Geschäftsführervertrag für GmbH, UG & Co.: Download und Tipps & Tricks

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 8 Januar, 2024
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Geschäftsführer tragen die Verantwortung für ein Unternehmen. Dementsprechend wichtig ist es, das zugrundeliegende Anstellungsverhältnis vertraglich so zu regeln, dass die Interessen der Gesellschaft bestmöglich gewahrt bleiben. Der Geschäftsführervertrag gilt dabei nicht als Arbeitsvertrag, obwohl er typische Elemente daraus enthält. Unser Muster unterstützt Sie dabei, den Geschäftsführeranstellungsvertrag für Ihr Unternehmen zu erstellen.  

Ein Geschäftsführervertrag bei jeder Rechtsform notwendig?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens beinhaltet die Verantwortung für alle unternehmensinternen Angelegenheiten und Geschäfte. Bei einigen Rechtsformen gehört auch die Vertretungsbefugnis nach außen dazu. Obwohl man die Bezeichnung „Geschäftsführung“ umgangssprachlich für Unternehmen verschiedener Rechtsformen nutzt, so gibt es sie offiziell nur bei der GmbH und der UG. AGs, Genossenschaften und Vereine haben mit ihrem Vorstand ebenfalls ein geschäftsführendes Organ, zu dem keine Gesellschafter gehören müssen.

Das ist der wichtigste Unterschied zu den Personengesellschaften GbR, OHG und KG, bei denen die Geschäftsführungsbefugnis per Gesetz den persönlich haftenden Gesellschaftern zusteht, gegebenenfalls gemeinschaftlich. Wer die Gesellschaft nach außen vertreten darf, wird separat vereinbart. Ein Einzelunternehmer führt in jedem Fall seine Geschäfte selbst, wofür natürlich kein Vertrag erforderlich ist.

Bei Kapitalgesellschaften, Vereinen und Genossenschaft wird die Geschäftsführung beziehungsweise der Vorstand durch ein anderes Organ bestellt. In diesen Fällen kommt es zu einem Anstellungsverhältnis, das einen entsprechenden Vertrag erfordert. So bestellt die Gesellschafterversammlung einer GmbH beispielsweise den oder die Geschäftsführer und schließt mit diesen Personen jeweils einen Anstellungsvertrag ab.

Dabei handelt es sich in den meisten Fällen nicht um einen Arbeitsvertrag, sondern um einen Werkvertrag. Die allgemeinen sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften gelten demnach nicht. Der Anstellungsvertrag mit einem Geschäftsführer muss deshalb auch einige Sachverhalte festschreiben, die bei einem regulären Arbeitsverhältnis bereits gesetzlich reguliert sind. Unter bestimmten Umständen, etwa bei einer starken Einschränkung der Befugnisse eines Geschäftsführers, kann dieser jedoch auch als normaler sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer gelten.

Das folgende Video zeigt Ihnen in Kürze die Basics zu dem Geschäftsführervertrag auf:

Inhalte eines Geschäftsführeranstellungsvertrags

Die im Folgenden aufgeführten Vertragselemente beziehen sich im Wesentlichen auf einen GmbH- oder UG-Geschäftsführervertrag. Vieles davon gilt jedoch auch für Vorstands-Anstellungsverträge der AGs, Genossenschaften und Vereine. Bei Personengesellschaften sind Geschäftsführerverträge nicht üblich, da sich alle Befugnisse, Pflichten und Ansprüche aus den Gesellschaftsverträgen ergeben.

Klassische Vertragselemente

Ein Geschäftsführervertrag beinhaltet trotz seines Charakters als Werkvertrag auch Inhalte eines typischen Arbeitsvertrags. Viele der Konditionen werden individuell ausgehandelt.

