Kostenrechnung für Selbstständige – brauche ich das überhaupt und wenn ja, wie funktioniert das?

Schnellcheck Kostenrechnung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie suchen grundlegende Informationen zur Kostenrechnung? Vielleicht haben Sie sich bereits folgende Fragen gestellt:

Lesen Sie im nächsten Abschnitt, wo die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) im betrieblichen Rechnungswesen einzuordnen ist und welche Aufgaben sie erfüllen kann.

Die Kosten- und Leistungsrechnung einfach erklärt

Die Kostenrechnung ist Teil des internen betrieblichen Rechnungswesens. Ihre Ausgestaltung unterliegt keinen gesetzlichen Vorgaben, sondern sie soll die tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse so zutreffend wie möglich abbilden. Grundsätzlich beruht die Kosten- und Leistungsrechnung darauf, dass dem durch den unternehmerischen Leistungserstellungsprozess verursachten Verzehr an Produktionsfaktoren die Wertentstehung gegenübergestellt wird, das heißt den Kosten die Leistungen.

Auf diese Weise liefert sie Informationen, welche die unternehmerische Entscheidungsfindung unterstützen, von der Preisgestaltung bis zur Entscheidung über die Annahme eines Auftrags. Es existieren mehrere Kostenrechnungssysteme, die sich für unterschiedliche Voraussetzungen und Ziele eignen.

Ein wichtiges Ziel der Kostenrechnung ist die Ermittlung der Selbstkosten einzelner Produkte oder Leistungen, denn diese bilden die Basis für die Kalkulation des Preises. Den Verkaufspreis erhalten Sie, indem Sie noch einen Gewinnanteil aufschlagen. Werden Produkte dauerhaft zu einem Preis unter ihren Selbstkosten verkauft, entsteht für das Unternehmen Verlust. Zum Zweck der Wirtschaftlichkeitskontrolle können die Selbstkosten auch für Gruppen von Produkten oder für das gesamte Unternehmen innerhalb einer bestimmten Periode ermittelt werden.

Beispiele für die Kostenrechnung in der Praxis

Mithilfe der KLR lassen sich viele unternehmerische Fragen beantworten. Hier sollen einige dieser Anwendungsbereiche an Beispielen dargestellt werden.

Wie viel muss ein bestimmtes Produkt mindestens kosten?

Der Verkauf von Speisen und Getränken in einem Restaurant muss zum einen die Kosten der verarbeiteten Lebensmittel decken. Aber auch Löhne für das Personal, Energie, Miete und alle weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Restaurants anfallen, sind zu erwirtschaften. Zusätzlich soll ein angemessener Gewinn entstehen.

Deshalb ist es wichtig, die Selbstkosten für jedes Gericht und Getränk zu berechnen. Diese enthalten Bestandteile aller Kostenarten, die im Zusammenhang mit der Herstellung, dem Verkauf und Service entstehen. Zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags ergibt sich die langfristige Preisuntergrenze. Da sich der Preis grundsätzlich an der Zahlungsbereitschaft der Kunden orientieren sollte, kann er auch höher angesetzt werden. Wenn jedoch zum Beispiel für eine Sonderaktion ein Gericht günstiger angeboten wird, sollte der Preis mindestens noch die Selbstkosten decken.

Gibt es Produkte, die sich nicht rentieren?

Ein Unternehmen stellt ein Produkt her, dessen Verkauf gerade so viel einbringt, dass die Selbstkosten gedeckt sind. Eine Preiserhöhung würden die Kunden nicht akzeptieren, da die Konkurrenz etwas Ähnliches günstiger anbietet.

In diesem Fall empfiehlt es sich, zunächst nach Kostensenkungspotenzialen zu suchen, zum Beispiel günstigerem Material, einer weniger aufwendigen Verpackung oder vereinfachten Arbeitsabläufen. Gibt es dafür keine Möglichkeiten, sollte das Unternehmen dieses Produkt aus dem Sortiment nehmen.

Welche Vertriebswege lohnen sich am meisten?

