucken wird verpönt. Selbst Notizbücher und offline Kalender haben mittlerweile teilweise ausgedient, ersetzt werden sie durch One Note und Outlook. Bei all diesen Veränderungen stellt sich schnell die Frage, wird ein Stempel heutzutage überhaupt noch benötigt? Welche Anwendungsgebiete für Stempel sind nach wie vor wichtig?  

Ein Stempel für Dokumente und Verträge

Jeder kennt diese Art von Stempeln, rechteckig und in klaren Buchstaben finden sich der Firmenname und manchmal auch Kontaktdaten darauf. Diese Stempel sind heute noch genauso gefragt wie zu früheren Zeiten, denn ganz ohne Papier geht es meist doch nicht. Bei Verträgen oder Angeboten gehört es oft zum guten Ton, neben der Unterschrift auch den Firmenstempel auf dem Papier zu verewigen. Selbst wenn auf dem eigenen Briefpapier bereits der Firmenname prangt, kann der Computer nicht die Arbeit abnehmen, auf externen Schriften die Daten anzubringen. So ein Stempel ist online schnell designet, je nach Wunsch können auch verschiedene Ausführungen gewählt werden. Somit kann für jede Kostenstelle oder für jeden Bereich ein eigener Stempel entworfen werden.

Eingangsprüfung ohne Stempel wird schnell zur Tortur

Egal, ob es um eingegangene Briefe oder um Waren geht, im Normalfall wird immer eine Eingangsprüfung durchgeführt. Dabei wird das Datum und der Bearbeiter notiert, gerade bei Warensendungen auch, ob alles ordnungsgemäß beiliegend ist. Muss man nun bei jedem einzelnen Brief händisch das Datum eintragen, verliert man sehr schnell die Lust an dieser Tätigkeit. Da kann ein Stempel mit Datum helfen, einmal pro Tag muss lediglich das richtige Datum eingestellt werden und dann kann das Stempeln beginnen. Ein Druck nach unten und schon ist das Datum auf dem Schreiben. Wer es sich besonders einfach machen will, kann sogar Kombi-Stempel nutzen. Dabei ist nicht nur das Datum einstellbar, sondern auch ein kleines Wort dazu. Dies kann beispielsweise einfach „geprüft“ sein oder auch der Name des Bearbeiters. Je nach Anwendungsgebiet kann das flexibel eingestellt werden und individuell verändert werden, so dass der Stempel auf jeden Fall eine Arbeitserleichterung darstellt.

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Ist ein Stempel im Büro heutzutage noch sinnvoll? Bildquelle: Depositphotos.com

Stempel sorgen für ein besonderes Maß an Sicherheit

Kleinere Aufgaben können einfacher gestaltet werden, doch dies ist nicht der einzige Vorteil an einem Stempel. Der viel wichtigere Aspekt ist die Fälschungssicherheit. Stempel werden auch heute noch in etlichen Bereichen eingesetzt. Anwälte klassifizieren ihre Anfragen damit, in Bus und Bahn werden die Fahrkarten gestempelt, im Reisepass die Ein- und Ausreise verewigt. Verträge tragen den Firmenstempel und dienen neben der Unterschrift der eindeutigen Authentifizierung des Vertragspartners. In allen Bereichen des öffentlichen Lebens treffen wir also auf den kleinen Helfer, doch was macht ihn so besonders?

Stempel sind sehr schwer nachzuahmen. Je individueller ein Stempel gestaltet ist, desto schwieriger wird es. Gedruckte Materialien lassen sich leicht fälschen, mit einem Computer ist das heutzutage keine große Sache mehr. Selbst Unterschriften lassen sich mit ein wenig Übung sehr einfach zu Papier bringen. Doch ein Stempel ist nicht so einfach nachzumachen, dieser kann nicht einfach digital aufgedruckt werden. Für eine optimale Fälschung müsste der Stempel schon gestohlen werden. Deshalb findet sich auf allen Dokumenten und Verträgen zwischen zwei Firmen auch immer ein Feld für den Firmenstempel.

Wie viele Stempel braucht ein Unternehmen?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Dies kommt zum einem auf die Mitarbeiterzahl an, zum anderen aber auch auf die Anwendungsbereiche. Bei einem Unternehmen, in dem sich 10 verschiedene Leute um den Briefeingang kümmern, können sich die Kollegen natürlich einen Stempel teilen – in der Theorie hört sich das sinnig an, die Praxis wird jedoch anders aussehen. Vor allem, wenn die verschiedenen Mitarbeiter räumlich weit auseinander sind, ist es wichtig, dass genügend Stempel vorhanden sind. Grob gesagt, sollte jeder Mitarbeiter, der täglich einen Stempel braucht, auch einen eigenen besitzen. Auch wenn man in der Selbstständigkeit keine weiteren Mitarbeiter unter sich hat, sollte man darüber nachdenken, was benötigt wird. Ein Stempel mit Firmenlogo, einer mit Datum, mit oder ohne Text? Einen zum Klassifizieren von Aufträgen, Belegen in der Buchhaltung oder zur Ordnung der Ablage? Hier lohnt es sich, genau die eigenen Abläufe zu prüfen und zu sehen, wo ein Stempel benötigt wird.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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