Angebot schreiben und Rechnung erstellen: Darauf sollten Sie unbedingt achten!

Professionelle Angebote schreiben

Oft beginnt der Verkaufsprozess für Sie als Unternehmer mit der Anfrage eines Kunden nach einem Angebot. Der Kunde interessiert sich für Ihre Produkte oder Dienstleistungen und möchte nähere Konditionen von Ihnen erfahren.

Mit Ihrem Angebot senden Sie dem Kunden nun eine so genannte „empfangsbedürftige, rechtlich verbindliche Willenserklärung“. Das bedeutet, Sie erklären sich bereit, einem bestimmten Kunden Ihr Produkt zu den angegebenen Bedingungen zu verkaufen – und zwar verbindlich, das heißt: unwiderruflich.

Wie schreiben Sie aber nun ein Angebot? Inhaltlich gibt es dazu keine genauen rechtlichen Regelungen. Es empfiehlt sich aber, folgende Punkte anzuführen:

• Benennung Ihres Produktes / Ihrer Dienstleistung
• Produktangaben (Menge, Preis)
• Angebotsdatum
• Gültigkeitszeitraum des Angebots
• Zahlungsbedingungen
• Liefer-, und Versandkosten
• Hinweis auf Ihre (angehängten) AGB

Wie Sie gehört haben, ist Ihr Angebot per se verbindlich. Vielleicht sind Sie als Unternehmer darum versucht, die Verbindlichkeit Ihres Angebots mit Klauseln wie den folgenden einzuschränken:

• Ohne Gewähr
• Preise vorbehalten
• Unverbindlich

Leider halten diese Einschränkungen gerichtlich aber nur selten stand. Denn Ihr Angebot ist immer verbindlich – nur unter ganz bestimmten Bedingungen dürfen Sie z.B. Ihren Kaufpreis nachträglich noch verändern: Beispielsweise bei einer – von Ihnen unverschuldeten – Erhöhung der Weltmarktpreise für Rohstoffe.

Hinweis: Wie verhält es sich bei Ihrem Produktflyer, Ihrer Schaufensterauslage oder Ihrem Online-Shop (= digitale Schaufensterauslage)? Da diese „Angebote“ nicht an eine bestimmte Person, sondern an die Allgemeinheit gerichtet sind, handelt es sich hier – in Fachtermini gesprochen – lediglich um eine unverbindliche Anpreisung, nicht um ein Angebot. Das bedeutet, Sie dürfen Preise in diesem Fall auch im Nachhinein noch anpassen.

Angebot und Bestellung: So entsteht ein Kaufvertrag

Der eigentliche Kaufvertrag entsteht immer durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen. Bei Ihrem Angebot handelt es sich um die erste Willenserklärung (1. WE). Die Annahme des Angebots von Seiten des Kunden (= Bestellung) entspricht der zweiten Willenserklärung (2. WE). Erst jetzt ist der Kaufvertrag – aufgrund der beiden übereinstimmenden Willenserklärungen – rechtsgültig. Schweigt Ihr Kunde hingegen auf das Angebot oder widerspricht, ist der Kaufvertrag ungültig.

Mögliche Konstellationen zur Entstehung eines Kaufvertrages sind:

• Angebot (1. WE) + Bestellung (2. WE) = Kaufvertrag
• Angebot (1. WE) + verspätete Bestellung (= neuer Antrag, 1. WE) + Auftragsbestätigung (2. WE) = Kaufvertrag
• Angebot (1. WE) + veränderte Bestellung (= neuer Antrag, 1. WE) + Auftragsbestätigung (2. WE) = Kaufvertrag
• Anpreisung + Bestellung (1. WE) + Auftragsbestätigung (2. WE) = Kaufvertrag

Kommen wir noch einmal auf Ihren Produktflyer oder Ihre Schaufensterauslage zurück. Da es sich dabei nur um eine unverbindliche Anpreisung handelt, drehen sich die Rollen hier quasi „um“: Denn rechtlich gesehen macht der Kunde Ihnen durch seine Bestellung erst das eigentliche Angebot (1. WE) – und Sie als Verkäufer besiegeln durch die Annahme dieses Angebots den Kaufvertrag (2. WE). Oder lehnen ab.

