Digitale Schichtplanung – Mehr Spielraum für Unternehmen und Mitarbeiter

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 23 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Die Selbstständigkeit an sich ist ein sehr komplexes Thema. Doch eine besondere Herausforderung ergibt sich dann, wenn Gründer selbst Mitarbeiter beschäftigen. Neben gesetzlichen, bürokratischen und steuerrechtlichen Richtlinien gilt es dann nämlich noch eine weitere Anforderung zu erfüllen: die möglichst effiziente Einteilung des Personals in Schichten. Dank digitaler Systeme haben Arbeitgeber aber nun eine Sorge weniger.  

Was ist eigentlich ein digitaler Schichtplan?

Bisher war es gängig, Dienstpläne zentral und manuell zu erstellen, doch im Zeitalter der Digitalisierung können Arbeitgeber durch dezentrale Online-Systeme effiziente Schichtplanung betreiben. Das sorgt nicht nur für mehr Übersicht, sondern bringt auch eine Reihe von Vorteilen mit sich.

Ein digitaler Schichtplan ermöglicht es einem, den Überblick über Schichten, Mitarbeiter, Urlaubszeiten, Fehlzeiten und Konfliktzeiten zu behalten. So wird der Schichtplan zum wertvollen Tool für Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Gründer. Digitale Schichtplanung zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass er den Arbeitsaufwand maßgeblich reduziert und gleichzeitig Mitarbeiterzufriedenheit und effizientes Arbeiten begünstigt.

So funktioniert er

Bei Inbetriebnahme fällt für den Arbeitgeber ein wenig Arbeit an, denn es ist wichtig, das System mit allen relevanten Daten zu füttern. Dazu zählen beispielsweise die Namen und Funktionen der Mitarbeiter, deren Stundenschlüssel, die zu füllenden Schichten und bereits genehmigte Urlaubszeiten.

In der Folge erleichtert einem die Schichtplanungs-Software die möglichst effiziente Einteilung der Mitarbeiter und lässt sogar deren aktive Beteiligung zu. Da die Software auch Abwesenheiten oder Konflikte erfassen kann, können Gründer anhand dieser Daten aussagekräftige Analysen erstellen. Generell läuft die Einteilung durch die digitale Schichtplanung automatisiert. Auch Vertretungssituationen können beispielsweise durch eine Qualifikationsmatrix unkompliziert gelöst werden.

Die Vorteile einer digitalen Schichtplanung liegen auf der Hand

Sobald ein Tool die Prozesse schlanker und geschmeidiger gestaltet, bringt es Vorteile für das Unternehmen. Das sind die größten Vorteile der digitalen Schichtplanung auf einen Blick:

Weniger Arbeitsaufwand

Eine automatisierte Schichtplanung nimmt den Verantwortlichen viel Zeit und Arbeit ab. Diese haben dann mehr Raum für ihre Kernaufgaben, die unmittelbar zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Wer bereits Personal manuell einteilen musste, weiß, wie zermürbend dies sein kann, kann sich von diesem Vorgehen aber nun endlich verabschieden.

Was ist eigentlich ein digitaler Schichtplan_TB2

Was ist eigentlich ein digitaler Schichtplan? Bildquelle: Quelle: Depositphotos.com

Überall einsehbar

Da es sich bei einem digitalen Schichtplanungs-Tool um eine dezentrale Software handelt, haben Verantwortliche sowie Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die aktuellen oder bevorstehenden Schichten. Das erleichtert die individuelle Planung und führt dazu, dass Konflikte frühzeitig erkannt und behoben werden können.

Schnellere und effizientere Belegung

Automatisierung ist in Unternehmen sehr beliebt, denn sie führt dazu, dass gewisse Aufgaben schneller und effizienter von der Hand gehen. Und besonders die Effizienz ist es, die dazu führt, dass jeder einzelne Mitarbeiter besser zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen kann.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Manuell erfasste Dienstzeiten kollidieren häufig mit arbeitsrechtlichen Gegebenheiten, beispielsweise mit vorgeschriebenen Pausenzeiten oder zeitlichen Abständen zwischen zwei Schichten für ein- und denselben Mitarbeiter. Mit einer digitalen Planungssoftware für die Personaleinteilung kann man dieses Risiko umgehen. Da gute Software außerdem die Möglichkeit bietet, das Personal direkt im Tool ein- und ausstempeln zu lassen, ist nicht nur der Rahmen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gegeben, sondern auch dessen Umsetzung gewährleistet.

Zufriedene Mitarbeiter

Mitspracherecht und Transparenz sorgen für Mitarbeiterzufriedenheit. Schichtpläne, die die persönlich bevorzugten Schichten, die individuelle Arbeitszeit oder bereits genehmigte Urlaubsanträge torpedieren, bewirken das Gegenteil. Dieses Risiko sinkt durch eine digitale Schichtplanung drastisch.

Zufriedene Mitarbeiter sorgen dafür, dass Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt höher angesehen werden. Wer mögliche Bewerber in Stellenausschreibungen gemäß Employer Branding von sich überzeugen kann, hat also bessere Aussichten auf qualifizierte Fachkräfte, die das Unternehmen wiederum bereichern.

Kleine Planungsfehler

Irren ist menschlich, kann aber dazu führen, dass es im Unternehmen drunter und drüber geht. Fehlen zu Stoßzeiten Mitarbeiter oder sind weitaus mehr Personen eingeteilt als nötig, kann das einen Rattenschwanz an Problemen und weiteren Planungsschwierigkeiten nach sich ziehen. Dank digitaler Software kann man Planungsfehler gekonnt umgehen.

Besserer Überblick

Dezentral, zentral – diese beiden Gegensätze sollte eine gute Schichtplanung verbinden. Wenn alle relevanten Daten zentral in einer Software verwaltet werden, die dezentral bearbeitet, eingesehen oder abgesegnet werden kann, führt das dazu, dass Mitarbeiter und Verantwortliche einen optimalen Überblick über Personal, Schichten und Abwesenheiten haben.


Weitere hilfreiche Beiträge

Clevere Tipps für ein funktionales Homeoffice mit WohlfühleffektCOVID-19 hat die Meeting-Kultur weltweit grundlegend verändert hat und neue Arbeitswelten erschaffen. Um sich auf das Mehr lesen...

Von zuhause arbeiten: So richten Sie Ihr Homeoffice ein

Was wird unter einem digitalen Projektmanagement verstanden? Vom Prinzip her unterscheidet sich das digitale wenig vom analogen Projektmanagement. Beiden Modellen ist Mehr lesen...

Digitales Projektmanagement – der Schlüssel zum Unternehmenserfolg

Ladenhüter entlarven und aussortieren Im ersten Schritt ist es essenziell, sich einen genauen Überblick über aktuelle Lagerbestände zu machen. Nur wer Mehr lesen...

Lagerbestände optimieren und Kosten senken
Jetzt mit Roul Radeke, dem Autor dieses Beitrags vernetzen:

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

Die wichtigsten Artikel und mehr direkt in Ihr Postfach!
  • Unverzichtbares Gründerwissen
  • Wertvolle Tipps für Selbstständige
  • Exklusive Angebote für Ihr Business
* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.
Success message!
Warning message!
Error message!