Eine Bäckerei verkauft ihre Produkte sowohl im Ladengeschäft als auch mit einem mobilen Verkaufswagen. Mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung lässt sich ermitteln, an welchen Orten sich das am meisten lohnt. Dafür müssen Kosten, wie etwa der entfernungsabhängige Kraftstoffverbrauch und der zusätzliche Personalaufwand, bei der Ermittlung der Selbstkosten mit beachtet werden. Diesen stellt man die typischen Umsätze an den einzelnen Verkaufspunkten gegenüber.

Wer sollte auf die Kostenrechnung nicht verzichten?

Die Kosten- und Leistungsrechnung lohnt sich für die meisten Unternehmen und Selbstständigen. Dabei hängt es von individuellen Voraussetzungen und Zielen ab, in welchem Umfang sie betrieben werden soll und welche Kostenrechnungssysteme dabei zum Einsatz kommen. Das sind die typischen Ziele der Kostenrechnung:

Für einige Unternehmen ist die Kostenrechnung weniger relevant, zum Beispiel in folgenden Situationen:

Die drei Stufen der Kostenrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung arbeitet mit Daten aus der Buchhaltung und aus anderen Quellen, zum Beispiel betrieblichen Dokumenten. Sie erfolgt typischerweise in drei Stufen, die im Folgenden näher vorgestellt werden: Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung.

Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden? (Erfassung)

Hierbei handelt es sich nicht direkt um eine Rechnung, sondern es geht mehr um das Erfassen und Ordnen der Kosten. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, der Systematisierung. Welche davon im Einzelfall relevant ist, hängt vom konkreten Zweck der Kostenrechnung und vom verwendeten Kostenrechnungssystem ab.

Ist-, Normal- und Plankosten

Bei dieser Systematisierung spielt die zeitliche Komponente eine Rolle. Wenn Kosten bereits nachweisbar angefallen sind, handelt es sich um Istkosten. Normalkosten sind die durchschnittlichen Istkosten vergangener Perioden. Plankosten beruhen auf Prognosen zukünftiger Entwicklungen.

Aufwandsgleiche und kalkulatorische Kosten

Die meisten Kosten sind aufwandsgleich. Das bedeutet, sie können direkt aus der Buchhaltung in die Kostenrechnung übernommen werden. Dazu zählen unter anderem Kosten für Material, Personal, Miete oder Fremdleistungen.

Daneben gibt es die kalkulatorischen Kosten. Diese werden separat ermittelt, damit die Kostenrechnung den tatsächlichen wirtschaftlichen Wertverzehr besser wiedergeben kann. Sie unterteilen sich in Zusatzkosten und Anderskosten. Den Zusatzkosten steht kein buchhalterischer Aufwand gegenüber (Beispiel: kalkulatorischer Unternehmerlohn). Anderskosten werden zwar in der Buchhaltung als Aufwand erfasst, aber in anderer Höhe (Beispiel: kalkulatorische Abschreibungen).

Einzel- und Gemeinkosten

Die Vollkostenrechnung betrachtet alle Kosten und unterscheidet dabei in Einzel- und Gemeinkosten. Einzelkosten lassen sich einem Kostenträger, also einem Produkt oder einer Leistung, direkt zurechnen. Ein typisches Beispiel in Produktionsbetrieben sind Materialeinzelkosten, da man genau ermitteln kann, wie viel Material für ein bestimmtes Erzeugnis benötigt wird und was es kostet. Fertigungseinzelkosten sind Lohnkosten, die speziell für dieses Produkt anfallen.

Gemeinkosten lassen sich einem Kostenträger nicht unmittelbar zuordnen. Dazu gehören unter anderem Lagerkosten für das Material (Materialgemeinkosten), Kosten für Energie, Instandhaltung oder Hilfsstoffe (Fertigungsgemeinkosten), Gehälter für kaufmännische Angestellte und Büromaterial (Verwaltungsgemeinkosten) sowie Bezüge der Vertriebsmitarbeiter (Vertriebsgemeinkosten). Zwischen Einzel- und Gemeinkosten sind die Sondereinzelkosten angesiedelt, die sich zum Beispiel einem Auftrag oder einer Charge direkt zurechnen lassen.

