Das Wichtigste auf einen Blick
Was ein Kostenvoranschlag ist
Eine gesetzliche Definition des Kostenvoranschlags gibt es nicht. Das Gesetz verwendet den älteren Begriff Kostenanschlag und meint eine fachmännische Kostenschätzung, die Sie auf Grundlage Ihrer Vorkalkulation erstellen und die dem späteren Vertrag zugrunde gelegt wird.
Der Kostenvoranschlag gehört zum Werkvertrag. Nach § 631 Abs. 1 BGB wird durch den Werkvertrag „der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet". Gegenstand kann nach § 631 Abs. 2 BGB auch „ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein". Im Alltag sind Unternehmer und Besteller Sie als Auftragnehmer und Ihr Kunde als Auftraggeber.
Typische Fälle sind die Reparatur einer Heizung, der Umbau eines Ladens oder die Überarbeitung einer Website. Der Kostenvoranschlag ist in vielen Branchen verbreitet: bei Handwerkern, in der Kfz-Branche nach einem Unfall, bei IT-Dienstleistern und bei Freiberuflern, die ein Ergebnis schulden. Stellen Sie bewegliche Sachen individuell für den Kunden her, gilt die Regel zur Überschreitung ebenfalls: § 650 Abs. 1 S. 3 BGB erklärt § 649 BGB für nicht vertretbare Sachen für anwendbar.
Ohne Preisabsprache gilt nach § 632 Abs. 1 BGB eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeit „den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist"; ihre Höhe richtet sich nach § 632 Abs. 2 BGB nach der Taxe oder der „üblichen Vergütung". Ein Kostenvoranschlag schafft dagegen Transparenz und erspart beiden Seiten Überraschungen.
Kostenvoranschlag und Angebot: der Unterschied
Ein Angebot ist rechtlich ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Nach § 145 BGB ist, wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, „an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat". Nimmt der Kunde an, gilt der genannte Preis.
Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine Schätzung. Sie sagen dem Auftraggeber, womit er voraussichtlich rechnen muss, garantieren aber nicht, dass es dabei bleibt. Abgerechnet wird am Ende nach dem tatsächlichen Aufwand, also nach Arbeitszeit, Material und Auslagen.
| MERKMAL | ANGEBOT | UNVERBINDLICHER KOSTENVORANSCHLAG |
|---|---|---|
| Rechtsnatur | Antrag nach § 145 BGB | Schätzung der voraussichtlichen Kosten |
| Bindung an den Preis | Ja, sofern nicht ausgeschlossen | Nein, Abrechnung nach Aufwand |
| Überschreitung | Grundsätzlich Ihr Risiko | Zulässig, bei wesentlicher Überschreitung Anzeigepflicht |
| Vergütung der Erstellung | Üblicherweise kostenfrei | Im Zweifel nicht zu vergüten |
Wie Sie ein klassisches Angebot aufbauen, zeigt der Beitrag "Angebot erstellen: Vorlage für Kleinunternehmer". Entscheidend ist: Schreiben Sie auf das Dokument, was es ist. Ein Papier mit der Überschrift „Angebot" und festem Endpreis wird der Kunde als verbindlich verstehen.
Unverbindlicher und verbindlicher Kostenvoranschlag
Der unverbindliche Kostenvoranschlag ist der gesetzliche Regelfall. § 649 Abs. 1 BGB spricht von einem Kostenanschlag, der dem Vertrag zugrunde gelegt wurde, „ohne dass der Unternehmer die Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags übernommen hat". Sie schätzen nach bestem Wissen und rechnen den tatsächlichen Aufwand ab. Grenzen setzen die Anzeigepflicht und die Folgen einer Kündigung durch den Kunden.
