Alles beginnt mit der richtigen Hardware
Für den Einsatz im Unternehmen muss es weder die neuste noch die teuerste Hardware sein, wichtig ist, dass man ein Betriebssystem wählt, mit dem man gut umgehen und für das man unkompliziert einen Service bekommen kann. Die Frage lautet: Windows oder Apple? Die Antwort hängt ganz von den persönlichen Präferenzen ab. Die meisten Büros sind mit Windows Rechnern und -software ausgestattet, denn das System ist aktuell besser auf den vielfachen Einsatz im Unternehmen ausgerichtet. Die wichtigsten Büroprogramme gibt es dementsprechend auch für Windows.
Sogenannte refurbished, also aufbereitete gebrauchte Hardware ist eine tolle Alternative, gerade für Gründer.
Der beste Schutz ist gerade gut genug
Windows ist zwar weiterhin stark verbreitet, das ist jedoch auch der Grund, warum es deutlich häufiger Angriffen ausgesetzt ist als Apple. Die meisten Viren werden für Windows programmiert. Ohne einen Virenschutz und eine Firewall ins Internet zu gehen, ist wie ohne ein funktionierendes Immunsystem in einer gut gefüllten Bahn zu sitzen. Schutzprogramme sind also das A und O, ein Bereich der Ausstattung, in dem man lieber nicht auf Sparsamkeit, sondern auf Effizienz setzen sollte.
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Büroprogramme sind die Grundlage
Die gängigen Büroanwendungen haben alles in petto, was man für die tägliche Arbeit braucht. Dazu gehören natürlich die Textverarbeitung, die Tabellenverarbeitung und eine Möglichkeit, Präsentationen zu erstellen. Täglich werden Briefe geschrieben, Angebote erstellt und Berichte zur Auswertung vorgelegt. Auch Kostenrechnungen lassen sich mit Büroprogrammen problemlos erstellen. Eine individuelle Gestaltung ist selbstverständlich möglich und auch wichtig, denn die erstellten Geschäftsbriefe und Präsentationen sollten den Corporate Look des Unternehmens aufgreifen.
Eines der bekanntesten Pakete bietet wohl Microsoft mit seinem Microsoft Office, doch auch Open Office von der Apache Foundation kommt in vielen Unternehmen zur Anwendung. Mit den Programmen Libre Office und Softmaker Office ergänzen zwei deutsche Softwareschmieden den Kanon der wichtigsten Anwendungen, beide stellen ihre Software als gemeinnützige Organisation kostenlos zur Verfügung.
Interne Kommunikation
Innerhalb eines Unternehmens muss rege kommuniziert werden, doch niemand möchte sich dafür jedes Mal im Konferenzzimmer treffen. In vielen Firmen kommt daher Skype zur Anwendung, andere Anwender setzen auf Slack. Dieses wird zum gemeinsamen Workspace für das gesamte Team, erleichtert die Kommunikation auch von unterwegs und lässt sich ideal integrieren.
Immer auf Nummer sicher: Sourcen Verwaltung
Wo in Teams an Codes oder Entwürfen jeglicher Art gearbeitet wird, ist der Einsatz einer Sourcen Verwaltung eine große Hilfe. Diese speichert in einem definierten Zeitturnus die aktuellen Versionen so, dass sie für das gesamte Team zugänglich sind. Je nach Branche gibt es verschiedene Lösungen, zu den bekanntesten zählt GIT.
Eine Sourcen- oder auch Versionsverwaltung ermöglicht jedem Teammitglied den Zugriff. Es kann an mehreren Entwicklungssträngen gleichzeitig gearbeitet werden. Änderungen werden protokolliert, können aber jederzeit auch rückgängig gemacht werden.
Daten müssen gesichert werden
Neben den aktuellen Versionen zu bearbeitender Codes oder Entwürfe müssen auch die anderen wichtigen Daten eines Unternehmens ständig gesichert werden. Das gilt besonders für sensible Kundendaten, die eine zuverlässige Speicherung unbedingt erfordern, denn hier kann das Unternehmen in Haftung genommen werden.
