Das Wichtigste auf einen Blick
Dieser Beitrag beschreibt die gesetzliche Grundlage und die Verfahrensangaben des Bundeszentralamts für Steuern. Er ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann das OSS-Verfahren für dein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von deinen Umsätzen und Standorten ab.
Was der One-Stop-Shop ist
Der One Stop Shop ist ein besonderes Besteuerungsverfahren nach § 18j UStG. Hintergrund ist, dass der Ort bestimmter Umsätze an Privatkunden grundsätzlich nicht im Land des Verkäufers liegt, sondern dort, wo der Kunde ansässig ist oder die Ware ankommt. Ohne diese Sonderregelung müsste ein deutscher Händler sich in jedem betroffenen Land für Umsatzsteuerzwecke registrieren, dort Steuererklärungen abgeben und die jeweilige Umsatzsteuer entrichten.
Genau das entfällt. Laut BZSt entfällt mit der Teilnahme „für die Unternehmer die Verpflichtung, sich in jedem Mitgliedsstaat, in dem sie Umsätze erbringen, die unter die Sonderregelung fallen, umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und den dortigen Pflichten zur Abgabe einer Steuererklärung und Zahlung der Umsatzsteuer nachzukommen.“
Du erklärst die ausländische Umsatzsteuer für alle Mitgliedstaaten in einer Meldung beim BZSt und überweist die Steuer an die Bundeskasse. Das Verfahren hat den Vorgänger Mini-One-Stop-Shop abgelöst. Nach § 18j Absatz 1 UStG erfasst es ausdrücklich auch innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren, was den One-Stop-Shop für den Online-Handel und den gesamten E-Commerce relevant macht.
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Welche Umsätze unter das OSS-Verfahren fallen
Die EU-Regelung erfasst zwei Gruppen von Umsätzen. Beide richten sich im Kern an Kunden, die keine Unternehmer sind.
Erstens innergemeinschaftliche Fernverkäufe. Nach § 3c Absatz 1 UStG ist das die Lieferung eines Gegenstands, der durch den Lieferer oder für dessen Rechnung aus einem Mitgliedstaat in einen anderen an den Erwerber befördert oder versandt wird, auch bei nur indirekter Beteiligung des Lieferers an der Versendung. Erwerber sind nach § 3c Absatz 1 Satz 3 UStG zum einen Empfänger, die keine Unternehmer sind, etwa Privatpersonen. Zum anderen zählen in Verbindung mit § 1a Absatz 3 Nummer 1 UStG auch sogenannte Halbunternehmer dazu, etwa Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen ohne Vorsteuerabzug oder nicht unternehmerisch tätige juristische Personen, solange sie die Erwerbsschwelle von 12.500 Euro nicht überschreiten und nicht auf sie verzichten. Ort der Lieferung ist der Ort, an dem sich die Ware bei Beendigung der Beförderung oder Versendung befindet.
Zweitens Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen an Nichtunternehmer. Nach § 3a Absatz 5 UStG werden sie am Wohnsitz oder Sitz des Empfängers ausgeführt.
Kein Fernverkauf sind nach § 3c Absatz 5 UStG:
| Ausnahme nach § 3c Abs. 5 UStG | Inhalt |
|---|---|
| Nr. 1 | Lieferung neuer Fahrzeuge |
| Nr. 2 | Gegenstand wird durch den Lieferer oder für dessen Rechnung montiert oder installiert geliefert |
| Nr. 3 | Lieferung, auf die die Differenzbesteuerung nach § 25a Abs. 1 oder 2 UStG angewendet wird |
Nicht erfasst sind Umsätze an Unternehmer, die die Ware oder Leistung für ihr Unternehmen erwerben. Ein Kunde aus der EU weist seine Unternehmereigenschaft nach Angaben des BZSt grundsätzlich durch seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) nach. Verkäufe an Geschäftskunden mit gültiger USt-IdNr. unterliegen daher nicht dem OSS, sondern den für Umsätze zwischen Unternehmen geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen.
