Was wird unter einem digitalen Projektmanagement verstanden?
Vom Prinzip her unterscheidet sich das digitale wenig vom analogen Projektmanagement. Beiden Modellen ist gemein, ein Projekt über die Schritte Planung, Umsetzung, Steuerung und Controlling zum Erfolg zu führen.
Ein wesentlicher Unterschied ergibt sich aus dem Umstand, dass heutzutage die Teammitglieder eines Projektes in der Regel nicht an einem Ort vereint sind, sondern geografisch getrennt zusammenarbeiten. Die beste Projektmanagement-Software vernetzt daher die Standorte der verschiedenen Projektteilnehmer und ermöglicht eine Kommunikation über die Entfernung in Echtzeit.
Welchen Nutzen bringt ein digitales Projektmanagement?
Ein komplexes Projekt ist von zahlreichen Besonderheiten und unvorhergesehenen Ereignissen geprägt. Bei der analogen Alternative des Projektmanagements wird daher bei jeder Änderung ein Meeting angesetzt, bei dem alle Mitglieder gleichzeitig zur Verfügung stehen müssen.
Mithilfe moderner Kommunikationstechnologien wird das Projektmanagement entscheidend vereinfacht. Die Verwendung einer Software lässt es zu, Entscheidungen rascher zu treffen, wodurch sich die Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
Was muss eine Projektmanagement-Software leisten?
Eine Projektmanagement-Software wird immer individuell auf die Bedürfnisse eines Projektteams zugeschnitten. Dabei muss sie verschiedene Funktionen erfüllen. Eine Grundvoraussetzung ist es, dass alle Teammitglieder voll bei der Sache sind, um ihre jeweiligen Stärken komplett zur Geltung zu bringen. Es ist daher wichtig, allen Mitarbeitern eine klare Aufgabenstellung zu liefern, die alle benötigten Informationen und Fristen beinhaltet.
Projektorganisation an einem Ort gebündelt
Eine Projektmanagement-Software kann mit einem modernen Ablagesystem verglichen werden, das alle relevanten Projektinformationen an einem Ort zusammenfasst. Die Teammitglieder erhalten, je nach ihrem individuellen Status, Zugang zu allen Fakten, Aufgaben und Änderungen, die für den Projekterfolg notwendig sind. Sie haben sofort Zugang zu allen Informationen, die sie für ihren Teilbereich benötigen und wissen über ihre eigenen Verantwortlichkeiten und die der anderen Projektbeteiligten Bescheid.
Klare Verantwortlichkeiten festlegen
Für einen erfolgreichen Projektabschluss ist es notwendig, eine klare Aufgabenstruktur festzulegen. Die Software unterstützt die Projektleiter, Verantwortliche für bestimmte Aufgabenbereiche zu bestimmen, den Zusammenhang der diversen Aufgaben zu erkennen und Fristen zu setzen.
Eine Projektmanagement-Software ermöglicht die zeitsparende Vernetzung aller Teammitglieder! Bildquelle: Selbststaendigkeit.de
Die Zentralisierung der teaminternen Kommunikation
Heutzutage stehen Projektteams unter dem Druck, schnell voranzukommen und gleichzeitig mit weniger Ressourcen bessere Ergebnisse zu erzielen. Dabei ist eine effektive und schnelle Kommunikation unerlässlich.
Die Nutzung verschiedener Kommunikationswege wie E-Mail oder andere Anwendungen führt dazu, dass die Teammitglieder unter hohem Zeitaufwand die dazugehörigen Mitteilungen, das Feedback und weitere Informationen zusammensuchen müssen. Eine Projektmanagement-Software führt die gesamte Kommunikation transparent an einem Ort zusammen und verknüpft sie mit dem dazugehörigen Projekt und dessen Aufgabenstellungen. Diese Arbeitserleichterung hat auch einen positiven Einfluss auf die Mitarbeitermotivation. Dabei sollte eine gute Software die folgenden Aspekte berücksichtigen:
- Umfassender Kommentarbereich, in dem andere Mitglieder erwähnt werden können und verschiedene Kommunikationstools integriert sind.
- Flexible Arbeitszeitvereinbarungen und physisch getrennte Standorte machen es notwendig, dass die Projektbeteiligten zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle relevanten Arbeitsvorgänge haben.
- Ein mobiler Zugriff über das Smartphone oder das Tablet muss möglich sein.
Das Team in einem einzigen Arbeitsbereich zusammenführen
Bei einem Projekt, in dem die Planung, die Aufgaben, die Dateien und die Kommunikation dezentralisiert aufbewahrt werden, verfügen die Mitglieder über keine einheitliche Informationsquelle. Die Arbeitsvorgänge sind nicht verknüpft und viele Arbeiten werden doppelt durchgeführt.
Eine Projektmanagement-Software führt alle Aufgaben des Teams zusammen, sodass die Teilnehmer nahtlos über ihre Aufgabenbereiche kommunizieren können. Sie sollte daher die folgenden Funktionen bereitstellen:
- Ausreichender Speicherplatz.
- Alle Dateien können von jedem Mitglied hochgeladen werden.
- Integration von schon verwendeten Tools.
- Vereinfachte Suche und Verknüpfung verschiedener Arbeitsvorgänge.
- Schaffung von standardisierten Arbeitsprozessen.
- Integriertes Ressourcenmanagement.
Vor- und Nachteile eines digitalen Projektmanagements
Zusammenfassend lassen sich die folgenden Vor- und Nachteile einer Projektmanagement-Software auflisten:
Vorteile
- Zentrale Organisation eines Projektes.
- Große Zeitersparnis während der Projektdurchführung.
- Die Transparenz der Aufgaben verbessert ergebnisorientiertes Arbeiten.
- Ein Gesamtüberblick über die wichtigsten Kennzahlen ist jederzeit möglich.
- Durch eine optimierte Projektdurchführung werden Unternehmensziele schneller erreicht.
- Steigerung der Kundenzufriedenheit.
Nachteile
- Bei komplexen Projekten ist eine gewisse Einarbeitungszeit unumgänglich.
- Die Software muss von den Teammitgliedern akzeptiert werden.
Fazit
Der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter betrifft auch das Projektmanagement. Aufgrund der sich verändernden Strukturen und der verstärkten Nutzung von Home-Office werden digitale Lösungen immer mehr in den Vordergrund treten. Unternehmen, die rechtzeitig beginnen, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen, werden mit Erfolg beschieden sein. Firmen, die sich den modernen Technologien verweigern, laufen Gefahr, über kurz oder lang den Anschluss zu verlieren.