VERTRAGS-KLAUSELNBESCHREIBUNG
VertragsparteienHier steht zum einen der Name der Gesellschaft und durch wen sie vertreten wird. Bei einer GmbH ist das die Gesellschafterversammlung. Zum anderen tragen Sie Name und Anschrift des Geschäftsführers ein, mit dem die Gesellschaft den Geschäftsführeranstellungsvertrag schließt.
VertragsbeginnDas ist das Datum, an welchem der Geschäftsführer seinen Dienst antritt. Voraussetzung dafür ist, dass er von der Gesellschafterversammlung durch einen Beschluss bestellt wurde.
Dauer des AnstellungsverhältnissesSie können den Geschäftsführervertrag auf unbestimmte Zeit schließen oder befristen. Im Fall einer Befristung tragen Sie eine Zeitspanne oder ein Datum ein. Auch eine Bedingung kann den Vertrag auflösen. Zum Beispiel ist es möglich, dass der Geschäftsführervertrag nur bis zu einem bestimmten Alter gilt.
Verantwortungsbereich und PflichtenBeschreiben Sie, welche Aufgaben die Geschäftsführung übernimmt. Dazu gehören die allgemeine Leitung des Unternehmens, die Position als Arbeitgeber sowie die Verantwortung für den Jahresabschluss und die Einberufung der Gesellschafterversammlung. Weisen Sie auch auf die zugrundeliegenden gesetzlichen Bestimmungen und den Gesellschaftsvertrag hin.
Dienstort und ArbeitszeitEine starre Festschreibung der Arbeitszeiten ist in einem Geschäftsführervertrag nicht üblich. Halten Sie fest, dass der Geschäftsführer zur Verfügung stehen muss, wenn es die Interessen der Gesellschaft erfordern. Im Gegensatz zu einem normalen Arbeitsvertrag dürfen Sie im Geschäftsführervertrag vereinbaren, dass Mehrarbeit mit dem Gehalt vollständig abgegolten ist. Als hauptsächlichen Dienstort geben Sie den Sitz des Unternehmens an.
NebentätigkeitenDass ein Geschäftsführer seine gesamte Arbeitskraft der Gesellschaft widmen soll, schließt Nebentätigkeiten nicht aus. Vereinbaren Sie, dass er die Gesellschafterversammlung darüber informieren muss und in welchen Fällen eine ausdrückliche Zustimmung notwendig ist. Das gilt auch für unbezahlte Nebentätigkeiten.
VergütungVereinbaren Sie ein regelmäßiges festes Gehalt, eventuell erfolgsabhängige Tantiemen und Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld. Die Bezüge eines Geschäftsführers sind für das Unternehmen Betriebsausgaben. Sind sie unangemessen hoch, kann das Finanzamt dies als verdeckte Gewinnausschüttung werten.
DienstwagenGeschäftsführern steht meist die Nutzung eines Dienstwagens zu. Vereinbaren Sie hier den Fahrzeugtyp, das Recht zur Privatnutzung und die Haftung im Schadensfall. Falls Ihr Unternehmen eine eigene Dienstwagenverordnung hat, weisen Sie darauf hin.
Aufwendungen/SpesenHalten Sie fest, dass der Geschäftsführer Anspruch auf die Erstattung seiner Reisekosten sowie anderer Spesen und Aufwendungen hat. Falls diese den steuerlich relevanten Pauschbetrag übersteigen, sind Einzelnachweise erforderlich.
UrlaubDa das Arbeitsrecht für das Anstellungsverhältnis mit einem Geschäftsführer nicht gilt, gibt es keinen gesetzlich festgeschriebenen Mindestanspruch auf bezahlten Urlaub. Die Vereinbarungen dafür treffen Sie mit dem Geschäftsführervertrag. Diese umfassen die Anzahl der jährlichen Urlaubstage und die Abgeltung nicht in Anspruch genommenen Urlaubs. Weisen Sie auch darauf hin, dass der Urlaubszeitpunkt den Interessen der Gesellschaft nicht entgegenstehen darf.
KündigungVereinbaren Sie eine Kündigungsfrist, zum Beispiel sechs Monate zum Quartalsende. Gesetzlichen Kündigungsschutz gibt es nicht. Definieren Sie daneben Gründe, die zu einer außerordentlichen Kündigung berechtigen. Die Abberufung durch die Gesellschafterversammlung führt übrigens ohne entsprechende Vertragsklausel nicht automatisch zur Kündigung des Geschäftsführeranstellungsvertrages. Sie hat aber eine Kündigungspflicht oder den Abschluss eines Aufhebungsvertrags zur Folge.
AbfindungEs ist möglich, eine Abfindung zu vereinbaren, die der Geschäftsführer zum Vertragsende erhält. Der Geschäftsführervertrag enthält die Höhe der Abfindung, eventuell in Abhängigkeit von den Dienstjahren und dem Monatsverdienst. Die Berechnung von Abfindungen im Arbeitsrecht können Sie mit dem Abfindungsrechner von rtpartner.de vornehmen.
GeheimhaltungWährend und nach seiner Tätigkeit muss der Geschäftsführer die nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen geheim halten. Ausnahmen bestehen in dieser Hinsicht nur bei anderweitigen Verpflichtungen zur Auskunft. Vereinbaren Sie auch, dass er geschäftliche Unterlagen nach dem Ausscheiden zurückgeben muss und wie mit auf privaten Geräten gespeicherten Unternehmensdaten verfahren werden soll.
FreistellungDie Abberufung des Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung führt nicht automatisch zur Beendigung des Anstellungsverhältnisses. Dafür ist eine Kündigung unter Beachtung der vereinbarten Fristen oder ein Aufhebungsvertrag mit einer entsprechenden Abfindung erforderlich. Vereinbaren Sie, dass die Gesellschaft den Geschäftsführer bis zum Ende der Kündigungsfrist freistellen kann und wie in diesem Fall noch nicht in Anspruch genommene Urlaubstage Beachtung finden.

