Wann wird ein Datenschutzbeauftragter für Selbstständige Pflicht?
Viele Selbstständige glauben, Datenschutz sei erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße ein Thema. Doch das Gesetz legt klare Kriterien fest, die weit über die Mitarbeiterzahl hinausgehen. Grundsätzlich schreibt die DSGVO einen Datenschutzbeauftragten vor, wenn in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Doch dabei bleibt es nicht: Auch unabhängig von der Mitarbeiteranzahl wird ein Datenschutzbeauftragter für Selbstständige dann Pflicht, wenn besonders sensible Daten verarbeitet werden, etwa zu Gesundheit, religiöser Überzeugung oder politischer Meinung.
Ein weiteres Kriterium ist das „Kerngeschäft“. Wer zum Beispiel als Steuerberater, Arzt oder IT-Dienstleister personenbezogene Daten systematisch im Auftrag verarbeitet, muss fast immer einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dies gilt oft schon ab dem ersten Mandanten. Sogar externe Freelancer, die regelmäßig mit solchen Daten umgehen, sollten genau prüfen, ob sie dieser Pflicht bereits unterliegen. Eine Unterschätzung führt oft dazu, dass Kontrollbehörden auf Missstände aufmerksam werden. Dies geschieht nicht selten durch Hinweise von unzufriedenen Kunden oder Geschäftspartnern.
Selbst wer unter den Schwellenwerten bleibt, ist nicht komplett befreit: Die Einhaltung sämtlicher Datenschutzpflichten bleibt verpflichtend. Wer vorsorglich mit einem Datenschutzexperten zusammenarbeitet, reduziert das Haftungsrisiko erheblich.
Wie organisieren Selbständige ihre Datenschutzbetreuung (intern vs. extern)?
Steht fest, dass ein Datenschutzbeauftragter für Selbstständige benötigt wird, folgt die nächste Entscheidungsfrage: Wer übernimmt diese Rolle? Vielfach haben Solo-Selbstständige oder kleine Teams nicht das Know-how oder die Ressourcen, um die Aufgabe intern zu lösen. Gesetzlich verboten ist es, die eigene Person zum Datenschutzbeauftragten zu ernennen, wenn Interessenskonflikte bestehen würden. Dies wäre etwa der Fall, wenn Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragter in Personalunion auftreten.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet zahlreiche Vorteile: Er spezialisiert sich auf aktuelle Gesetzesänderungen, bringt tiefe Erfahrung aus verschiedensten Branchen ein und sorgt dafür, dass keine blinden Flecken entstehen. Abgerechnet wird meist über monatliche Pauschalen oder stundengenau, was die Kosten für Einzelkämpfer berechenbar hält.
Für Selbstständige mit wachsendem Team kann es sinnvoll sein, die Datenschutzbetreuung mittelfristig intern zu besetzen, beispielsweise indem ein Mitarbeiter gezielt ausgebildet wird. Voraussetzung dafür ist jedoch: genug Zeit, fortlaufende Weiterbildung und die Fähigkeit, neutral zu agieren. Wer intern wie extern unterwegs ist, muss den Datenschutzbeauftragten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Das gilt unabhängig von der Lösung.
Selbstständig, aber compliant: Ab wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht wird. Bildquelle: Depositphotos.com
Wie setzen Selbständige Datenschutz-Compliance praktisch um?
Die Theorie ist das eine, der Arbeitsalltag das andere. Wie können Selbstständige sicherstellen, dass sie ihre Datenschutzpflichten auch tatsächlich erfüllen? Entscheidend ist es, alle Kernprozesse von Anfang an zu durchleuchten. Das beginnt bei einem Verfahrensverzeichnis: Hier werden sämtliche Abläufe dokumentiert, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, angefangen beim ersten Kundengespräch über die Abrechnung bis hin zur Archivierung.
Weitergehende Pflicht: Der Abschluss von sogenannten Auftragsverarbeitungsverträgen mit Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Dazu zählen etwa IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter oder Buchhaltungsservices. Fehlt dieses Papier, ist ein Compliance-Verstoß vorprogrammiert.
Auch die Betroffenenrechte dürfen nie fehlen. Kunden müssen jederzeit Auskunft darüber verlangen können, wie ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Ein pragmatisches Löschkonzept sorgt dafür, dass Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen zuverlässig entfernt werden. Hier empfiehlt sich, klare Fristen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen (oder dem eigenen Workflow) zu etablieren.
Zusätzliche Sicherheit bieten regelmäßige Datenschutzschulungen. Diese können entweder für das eigene Team durchgeführt werden oder, bei Solo-Selbstständigen, durch Fortbildungsangebote externer Berater erfolgen. Besonders wichtig ist das Risikomanagement: Kommt es zum ungewollten Datenleck, sollte ein Notfallplan griffbereit vorliegen. Die Meldepflicht an die Aufsichtsbehörden gilt bereits bei Verdacht auf einen Verstoß, nicht erst, wenn das Problem unumstritten feststeht.
Kontinuierliche Überprüfung ist Pflicht. Wer einmal im Jahr eine Datenschutzaudit durchführt, idealerweise extern begleitet, erkennt Verbesserungspotenzial und bleibt auf der sicheren Seite. Damit wird Datenschutz nicht zur lästigen Pflicht, sondern zu einem Qualitätsmerkmal, mit dem Selbstständige auch beim Kundenvertrauen punkten können.
Fazit
Ein Datenschutzbeauftragter für Selbstständige: Das Thema ist komplex, aber keinesfalls nur „Pflichtübung“. Wer die gesetzlichen Schwellenwerte und Aufgaben kennt, kann Risiken proaktiv vermeiden und stärkt sein eigenes Geschäft. Entscheidend ist, frühzeitig zu prüfen, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter nötig ist, und die wichtigsten Dokumentationen und Prozesse professionell umzusetzen. So bleibt der Fokus auf dem Kerngeschäft, und das Thema Datenschutz wird zu einem Pluspunkt statt zu einem Stolperstein.