Beim verbindlichen Kostenvoranschlag übernehmen Sie die Gewähr für die Richtigkeit. Aus § 649 Abs. 1 BGB folgt im Umkehrschluss nur, dass die Begrenzung auf eine Teilvergütung dann nicht greift. Die Bindung an den Betrag ergibt sich aus Ihrer Zusage selbst: Sie stehen dafür ein, dass der Betrag stimmt. Wirtschaftlich kommt das einer Festpreisvereinbarung nahe; liegen die Kosten höher, tragen in der Regel Sie die Differenz. Geben Sie einen verbindlichen Kostenvoranschlag deshalb nur ab, wenn Leistungsumfang, Materialmengen und Arbeitszeit genau feststehen.
Was gilt, hängt von Ihrer Vereinbarung ab. Formulierungen wie „Festpreis" oder „garantierter Endpreis" deuten auf eine Gewährübernahme. Wer das nicht will, schreibt ausdrücklich „unverbindlicher Kostenvoranschlag" auf das Dokument und ergänzt, dass nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird.
Hinweis:
Das Gesetz legt nicht fest, ab welchem Betrag oder Prozentsatz eine Überschreitung „wesentlich" ist. Pauschale Prozentwerte, die im Netz kursieren, stehen nicht im BGB. Ob eine Abweichung wesentlich ist, entscheiden Gerichte im Einzelfall. Planen Sie mit einer realistischen Kalkulation statt mit einem vermeintlich erlaubten Puffer.
Ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?
Nur, wenn Sie es vorher vereinbart haben. § 632 Abs. 3 BGB lautet: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten."
Für viele Handwerker ist das ärgerlich, denn eine seriöse Kostenschätzung kostet Zeit: Anfahrt, Besichtigung, Aufmaß, Fehlersuche bei einer Reparatur. Wer den Kostenvoranschlag in Rechnung stellen will, muss den Zweifel ausräumen. Das gelingt mit einer klaren Vereinbarung, bevor Sie mit der Erstellung beginnen.
Eine AGB-Klausel ist dafür ein unsicherer Weg. Allgemeine Geschäftsbedingungen liegen nach § 305 Abs. 1 BGB nicht vor, „soweit die Vertragsbedingungen zwischen den Vertragsparteien im Einzelnen ausgehandelt sind". Individuelle Abreden haben nach § 305b BGB Vorrang. Nach § 305c BGB werden überraschende Klauseln nicht Vertragsbestandteil, und Zweifel bei der Auslegung gehen zulasten des Verwenders. Ob eine solche Klausel gegenüber Verbrauchern wirksam ist, klären Sie im Zweifel mit einem Rechtsanwalt.
Textform bedeutet nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine E-Mail oder ein PDF erfüllt das; eine eigenhändige Unterschrift verlangt die Textform nicht. Für die Grundregel spielt es keine Rolle, ob Ihr Kunde Verbraucher im Sinne von § 13 BGB oder Unternehmer nach § 14 BGB ist.
Vereinbaren Sie die Vergütung für den Kostenvoranschlag einzeln und in Textform, bevor Sie ihn erstellen. Eine E-Mail mit dem Betrag, dem Satz „Die Erstellung des Kostenvoranschlags ist kostenpflichtig" und der Zustimmung des Kunden genügt als Beleg. Legen Sie zugleich fest, ob der Betrag bei Auftragserteilung angerechnet wird.
Unwesentliche und wesentliche Überschreitung
Beim unverbindlichen Kostenvoranschlag ist eine Kostenüberschreitung nicht verboten. Das Gesetz knüpft Folgen nur an eine wesentliche Überschreitung.
Eine unwesentliche Überschreitung müssen Sie nicht gesondert anzeigen, und § 649 Abs. 1 BGB begrenzt Ihren Vergütungsanspruch dann nicht. Sie rechnen den tatsächlichen Aufwand ab. Erklären Sie trotzdem kurz, warum die Rechnung vom Kostenvoranschlag abweicht.
