Mit einem Ablagesystem das Chaos vermeiden

Elektronische Dokumente per DMS ablegen

In gewisser Weise war der Papierkram einst simpler. Sämtliche Unterlagen kamen per Post und lagen in Papierform auf dem Tisch. Heute werden aber auch wichtige Dokumente immer häufiger per E-Mail verschickt oder zum Herunterladen bereitgestellt, was durchaus die Chaosgefahr erhöht. Wer stand nicht einmal vor der schwierigen Frage, wo der virtuelle Zugangsschlüssel zu Programm X abgeblieben ist? Mit einem DMS, also einem Dokumentenmanagementsystem lässt sich dieses Chaos deutlich eingrenzen:

• Geringerer Zeitaufwand: Ein Mensch verbringt ohnehin zu viel seiner Lebenszeit mit dem Suchen, also sollte dies nicht auch noch den beruflichen Alltag betreffen. Ein DMS hilft dabei, alle Dokumente in Sekundenschnelle aufzufinden. Und es werden nicht nur die Dokumente gefunden: Auch Infos rund um die Datei oder die Person, die diese Datei bearbeitet hat, sind abrufbar.
• Entlastung: Da das DMS innerhalb des Betriebs für jeden geöffnet ist, entfallen die unzähligen betrieblichen E-Mails mit Anhang, bei denen am Ende praktisch niemand mehr weiß, was a) das erste Anliegen war und b) ob die Anlage bereits verändert wurde – oder in welcher Version die aktuelle Anlage nun anhängt.
• Effizienz: Sämtliche Arbeitsabläufe lassen sich mit dem DMS steigern und optimieren. Da es Freigabe- und Routingprozesse gibt, bleiben auch die Mitarbeiter wesentlich routinierter.
• Compliance: Die Anforderungen in diesem Bereich werden von der Software automatisch erfüllt. Unternehmen müssen also weniger dokumentieren.

Natürlich kostet die Anschaffung eines solchen Systems zuerst Geld und erfordert eine Einarbeitung. Auch müssen bislang anderweitig gesicherte Dateien übertragen werden. Diese Mühe lohnt sich jedoch, denn als Gesamtpaket bieten Dokumentenmanagementsysteme überwiegend Vorteile.

Trotzdem sollten Unternehmen mehrere Systeme betrachten und vergleichen. Es sollte eine zum Betrieb passende Lösung gefunden werden, nicht eine Lösung, die den Betrieb zur Anpassung zwingt.

Auch wenn Büros immer weniger Papier mit sich bringen, werden Ordner auch heute noch benötigt. Bildquelle: shutterstock / 625950947

Ablagesysteme für Papierdokumente

Trotz all der virtuellen Möglichkeiten haben Papierdokumente auch heute noch eine tragende Rolle. Häufig wird wichtige Post in Papierform verschickt, was freilich bedeutet, dass diese Post bearbeitet und schließlich abgeheftet werden muss. Aber auch hier gibt es Lösungen:

• Eingangspost: Sie sollte direkt von einem, hierauf geschulten, Mitarbeiter gesichtet und schon so weit vorsortiert werden, dass die einzelnen Schreiben in die entsprechenden Abteilungen oder auch ins Chefbüro gegeben werden können. Die Sortierung beinhaltet nicht allein das Aussortieren von Werbung, es beinhaltet auch, die Schreiben nach Funktion und Wichtigkeit zu trennen.
• Kurzzeitablagen: Das sind, je nach Betrieb, Stapel oder auch Ablagefächer. Diese Ablage ist nur als kurzfristiger Aufbewahrungsort anzusehen. Beispiel Eingangspost: Ein Schreiben wird bis zur Bearbeitung aufbewahrt, danach wird es endgültig abgelegt.
• Ablage: Das ist die langfristige Ablage, für die auch Aufbewahrungsfristen gelten. Unternehmen können die Ablage durchaus teilweise in Papierform durchführen (Finanzamt, Urkunden etc), sämtliche anderen Schreiben sollten digitalisiert und ins DMS übertragen werden.

