Was ist eine Pressekonferenz?
Eine Pressekonferenz (PK) ist eine Veranstaltung, die einberufen wird, um die Öffentlichkeit durch Journalisten über ein bestimmtes Thema zu informieren. Diese Termine werden zum Beispiel von Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen (NGOs), Sportvereinen, Parteien, Politikern oder der Justiz organisiert. Neben firmeneigenen Räumlichkeiten kommen als Veranstaltungsort vor allem klassische Konferenzräume infrage – hier lassen sich beispielsweise in Karlsruhe Meetingräume finden.
Pressekonferenzen dienen häufig dazu, wichtige Neuigkeiten zu kommunizieren und sind ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Pressearbeit. Das kann zum Beispiel die Einführung eines neuen Produkts oder die Veröffentlichung von frischen Geschäftszahlen sein. Pressekonferenzen werden aber auch zur Krisenkommunikation oder zur Vorstellung von neuem Führungspersonal genutzt.
In der Regel stehen Unternehmensvertretern der anwesenden Presse ausführlich Rede und Antwort. Das Funktionsprinzip einer PK bietet Journalisten damit ein interaktives Forum, um sich über Ihre Organisation im Allgemeinen und bezüglich aktueller Entwicklungen zu informieren. Sie ist aber auch eine Möglichkeit für die veranstaltende Organisation, Sachverhalte richtigzustellen.
Pressekonferenz richtig organisieren
Egal, welchen Umfang die PK haben soll – bei der Planung gibt es stets die gleichen Punkte zu bedenken. Zunächst sollten Sie sich selbst versichern, dass es einen überzeugenden Grund für die Einberufung gibt.
Gründe für die Einberufung einer PK
Die wichtigste Regel lautet: Versammeln Sie die Presse nur dann um sich, wenn Sie wirkliche Neuigkeiten zu verkünden haben. Medien einzuladen, wenn man eigentlich nichts Neues zu sagen hat, ist schlicht und einfach falsch. Sie werden dadurch nur Ablehnung und negative Berichterstattung provozieren und Ihre Glaubwürdigkeit ernsthaft gefährden.
Eine Pressekonferenz planen und professionell durchführen. Bildquelle: pixabay.com/de/photos/pr%c3%a4sident-obama-pressekonferenz-bts-1788706/
Der richtige Zeitpunkt
Der Zeitpunkt für eine PK kann entscheidend zum Erfolg beitragen. Wählen Sie Datum und Uhrzeit sorgfältig aus. Überprüfen Sie zunächst, ob an diesem Tag andere Pressetermine in Ihrer Region geplant sind. Dafür können Sie beim regionalen Presseverband oder bei einer Lokalzeitung nachfragen. Sie sollten auch morgendliche oder nachmittägliche Stoßzeiten, Staus oder Faktoren wie Urlaubszeiten bei der Terminfindung berücksichtigen.
Eine angemessene Location finden
Bei der Wahl der passenden Location sollten Sie zunächst die Zahl der zu erwartenden Medienvertreter beachten. Darüber hinaus sollte der Ort die nötigen Voraussetzungen hinsichtlich Beleuchtung, Stromversorgung, Internet und Mikrofonierung aufweisen.
Versichern Sie sich, dass die ausgewählten Räumlichkeiten zu Ihrem Wunschtermin auch wirklich verfügbar sind. Selbst wenn Sie dort schon öfter zu Gast waren. Die Geschichte hat gezeigt: Wer seine Hausaufgaben bei der Suche nach der geeigneten Örtlichkeit nicht macht, muss seine Pressekonferenz unter Umständen auf dem Parkplatz von Four Seasons Total Landscaping abhalten.
Einladung von Medienvertretern
Denken Sie an die Zielgruppe, die Sie erreichen wollen, und laden Sie entsprechend die am besten geeigneten Medien ein. Durch die Einladung von nationalen oder lokalen Prominenten, durch beispielsweise Pressemitteilungen können Sie den Nachrichtenwert des Termins deutlich erhöhen. Versenden Sie rechtzeitig eine Einladung mit einer Programmübersicht, einem Zeitplan und Informationen bezüglich Anfahrt und Parkplatzsituation – dieser Punkt mag banal klingen, ist aber wichtig. Ohne vernünftige Parkmöglichkeiten werden sich manche Journalisten gar nicht erst in Erwägung ziehen, sich auf den Weg zu machen.
Ablauf der Pressekonferenz
Üben Sie die verschiedenen Teile Ihrer Präsentation vorher. Erstellen Sie auf dieser Basis einen Ablaufplan und halten Sie sich strikt daran. Planen Sie unbedingt Zeit für eine Frage- und Antwortrunde ein. Machen Sie unmissverständlich klar, wer der richtige Ansprechpartner für zusätzliche Informationen ist.
Fazit: Pressekonferenz richtig planen
Bei der Organisation einer Pressekonferenz gibt es einiges zu beachten. Es braucht Zeit, Kontakte, Timing und Erfahrung, um die richtigen Leute am richtigen Ort zusammenzubringen. Eine PK sollte nie als Selbstzweck einberufen werden. Kontaktieren Sie Medien daher nur, wenn Sie wirklich etwas mitzuteilen haben.
