Payroll Outsourcing (Full-Outsourcing, Teil-Outsourcing und Vertretungsservice)

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 26 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Der Begriff "Outsourcing" ist eine Verschmelzung vom Anglizismus „out“ (engl. „extern“) und „Ressourcen“. Dies ist bereits ein entscheidendes Zeichen für den Prozess dahinter. Einfach ausgedrückt bezeichnet Outsourcing die Auslagerung von Geschäftsbereichen.  

Es gibt verschiedene Arten des Outsourcings

Beim internen Outsourcing werden die betroffenen Bereiche innerhalb eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe ausgelagert. Auf diese Weise wird die Verantwortung auf rechtlich unabhängige Firmen übertragen.

Beim externen Outsourcing werden die relevanten Funktionen an externe Dienstleister oder Agenturen ausgelagert. Somit werden Arbeitsprozesse vollständig aus dem Unternehmen „herausgenommen“. Beim Payroll Outsourcing sind die Lohnbuchhalter das letzte Glied im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess. Sie erhalten Unternehmensdaten und bearbeiten diese standardisiert. So hat der Unternehmer deutlich weniger Aufwand und eine entsprechende Zeitersparnis. Probleme mit internen HR-Prozessen oder -Regeln, der Zusammenarbeit oder Anerkennung eigener Mitarbeiter sowie mangelndes Fachwissen können durch Payroll Outsourcing vermieden werden.

Outsourcing ist überall

Seit Langem sind wir überall in unserem täglichen Leben mit Outsourcing konfrontiert – auch wenn wir dies oft nicht so wahrnehmen. Wir lagern gebackene Brötchen an eine Bäckerei aus, lagern Autoreparaturen oder das Wechseln von Sommer- zu Winterrädern an Werkstätten aus, wir lagern die Raumreinigung an Dienstleister aus und so weiter und so fort. Outsourcing ist so weit verbreitet, dass wir es nicht mehr bemerken. Im Gegenzug erleben wir Tag für Tag den Outsourcing-Effekt: Erleichterung. Und dies gilt auch bei der Firmengründung.

Unternehmen versprechen sich dies auch, wenn sie ganze Geschäftsbereiche auslagern. In der Regel besteht das Ziel darin, interne Prozesse zu vereinfachen und die Personalkosten zu senken. Externe Dienstleister, Anbieter, Agenturen oder Partner, an die Aufgaben delegiert werden, können tatsächlich die Kosten reduzieren. Experten prognostizieren mögliche Kostensenkungen von bis zu 50 Prozent.

Dies ist beispielsweise darauf zurückzuführen, dass Unternehmen in bestimmten Bereichen nur über begrenzte technologische Ressourcen verfügen. Die Anschaffung kann teuer sein, um gewisse Workflows in ihrem Unternehmensbetrieb darstellen zu können.

Das Outsourcing von Gehaltsabrechnungen ist in jeder Hinsicht effektiv, denn das Unternehmen kann die hierfür benötigte Zeit in die Produkte oder Dienstleistungen investieren, wodurch auch ein Wachstum des Unternehmens verzeichnet werden kann. Durch Outsourcing können auch Kosten gespart werden, denn ein routinierter Dienstleister ist in der Regel schneller, erfahrener und effizienter als ein interner Mitarbeiter.

Wann macht also das Payroll Outsourcing Sinn?

In der Praxis geht es darum, dass durch das Payroll Outsourcing Kosten und Arbeitszeit eingespart wird. Darüber hinaus entstehen folgende Vorteile, welche je nach Unternehmensart mehr Sinn ergeben als in anderen Branchen:

  • Globalisierung managen: HR-Abrechnungen aus anderen Ländern (z. B. durch Niederlassungen in anderen Ländern einfacher verwalten).
  • Reduzierung von Kosten.
  • Fern-Mitarbeiter können berücksichtigt werden; erhalten Lohnabrechnung via E-Mail.
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Payroll Outsourcing (Full-Outsourcing, Teil-Outsourcing und Vertretungsservice), Bildquelle: Selbststaendigkeit.de

Mit Outsourcing das Risiko auslagern?