Besondere Inhalte eines Geschäftsführervertrags

Andere Vertragselemente sind typisch für einen Geschäftsführervertrag und in einem klassischen Arbeitsvertrag nicht in dieser Form enthalten.

VERTRAGS-KLAUSELNBESCHREIBUNG
BestellungVoraussetzung für den Anstellungsvertrag ist die Bestellung zum Geschäftsführer durch die Gesellschafterversammlung. Der Hinweis darauf sowie das Datum des Beschlusses gehören zu jedem Geschäftsführervertrag.
Geschäftsführungs- und VertretungsbefugnisFormulieren Sie, dass der Geschäftsführer für die Geschäfte der Gesellschaft verantwortlich ist, gegebenenfalls gemeinsam mit anderen Geschäftsführern. Dabei muss er sich nach seinem Anstellungsvertrag, dem Gesellschaftsvertrag und gesetzlichen Vorschriften richten. Halten Sie weiterhin fest, dass er die Gesellschaft auch gerichtlich und außergerichtlich nach außen vertritt.
Zustimmungspflichtige GeschäfteBei einer GmbH ist im Gesellschaftsvertrag geregelt, für welche Geschäfte die Geschäftsführung die Zustimmung der Gesellschafterversammlung einholen muss. Der Anstellungsvertrag kann darauf Bezug nehmen.
Insichgeschäfte§ 181 BGB regelt, dass ein Geschäftsführer im Namen der Gesellschaft keine Geschäfte mit sich selbst abschließen darf, etwa als Vertreter einer anderen Gesellschaft. Der Anstellungsvertrag kann ihn von dieser Beschränkung befreien.
Haftung des GeschäftsführersGrundsätzlich haftet die Geschäftsführung unbeschränkt. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch Haftungsbeschränkungen erlauben, die im Geschäftsführervertrag konkretisiert werden. Die Haftung lässt sich beispielsweise auf einen Höchstbetrag oder auf grob fahrlässiges beziehungsweise vorsätzliches Verhalten beschränken. Auch die Vereinbarung einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung kann Vertragsinhalt sein.
ZielvereinbarungsprämieEs ist möglich, jährlich bestimmte Ziele zu definieren und dem Geschäftsführer in Abhängigkeit von der Zielerreichung eine erfolgsabhängige Prämie zu zahlen. Der Geschäftsführervertrag regelt in diesem Fall den Höchstbetrag, das regelmäßige Datum für die Zieldefinition sowie die Frist, innerhalb welcher die Bewertung und Prämienzahlung zu erfolgen hat.
RuhegeldMit dem Anstellungsvertrag lässt sich ein Ruhegeld vereinbaren, das dem Geschäftsführer nach seinem Ausscheiden aus Altersgründen oder durch Berufsunfähigkeit lebenslänglich zusteht. Zu regeln sind neben der Höhe auch die Altersgrenze und die Mindestdienstzeit für den Bezug im Fall der Berufsunfähigkeit.
Vergütung bei DienstverhinderungDa das Arbeitsrecht nicht gilt, besteht auch kein Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Deshalb muss der Anstellungsvertrag diesen Anspruch regeln. Vereinbart wird hier der Zeitraum, in welchem die Entgeltfortzahlung erfolgt.
VersicherungenGeschäftsführer sind im Normalfall nicht gesetzlich sozialversichert. Deshalb ist es üblich, dass sich die Gesellschaft an den Zahlungen zu entsprechenden privaten Versicherungen beteiligt. Mit dem Geschäftsführervertrag vereinbaren Sie, für welche Versicherungen und in welcher Höhe das erfolgt. Das betrifft oft nicht nur die Sozialversicherungszweige im engeren Sinne, sondern auch die Berufsunfähigkeitsversicherung und die Lebensversicherung.
Nachvertragliches WettbewerbsverbotDas nachvertragliche Wettbewerbsverbot soll verhindern, dass der Geschäftsführer nach dem Ausscheiden seine Branchenkenntnisse bei einem Konkurrenzunternehmen einbringt oder selbst ein konkurrierendes Unternehmen gründet. Vereinbaren Sie dafür eine Frist von maximal zwei Jahren und eine entsprechende Karenzentschädigung.

Muster eines Geschäftsführervertrags als Download

Nutzen Sie ein Muster, um einen Geschäftsführervertrag zu erstellen. Sie können es als PDF-Datei oder für Word hier herunterladen.

GmbH Geschäftsführervertrag

Individuelle Anpassungen sind in vielen Fällen trotzdem notwendig. So zum Beispiel, wenn Sie in dem Vertrag Sondervereinbarungen berücksichtigen wollen, die mit der zukünftigen Geschäftsführung ausgehandelt werden müssen.

