1) Unordnung bei der Ablage beseitigen
Bei einer strukturierten Buchhaltung reicht es in der Regel nicht aus, die Rechnungen und Belege einfach irgendwo abzulegen oder abzuheften. Es ist wesentlich, sich vorab für ein System zu entscheiden, das dann durchgängig beibehalten wird und auch an andere Kollegen, die mit der doppelten Buchhaltung betraut sind, detailliert übermittelt wird. Die Krux liegt meist im Detail, umso entscheidender ist es, das Ablagesystem präzise und nach sinnvollen Kriterien zu gestalten. Das gilt sowohl für Papierabrechnungen als auch für eine digitale Version. Ob das Prozedere nun chronologisch, alphabetisch oder in Form von konkreten Themen gestaltet wird, ist nebensächlich. Hauptsache das Konzept wird dauerhaft und von allen berücksichtigt.
2) Rechnungsfehler vermeiden
Bei der Rechnungsstellung müssen Unternehmer bestimmte gesetzliche Pflichtangaben einhalten. Diese beinhalten unter anderem korrekte Anschriften, aber auch stimmige Artikelbeschreibungen, Preise, Umsatzsteuerangaben und Ähnliches mehr. Lücken- und fehlerhafte Angaben verzögern die Abrechnung und verhindern einen reibungslosen Prozess. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, nutzt ein Abrechnungsprogramm oder lässt jede Rechnung gegenkontrollieren.
3) Papierchaos ausschließen
Häufig werden Belege und Abrechnungen „vorübergehend“ in einem Schuhkarton geparkt mit dem guten Vorsatz, sie zeitnah einzusortieren. Nicht immer landen alle Unterlagen im gleichen Karton, und häufig beginnen ausschweifende Suchaktionen, wenn ein Ausdruck oder ein Beleg dringend benötigt werden. Es gilt ein solches Papierchaos unbedingt zu vermeiden. Rechnungen und Belege werden systematisch einsortiert, nicht irgendwo hinterlegt in der Hoffnung auf größere Zeitfenster mit mehr Ruhe für die Ablage.
Zeitmanagement ist Bestandteil des gesamten Abrechnungswesens und erleichtert die Arbeit langfristig erheblich, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de
4) Zusammenführung von geschäftlichen und privaten Belegen umgehen
Nichts bringt mehr Probleme für eine funktionierende Buchhaltung als die Vermischung von privaten und geschäftlichen Belegen. Es ist vermeintlich praktisch, beim persönlichen Einkauf schnell noch einige Schreibwaren dazuzulegen. Umso zeitintensiver ist hinterher die Aufgabe, die persönlichen und dienstlichen Produkte voneinander zu trennen, die gemeinsam auf einem Kassenbeleg stehen. Wer nicht seine Zeit damit zubringen möchte, die korrekte Umsatzsteuer von solchen Mischbelegen zu ermitteln, trennt bereits beim Einkauf die Gegenstände und rechnet jeden Bereich mit einem eigenen Bon bereits an der Kasse ab.
5) Nichts aufschieben!
Das Aufschieben der unliebsamen Buchhaltung gehört zu den häufigsten Fallstricken von Start-ups. Das zeitkritische Abrechnen führt oftmals zu fehlerhaften Angaben vor dem Hintergrund, noch schnell eine gesetzte Frist einhalten zu wollen. Ein sinnvolles Zeitmanagement ist hier wesentlicher Bestandteil des gesamten Abrechnungswesens und erleichtert die Arbeit langfristig erheblich. Es kann sinnvoll sein, feste Zeiten für die Buchhaltung einzuplanen und davon grundsätzlich nicht abzuweichen. Auf diese Weise passieren deutlich weniger Fehler, und die Regelmäßigkeit sorgt darüber hinaus für Routine und zunehmende Effizienz.
6) Frühzeitiges Entsorgen unterlassen
Manche Menschen können nichts wegwerfen und verlieren den Überblick über große Mengen an Unterlagen. Bei anderen ist genau das Gegenteil der Fall. Sie entsorgen Ablagepapiere in der Annahme, das damit verbundene Arbeitsprojekt sei lange schon abgeschlossen und bezahlt. Insbesondere bei der Buchhaltung gelten aber wichtige Aufbewahrungsfristen. So müssen sämtliche Papiere verpflichtend für den Zeitraum von 10 Jahren aufgehoben werden, so verlangt es der Gesetzgeber. Wer sich an nicht mehr benötigten Unterlagen stört, kann sie archivieren und außerhalb der unmittelbaren Reichweite für den geforderten Zeitraum aufheben.
Auch bei der Buchhaltung kann es Sinn machen, die Abläufe vollständig zu digitalisieren, Selbststaendigkeit.de
7) Versäumen wichtiger Fristen verhindern
In Bezug auf die verbindliche Umsatzsteuer gibt es gesetzliche Fristen, an die sich Unternehmer halten müssen. Das Finanzamt erhebt im Falle von verpassten Abgabeterminen empfindliche Säumniszuschläge. Entsprechend hilfreich ist es, bei der Buchhaltung (auch digitale) Erinnerungsoptionen einzubauen, die bereits einige Tage vor der verpflichtenden Abgabe auf den Termin hinweisen.
8) Zettelchaos durch eine geeignete Buchhaltungs-Software aus dem Weg gehen
Auch bei einem noch so umsichtigen Umgang mit der Buchhaltung kann es Sinn machen, die Abläufe vollständig zu digitalisieren. Manche sind mit der Vielzahl an gesetzlichen Regelungen und den diversen Sonderpunkten und Ausnahmen nur unzulänglich vertraut und auch nicht gewillt, sich umfangreicher damit auseinanderzusetzen. Unternehmen, die aufgrund ihrer Umsätze auf die doppelte Buchführung angewiesen sind, finden häufig im Rahmen einer Online-Buchhaltung eine zeitsparende Möglichkeit der Rechnungsverwaltung.
Fazit
Die Buchhaltung birgt zahlreiche Gefahren, durch kleinere oder größere Unachtsamkeiten oder Versäumnisse folgenschwere Fehler mit nachhaltiger Wirkung auszulösen. Umso wichtiger ist es, durch die Berücksichtigung einiger struktureller Punkte und ein wenig Umsicht für ein geordnetes und lupenreines System zu sorgen. Wenn typische Fehler vermieden werden und ein funktionierendes Buchhaltungsmodell im Unternehmen etabliert wurde, sind alle auf der sicheren Seite und müssen die Abrechnung nicht fürchten.
