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In kleinen und mittleren Unternehmen richtig digitalisieren – Personio erobert die Personalabteilungen der Republik

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 29 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Hanno Renner ist einer der vier Gründer von Personio, dem HR-Betriebssystem. Das Münchner Human Resources Startup ist ein weiteres Unternehmen, das seine Wiege im Center for digital Technology & Management (CDTM) der LMU und der TU München hat. Die Gründer lernten sich dort kennen, wo bereits freeletics, e-gym und konux ihre Erfolgsgeschichten begannen. Seit Beginn verfolgen sie ein ehrgeiziges Ziel: Excellisten und Insellösungen im Personalwesen den Kampf ansagen. Seit 2015 digitalisiert Pesonio Personalverwaltung und das Bewerbermanagement für Unternehmen von 10 bis 1000 Mitarbeitern. Welche Learnings die Gründer aus der Gründungsphase mitgenommen haben und wie es in Zukunft mit Personio weitergehen soll, erfahren wir im heutigen Interview.  

Hanno, was ist Dein wichtigster Tipp für andere Startups?

Denke nicht nur an die akuten Herausforderungen, sondern stell dir immer vor, welches die nächste Hürde sein könnte, die es zu überwinden gilt. Dazu: Hol dir von Anfang an Kollegen mit ins Boot, die flexibel und motiviert sind. In der Gründungsphase fehlt Kapazität an allen Ecken und Enden, weshalb man unbedingt Mitarbeiter benötigt, die flexibel sind und in Stresssituationen einen kühlen Kopf bewahren. Abgesehen davon verbringt man als Gründer viel Zeit mit den stets gleichen Personen, da das Team noch recht klein ist. Deshalb ist es hier noch wichtiger als in größeren Unternehmen, dass alle auf einer Wellenlänge sind und sich als Kollegen vertrauen und respektieren.

Wie ist die Idee zu Personio entstanden?

Die Idee zu Personio hatte einer unserer heutigen Gesellschafter. Als CTO in einem anderen Unternehmen haben ihm tägliche Personalverwaltungsaufgaben, wie das Eintragen von Urlaubstagen und Arbeitszeiten, viel wertvolle Zeit gestohlen. Diesem mühsamen Prozess wollte er entgegenwirken und damit war der Prototyp zu Personio geboren. Der Kerngedanke dahinter ist bis heute selbstständiges Verwalten, Rekrutieren und Entwickeln. Wir haben uns den Markt genau angeschaut und erkannt, dass Human Resources in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch sehr analog und manuell abläuft. Hier gibt es noch viel Luft nach oben. Das wollten wir mit Personio ändern.

Was waren Eure Top 3 Learnings bei der Unternehmensgründung

  1. Glückliche und zufriedene Kunden sind das beste Marketing. Vor allem in der Anfangsphase haben wir viele Kunden über den sogenannten Word-of-Mouth Effekt gewonnen, das heißt durch Mund-zu-Mund Propaganda. Viele unserer ersten Kunden haben Personio in ihrem Netzwerk weiterempfohlen. Die Macht des Empfehlungsmarketings sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.
  2. Finde kompetente und zuverlässige Mitarbeiter, die Verantwortung übernehmen. Ab einem bestimmten Wachstumspunkt muss man als Gründer Verantwortung an andere Mitarbeiter abgeben. Hier ist es wichtig, dass man sich zu hundert Prozent auf den anderen verlassen kann und der Verantwortungsträger die nötigen fachlichen und sozialen Kompetenzen mitbringt. Gerade als junges Team hat man meistens noch wenig eigene Führungserfahrung, deswegen gilt es, stets an den eigenen Führungsqualitäten zu arbeiten.
  3. Bei Personio haben wir mission-based Teams, das bedeutet, dass jedes Team ein höher gestelltes Ziel verfolgt. Ich denke durch diese Struktur sind unsere Teams so erfolgreich. Die Ziele werden klar kommuniziert, wodurch das aktive Handeln jedes Einzelnen als wichtig und unabdingbar angesehen wird. Niemand fragt sich, wieso er etwas macht oder was das am Ende des Monats für einen Sinn gemacht hat.

Was steckt hinter Personio?

Personio ist eine Software as a Service Lösung, die auf monatlicher Zahlung basierend oder jährlich abgeschlossen werden kann. Unsere Software ist von jedem Endgerät aus nutzbar und digitalisiert nicht nur die Arbeit des HR Managers, sondern sorgt durch die Möglichkeit des Employee Self Service dafür, dass Mitarbeiten voll in die sie betreffenden Prozesse eingebunden werden können. Beispielsweise laden Mitarbeiter ihre Krankheitsatteste selbstständig hoch oder können ihren Resturlaub direkt online einsehen.

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Die Personio Gründer Ignaz Forstmeier, Hanno Renner, Roman Schumacher und Arseniy Vershinin, personio.de

Wie liefen Eure ersten Monate in der Startphase an?

Durch unsere anfängliche Testphase mit einigen Pilotkunden, die sich bereits nach kürzester Zeit für den Abschluss von Jahresverträgen entschlossen haben, hatten wir großes Glück. Wir konnten die gesamte Unternehmung bis zu unserem Seed Funding im Juli 2016 selbst finanzieren und haben uns seitdem so stabil weiterentwickelt, dass wir dieses Jahr eine sehr erfolgreiche Series A mit 10,5 Millionen Euro abschließen konnten. Man kann also sagen, dass es für uns von Beginn an gut lief und wir mit unserem Produkt anscheinend einen Nerv in der Human Resources Welt der kleinen und mittleren Unternehmen getroffen haben.