Variable und fixe Kosten

Die Teilkostenrechnung unterscheidet in variable und fixe Kosten. Variable Kosten ändern sich in Abhängigkeit von einer bestimmten Einflussgröße. Meist nutzt man dafür die Kapazitätsauslastung, die auch als Beschäftigungsgrad bezeichnet wird. Fixe Kosten entstehen hingegen unabhängig davon. Einzelkosten sind immer variabel. Gemeinkosten können variabel sein, etwa als Stromkosten im Produktionsbetrieb, oder fix, beispielsweise als Verwaltungskosten.

Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten entstanden? (Verteilung)

In der Vollkostenrechnung werden die einzelnen Gemeinkostenarten weitestgehend verursachungsgerecht auf verschiedene Kostenstellen verteilt, damit sich auf dieser Basis Gemeinkosten-Zuschlagssätze für die anschließende Kostenträgerrechnung ermitteln lassen. Dafür verwendet man die Ist-Kosten einer Periode. Kostenstellen können beispielsweise einzelne Abteilungen, Standorte oder Verantwortungsbereiche sein.

Es gibt Hauptkostenstellen, die unmittelbar zur Leistungserstellung beitragen, etwa die Fertigung. Die Leistung einer Hilfskostenstelle wird hingegen an eine andere Kostenstelle verrechnet (Beispiel: Arbeitsvorbereitung). Allgemeine Kostenstellen wie die Verwaltung dienen dem gesamten Unternehmen oder einem großen Teil davon, weshalb die Kosten entsprechend umgelegt werden müssen.

Die Verteilung der Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenstellen erfolgt bei der klassischen Ist-Vollkostenrechnung mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens. Dieser ist zeilenweise nach Gemeinkostenarten und spaltenweise nach Kostenstellen gegliedert. Typische Kostenstellen in Produktionsunternehmen sind Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb. Einige der Gemeinkosten lassen sich einzelnen Kostenstellen direkt zurechnen, andere nur über Schlüssel indirekt verteilen. So kann sich die Umlage der Mietkosten nach den Quadratmetern richten.

Wenn die Verteilung abgeschlossen ist, werden die Kosten je Hauptkostenstelle addiert. Auf dieser Basis berechnet man prozentuale Zuschlagssätze nach folgenden Formeln:

Die Herstellkosten des Umsatzes entsprechen der Summe der gesamten Material- und Fertigungskosten (Einzel- und Gemeinkosten) zuzüglich der Bestandsminderung und abzüglich der Bestandsmehrung an fertigen und unfertigen Erzeugnissen innerhalb der betrachteten Periode.

Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten entstanden? (Zurechnung)

Mit der Kostenträgerrechnung ermitteln Sie, wofür und in welcher Höhe Kosten entstanden sind. Kostenträger sind einzelne Produkte oder Leistungen. Während sich die Einzelkosten direkt zurechnen lassen, verwendet man für die Gemeinkosten die in der Kostenstellenrechnung ermittelten Zuschlagssätze.

Es lassen sich 2 Varianten der Kostenträgerrechnung unterscheiden, die Kostenträgerstück- und die Kostenträgerzeitrechnung. Die Kostenträgerstückrechnung dient der Ermittlung der Selbstkosten eines einzelnen Kostenträgers, meist als Basis für die Preiskalkulation. Sie geht grundsätzlich von Normalkosten vergangener Perioden aus. Für die zukunftsgerichtete Vorkalkulation des Verkaufspreises kann sie auch mit Planwerten arbeiten, etwa bei einer voraussichtlichen Änderung der Materialeinkaufspreise. Zu Kontrollzwecken können auch Nachkalkulationen mit Ist-Kosten durchgeführt werden.

Es gibt verschiedene Methoden der Kostenträgerstückrechnung, zum Beispiel die Divisionskalkulation bei Massenfertigung, die Äquivalenzziffernkalkulation bei Sortenfertigung und die Restwertmethode bei der Kuppelproduktion. Die hier vorgestellte Zuschlagskalkulation eignet sich für die Einzel- und Serienfertigung. Für Handels- und Dienstleistungsbetriebe gibt es eigene Schemata, die ebenfalls mit Zuschlagssätzen arbeiten.

