Einfache Buchhaltung in der Selbstständigkeit mit entsprechender Software

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 29 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Die Selbstständigkeit ist ein gewagter Schritt im Berufsleben und bietet genauso Chancen wie auch Risiken. Selbst eine großartige Geschäftsidee kann bei der falschen Umsetzung zur Insolvenz führen. Ein wichtiger Aspekt, den Sie bei der eigenen Existenzgründung nicht vergessen sollten, ist die Buchhaltung. Ein geordneter Überblick des Inventars, der Ausgaben und der Einnahmen ist einer der Grundbausteine der erfolgreichen Unternehmensführung.  Diese bürokratischen Anforderungen schrecken meist vom Sprung in die Selbstständigkeit ab. Die entsprechende Buchhaltungssoftware übernimmt hierbei einen großen Teil der Anforderungen.  

Wie umfangreich muss Ihre Buchhaltungssoftware sein?

Ob Sie buchführungspflichtig sind, ergibt sich entweder aus dem Handels- oder dem Steuerrecht. § 238 HGB bestimmt, dass alle Kaufleute zur Buchführung verpflichtet sind. Ergänzend dafür überträgt § 141 AO diese Vorgabe auch auf das Steuer-Recht. Nach Regelung des Finanzamts müssen Buchhalter zwischen einfacher und doppelter Buchführung unterscheiden.

Bei einer einfachen Buchführung müssen Sie als Existenzgründer lediglich Ihre Einnahmen den Ausgaben in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gegenüberstellen. Auch Freiberufler erstellen eine EÜR für die selbstständig erzielten Einkünfte. Diese Regelung gilt bis zu einem maximalen Jahresumsatz von 600.000 Euro und einem Jahresgewinn von höchstens 60.000 Euro. Überschreiten Sie jedoch einen dieser Schwellenwerte, müssen Sie eine Bilanz erstellen.

Die doppelte Buchführung wirkt verpflichtend, sobald das Unternehmen:

  • Im Handelsregister eingetragen ist
  • Der Rechtsform OHG, GmbH oder AG entspricht
  • Einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro erzielt
  • Die Gewinngrenze von 60.000 Euro pro Jahr überschreitet

Unabhängig davon, ob einfach oder doppelt, die Buchführung können Existenzgründer und Kleinunternehmer eigenständig in die Hand nehmen. Wichtige Daten sammeln Sie in Tabellen und Dokumenten und können diese mit Buchhaltungssoftware wie beispielsweise lexoffice effektiv verwalten oder an einen Steuerberater schicken. Ein professionelles Programm wie lexoffice bietet zudem viele weiteren Funktionen, wie internationale Beleg-Erfassung und diverse Schnittstellen, um Ihre Buchhaltung noch effizienter zu gestalten.

Nutzen Sie mögliche Schnittstellen

Ob als Freiberufler oder Eigenunternehmer – die entsprechende Buchhaltungssoftware verschafft nicht nur einen Überblick der Ausgaben und Gewinne, sondern spart durch Schnittstellen zusätzlich noch Zeit.

  • Eine in der Software integrierte DATEV-Schnittstelle erlaubt dem persönlichen Steuerberater Zugriff auf die Daten. Er kann problemlos auf diese zugreifen und zur nahtlosen Bearbeitung weiterverwenden.
  • Verfügt die Software über eine ELSTER-Schnittstelle, können Sie sich mit dem Finanzamt in Verbindung setzen. So erreicht zum Beispiel die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung (UST-Voranmeldung) fristgerecht das Amt.  Überschreiten Sie die jährliche Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht, können Sie zur Kleinunternehmerregelung optieren, womit die Voranmeldung ausfällt.
  • Eine Schnittstelle für Online-Banking aus Ihrem Geschäftskonto spart Ihnen Zeit und erleichtert Transaktionen mit der Bank. Somit können Sie Gehälter schnell an Ihre Mitarbeiter auszahlen.
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Einfache Buchhaltung in der Selbstständigkeit mit entsprechender Software, Selbststaendigkeit.de

Einfache Berechnung von Lohn- und Versicherungsbeiträgen

Führen Sie Ihr Unternehmen ohne Personal, müssen Sie sich keine Sorgen um Lohn-Auszahlungen machen. Doch bereits kleine Unternehmen müssen auf das Wohlergehen der Mitarbeiter achten. Besonders für junge Gründer ist es schwer zu erfassen, wie eine Gehalts- und Lohnabrechnung funktioniert. Eine pünktliche und vollständige Auszahlung von Lohn- oder Gehalt ist dabei eine Grundvoraussetzung für zufriedene Angestellte. Ein professionelles Buchhaltungsprogramm erinnert Sie an Deadlines und punktet mit einem integrierten Lohnrechner.

Dieser berücksichtigt bei der Berechnung zusätzlich die Sozialversicherungsbeiträge eines jeden Arbeiters. Vor allem kurz nach der Gründung eines Unternehmens verschafft Ihnen dies als Existenzgründer einen Vorteil. Denn hier empfiehlt es sich, Arbeiter entsprechend des momentanen Bedarfs einzustellen. Seine Arbeiter flexibel einzustellen, spart einerseits Personalkosten, bringt andererseits aber auch eine sich monatlich wechselnde Lohnbuchhaltung mit sich, die entsprechend des Arbeitsvolumens der Angestellten schwankt. Ein entsprechender Rechner berücksichtigt die fluktuierenden Faktoren und ermöglicht eine einfache individuelle Lohn-Abrechnung. Somit können Sie sowohl die Versicherungsabgaben als auch die Nettogehälter Ihrer Beschäftigten exakt ermitteln.

Die Cloud bietet Ihnen Mobilität

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens sind Sie eventuell viel auf Geschäftsreisen unterwegs. Die Cloud-Dienste einer Buchhaltungssoftware erlauben es ihnen, selbst mobil auf alle Daten zuzugreifen. Einen Reiseweg nutzen Sie somit weiterhin effektiv für die Buchhaltung, sofern Sie nicht selbst am Steuer sitzen. Selbst Quittungen und Belege lassen sich unterwegs einscannen und verbuchen. Dadurch, dass Ihre Buchhaltung jederzeit abrufbar ist, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, kurzfristige Ausgaben nicht zu dokumentieren. Sollte Ihr Unternehmen im Verlauf der Zeit wachsen, ermöglicht es die Cloud auch anderen Angestellten, gleichzeitig auf die Buchhaltung zuzugreifen.

Buchhaltungssoftware – eine bedeutende Stütze

Ein passendes Programm bietet viele Optionen, um Ihre Ausgaben und Einnahmen flexibel zu fast jeder Zeit zu dokumentieren. Es ist umweltfreundlicher und für Sie sicherlich komfortabler, als eine große Zahl an Dokumenten jederzeit parat zu haben. Hier lohnt sich auch für Selbstständige ein Steuerberater, der zur Kontrolle der Buchhaltung junge Unternehmer stützt. Denn obwohl solche Software eine effiziente Alternative zur klassischen materiellen Bürokratie bildet, fundiert die Anwendung letztlich auf Ihren Kenntnissen. Demnach lohnt es sich, zusätzlich selbst Grundkenntnisse in der Buchhaltung zu erwerben, um das volle Potential der Software effektiv zu nutzen.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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