Was ist IT-Transformation?
Die IT-Transformation ist ein Teil der gesamten digitalen Transformation. Aber häufig fristet die IT-Transformation noch ein Schattendasein. Dabei ist sie gerade ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Digitalisierung in Unternehmen jeder Größe. Denn IT-Systeme, IT-Modelle oder IT-Standards verändern sich rasend schnell. Was gestern noch als modern galt, kann heute schon veraltet sein. Diese rasanten Veränderungen müssen sich auch bei der IT-Modernisierung widerspiegeln. Denn nur dann können Unternehmen ihre Geschäftsmodelle zukunftssicher gestalten.
Der Kern der IT-Transformation besteht darin, die notwendigen IT-Lösungen für die Erreichung der Unternehmensziele in der Zukunft zu identifizieren und zu implementieren. Ohne eine IT-Transformation veraltet stattdessen die IT-Infrastruktur, sodass die technologischen Anforderungen nicht mehr erfüllt werden können. Letztendlich führt dies dazu, dass Unternehmen ihre Leistungen nicht mehr erbringen können und die eigenen Unternehmensziele verfehlen oder weniger ambitioniert festlegen. So verliert ein Unternehmen Schritt für Schritt seine Wettbewerbsfähigkeit.
Zu wichtigen Zielen der IT-Transformation gehören daher beispielsweise:
- Reduzierung der Abhängigkeit von veralteter IT
- Minimierung von Sicherheitsrisiken
- Verbesserung der Produktivität
- Minimierung des Wartungsaufwands für IT
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
- Verbesserung der Employee Experience (Erhöhung der Mitarbeitermotivation)
- Erhöhung der Datensicherheit und des Datenschutzes
IT-Transformation als Basis für Digitalisierung von Unternehmen. Bildquelle: Depositphotos.com
Prozess der IT-Transformation
Jedes Unternehmen und jede Unternehmens-IT sind individuell. Daher gibt es nicht eine einzige Blaupause für die IT-Transformation. Aber die grundsätzliche Vorgehensweise ist ähnlich. Bei der IT-Transformation werden zuerst alle Abteilungen, Prozesse und Aufgaben eines Unternehmens genau unter die Lupe genommen. Es erfolgt eine detaillierte IT-Bestandsaufnahme. Es muss der Ist-Zustand über bestehende IT-Systeme und IT-Infrastrukturen ermittelt werden, die aktuell verwendet werden und vorhanden sind.
Vor der Entwicklung eines strategischen Transformationsplans stehen die geschäftlichen Ziele, die technologischen Trends sowie die Wettbewerberaktivitäten im Bereich Technologie und IT im Vordergrund. Außerdem müssen Unternehmen den Soll-Zustand in der Zukunft definieren. Erst wenn das Umfeld, die Ziele und die Rahmenbedingungen bekannt sind, kann ein Transformationsplan erstellt werden.
Für eine erfolgreiche IT-Transformation müssen Unternehmen die IT-Infrastruktur samt Systemen, Architekturen und Prozessen analysieren und hinsichtlich der zukünftigen Rahmenbedingungen und Ziele bewerten. Anschließend erfolgt die Anpassung der IT in Form eines professionellen Change-Managements. Wichtig sind die Zuordnung von ausreichend Ressourcen und passgenauen Verantwortlichkeiten.
Aufgrund der Anzahl und Komplexität der IT-Aufgaben können sie in der Regel nicht mehr alle durch die interne IT-Abteilung effizient durchgeführt werden. Deshalb ist ein Bestandteil der IT-Transformation auch, externe IT-Lösungen mit einer hohen Flexibilität und Agilität zu finden. Die IT-Abteilung entwickelt sich daher im Rahmen einer IT-Transformation auch zunehmend zu einem internen Service-Provider, der Aufgaben an externe IT-Dienstleister vergibt. Dafür muss die IT-Abteilung entsprechende Richtlinien und Qualitätsanforderungen erstellen und überwachen.
Häufig werden IT-Aufgaben in die Cloud verlagert. Diese Verlagerung bietet eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit in operativer, strategischer und finanzieller Hinsicht. Besonders für deutsche Unternehmen gibt es für eine Cloud aus Deutschland viele gute Gründe. Aber interne Rechenzentren werden dann nicht obsolet. Denn Unternehmen benötigen eine gewisse Kontrolle über die Daten. Darüber hinaus darf es keine Abhängigkeit von nur einem Cloud-Anbieter geben. Zusätzlich müssen Unternehmen immer beachten, dass für die Implementierung und das Management von Cloud-Lösungen ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen müssen.
Der gesamte Prozess der IT-Transformation muss von der Führungsebene begleitet werden. Eine Roadmap für den zeitlichen Ablauf ist die Basis für die Umsetzung. Ein durchdachter Kommunikationsplan erleichtert die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Denn die Mitarbeiter haben bei der IT-Transformation viele Aufgaben zu tragen. So müssen Sie beispielsweise Daten migrieren, Prozesse anpassen oder sich in neue Software einarbeiten.
Die Modernisierung der IT muss strategisch durchdacht erfolgen. Bildquelle: Depositphotos.com
Herausforderungen bei der IT-Transformation
Eine IT-Transformation ist sehr komplex und mit vielen Herausforderungen verbunden, für die es aufgrund der individuellen Unternehmens-IT keine Lösung von der Stange gibt. So müssen beispielsweise alte IT-Systeme abgebaut und ersetzt werden. Einerseits müssen dabei die neuen IT-Systeme auch in die bisherige IT-Systemlandschaft passen. Anderseits muss die Migration von Daten und die Umstellung reibungslos funktionieren. Ein nebenher von altem und neuem IT-System sollte in der Regel vermieden werden. Außerdem dürfen auch keine isolierten Daten-Silos entstehen.
Die IT-Transformation hat auch immer das Ziel, sogenannte Insellösungen zu verringern. Denn oftmals gibt es an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche oder zusätzliche IT-Lösungen für dieselben Aufgaben und Prozesse. Darüber hinaus dürfen die Themen Datensicherung und Datenschutz bei der IT-Transformation nicht vernachlässigt werden. Es dürfen selbstverständlich keine relevanten Daten verloren gehen und schon gar nicht in die Hände Unbefugter gelangen. Daher müssen Daten bestmöglich gesichert sein; gerade auch bei externen IT-Dienstleistern.
Mit der Implementierung von neuen IT-Systemen und digitalen Prozessen ist es nicht getan. Denn sie sind schließlich kein Selbstzweck. Die einzelnen Mitarbeiter müssen damit arbeiten. Daher müssen Mitarbeiter geschult und fortgebildet werden. Für diesen Prozess müssen Unternehmen ausreichend Zeit einplanen. Nicht zu unterschätzen ist zudem der notwendige Mentalitätswandel für die Veränderungen, denn diese sind bei Mitarbeitern häufig mit Widerständen verbunden. Ein durchdachter Kommunikationsplan, eine langfristige Strategie und ein offener Austausch bilden das notwendige Vertrauen bei Mitarbeitern.
Fazit zur IT-Transformation
Jedes Unternehmen und jede IT-Infrastruktur sind einzigartig. Deshalb gibt es für die IT-Transformation auch kein allgemeingültiges Patentrezept. Die Modernisierung der IT muss strategisch durchdacht erfolgen. Es ist dann auch nicht mit einer einmaligen IT-Transformation getan. Stattdessen müssen Unternehmen die IT mit Architekturen, Prozessen und Software permanent anpassen.
