Wie funktioniert die agile Projektabwicklung?
Bei der agilen Projektabwicklung zerlegt man große Projekte in überschaubare Abschnitte, die von eigenverantwortlich organisierten Teams nacheinander bearbeitet werden. Die Teammitglieder gleichen die Ergebnisse und Ziele ihrer Arbeit in kurzen Zeitabständen ab. So ist es z. B. möglich, eine falsche Herangehensweise schnell zu identifizieren und zu korrigieren. Auch wenn der Kunde seine Wünsche an das Ergebnis ändert, können diese neuen Anforderungen relativ unkompliziert in die Projektbearbeitung einfließen, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.
Seinen Ursprung hat das agile Projektmanagement in der Softwareentwicklung. Mittlerweile kommen entsprechende Modelle, z. B. Scrum oder Kanban, in vielen Branchen zum Einsatz. Sie eignen sich vor allem für Projekte, die sehr umfangreich und komplex sind oder bei denen aufgrund eines schnelllebigen Umfeldes mit Änderungen der Anforderungen zu rechnen ist. Vorteile entstehen auch dort, wo die Kooperation von Experten verschiedener Fachbereiche besondere Bedeutung hat. Denn die agile Projektabwicklung beruht auf einer intensiven interdisziplinären Zusammenarbeit.
Die Organisation des agilen Projektmanagements
Typisch für die agile Projektabwicklung ist die Arbeit in kleinen Teams. Die Teammitglieder treffen sich in relativ kurzen Zeitabständen persönlich, z. B. einmal pro Woche. Dort werten sie die Arbeitsergebnisse aus und legen auf dieser Basis detaillierte Schritte und Ziele für die nächste Etappe fest. Die Teams organisieren sich selbst, wobei ein Team-Manager die Moderation übernimmt. Das stärkt die Eigenverantwortung, die Motivation und den Zusammenhalt.
Kurze Informationswege sind die Voraussetzung dafür, dass die agile Projektabwicklung gelingen kann. Aus diesem Grund bevorzugt man für die Teambesprechungen persönliche Treffen gegenüber anderen Kommunikationsformen. Die kurzen Zyklen fördern darüber hinaus schnelle Lerneffekte. So gewonnene Erfahrungswerte tragen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse bei und beeinflussen den Verlauf des Projekts und die Qualität der Ergebnisse positiv.
Die Vorteile der agilen Projektabwicklung – Was bedeutet das für den Kunden? Selbststaendigkeit.de
Agile versus klassische Methoden
Für kleinere, überschaubare Projekte mit konstanten Anforderungen eignet sich die klassische Wasserfallmethode nach wie vor. Bei dieser definiert man vorab längere Projektphasen. Eine Phase baut immer auf der vorhergehenden auf, wobei alles bis zum Schluss durchgeplant ist und die Ergebnisse der abgeschlossenen Phase für die folgende bindend sind. Korrekturen sind bei dieser Form der Projektabwicklung schwierig. Fehler führen im Normalfall zu Verzögerungen und Mehrkosten. Änderungen der Projektziele sind nicht vorgesehen.
Vor allem im IT-Dienstleistungsbereich, z. B. beim Outsourcing der Softwareentwicklung, tragen die immer umfangreicheren Möglichkeiten, schnelllebige Entwicklungen und die gestiegenen Erwartungen der Kunden zur zunehmenden Komplexität der Aufgaben bei. Das klassische Projektmanagement stößt hier an seine Grenzen. Mithilfe der agilen Projektabwicklung lassen sich diese Herausforderungen deutlich besser meistern. Ähnliches gilt für viele andere Branchen.
Die Vorteile für Kunden
Kunden profitieren bei der agilen Herangehensweise von der Möglichkeit, während der Projektlaufzeit neue Wünsche einbringen oder die Prioritäten anders setzen zu können. Denn mitunter kommt es vor, dass sich die Rahmenbedingungen für das Projekt ändern, weil die Kunden selbst mit neuen Anforderungen konfrontiert werden. Die Ursachen dafür können z. B. unvorhergesehene Marktentwicklungen oder neue technische Möglichkeiten sein. Die agile Projektabwicklung trägt somit dazu bei, die Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit der Kunden zu stärken.
In erster Linie sind jedoch das geringere Risiko der Fehlerverschleppung und die daraus folgende Termin- und Kostentreue wichtige Vorteile. Im Normalfall erfolgt der Abschluss agil entwickelter Projekte schneller als bei der klassischen Wasserfallmethode, und das bei oft besserer Qualität der Ergebnisse. Denn die Kundenzufriedenheit ist eines der Grundprinzipien des agilen Projektmanagements.
Kooperation mit den Kunden
Agile Projektabwicklung stellt besondere Anforderungen an die Zusammenarbeit von Dienstleistern und Kunden. Letztere werden stärker als bei den klassischen Methoden in den Prozess einbezogen. Es ist einer der großen Vorteile dieser Methoden, dass während des Entwicklungsprozesses Kunden-Feedback einfließen und rechtzeitig Beachtung finden kann. Voraussetzung dafür ist jedoch eine funktionierende Kommunikation.
Die Dienstleister müssen deshalb auf kurze Kommunikationswege achten und mit den Kunden entsprechende Vereinbarungen treffen. Welche Kommunikations-Tools finden Anwendung? In welchem Umfang sind persönliche Treffen geplant? Es kann in bestimmten Fällen auch von Vorteil sein, das Projekt vollständig oder zum Teil direkt beim Kunden zu bearbeiten.
Fazit: Überzeugende Vorteile für Kunden bei komplexen Projekten
Schnellere Abwicklung, Flexibilität hinsichtlich der Anforderungen und höhere Qualität der Ergebnisse – die Vorteile des agilen Projektmanagements für den Kunden überzeugen. Das gilt umso mehr, je größer und komplexer das Projekt ist. Diese Form der Projektabwicklung muss jedoch zum Kundenunternehmen passen. Denn nur bei enger Kooperation und funktionierender Kommunikation kommen die Vorteile der agilen Methoden richtig zum Tragen.
In großen Unternehmen mit sehr traditioneller Organisations- und Kommunikationsstruktur ist die agile Projektabwicklung möglicherweise schwieriger umsetzbar. Für diese und ähnliche Fälle gibt es auch die Möglichkeit, klassische und agile Methoden des Projektmanagements zu kombinieren.