Die 10.000-Euro-Schwelle: Wann das Bestimmungslandprinzip greift
Im Sprachgebrauch heißt sie noch Lieferschwelle, rechtlich ist es eine gemeinsame EU-weite Schwelle für Waren und Dienstleistungen. Nach § 3c Absatz 4 und § 3a Absatz 5 Satz 3 UStG bleibt es bei der Besteuerung in Deutschland, wenn die Entgelte aus Fernverkäufen und den genannten Dienstleistungen an Privatkunden in anderen Mitgliedstaaten insgesamt
Außerdem setzt die Ausnahme voraus, dass du Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in nur einem Mitgliedstaat hast.
Die Schwelle gilt nicht pro Land: Du addierst alle Umsätze in alle anderen EU-Staaten. Unterhalb der Schwelle gibst du diese Umsätze nach Angaben des BZSt mit dem deutschen Steuersatz in deiner inländischen Steuererklärung an.
Entscheidend ist der Moment der Überschreitung. Das BZSt schreibt: „Erst der Umsatz mit dem der Schwellenwert überschritten wird, führt dazu, dass ab diesem Umsatz ausländische Umsatzsteuer zu fakturieren ist.“ Die Umsätze davor bleiben deutsch besteuert. Ein fiktives Beispiel:
| Zeitraum | EU-Umsätze an Privatkunden (fiktiv) | Summe laufendes Jahr | Steuer |
|---|---|---|---|
| Vorjahr gesamt | 7.000 Euro | nicht relevant | deutsche Umsatzsteuer |
| Januar bis August | 9.200 Euro | 9.200 Euro | deutsche Umsatzsteuer |
| Bestellung am 12. September | 1.300 Euro | 10.500 Euro | Steuer des Bestimmungslandes ab diesem Umsatz |
| Rest des Jahres | jede weitere Lieferung | über 10.000 Euro | Steuer des jeweiligen Bestimmungslandes |
Nicht erfasst sind Umsätze an Unternehmer, die die Ware oder Leistung für ihr Unternehmen erwerben. Ein Kunde aus der EU weist seine Unternehmereigenschaft nach Angaben des BZSt grundsätzlich durch seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) nach. Verkäufe an Geschäftskunden mit gültiger USt-IdNr. unterliegen daher nicht dem OSS, sondern den für Umsätze zwischen Unternehmen geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen.
Achtung!
Eine rückwirkende Registrierung nach dem zehnten Tag des Folgemonats ist laut BZSt nicht möglich. Unsere Folgerung: Verpasst du diese Frist, sind die ausländischen Umsätze bis zum Beginn der OSS-Teilnahme auf anderem Weg im Bestimmungsland zu erklären. Kläre das umgehend mit deinem Steuerberater.
Verzicht auf die Schwelle und seine Folgen
Du musst die 10.000 Euro nicht abwarten. Nach § 3c Absatz 4 Satz 2 und 3 UStG kann der Unternehmer dem Finanzamt erklären, dass er auf die Anwendung der Schwelle verzichtet. Die Erklärung bindet mindestens für zwei Kalenderjahre. Dann gilt vom ersten Euro an das Bestimmungslandprinzip.
Der Verzicht kann auch ohne gesonderte Erklärung entstehen. Das BZSt wertet die Übermittlung der Registrierungsanzeige zum OSS „als konkludenten Verzicht auf die Ausnahmeregelung“. Wer sich unterhalb der Schwelle registriert, verzichtet damit auf die deutsche Besteuerung dieser Umsätze. Unsere Folgerung: Die zweijährige Bindung solltest du auch in diesem Fall einplanen und vor der Registrierung prüfen lassen.
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, sollte das Zusammenspiel mit dem OSS gesondert mit Steuerberatung klären.
One-Stop-Shop-Registrierung beim BZSt: Schritt für Schritt
Zuständig ist im Inland das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), nicht das Finanzamt (§ 18j Absatz 1 UStG). Die Teilnahme ist einheitlich für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union und alle erfassten Umsätze möglich.
So läuft die Registrierung nach den Angaben des BZSt ab:
- USt-IdNr bereithalten: Die Teilnahme wird unter Angabe deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt.
- Antrag elektronisch stellen: Der Antrag muss über das BZStOnline-Portal eingereicht werden.
- Rechtzeitig anzeigen: Nach § 18j Absatz 1 UStG hat die Anzeige vor Beginn des Besteuerungszeitraums zu erfolgen, ab dem du das Verfahren nutzt.
- Registrierungsbeginn beachten: Er ist grundsätzlich der erste Tag des Kalendervierteljahres, das auf die Antragstellung folgt.