FAQ: Häufige Fragen zum Geschäftsführeranstellungsvertrag

Die folgenden Fragen werden häufig gestellt, wenn es um die Erstellung eines Geschäftsführeranstellungsvertrages geht:

1. Gibt es hinsichtlich der Anstellungsverträge bei verschiedenen Rechtsformen Unterschiede zu beachten?

2. Braucht ein geschäftsführender Alleingesellschafter einen Geschäftsführervertrag?

3. Kann man einen Geschäftsführervertrag ohne Vergütung abschließen?

4. In welchen Fällen gilt ein Geschäftsführer als sozialversicherungspflichtiger Angestellter?

Weitere Muster für wichtige Verträge

Die folgende Tabelle zeigt Bezugsquellen für weitere Vertragsmuster im Zusammenhang mit verschiedenen Arbeitsverhältnissen. Bedenken Sie, dass in den meisten Fällen individuelle Anpassungen notwendig sind.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Für Minijobs mit einem Monatseinkommen von bis zu 450 Euro gelten besondere Regelungen hinsichtlich der Sozialversicherung und Versteuerung. Der Arbeitsvertrag weist darauf hin. In diesem Zusammenhang spielen vor allem die Vereinbarungen zur Vergütung, zu Arbeitszeiten und zu Nebentätigkeiten eine Rolle.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Befristeter Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsverhältnis lässt sich zeitlich oder bis zum Eintritt eines bestimmten Ereignisses befristen. Diese Vereinbarung treffen Sie mit dem Arbeitsvertrag. Beachten Sie dabei die Bestimmungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Freier-Mitarbeiter-Vertrag

Freie Mitarbeiter sind keine Angestellten. Deshalb schließen Sie mit diesen auch keinen Arbeitsvertrag, sondern einen Werkvertrag ab. Dieser darf den Charakter der freien Mitarbeit nicht beschränken, damit nicht der Verdacht einer Scheinselbständigkeit aufkommt.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Arbeitsvertrag Gleitzone

Bei einer Tätigkeit in der Gleitzone, auch Midijob genannt, liegt das Einkommen zwischen 450 Euro und 850 Euro. Der Arbeitnehmer ist vollständig sozialversichert, jedoch mit geringeren Beiträgen.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag

Wenn Sie Zeitarbeitnehmer beschäftigen möchten, schließen Sie mit dem Zeitarbeitsunternehmen einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag ab. Obwohl das kein Arbeitsvertrag im engeren Sinne ist, vereinbaren Sie damit wichtige Rahmenbedingungen für die Tätigkeit in Ihrem Unternehmen und die Vergütung der Arbeitnehmer.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Aufhebungsvertrag Arbeitsverhältnis

Ein Arbeitsverhältnis lässt sich nicht nur durch eine Kündigung, sondern bei gegenseitigem Einverständnis auch mit einem Aufhebungsvertrag beenden. Kündigungsfristen gelten in diesem Fall nicht. Mit dem Vertrag treffen Sie Vereinbarungen zu sämtlichen gegenseitigen Ansprüchen, die noch bestehen.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Geheimhaltungsvereinbarung für Mitarbeiter

Die Geheimhaltungsvereinbarung für Mitarbeiter ergänzt den Arbeitsvertrag, falls dieser keine entsprechende Klausel enthält, oder wenn detaillierte Regelungen notwendig sind. Unter anderem vereinbaren Sie damit, welche Informationen der Geheimhaltungspflicht unterliegen und welche Folgen ein Verstoß hat.

Arbeitsvertrag 450-Euro-Minijob

Geheimhaltungsvereinbarung für freie Auftragnehmer

Auch freie Mitarbeiter kommen während der Tätigkeit in Ihrem Unternehmen mit schützenswerten Informationen in Kontakt, weshalb eine Geheimhaltungsvereinbarung empfehlenswert ist.

Fazit: Besondere Vertragsform mit spezifischen Regelungen

Einen Geschäftsführervertrag im engeren Sinne gibt es nur bei den Rechtsformen GmbH und UG. Inhaltlich ähnliche Verträge werden für die Vorstände von Aktiengesellschaften, Genossenschaften und Vereinen geschlossen. Für Personengesellschaften spielt ein derartiger Vertrag keine Rolle, da die Geschäftsführungsbefugnis bei den persönlich haftenden Gesellschaftern liegt.

Der Geschäftsführer kann Gesellschafter sein, muss aber nicht. Da das Anstellungsverhältnis als Geschäftsführer kein klassisches Arbeitsverhältnis ist, gelten dafür auch keine arbeitsrechtlichen Vorschriften. Entsprechend muss der Gesellschafteranstellungsvertrag viele Details regeln.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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