ERP und CRM – Unterschiedliche Systeme mit Integrationspotenzial

Der Einsatz von Softwarelösungen wie ERP und CRM ermöglicht Firmen ein effizientes und in wirtschaftlicher Hinsicht optimiertes Arbeiten. Prozesse werden vereinfacht und automatisiert, Mitarbeiter bei ihren Tätigkeiten unterstützt. Beide Systeme stehen für unterschiedliche Aufgaben. ERP ist das Tool für die operativen Hintergrundprozesse, CRM dient der Unterstützung sämtlicher kundenbasierten Geschäftsvorgänge. Ein reibungsloser Ablauf in einem Unternehmen kann verbessert werden, wenn die beiden Systeme integriert werden.

Softwarelösungen in Unternehmen

Moderne Firmen kommen bei ihrer Unternehmenssteuerung ohne eine entsprechende Softwarelösung nicht mehr aus. Die Zeiten, in denen Abteilungen via Excel-Tabelle ihre Firmen- und speziell Kundendaten gepflegt haben, sind lange vorbei. Je größer ein Unternehmen, desto wichtiger ist ein individuell anpassbares Programm, das es ermöglicht, die jeweiligen Vorgänge und Abläufe zu erfassen und im weiteren Verlauf damit zu arbeiten. Die dazu benötigte Software kann nicht für jeden Bereich identisch sein. Eine Arztpraxis ist auf eine andere Lösung angewiesen als ein produzierendes Unternehmen. Das erforderliche System muss die jeweiligen Firmenprozesse abbilden und nach Möglichkeit in modularer Form auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sein. 

Zwei ideale und zukunftsweisende Softwarelösungen sind ERP und CRM. Sie lassen sich von völlig verschiedenen Branchen nutzen und in den unterschiedlichsten Unternehmensfeldern einsetzen. Dies kann die Rechtsanwaltskanzlei sein oder der Finanzdienstleister, das Logistik-Unternehmen. Auf der anderen Seite kommt z.B. das ERP für unterschiedliche Unternehmensbereiche wie der Kommunaltechnik, der Beratung oder dem Management des Fuhrparks und der Baumaschinen zum Einsatz. Hierbei kommt es neben der Auswahl der passenden Maschinen, so wie sie spezialisierte Anbieter führen, auch auf einen optimalen Einsatz dieser Ressourcen an.

ERP und CRM – Unterschiedliche Systeme mit Integrationspotenzial, Selbststaendigkeit.de

Definition ERP – Enterprise Resource Planning

Der Begriff bedeutet frei übersetzt „unternehmerische Ressourcen-Planung“ und meint die Integration sämtlicher Kernprozesse eines Unternehmens zu einem einzelnen System. Zu den Kernprozessen zählen beispielsweise die Bereiche Personal, Logistik, Finanzierung, Fertigung und ähnliche mehr. Die wesentlichen Aufgaben bestehen in der konkreten Planung und Steuerung aller Bereiche unter Berücksichtigung einer bedarfsgerechten Umsetzung. Die Abläufe im Unternehmen sollen stets optimiert werden, und der Prozess der Wertschöpfung muss gewährleistet bleiben.

Zu den Planungsvorgängen zählt wesentlich die Materialbeschaffung, bei der eine Verfügbarkeit zur richtigen Zeit am richtigen Ort Voraussetzung ist. Sämtliche Artikel, die einerseits zur Herstellung und andererseits zur Umsetzung in einem produzierenden Betrieb benötigt werden, müssen entsprechend erfasst werden. Ziel ist dabei die Sicherstellung einer hohen Qualität und Versorgungssicherheit bei gleichzeitiger geringer Bindung des Kapitals und einer niedrigen Durchlaufzeit. Die Komplexität dieser Planungsvorgänge ist nur mit einer modernen Softwarelösung zu bewerkstelligen, zu denen die ERP-Systeme gehören.

Definition CRM – Customer Relationship Management

Das sogenannte „Kundenbindungsmanagement“ bezeichnet die zahlreichen Interaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden. Zu diesen zählen sowohl jene, die gegenwärtig mit der Firma in Kontakt stehen als auch solche, die zukünftig hinzukommen werden. Im Fokus steht dabei die primäre Ausrichtung eines jeden Betriebs in Bezug auf die Kunden und sämtliche damit verbundenen administrativen Abläufe. Erforderlich ist beispielsweise die Dokumentation aller Kundendaten und zugehörigen Geschäftsabläufe.

In der Regel ist die Politik der Kundenbindung in einem Unternehmen langfristig und wachstumsorientiert gestaltet. Entsprechend umfangreich sind die Datenmengen und Transaktionen, die durch das CRM integriert und optimiert werden. Im Kontext der Verarbeitung dient CRM der Organisation von Abläufen rund um die kundenbezogenen Aktivitäten. Hierzu zählen vor allem die Bereiche Marketing, Service und auch Vertrieb. Die Fülle der damit verbundenen Aufgaben und Daten auf so vielschichtigen Ebenen macht den Einsatz einer speziell darauf ausgerichteten Software erforderlich. Die CRM-Systeme bieten als Datenbankanwendung eine entsprechende Lösung.

Einsatzbereiche ERP

ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen, die zu einer gemeinsamen Datenbank gehören. Die modularen Anwendungen kommunizieren mit- und untereinander und ermöglichen zusätzlich eine Automatisierung von Geschäftsprozessen aus dem Kerngeschäft eines Unternehmens.