Eine wesentliche Überschreitung löst zwei Folgen aus: die Anzeigepflicht nach § 649 Abs. 2 BGB und, wenn der Kunde deshalb kündigt, einen begrenzten Vergütungsanspruch nach § 649 Abs. 1 BGB. Wo die Grenze liegt, sagt das Gesetz nicht; maßgeblich ist der Einzelfall. Behandeln Sie deshalb jede spürbare Kostenüberschreitung so, als könnte sie wesentlich sein.
Typische Ursachen für Mehrkosten sind verdeckte Mängel, gestiegene Materialkosten oder eine zu knappe Vorkalkulation. Zusätzliche Wünsche des Kunden sind dagegen eine Änderung des Auftrags, keine Überschreitung. Halten Sie solche Zusatzaufträge gesondert fest.
Anzeigepflicht: Mehrkosten rechtzeitig melden
§ 649 Abs. 2 BGB ist eindeutig: „Ist eine solche Überschreitung des Anschlags zu erwarten, so hat der Unternehmer dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen." Die Anzeigepflicht entsteht, sobald sich die Überschreitung abzeichnet, nicht erst, wenn die Mehrkosten angefallen sind. „Unverzüglich" heißt nach § 121 Abs. 1 S. 1 BGB „ohne schuldhaftes Zögern".
So sieht eine saubere Anzeige aus:
- Was ist passiert? Beschreiben Sie den Umstand, der die Kosten erhöht, etwa einen verdeckten Schaden.
- Wie hoch sind die voraussichtlichen Mehrkosten? Nennen Sie eine neue Schätzung für den Rest der Arbeiten.
- Welche Alternativen gibt es? Zeigen Sie, ob eine günstigere Lösung möglich ist.
- Was brauchen Sie? Bitten Sie um eine Entscheidung und dokumentieren Sie die Zustimmung in Textform.
Für Bauverträge gilt zusätzlich § 650b BGB: Bei einem Änderungsbegehren des Bestellers muss der Unternehmer ein Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung erstellen, bei einer Änderung des Werkerfolgs nur, wenn ihm die Ausführung zumutbar ist. Einigen sich die Parteien nicht binnen 30 Tagen nach Zugang des Änderungsbegehrens, kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen.
Achtung!
Wer eine absehbare wesentliche Überschreitung nicht unverzüglich anzeigt, nimmt dem Kunden die Möglichkeit, rechtzeitig zu entscheiden. Das kann Schadensersatzansprüche auslösen. Unterbrechen Sie im Zweifel die Arbeiten, bis der Auftraggeber reagiert hat.
Was bei einer Kündigung des Kunden gilt
Ist das Werk nicht ohne wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags ausführbar und kündigt der Kunde aus diesem Grund, steht Ihnen nach § 649 Abs. 1 BGB „nur der im § 645 Abs. 1 bestimmte Anspruch zu". Sie können dann nach § 645 Abs. 1 S. 1 BGB „einen der geleisteten Arbeit entsprechenden Teil der Vergütung und Ersatz der in der Vergütung nicht inbegriffenen Auslagen verlangen", etwa für bereits beschafftes Material. Für den nicht ausgeführten Teil erhalten Sie nichts.
Anders bei der freien Kündigung nach § 648 BGB: Der Besteller kann bis zur Vollendung des Werkes jederzeit kündigen, Sie behalten dann die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen und anderweitigen Erwerbs. Das Gesetz vermutet, dass Ihnen 5 vom Hundert der auf den noch nicht erbrachten Teil entfallenden Vergütung zustehen.
| SITUATION | RECHTSGRUNDLAGE | IHR ANSPRUCH |
|---|---|---|
| Kündigung wegen wesentlicher Überschreitung | § 649 Abs. 1, § 645 Abs. 1 BGB | Teil der Vergütung für geleistete Arbeit plus Auslagen |
| Kündigung ohne besonderen Grund | § 648 BGB | Vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen und anderweitigen Erwerbs |
Dokumentieren Sie bei einer Kündigung sofort den Stand der Arbeiten mit Fotos, Stundenzetteln und Materialbelegen.