Tipp
Überwache die Summe deiner EU-Umsätze an Privatkunden laufend, am besten monatlich in der Buchhaltung oder im Shopsystem. So erkennst du rechtzeitig, wann die 10.000 Euro überschritten werden.
Die steuerliche Erfassung bei deinem Finanzamt, etwa über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, bleibt ein getrennter Schritt.
Die OSS-Meldung: Inhalt, Fristen und Nullmeldung
Wer am OSS-Verfahren teilnimmt, gibt statt vieler ausländischer Erklärungen eine gemeinsame OSS-Meldung ab. Besteuerungszeitraum ist nach § 16 Absatz 1d UStG das Kalendervierteljahr. Nach § 18j Absatz 4 UStG ist die Steuererklärung innerhalb eines Monats nach Ablauf jedes Quartals nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln. Die Steuer berechnest du selbst.
| Quartal | Abgabe der OSS-Meldung bis |
|---|---|
| I. Kalendervierteljahr | 30. April |
| II. Kalendervierteljahr | 31. Juli |
| III. Kalendervierteljahr | 31. Oktober |
| IV. Kalendervierteljahr | 31. Januar des Folgejahres |
Inhaltlich verlangt das BZSt, die Umsätze getrennt für jeden EU-Mitgliedstaat anzugeben und nach den anwendbaren Steuersätzen aufzuschlüsseln. Alle Beträge sind in Euro anzugeben. Bei fremder Währung ist einheitlich der von der Europäischen Zentralbank festgestellte Umrechnungskurs des letzten Tages des Besteuerungszeitraums anzuwenden. Daraus folgt praktisch: Deine Buchhaltung sollte jeden Verkauf an Privatkunden mit Bestimmungsland, Betrag und Steuersatz erfassen.
Die Inlandsumsätze erklärst du laut BZSt wie bisher beim zuständigen Finanzamt im allgemeinen Besteuerungsverfahren, also gegebenenfalls über Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung.
Hinweis
Auch in einem Quartal ohne OSS-Umsätze ist nach Angaben des BZSt eine Steuererklärung abzugeben, die sogenannte Nullmeldung.
Zahlung der Umsatzsteuer im OSS-Verfahren
Die berechnete Steuer ist nach § 18j Absatz 4 UStG am letzten Tag des Monats fällig, der auf das Quartal folgt. Das BZSt präzisiert: Die Steuerbeträge müssen bis zum Ende dieses Monats überwiesen werden und bei der Bundeskasse eingegangen sein.
Berichtigung, Änderung, Abmeldung und Ausschluss
Fehler in einer abgegebenen OSS-Meldung korrigierst du nicht durch Neuabgabe. Nach § 18j Absatz 4 Satz 5 UStG sind Berichtigungen innerhalb von drei Jahren mit einer späteren Steuererklärung unter Angabe des zu berichtigenden Zeitraums anzuzeigen.
Ändern sich deine Registrierungsdaten, musst du das dem BZSt nach dessen Angaben spätestens am zehnten Tag des Folgemonats elektronisch mitteilen.
Einen Widerruf der Teilnahme erlaubt das Gesetz nur mit Wirkung vom Beginn eines Besteuerungszeitraums an. Das BZSt nennt eine Widerrufsfrist von 15 Tagen zum Beginn des neuen Kalendervierteljahres.
Die Teilnahme kann auch von Amts wegen enden. Nach § 18j Absatz 6 UStG schließt die Behörde einen Unternehmer aus, der seinen Erklärungs-, Zahlungs- oder Aufzeichnungspflichten wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig nachkommt. Unsere Folgerung ist, dass die EU-Umsätze nach einem Ausschluss in den betroffenen Ländern auf anderem Weg erklärt werden müssten.
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Aufzeichnungspflichten: Was du zehn Jahre aufbewahren musst
Nach § 22 Absatz 1 UStG sind die Aufzeichnungen zu OSS-Umsätzen vom Ende des Jahres an, in dem der Umsatz bewirkt wurde, zehn Jahre lang aufzubewahren. Auf Anfrage der zuständigen Finanzbehörde im Inland oder in einem anderen Mitgliedstaat stellst du sie elektronisch zur Verfügung. Laut BZSt müssen die Aufzeichnungen es ermöglichen, Steuererklärung und Zahlungen auf Richtigkeit zu prüfen. Unsere praktische Ableitung daraus, die keine gesetzliche Liste darstellt, lautet, je Umsatz das Datum, den Betrag, das Bestimmungsland, den Steuersatz und die Belege zur Versendung festzuhalten.