Natürlich können Festplatten nach einer Panne gerettet und Daten wiederhergestellt werden, doch das Ganze ist zeitaufwendig und teuer. Das gilt auch für den Betrieb eigener Server, für den man einen Spezialisten mit im Boot haben muss. Es setzen sich darum immer mehr die cloudbasierten Lösungen durch, die für Unternehmen eine passende Lösung sein können – vorausgesetzt, der Anbieter bietet die höchste Datensicherheit, was bei einem Sitz in Deutschland oder mindestens Europa anzunehmen ist. Die Daten sind in der Cloud natürlich verschlüsselt. Welcher Anbieter, der richtige ist, sollte eingehend geprüft werden.
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Branchensoftware
In diesem Bereich zählen ERP und CRM zu den am häufigsten eingesetzten Programmen. ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“ und steht für das unkomplizierte Verwalten von Ressourcen aller Art in einer einzigen Datenbank. Das beginnt zum Beispiel bei der Idee für ein Produkt, geht weiter über die benötigten Materialien und die Verwaltung des Kapitals bis hin zur abschließenden Erfolgsbilanz. Mit ERP lassen sich die Zeitkontingente von Mitarbeitern flexibel verwalten, ebenso können die Stückkosten einer Produktion genau ermittelt werden. Eine Warenwirtschaft, die mit mehreren Onlineshops und Filialen verknüpft ist und etwa Artikel, die zur Neige gehen, automatisch nachbestellen kann, ist auch eine ERP Lösung. Je komplexer die anstehenden Aufgaben sind, umso wichtiger ist eine solche Software, denn sie macht die Bewältigung umfangreicher Vorhaben erst möglich. Die Informationen über die verschiedenen Aspekte der organisatorischen Struktur können zueinander in Beziehung gesetzt und visualisiert werden.
ERP Lösungen sind skalierbar und wachsen mit dem Unternehmen. Eine professionelle Beratung bei der Einführung einer solchen Software ist in jedem Fall von Vorteil, denn ein Profi ermittelt den Bedarf und erstellt maßgeschneiderte Lösungen. Zudem brauchen Mitarbeiter eine Schulung und es müssen regelmäßige Updates durchgeführt werden.
Vor einigen Jahren waren ERP Lösungen ausschließlich großen Firmen vorbehalten, mittlerweile erleichtern sie auch kleinen und mittelständischen Unternehmen den Alltag. Die Zukunft des Enterprise Ressource Plannings liegt in der plattformunabhängigen, cloudbasierten Lösung.
CRM bedeutet „Customer Relationship Management“. Diese Lösungen stellen den Menschen, also den Kunden in den Mittelpunkt, der für jedes Unternehmen die wichtigste Person sein sollte. CRM Lösungen sind häufig Teil eines ERP. Die Frage lautet: Wie stellt man diesen wichtigen Kunden zufrieden? Man versucht, ihn und seine Bedürfnisse kennenzulernen und dementsprechend zu agieren. Dafür müssen Daten gesammelt und ausgewertet werden. Der Kunde möchte einen Gruß zu seinem Geburtstag erhalten, und Produkte, die ihm nicht gefallen, werden gar nicht erst eingeblendet. Stattdessen bekommt er die Waren zu sehen, die seinem Geschmack entsprechen, und erhält durch verwandte Artikel neue Kaufanreize. Up-Selling und Cross-Selling sind ebenfalls Teil des Marketing Mix, dessen sorgfältige Rezeptur am Ende zum gewünschten Erfolg verhilft.
Es lohnt sich, seine Bestandskunden sorgfältig zu pflegen, denn es ist wesentlich teurer, neue Kunden zu gewinnen.
Fazit
Es gibt für jedes Unternehmen Software, auf die es nicht verzichten kann, denn die passenden Lösungen erleichtern das Leben und machen Erfolge möglich, die vorher nicht denkbar waren.
Die Auswahl der passenden Software kann mitunter sehr zeitaufwendig sein. Sie sollten auf diese Investition trotzdem nicht verzichten, denn letztlich kommt es doch darauf an, Ihren persönlichen „Best-Fit“ zu finden.
