Das sollten Sie in puncto Lohnbuchhaltung beachten!

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 26 Februar, 2024
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Die Lohnbuchhaltung kümmert sich darum, dass alle Mitarbeiter ihren korrekten Lohn oder ihr Gehalt rechtzeitig erhalten und die Abgaben abgeführt werden. Damit hängen umfassende Melde- und Dokumentationspflichten zusammen, die gerade für Gründer nicht immer einfach zu durchschauen sind.  

Mitarbeiter anmelden und Lohnkonten einrichten

Die Basis für alle Abrechnungen und Meldungen bilden die Lohnkonten. Über diese erfolgen die Buchungen von Lohn oder Gehalt sowie der Steuern und Sozialabgaben. Die Lohnkonten sind Bestandteile der Finanzbuchhaltung und werden jeweils zum Ende eines Geschäftsjahres abgeschlossen.

Sobald ein Mitarbeiter eingestellt wurde, ist es Aufgabe der Lohnbuchhaltung, diesen bei den Sozialversicherungsträgern sowie bei der Finanzverwaltung anzumelden und ein Lohnkonto zu eröffnen. Analog müssen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Abmeldungen erfolgen. Die Anmeldung zu allen Sozialversicherungszweigen erfolgt über die Krankenkasse des Mitarbeiters. Lediglich für 450-Euro-Jobs ist die Minijobzentrale zuständig, die zur Knappschaft Bahn-See gehört.

Bei der Finanzverwaltung kann man neue Mitarbeiter über ELSTER anmelden. Dafür braucht der Arbeitgeber lediglich das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer des Angestellten. Außerdem muss er angeben, ob es sich um einen Haupt- oder Nebenjob handelt. Die Lohnsteuermerkmale, also Steuerklasse, Freibeträge und Kirchenzugehörigkeit, kann er nach der Anmeldung über die ELStAM-Datenbank abrufen.

Auf der Grundlage dieser Informationen lässt sich das Lohnkonto einrichten. Welche Daten dort gespeichert sein müssen, regelt § 41 EStG in Verbindung mit § 4 der LStDV. Dazu gehören persönliche Angaben wie Name, Geburtsdatum und Anschrift. Diese werden ergänzt durch die Lohnsteuerklasse und Informationen zur Sozialversicherung. Weiterhin ist festzulegen, wann und für welchen Zeitraum das Entgelt jeweils gezahlt wird. Falls es Zuschläge gibt oder der Lohn zum Teil aus Sachbezügen besteht, muss das hier ebenfalls erfasst werden, wie auch sonstige außerordentliche Einkünfte und vermögenswirksame Leistungen. Ebenso werden Lohnfortzahlungen bei Krankheit oder während des Mutterschutzes dokumentiert.

Anforderungen an die Lohn- oder Gehaltsabrechnung

Die Hauptaufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Abrechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter sowie die Abführung von Steuern und Sozialabgaben. Der Arbeitnehmer muss monatlich eine Abrechnung darüber erhalten. Diese führt sämtliche Entgeltbestandteile sowie Abzüge und den Auszahlungsbetrag auf. 

Neben der detaillierten Auflistung dieser Informationen sind der Abrechnungszeitraum, Namen und Anschriften des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sowie Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers Pflichtangaben auf der Abrechnung. Seit wann der Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist, muss ebenfalls erkennbar sein. Sinnvoll ist darüber hinaus die Angabe der in Anspruch genommenen und verbleibenden Urlaubstage, der wöchentlichen Arbeitszeit, der Krankheitstage sowie der Bankverbindung des Arbeitnehmers.

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Eine wichtige Aufgabe ist die Meldung und Abführung von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen, Selbststaendigkeit.de

Entgeltbestandteile und Abgaben

Der Hauptteil der Lohn- oder Gehaltsabrechnung zeigt, wie sich das Entgelt zusammensetzt und welche Abgaben abgeführt werden. Zunächst ist zu unterscheiden, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt. Gehalt wird grundsätzlich jeden Monat in gleicher Höhe ausbezahlt. Grundlage für die Lohnberechnung sind hingegen die geleisteten Stunden. Dabei können auch Nacht- und Feiertagszuschläge eine Rolle spielen. Das bedeutet, die Lohnhöhe schwankt.