Es ist nicht immer einfach, dass die Konformitäten eines Landes auch zu 100% eingehalten werden, denn insbesondere, wenn die Firma in mehreren Ländern Niederlassungen unterhält, könnte es zu Fehlern kommen. Einem britischen PWC-Bericht zufolge entstehen auch hierdurch Fehler, welche den FTSE-100-Unternehmen jährlich zwischen 10 bis 30 Millionen Pfund kosten.

Eine Investition in ein Outsourcing-Dienstleister kann demnach das Risiko auslagern, da hierbei stets ein Mitarbeiter sich um diese Dokumente kümmert, welcher auch für das Land eine entsprechende Expertise besitzt. Fehler und Risiken werden damit vermieden.

Was bedeutet das für das Unternehmen?

Outsourcing an sich ändert normalerweise nicht die legislativen Bedingungen des Unternehmens. Outsourcing stellt daher keine direkte Option dar, um die Verantwortung auf Dritte zu übertragen und damit das Gesamtrisiko für das Unternehmen automatisch zu minimieren. Die Verlagerung des IT-Betriebs kann jedoch prüfungskritische und daher kostenbezogene Aufwände mit sich bringen, die für KMU besonders wichtig sind.

Möglicherweise besteht aber auch ein erhebliches Potenzial

„Die verbleibende Organisation kann Änderungen vornehmen, um ein interner Prozessberater und eine Aufsichtsbehörde zu werden. Die Risikokontrolle des Betriebs wird damit ausgelagert.

„Die Kontrolle bleibt bestehen, was gleichzeitig den Fokus der Organisation auf die Prozesse im Geschäft erhöht und somit mehr zu einem kontinuierlichen Prozess der Verbesserung beitragen kann. „Die Servicequalität kann ebenso verbessert werden.

„Die durch die IT gesparten Kosten können in die Prozessumgebung und somit in die eigentlichen Kernkompetenzen des Unternehmens investiert werden.

Als Unternehmer muss sich beim Outsourcing auch nicht um einen Kontrollverlust gesorgt werden, denn immerhin kann vor Abschluss der Tätigkeit auch selbst nochmal die Arbeit kontrolliert werden.

Insbesondere in mittelständischen Unternehmen wird die IT immer noch häufig als Kostenfaktor angesehen. Dies allein schränkt die Agilität der IT erheblich ein, da die Erfahrung zeigt, dass die tatsächlich benötigten personellen und finanziellen Ressourcen in mittelständischen Unternehmen häufig nicht verfügbar sind.

Die Tatsache, dass das Outsourcing von IT-Abläufen eine intelligente Lösung sein kann, wird nicht zuletzt dadurch unterstützt, dass die Lebensdauer von Systemen in der IT schnell abnimmt. Während Informationstechnologie für die meisten Unternehmen keine Kernkompetenz ist, ist sie dennoch ein wichtiger Kern, mit dem die Unternehmensfunktionalität und damit seine Position auf dem Markt beeinflusst werden kann.

Outsourcing in Finanzinstituten

In Übereinstimmung mit den Anforderungen an das Mindestrisikomanagement gelten Regelwerke, die beschreiben, welche Abteilungen unter welchen Bedingungen der Finanz- und Kreditinstitute in Deutschland ihre Unternehmensbereiche auslagern können. MaRisk unterscheidet zwischen essentiellem und nicht essentiellem Outsourcing. Die Institute sollten die Wesentlichkeit des Outsourcings durch ihre eigene Risikoanalyse bestimmen. Risiken sollten angemessen kontrolliert und Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß verfolgt werden.

Für Banken und Versicherungen gibt es auch eine Besonderheit in Bezug auf die Umsatzsteuer. Der Outsourcing-Dienstleister unterliegt der Mehrwertsteuer. Da Banken und Versicherungsunternehmen in ihrem Kerngeschäft jedoch nicht der Umsatzsteuer unterliegen, können sie innerhalb des Bankschlüssels nur dann Steuern als Vorsteuer geltend machen, wenn es ihnen nicht möglich oder wirtschaftlich machbar ist, Vorausleistungen gewissen Ausgangsleistungen zuzuweisen.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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