Buchhaltung für Startups – Diese Fehler sollten Sie dringend vermeiden

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 26 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Die leidige Buchhaltung zählt nicht zu den beliebtesten Themen bei Start-ups und zukunftsorientierten jungen Unternehmen. Vielfach wird eine Menge Zeit mit dem mühsamen Schreiben von Rechnungen verbracht, wobei das Hinauszögern der Tätigkeit ein häufiges Problem darstellt. Es gilt von Anfang an ein klares System einzuführen und sich an dieses auch zu halten, um dauerhaft auf der sicheren Seite zu sein und ein sauberes Abrechnungssystem im Unternehmen zu etablieren. Die Vermeidung der folgenden acht Fallstricke sichert eine unkomplizierte und entspannte Buchhaltung, bei der sich Probleme erst gar nicht entwickeln.  

1) Unordnung bei der Ablage beseitigen

Bei einer strukturierten Buchhaltung reicht es in der Regel nicht aus, die Rechnungen und Belege einfach irgendwo abzulegen oder abzuheften. Es ist wesentlich, sich vorab für ein System zu entscheiden, das dann durchgängig beibehalten wird und auch an andere Kollegen, die mit der doppelten Buchhaltung betraut sind, detailliert übermittelt wird. Die Krux liegt meist im Detail, umso entscheidender ist es, das Ablagesystem präzise und nach sinnvollen Kriterien zu gestalten. Das gilt sowohl für Papierabrechnungen als auch für eine digitale Version. Ob das Prozedere nun chronologisch, alphabetisch oder in Form von konkreten Themen gestaltet wird, ist nebensächlich. Hauptsache das Konzept wird dauerhaft und von allen berücksichtigt.

2) Rechnungsfehler vermeiden 

Bei der Rechnungsstellung müssen Unternehmer bestimmte gesetzliche Pflichtangaben einhalten. Diese beinhalten unter anderem korrekte Anschriften, aber auch stimmige Artikelbeschreibungen, Preise, Umsatzsteuerangaben und Ähnliches mehr. Lücken- und fehlerhafte Angaben verzögern die Abrechnung und verhindern einen reibungslosen Prozess. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, nutzt ein Abrechnungsprogramm oder lässt jede Rechnung gegenkontrollieren.

3) Papierchaos ausschließen

Häufig werden Belege und Abrechnungen „vorübergehend“ in einem Schuhkarton geparkt mit dem guten Vorsatz, sie zeitnah einzusortieren. Nicht immer landen alle Unterlagen im gleichen Karton, und häufig beginnen ausschweifende Suchaktionen, wenn ein Ausdruck oder ein Beleg dringend benötigt werden. Es gilt ein solches Papierchaos unbedingt zu vermeiden. Rechnungen und Belege werden systematisch einsortiert, nicht irgendwo hinterlegt in der Hoffnung auf größere Zeitfenster mit mehr Ruhe für die Ablage.

Buchhaltung für Startups – Diese Fehler sollten Sie dringend vermeiden_TB

Zeitmanagement ist Bestandteil des gesamten Abrechnungswesens und erleichtert die Arbeit langfristig erheblich, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de

4) Zusammenführung von geschäftlichen und privaten Belegen umgehen

Nichts bringt mehr Probleme für eine funktionierende Buchhaltung als die Vermischung von privaten und geschäftlichen Belegen. Es ist vermeintlich praktisch, beim persönlichen Einkauf schnell noch einige Schreibwaren dazuzulegen. Umso zeitintensiver ist hinterher die Aufgabe, die persönlichen und dienstlichen Produkte voneinander zu trennen, die gemeinsam auf einem Kassenbeleg stehen. Wer nicht seine Zeit damit zubringen möchte, die korrekte Umsatzsteuer von solchen Mischbelegen zu ermitteln, trennt bereits beim Einkauf die Gegenstände und rechnet jeden Bereich mit einem eigenen Bon bereits an der Kasse ab.

5) Nichts aufschieben!

Das Aufschieben der unliebsamen Buchhaltung gehört zu den häufigsten Fallstricken von Start-ups. Das zeitkritische Abrechnen führt oftmals zu fehlerhaften Angaben vor dem Hintergrund, noch schnell eine gesetzte Frist einhalten zu wollen. Ein sinnvolles Zeitmanagement ist hier wesentlicher Bestandteil des gesamten Abrechnungswesens und erleichtert die Arbeit langfristig erheblich. Es kann sinnvoll sein, feste Zeiten für die Buchhaltung einzuplanen und davon grundsätzlich nicht abzuweichen. Auf diese Weise passieren deutlich weniger Fehler, und die Regelmäßigkeit sorgt darüber hinaus für Routine und zunehmende Effizienz.