Wenngleich es allgemeingültige Ablage- und Bearbeitungsoptionen gibt, so sollte jeder Betrieb den für ihn perfekten Weg finden. In größeren Unternehmen hilft es schon, eigene Postfächer für die entsprechenden Abteilungen einzurichten. Die Buchhaltung kann sich somit täglich »ihre« Post holen.

Was wird dafür benötigt?

Abgesehen von den virtuellen Ablagen gibt es einige Hilfsmittel, die jedem Betrieb helfen können:

• Stempel: Sie sind auch in der heutigen Zeit noch wichtig, insbesondere beim papiernen Posteingang. Jedes Schreiben sollte immer mit einem Eingangsstempel versehen werden, der auch die Möglichkeit bietet, das Kürzel des jeweiligen Mitarbeiters, der die Post gestempelt hat, aufzubringen. Hinzu kommen Fristenstempel – sie sind unglaublich wichtig und zeigen auf den ersten Blick, dass dieses Schreiben wichtig ist. Viele Eingangsstempel bieten übrigens schon Ankreuzmöglichkeiten, die wahlweise die Zuteilung oder auch die notwendige Bearbeitung auf einen Blick kennzeichnen. Auf stempelfactory.de findet sich eine große Auswahl passender Firmenstempel.
• Ablagesysteme: Die typischen Schreibtischablagen haben auch heute nicht ausgedient. Wer mit ihnen nicht arbeiten möchte, der sollte wenigstens auf verschieden farbige Hefter setzen und somit sicherstellen, dass wichtig von »hat Zeit« getrennt wird. Jedes Unternehmen kann mühelos eigene Farbcodes setzen, sodass es kein Durcheinander gibt und jeder Mitarbeiter dieselben Regeln verfolgt.
• Ordner: Sie sind weiterhin für Dokumente, die nicht eingescannt werden, wichtig. Freilich reicht es nicht, die Ordner zwar thematisch zu führen, aber dann alle Dokumente übereinander einzuheften. Farbige Trennstreifen oder Vorlageblätter helfen hier wieder bei der Suche innerhalb des Ordners.
• Kalender: Das Unternehmen muss für wichtige Angelegenheiten und Fristen eine allgemeinwärtige Lösung finden. Es reicht nicht, wenn die Frist auf einem Schreiben notiert ist, denn zwei Wochen später erinnert sich niemand daran.

Fristen müssen immer mehrfach notiert werden:

• Schreiben: Direkt auf dem Schreiben kommt der Friststempel.
• Akte: Sowohl in der gewöhnlichen als auch der digitalen Akte oder dem Profil kommt ein Fristvermerk.
• Kalender: Auch hier gilt: Fristen werden sinnvollerweise beim Bürovorsteher, dem jeweiligen Sachbearbeiter und notfalls beim Chef in allen Kalendern eingetragen. Dabei wird die Endfrist, aber auch eine Vorfrist sowie die Wiedervorlage notiert.

Je nach Betrieb hilft es übrigens, bei Fristsachen nicht allein mit virtuellen Kalendern, sondern zugleich mit dem simplen Tischkalendern zu arbeiten. Diese lassen sich gerade bei ungeliebten Anforderungen weniger ignorieren.

Fazit – Ordnung ist das halbe Leben

Das ist sicherlich einer der Sprüche, den niemand gerne hört, doch spricht er die Wahrheit. Jeder Betrieb muss, wie auch Privatpersonen, eine zu ihm passende Lösung für Dokumente, Post und weitere Unterlagen finden. Das mag anfangs viel Arbeit sein und kompliziert klingen, doch lohnt sich die Arbeit. Denn wenn all die Bürokratie ihren eigenen Weg im Betrieb gehen kann, belastet sie die Mitarbeiter und den Unternehmer weniger und es bleibt mehr Zeit für das wirklich Wichtige: das Tagesgeschäft.