Die Systeme sind geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Großfirmen und Konzerne. Wesentliches Kriterium für eine grundsätzliche Eignung besteht in der Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse durch das ERP-System.

Kleine Unternehmen nutzen häufig nicht alle Module, die zu einem System gehören. Beispielsweise benötigt nicht jede Branche komplexe Controlling-Module oder Entwicklungskomponenten. Hier bieten viele Anbieter individuell konzipierte branchenspezifische Lösungen an, die nicht alle verfügbaren Module enthalten.

Bei der Suche nach einer passenden und bedarfsgerechten Software liegt eine Orientierung an den großen und bekannten Marktführern nahe. Es kann jedoch hilfreich sein, sich auch bei kleineren Anbietern umzusehen und ein Produkt zu wählen, das möglicherweise nicht vollständig integrativ ist, jedoch einen deutlich günstigeren Preis hat.

Einsatzbereiche von ERP-Systemen, Selbststaendigkeit.de

CRM-Systeme speichern gigantische Datenmengen zentral und machen diese in Echtzeit verfügbar. Sie ermöglichen entsprechend eine Analyse sämtlicher Kundenkontakte und dienen unter anderem der Steuerung von Marketingkampagnen, Kundenkommunikation und Serviceleistungen. Teams und Abteilungen können relevante Informationen untereinander und mit den Kunden austauchen ohne zwischen den Abteilungen Inhalte mehrfach übermitteln zu müssen.

Das System ist für sämtliche Branchen geeignet, die mit Kunden zu tun haben. Ebenso wie für ERP gilt auch für CRM ein für die Firma individuell zugeschnittenes Produkt zu finden. Es gibt keine allgemein einheitliche und richtige Lösung. Sehr kleine Unternehmen sind häufig mit dem Einsatz einer Excel-Tabelle vertraut, in die Kundendaten eingepflegt werden. Spätestens wenn weitere Kollegen auf die Daten zugreifen wollen oder eine Kundenkommunikation ansteht, während der betreuende Kollege im Urlaub ist, wird deutlich, dass ein umfassenderes Tool für die vorhandenen Daten erforderlich ist. Jeder Betrieb, der mit den Bereichen Vertrieb, Marketing und Service zu tun hat, kommt langfristig um eine CRM-Lösung nicht herum. Wie auch bei ERP gilt es die individuellen Erfordernisse zu klären und die dazu passenden Module zu erwerben.

Die richtige Auswahl

Zwischen den jeweiligen bestehenden ERP- und CRM-Lösungen existieren zum Teil erhebliche Unterschiede. Nicht alle sind für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Hier gilt es, zunächst die eigene Firmenrealität genau zu erfassen und vor einem Kauf zu erheben, welche internen Abläufe aktuell und in Zukunft Priorität haben werden. Dazu zählt auch die Frage, ob die Gegebenheiten im Wesentlichen beibehalten werden oder ob beispielsweise Neustrukturierungen geplant sind, die auch in der Softwarelösung berücksichtigt werden müssen. Ebenso gilt es zu klären, wie gut alle Mitarbeiter mit der Technologie arbeiten können. Es ist häufig hilfreich, einen externen IT-Berater ins Boot zu holen, um eine objektive Meinung über die Grenzen und Möglichkeiten des Systems zu haben.

Grundsätzlich wird eine Software benötigt, die so genau wie möglich auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnitten ist beziehungsweise angepasst werden kann. Je komplexer und differenzierter die Abläufe in einer Firma, desto umsichtiger gilt es eine individuelle Lösung zu finden. Hierzu ist eine Recherche am Markt erforderlich, gegebenenfalls mit Unterstützung eines unabhängigen Experten.

Integration beider Systeme

Zunächst ist der Aufgabenbereich für die beiden Applikationen unterschiedlich. Der funktionierende Ablauf sämtlicher Unternehmensprozesse macht jedoch eine Verbindung von ERP und CRM sinnvoll. Experten raten entsprechend zu einer System-Integration, um sämtliche Abläufe und Bereiche, die zu einem Unternehmen gehören, optimal bearbeiten zu können. Auf diese Weise werden Datenlücken und Unterbrechungen in Geschäftsprozessen vermieden. Eine automatische Weiterleitung von Kundendaten von CRM zu ERP beispielsweise vermeidet doppelte Erfassungen.

Integrierte Systeme werden mittlerweile von vielen Herstellern angeboten. Für die Mitarbeiter hat eine Integration den Vorteil, dass sie sich nur auf eine Bedienoberfläche einstellen müssen und alle Abläufe in der gleichen Software vorfinden.

Fazit

ERP und CRM sind zwei mächtige und hilfreiche Systeme bei der Verarbeitung von Unternehmensabläufen und Kundendaten. Nicht jede Lösung ist für jede Firma und alle Branchen gleichermaßen geeignet. Eine ausführliche Analyse und Bestandsaufnahme des eigenen Betriebs führt jedoch zur Klärung, welches Produkt beziehungsweise welche daraus benötigten Module sinnvoll sind. Ein unabhängiger IT-Experte ist im Bedarfsfall eine hilfreiche Unterstützung bei der Auswahl. Grundsätzlich wird eine Integration der beiden Systeme in der Regel als sinnvoll erachtet, um den Datenaustausch zu vereinfachen.