Die Gemeinkosten werden mit den im Betriebsabrechnungsbogen ermittelten Zuschlagssätzen auf die zugehörige Grundlage aufgeschlagen. Für die Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten sind das die Herstellkosten. Folgendes Beispiel zeigt die Berechnung:

Verwechseln Sie die Herstellkosten nicht mit den handelsrechtlich definierten Herstellungskosten aus dem externen Rechnungswesen, die der Bewertung von Vermögensgegenständen dienen.

Die Kostenträgerzeitrechnung erfolgt nach einem ähnlichen Schema, betrachtet aber einen Zeitraum. Sie zeigt, welche Selbstkosten innerhalb dieser Periode für einen Kostenträgertyp angefallen sind. Die Kosten fließen in der Summe für die tatsächlich produzierte Menge ein. Weiterhin sind Bestandsveränderungen zu beachten. Zieht man von den Herstellkosten einen Mehrbestand ab oder rechnet einen Minderbestand hinzu, ergeben sich die Herstellkosten des Umsatzes. Diese bilden die Zuschlagsbasis für die Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten.

Die Kostenanalyse: So können Sie die Daten sinnvoll einsetzen

In vielen Bereichen beeinflusst die Kosten- und Leistungsrechnung unternehmerische Entscheidungen. Das sind einige Beispiele dafür:

Für kurzfristige Entscheidungen bei nicht ausgelasteten Kapazitäten eignet sich häufig die Teilkostenrechnung. Sie unterscheidet variable und fixe Kosten, wie es oben bereits erklärt wurde. Beispielsweise lässt sich damit berechnen, ab welcher Menge sich die Annahme eines Zusatzauftrags lohnt oder inwiefern verlustfrei Preisnachlässe gewährt werden können.

Begriffe für die Kostenrechnung im Überblick

Für das Verständnis der KLR ist es wichtig, die Begriffspaare Kosten/Leistung sowie Aufwand/Ertrag voneinander abzugrenzen. Denn obwohl sie vieles gemeinsam haben, gibt es auch Unterschiede.

In betrieblichen Prozessen werden Wirtschaftsgüter verbraucht (Material, Arbeitsleistung, Fremdleistung), um andere Wirtschaftsgüter entstehen zu lassen (Produkte, Dienstleistungen). Der Begriff „Wirtschaftsgut“ umfasst generell alle Sachmittel, Leistungen und Rechte, die am Markt tauschbar sind.

Kosten sind der bewertete Güterverbrauch und Leistungen die bewertete Güterentstehung. Diese Begriffe aus dem internen Rechnungswesen stehen immer im Zusammenhang mit dem eigentlichen Unternehmenszweck, zum Beispiel der Herstellung und dem Verkauf von Backwaren bei einem Bäcker. Sie umfassen auch Größen, denen keine Zahlungsvorgänge zugrunde liegen, wie die kalkulatorischen Kosten.

Aufwand und Ertrag sind Begriffe aus dem externen Rechnungswesen. Der Aufwand steht für den Wertverbrauch im Unternehmen und der Ertrag für den Wertzuwachs. Wie auch die Kosten und Leistungen werden diese Größen bewertet und können sich auf nicht-zahlungsrelevante Vorgänge beziehen. Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass sie nicht nur den eigentlichen Unternehmenszweck betrachten, sondern zusätzlich neutrale Aufwendungen und Erträge erfassen. Diese können zum Beispiel bei einem Produktionsunternehmen aus Aktivitäten am Kapitalmarkt oder aus der Vermietung von Räumen resultieren.

Fazit: Mithilfe der Kostenrechnung konkurrenzfähig bleiben

Für Unternehmen und Selbstständige besteht keine Pflicht, die Kosten- und Leistungsrechnung durchzuführen. In den meisten Fällen ist sie jedoch eine Voraussetzung zur Sicherung der Konkurrenzfähigkeit. Aufbau und Organisation der Kostenrechnung richten sich nach der Art des Unternehmens und den konkreten Aufgaben, die sie erfüllen soll.