6) Frühzeitiges Entsorgen unterlassen

Manche Menschen können nichts wegwerfen und verlieren den Überblick über große Mengen an Unterlagen. Bei anderen ist genau das Gegenteil der Fall. Sie entsorgen Ablagepapiere in der Annahme, das damit verbundene Arbeitsprojekt sei lange schon abgeschlossen und bezahlt. Insbesondere bei der Buchhaltung gelten aber wichtige Aufbewahrungsfristen. So müssen sämtliche Papiere verpflichtend für den Zeitraum von 10 Jahren aufgehoben werden, so verlangt es der Gesetzgeber. Wer sich an nicht mehr benötigten Unterlagen stört, kann sie archivieren und außerhalb der unmittelbaren Reichweite für den geforderten Zeitraum aufheben.

Buchhaltung für Startups – Diese Fehler sollten Sie dringend vermeiden_TB2

Auch bei der Buchhaltung kann es Sinn machen, die Abläufe vollständig zu digitalisieren, Selbststaendigkeit.de

7) Versäumen wichtiger Fristen verhindern

In Bezug auf die verbindliche Umsatzsteuer gibt es gesetzliche Fristen, an die sich Unternehmer halten müssen. Das Finanzamt erhebt im Falle von verpassten Abgabeterminen empfindliche Säumniszuschläge. Entsprechend hilfreich ist es, bei der Buchhaltung (auch digitale) Erinnerungsoptionen einzubauen, die bereits einige Tage vor der verpflichtenden Abgabe auf den Termin hinweisen.

8) Zettelchaos durch eine geeignete Buchhaltungs-Software aus dem Weg gehen

Auch bei einem noch so umsichtigen Umgang mit der Buchhaltung kann es Sinn machen, die Abläufe vollständig zu digitalisieren. Manche sind mit der Vielzahl an gesetzlichen Regelungen und den diversen Sonderpunkten und Ausnahmen nur unzulänglich vertraut und auch nicht gewillt, sich umfangreicher damit auseinanderzusetzen. Unternehmen, die aufgrund ihrer Umsätze auf die doppelte Buchführung angewiesen sind, finden häufig im Rahmen einer Online-Buchhaltung eine zeitsparende Möglichkeit der Rechnungsverwaltung.

Fazit

Die Buchhaltung birgt zahlreiche Gefahren, durch kleinere oder größere Unachtsamkeiten oder Versäumnisse folgenschwere Fehler mit nachhaltiger Wirkung auszulösen. Umso wichtiger ist es, durch die Berücksichtigung einiger struktureller Punkte und ein wenig Umsicht für ein geordnetes und lupenreines System zu sorgen. Wenn typische Fehler vermieden werden und ein funktionierendes Buchhaltungsmodell im Unternehmen etabliert wurde, sind alle auf der sicheren Seite und müssen die Abrechnung nicht fürchten.


Weitere hilfreiche Beiträge

Die Rolle von Immobilieninvestitionen bei der KosteneffizienzImmobilieninvestitionen spielen eine entscheidende Rolle in der Kosteneffizienzstrategie eines jeden KMU. Der strategische Erwerb von Mehr lesen...

Kosten sparen leicht gemacht: Effektive Budgetstrategien für Ihr KMU

Januar: Planung und Budgetierung Der Januar ist der ideale Monat, um Ihr finanzielles Jahr zu planen und ein Budget zu erstellen. Mehr lesen...

Checkliste für das Finanzjahr: Monatliche Pflichten für Selbstständige

Was bedeutet „aktive Rechnungsabgrenzung“? „Aktive Rechnungsabgrenzung“ mag nach einem komplizierten Begriff klingen, aber im Grunde genommen handelt es sich dabei lediglich Mehr lesen...

ARAP: Gewinnermittlung durch aktive Rechnungsabgrenzung verständlich erklärt
Jetzt mit Roul Radeke, dem Autor dieses Beitrags vernetzen:

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

Die wichtigsten Artikel und mehr direkt in Ihr Postfach!
  • Unverzichtbares Gründerwissen
  • Wertvolle Tipps für Selbstständige
  • Exklusive Angebote für Ihr Business
* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.
Success message!
Warning message!
Error message!