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Zeitmanagement für Gründer: Das hilft Ihnen dabei

Gerade für Gründer und ihre Startups ist das Thema Zeit besonders kritisch: Viel Neues muss möglichst schnell erledigt werden, alles kommt auf einmal auf einen zu. Dabei sollte die Arbeitsweise immer im Zeichen der Effizienz stehen. Wir sagen Ihnen, worauf Sie beim Zeitmanagement besonders achten sollten und welche Methoden Ihnen bei der Umsetzung helfen können.

Zeiterfassung als wichtiges Tool

Ein gutes Zeitmanagement ist für Existenzgründer unerlässlich. Um erfolgreich zu sein, muss der effiziente Umgang mit Zeit richtig gelernt werden. Viele Gründer stürzen sich beim Aufbau ihrer Startups sofort kopfüber in Arbeit, doch meist führt so ein überstürztes Vorgehen nicht zu erfolgreichen Unternehmen, sondern vielmehr zu Fehlern, die am Ende nicht nur Energie, sondern auch Geld kosten. Ein durchdachtes Zeitmanagement und eine genaue Planung sollten bei Gründern daher an erster Stelle stehen.

Spätestens seit dem Urteil des EuGH vom Mai 2019 ist klar, dass Unternehmer und auch Gründer eine angemessene Lösung für die faire Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter und natürlich für sich selbst finden müssen. Die Erfassung der Arbeitszeiten sollte gerade bei Gründern als Hilfe gesehen werden, den Überblick über Aufgaben und Zeitpläne nicht zu verlieren. Anbieter wie Timemaster bieten mobile Zeiterfassung per App an und ermöglichen somit die maximale Flexibilität beim Tracken der Zeit. Apps sind einfach zu bedienen und können nicht nur auf PCs, sondern auch auf Smartphones genutzt werden. Auch zur Nachbereitung von Aufgaben und Projekten sollten Zeiterfassungstools eine wichtige Rolle spielen, denn sie zeigen, ob Zeitaufwände falsch kalkuliert wurden oder ob Prioritäten nicht stimmen.

Zeitmanagement für Gründer: Das hilft Ihnen dabei

Zeitmanagement für Gründer: Das hilft Ihnen dabei, Bildquelle: ©istock.com/HAKINMHAN

Effektives Zeitmanagement mit der Ivy-Lee-Methode

Neben zahlreichen Tools zur Zeiterfassung gibt es auch Methoden, die Gründern helfen können, ihre Zeit effektiv zu nutzen. Um die Produktivität im Arbeitsalltag zu steigern, kann die sogenannte Ivy-Lee-Methode helfen. Sie verspricht minimalen Aufwand, mehr Produktivität, bessere Ergebnisse und weniger Stress.

  • Sie sollten als Gründer eine Liste mit sechs Aufgaben für den folgenden Tag erstellen.
  • Priorisieren Sie diese Aufgaben.
  • Im Laufe des Tages werden die Aufgaben dann nach und nach erledigt.
  • Sobald eine Aufgabe abgeschlossen wurde, müssen die Priorität der anderen Aufgaben neu überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
  • Nach diesem Verfahren werden alle Aufgaben nach und nach abgearbeitet. Am Abend erstellen Sie dann eine neue Liste mit sechs wichtigen Aufgaben für den nächsten Tag.
  • So haben Sie Ihre wichtigen Aufgaben für den Tag immer im Blick und können im Laufe des Tages Prioritäten anpassen und ändern.

Wer sich seine Ziele für den Tag vor Augen hält, ist motiviert, diese in die Tat umzusetzen. Das Gefühl, wichtige Aufgaben von der Liste abhaken zu können und das im besten Fall mehrmals täglich, motiviert und bestätigt, etwas geleistet zu haben. Wichtig ist bei der Ivy-Lee-Methode, dass der Fokus wirklich auf der einen Aufgabe bleibt. Gerade Gründer verfallen zu oft ins Multitasking und versuchen, möglichst viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Dabei ist es effektiver, wenn der Fokus auf einer Aufgabe liegt bis diese erledigt wurde. Mit diesem Fokus lassen sich zudem Probleme frühzeitig erkennen und lösen, da man mit der vollen Aufmerksamkeit an das Projekt heranrangeht.

Stressfrei und effizient mit der Getting-Things-Done-Methode

Zur effektiven Verbesserung des Zeitmanagements gibt es neben der Ivy-Lee-Methode die vom US-amerikanischen Autor David Allen entwickelte Getting-Things-Done-Methode. In fünf Schritten sollen Sie zunächst alle angefallenen Aufgaben und Gedankengänge sammeln und diese dann im nächsten Schritt verarbeiten. Strukturieren Sie alle zuvor festgehaltenen Gedanken und fragen Sie sich, ob Aktionen erforderlich sind. Anschließend ist die Organisation der Aktion in Form eines Telefonats, einer Aufgabe oder ähnlichem an der Reihe. Der letzte Schritt fokussiert sich dann auf die Umsetzung der Aufgaben. Gründer sollten dabei Wichtigkeit und Eile der Aufgaben nicht aus dem Blick verlieren.

Diese Methode soll dabei helfen, viele Aufgaben zu strukturieren, sodass sie den Kopf nicht mehr belasten. Das System zur Selbstorganisation setzt dabei nicht auf Priorisierung von Aufgaben, sondern vielmehr auf Listen, die in bestimmten Kontexten stehen. So kann es beispielsweise eine Liste mit zu erledigenden Telefonanrufen geben, auf der sowohl der Anruf bei der Oma als auch der Anruf bei der Personalabteilung enthalten ist. Hier gilt das Prinzip der Vereinfachung. Wichtig bei der GTD-Methode: Halten Sie die Zwei-Minuten-Regel ein. Das bedeutet, sobald sich eine Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, soll sie sofort abgearbeitet werden.

Probieren Sie verschiedene Methoden für Ihr Zeitmanagement aus und finden Sie so genau die Variante, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Arbeitsweise passt. In jedem Fall lohnt sich das Etablieren eines solchen Systems, denn es spart Ihnen meist nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven.

Hanno Steiger

Hanno Steiger ist langjähriger Unternehmensberater mit den Schwerpunkten Interimsmanagement und Unternehmensfinanzierung. Er sammelte ebenso fundierte Erfahrungen in der Beratung von Unternehmen und Unternehmern bei Corporate Finance Transaktionen und Restrukturierungen (M&A, Finanzierung, Restrukturierung, Rating Advisory, Due Diligence, LBO). Hanno Steiger ist Inhaber der Steiger Unternehmensberatung.