Andere mögliche Bestandteile des Bruttoentgelts sind Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall, während des Mutterschutzes sowie an Urlaubs- und Feiertagen. Auch Zuschläge und andere tarif- oder betriebsspezifische Zulagen wie zum Beispiel Weihnachtsgeld oder vermögenswirksame Leistungen gehören dazu. Falls ein Vorschuss gezahlt wird, muss das ebenfalls ersichtlich sein.

Auch die Abzüge werden auf der Abrechnung aufgeführt. Das sind zum einen die Steuern, welche der Arbeitnehmer als Quellensteuer vom Lohn oder Gehalt einbehält und an das Finanzamt abführt. Dazu gehören die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer.

Weitere Abzüge sind die Sozialabgaben, das heißt die Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. An diesen beteiligt sich der Arbeitgeber. Der gesamte Sozialversicherungsbetrag, der Arbeitgeberbeitrag, der Beitragsgruppenschlüssel und die Einzugsstelle sind ebenfalls Bestandteile der Abrechnung. Der Betragsgruppenschlüssel hat vier Stellen, wobei sich jede auf einen der Sozialversicherungszweige bezieht und individuelle Abrechnungsmerkmale beschreibt. Vorschussverrechnungen oder weitere fallspezifische Abzüge müssen auch auf der Entgeltabrechnung aufgeführt werden.

Zahlung der Abgaben

Eine wichtige Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Meldung und Abführung der lohnbezogenen Steuern sowie der Sozialversicherungsbeiträge. Damit keine Zahlungsfrist verpasst wird, ist in beiden Fällen die Nutzung des Bankeinzugsverfahrens sinnvoll. Aber auch die Meldungen müssen termingerecht erfolgen. Für Prüfungen durch die Finanzverwaltung oder die Rentenversicherungsträger sind sämtliche Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren.

Die Lohnsteueranmeldung erfolgt online über ELSTER. Frist ist immer der 10. Tag nach dem Anmeldezeitraum. Das ist in den meisten Fällen der Kalendermonat. Falls im vorangegangenen Jahr weniger als 5.000 Euro Lohnsteuer abgeführt worden sind, ist es das Quartal und bei weniger als 1.080 Euro das Kalenderjahr. Unternehmen mit mehr als 10 Angestellten müssen zudem zum Ende eines Geschäftsjahres einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen.

Abgesehen von 450-Euro-Jobs, bei denen die pauschale Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge komplett über die Minijobzentrale abgerechnet werden, zahlt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge für alle Versicherungszweige an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Diese leitet die jeweiligen Anteile an die Pflege-, Renten und Arbeitslosenversicherung weiter. Auch die Umlagen U1 und U2 für die solidarische Finanzierung von Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall oder während des Mutterschutzes gehören dazu. Die Krankenkasse muss am drittletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem das Arbeitsentgelt verdient wurde, im Besitz der Beiträge sein.

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Das sollten Sie in puncto Lohnbuchhaltung beachten, Selbststaendigkeit.de

Weitere Meldepflichten

Es gibt noch weitere Anlässe für Meldungen an die Krankenkasse, zum Beispiel An- und Abmeldungen oder der Kassenwechsel eines Mitarbeiters. Jeder Anlass hat einen eigenen Zahlenschlüssel. Zusätzlich muss für jedes Jahr bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Jahresmeldung durchgeführt werden. Die Meldung erfolgt gemäß der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) mithilfe eines geeigneten Programms auf elektronischem Weg. Dafür hat jedes Unternehmen eine Betriebsnummer.

Weiterhin gehört es auch zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung, die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung an die Berufsgenossenschaft abzuführen. Dafür müssen jährlich eine Jahresmeldung und ein elektronischer Lohnnachweis erstellt werden.

Organisation der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexes Fachgebiet. Wird sie innerhalb des Unternehmens durchgeführt, sollten qualifizierte Mitarbeiter dafür zuständig sein. Es gibt verschiedene Software- oder auch Online-Lösungen, welche die Lohnbuchhaltung vereinfachen. Wenn die Lohnkonten mit allen notwendigen Merkmalen angelegt sind, erfolgen die Berechnungen und die Belegerstellungen automatisiert. Auch alle erforderlichen Meldungen werden unterstützt. Oft sind diese Programme Bestandteil einer Buchhaltungssoftware oder eines Personalmanagement- oder ERP-Systems.

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Auslagerung der Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister, meist Steuerbüros. Das ist dann empfehlenswert, wenn sich die Einstellung einer spezialisierten Fachkraft nicht lohnt. Vor allem kleinere Unternehmen nutzen diese Möglichkeit gern.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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