Abgrenzung: OSS, IOSS, Nicht-EU-Regelung und B2B-Lieferungen
Neben dem OSS kennt das Umsatzsteuergesetz zwei verwandte Verfahren. Der Import-One-Stop-Shop (IOSS) nach § 18k UStG betrifft Fernverkäufe von Waren aus dem Drittlandsgebiet in Sendungen bis 150 Euro Sachwert, mit dem Kalendermonat als Besteuerungszeitraum (§ 16 Absatz 1e UStG). Die Nicht-EU-Regelung nach § 18i UStG richtet sich an Unternehmer, die nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig sind.
| Verfahren | Wer | Welche Umsätze | Zeitraum |
|---|---|---|---|
| OSS, EU-Regelung (§ 18j UStG) | Unternehmer in der EU | Fernverkäufe und TK-, Rundfunk-, elektronische Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten | Kalendervierteljahr |
| IOSS (§ 18k UStG) | Unternehmer oder Vertreter | Fernverkäufe von Drittlandswaren bis 150 Euro Sachwert | Kalendermonat |
| Nicht-EU-Regelung (§ 18i UStG) | Unternehmer außerhalb der EU | sonstige Leistungen | eigenes Verfahren |
B2B-Umsätze an Unternehmer mit gültiger USt-IdNr. gehören nicht in den One-Stop-Shop, weil das Verfahren Leistungen an Nichtunternehmer und Fernverkäufe auch an die genannten Halbunternehmer erfasst.
Die häufigsten Fehler im OSS-Verfahren
Unsere Zusammenfassung der Stolperstellen aus den beschriebenen Regeln:
- Die Schwelle pro Land statt für alle EU-Umsätze zusammen berechnen.
- Das Vorjahr vergessen: Wer dort über 10.000 Euro lag, kann die Ausnahme im laufenden Jahr nicht nutzen.
- Die Frist bis zum zehnten Tag des Folgemonats nach Überschreitung verpassen.
- Die Nullmeldung auslassen oder auf eine Lastschrift warten.
- Umsätze an Geschäftskunden mit USt-IdNr in die OSS-Meldung aufnehmen.
Wer über Marktplätze verkauft, etwa mit einem Etsy-Shop, sollte zusätzlich mit Steuerberatung klären, welche Umsätze der Marktplatz selbst steuerlich übernimmt.
Häufig gestellte Fragen
1. Was bedeutet OSS?
2. Wer muss eine OSS-Meldung abgeben?
3. Welche Umsätze fallen unter OSS?
4. Wann muss man eine OSS-Meldung abgeben?
5. Was passiert, wenn die Lieferschwelle überschritten wird?
6. Wie hoch ist die Lieferschwelle in der EU ab 2026?
7. Wie funktioniert die Zahlung im OSS-Verfahren?
8. Ist der One-Stop-Shop verpflichtend?
Fazit
Der One-Stop-Shop bündelt die Umsatzsteuer auf Fernverkäufe und digitale Dienstleistungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten beim BZSt. Bis zu einer gemeinsamen Schwelle von 10.000 Euro im Vorjahr und im laufenden Jahr bleibt es bei deutscher Umsatzsteuer; ab dem Umsatz, mit dem die Schwelle überschritten wird, gilt die Steuer des Bestimmungslandes. Die Meldung ist vierteljährlich abzugeben, auch als Nullmeldung, und die Zahlung muss bis zum Ende des Folgemonats eingehen.
Unsere Einordnung: Für Onlinehändler mit wachsendem EU-Geschäft ist das OSS-Verfahren eine deutliche Vereinfachung gegenüber Registrierungen in vielen Ländern.
Dein nächster Schritt: Ermittle deine EU-Umsätze an Privatkunden für Vorjahr und laufendes Jahr, richte eine monatliche Schwellenkontrolle ein und besprich mit deiner Steuerberatung, ob du abwartest oder schon jetzt verzichtest. Wer einen Onlineshop eröffnen will, plant das von Anfang an ein.