Wer ist Eure Zielgruppe und wie erreicht Ihr sie?

Unsere etwa 400 Kunden sind momentan noch hauptsächlich Unternehmen in der DACH Region mit 10 bis 1000 Mitarbeitern, wobei manche von ihnen auch international mit dem Programm arbeiten und wir mittlerweile sogar den ersten Kunden aus Singapur verzeichnen können. In diesen Unternehmen sind die primären Ansprechpartner Personalverantwortliche und die Geschäftsführung. In einigen Fällen sind unsere Kunden auch andere Gründer, die bis zum Einsatz von Personio entweder viele verschiedene Insellösungen im Einsatz hatten oder selbst personalbezogene Themen per Hand bearbeitet haben.

Eines haben alle Mitglieder unserer Zielgruppe jedoch gemeinsam. Sie wollen viele Projekte umsetzen und Großes erreichen. Oft wird ihnen jedoch wertvolle Zeit durch administrative Tätigkeiten gestohlen. Ein Beispiel hierfür: Die Personalverantwortliche einer Firma trägt alle Urlaubsanträge der Mitarbeiter händisch in eine Excel-Tabelle ein. Das nimmt viel Zeit in Anspruch, die eigentlich für beispielsweise effizientes Recruiting in Zeiten des “war for talents” genutzt werden könnte. Dieses Kapazitätsproblem greift Personio auf. Über eigene Benutzerkonten können Mitarbeiter eigenständig ihren Urlaub in Personio eintragen. Die Personalabteilung spart sich somit viel Zeit. Dieses Beispiel kann man natürlich auf viele weitere Situationen übertragen, wie das Herunterladen von Gehaltsabrechnungen, die Änderung von Adressen oder ähnlichem.

Was macht Personio zu etwas Besonderem?

Wie oben bereits erläutert, entstand Personio aus der Idee heraus Excellisten und Insellösungen den Kampf anzusagen. Und dies haben wir geschafft: Personio deckt alle wichtigen Personalprozesse von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen, über Stammdatenverwaltung bis Mitarbeiterentwicklung ab. Zudem besticht unser Tool vor allem durch die einfache Oberfläche. Um Personio zu nutzen, muss man kein Technik-Enthusiast sein, da es sich auf jedem browserfähigen Gerät leicht bedienen lässt und als Cloud-Lösung innerhalb weniger Wochen einsatzbereit ist. Im Gegensatz zur amerikanischen Konkurrenz können wir natürlich auch noch bezüglich des Themas Datenschutzes glänzen: Personio arbeitet mit einem Datenschutzbeauftragten zusammen und wird ausschließlich auf ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet, welche den deutschen Datenschutzauflagen unterliegen.

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Personio erobert die Personalabteilungen der Republik, personio.de 

Wo soll Personio in 5 Jahren stehen?

Personio soll in fünf Jahren zur zentralen Plattform für alle HR Prozesse herangewachsen sein und das soll mit vielen weiteren Integrationen von Partnern unterstützt werden. Wir arbeiten täglich daran, Personio als führendes HR Tool in der DACH Region zu etablieren. In fünf Jahren werden wir in weiteren europäischen Märkten aktiv sein. Personio ist zwar bereits in über 30 Ländern im Einsatz, dies bezieht sich aber primär auf außerdeutsche Tochtergesellschaften unserer bisherigen Kunden. Neben der Markterweiterung wollen wir als Firma weiterwachsen und viele neue, kompetente Kollegen gewinnen, die Lust haben, Personio weiter zu entwickeln. Durch die vielen Gespräche mit unseren Kunden und Events, die wir im HR Bereich veranstalten, konnten wir über die letzten Jahre zudem viel Wissen im Bereich HR Management anhäufen. Dieses Wissen fließt direkt in unser Produkt ein und wird auch in Form eines Blogs von meinen Kollegen aufgearbeitet. Wir wollen in Zukunft ein anerkannter Human Resources Wissensvermittler für Kunden und Personalverantwortliche im In- und Ausland werden.

Warum ist es spannend bei Personio zu arbeiten? Was zeichnet Euch als Unternehmen besonders aus?

Das Besondere an der Arbeit bei Personio ist, dass wir uns nicht als Unternehmen, sondern als großes Team sehen. Jeder Mitarbeiter respektiert die Meinung des anderen. Vertrauen und Ehrlichkeit sind durch die Bank durch in allen Abteilungen gegeben.

Wir arbeiten alle hart und diszipliniert am Unternehmenserfolg und vergessen es dabei nicht, auch die kleinen Erfolge gebührend gemeinsam zu feiern. Teamevents, Sommerfeste, Oktoberfestbesuche und gemeinsamen Personio-Dinner Abende machen die Arbeit bei Personio zu etwas Besonderem. Wir verbringen viel Zeit im Büro zusammen, weshalb es uns Gründern wichtig ist, auch persönlich eine gute Beziehung zu unseren Mitarbeitern aufzubauen. Zu guter Letzt kann man sagen, dass die Arbeit wirklich nie langweilig wird. In einem Startup kann man viel lernen, Ideen werden positiv aufgenommen und man versucht stets eigene Projekte und Entwürfe in die Realität umzusetzen. Wer mehr darüber lesen möchte, kann sich gerne unsere People @ Personio Reihe auf unserem Personio Blog durchlesen. Hier erzählen Mitarbeiter über ihren Alltag bei Personio und was ihnen am meisten Spaß an der Arbeit bereitet.

Herzlichen Dank für das Interview! Wir wünschen Euch weiterhin viel Erfolg und freuen uns jetzt schon darauf Neues von Dir und Personio zu hören!


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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