Hinweis: Im B2B-Bereich gilt eine besondere Regelung. Denn hier ist nicht immer eine zweite Willenserklärung notwendig – ein Schweigen kann in bestimmten Fällen Zustimmung bedeuten. Besprechen Sie eine Bestellung mit Ihrem Geschäftskunden nämlich zuerst mündlich per Telefon und senden ihm im Nachhinein eine Zusammenfassung dieser Bestellung per Email (= kaufmännisches Bestätigungsschreiben), gilt auch ein Schweigen Ihres Kunden als Annahme.

Angebot schreiben und Rechnung erstellen: Darauf sollten Sie unbedingt achten, Quelle: Death to the Stock

Einwandfreie Rechnungen schreiben

Haben Sie Ihren Auftrag erfolgreich erfüllt – indem Sie Ihr Produkt versendet oder Ihre Leistung erbracht haben – kommt es für Sie nun darauf an, eine einwandfreie Rechnung zu erstellen.
Anders als bei Angeboten sind die Inhalte einer ordnungsgemäßen Rechnung nach §14 UStG gesetzlich festgelegt. Enthalten sein müssen folgende Angaben:

• Ihr Name, Anschrift
• Ihre Steuernummer (deutschlandweite Lieferungen) oder
• Ihre Umsatzsteuer-ID (Lieferungen ins EU-Ausland)
• Name und Anschrift Ihres Kunden
• Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden (Lieferungen ins EU-Ausland)
• Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig)
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum, Lieferdatum
• Produktangaben (Bezeichnung, Menge und Preis, aufgeteilt in Nettopreis, USt.-Satz und Bruttopreis)

Ausnahme: Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie auf die Ausweisung der Umsatzsteuer (USt.) verzichten und den Hinweis anbringen: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet“.

Natürlich macht es Sinn, auf Ihrer Rechnung noch weitere freiwillige Angaben anzuführen, beispielsweise Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse sowie Ihre Kontodaten. Schließlich möchten Sie schnell bezahlt werden, oder? Und das klappt nur, wenn Ihr Kunde nicht erst noch mühsam auf Ihrer Website nach Ihrer Bankverbindung suchen muss.

Haben Sie Ihre Rechnung erfolgreich fertiggestellt, steht Ihnen die Art der Versendung frei. Sie können sie per Email, per Fax oder postalisch versenden – eine Unterschrift ist nicht zwingend nötig.

Hinweis: Sie können Ihre Rechnungen manuell erstellen, oder eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel verwenden. Bei einer Musterrechnung haben Sie den Vorteil, dass alle rechtlichen Angaben bereits enthalten sind und Sie dadurch nichts vergessen können.

Rechnung vs. Quittung: Wann ist eine Rechnung erforderlich?

Quittung, Kleinbetragsrechnung, Rechnung– die unterschiedlichen Begriffsbezeichnungen führen oft zu Verwirrungen.

Rechnung und Kleinbetragsrechnung unterscheiden sich in der Höhe des Rechnungsbetrags. Kleinbetragsrechnungen dürfen Sie ausstellen, wenn der Nettobetrag der Rechnung weniger als 150€ beträgt. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten reduzierte Pflichtangaben:

• Ihr Name, Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Produktangaben (Art / Menge)
• Bruttobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz

Während es sich bei einer Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung rein rechtlich gesehen um eine Mitteilung über das fällige Entgelt für eine erbrachte Leistung handelt, bestätigen Sie mit einer Quittung den Empfang einer Zahlung.

Eine Quittung sollten Sie sich beispielsweise dann ausstellen lassen, wenn Sie einen Betrag in bar bezahlen. Denn sonst haben Sie – im Gegensatz zum Kontoauszug bei einer Überweisung – keinen Nachweis über die Zahlung der Rechnung. Quittungen können bei Beträgen bis 150€ außerdem gleichzeitig die Funktion einer Kleinbetragsrechnung erfüllen, wenn alle oben genannten Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthalten sind. Eine ordentliche Rechnung ersetzen kann die Quittung hingegen nicht.