Was in einen Kostenvoranschlag gehört
Eine gesetzliche Form oder einen vorgeschriebenen Inhalt gibt es nicht. Dieser Überblick zeigt, welche Angaben sich bewährt haben:
Kostenvoranschlag Muster: Aufbau Schritt für Schritt
Die Tabelle zeigt den Aufbau eines unverbindlichen Kostenvoranschlags für eine fiktive Badreparatur. Die Beträge sind frei gewählte Beispielwerte, keine Richtwerte.
| POS. | BESCHREIBUNG | MENGE | EINZELPREIS NETTO | GESAMT NETTO |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Anfahrt | 1 | 40,00 Euro | 40,00 Euro |
| 2 | Demontage alter Waschtisch | 1,5 Std. | 60,00 Euro | 90,00 Euro |
| 3 | Montage Waschtisch mit Armatur | 3 Std. | 60,00 Euro | 180,00 Euro |
| 4 | Material: Waschtisch, Armatur, Kleinteile | 1 | 420,00 Euro | 420,00 Euro |
| 5 | Entsorgung Altmaterial | 1 | 30,00 Euro | 30,00 Euro |
| Gesamtsumme netto | 760,00 Euro | |||
| zuzüglich Umsatzsteuer | gesondert ausgewiesen |
Unter die Tabelle gehören kurze Textbausteine:
- „Unverbindlicher Kostenvoranschlag Nr. … vom …"
- „Die Kostenschätzung beruht auf der Besichtigung vom …. Verdeckte Schäden sind nicht berücksichtigt."
- „Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, informieren wir Sie unverzüglich."
- „Dieser Kostenvoranschlag gilt bis …"
- „Die Erstellung ist kostenfrei" oder Verweis auf die vorab getroffene Vereinbarung.
- „Bitte bestätigen Sie den Auftrag in Textform."
Vom Kostenvoranschlag zur Schlussrechnung
Die Schlussrechnung baut auf dem Kostenvoranschlag auf, bildet aber den tatsächlichen Aufwand ab. Erklären Sie jede Abweichung in einem Satz und verweisen Sie auf eine erteilte Zustimmung zu Mehrkosten. Wurde die Erstellung des Kostenvoranschlags kostenpflichtig vereinbart, weisen Sie die vereinbarte Anrechnung aus. Wird der Kostenvoranschlag ohne Auftrag gesondert in Rechnung gestellt, gehört die Vereinbarung als Beleg zu Ihren Unterlagen.
Die häufigsten Fehler
Häufig gestellte Fragen
1. Darf ein Handwerker einen Kostenvoranschlag in Rechnung stellen?
2. Wie weit darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?
3. Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
4. Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
5. Was passiert, wenn die Rechnung höher ist als der Kostenvoranschlag?
6. Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?
7. Kann ich den Kostenvoranschlag berechnen, wenn der Kunde den Auftrag nicht erteilt?
Fazit
Der Kostenvoranschlag gibt Ihrem Kunden Orientierung und Ihnen Spielraum, nach Aufwand abzurechnen. Dieser Spielraum hat Grenzen: Eine wesentliche Überschreitung müssen Sie unverzüglich anzeigen, und kündigt der Kunde deswegen, erhalten Sie nur eine Teilvergütung. Die Erstellung selbst ist im Zweifel nicht zu vergüten. Wer sauber kalkuliert, klar bezeichnet und Abweichungen früh meldet, vermeidet die meisten Konflikte. Bei Festpreisen, Bauverträgen oder AGB-Klauseln lohnt eine Rechtsberatung.
Ihr nächster Schritt: Prüfen Sie Ihre Vorlage für den Kostenvoranschlag anhand der Liste oben auf Bezeichnung, Annahmen, Gültigkeit und Vergütungsregel und ergänzen Sie fehlende Bausteine vor dem nächsten Auftrag.
