Alles zur Lohnsteueranmeldung für Arbeitgeber: Fristen, Vorgehensweise & Co.

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie sich auch um die Lohnsteueranmeldung kümmern. Denn bei jeder Lohn- und Gehaltszahlung behalten Sie die Lohnsteuer Ihrer Arbeitnehmer ein, um sie an das Finanzamt abzuführen. Erfahren Sie, was Sie dabei beachten müssen, welche Fristen gelten und wie Sie das zugehörige Formular ausfüllen.

Sind Sie zur Lohnsteueranmeldung verpflichtet?

Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Steuerpflichtige sind in diesem Fall die Arbeitnehmer, aber der Arbeitgeber ist für die Anmeldung und Zahlung der Steuer an das Finanzamt verantwortlich. Das Verfahren ähnelt dem der Umsatzsteuervoranmeldung. Auf der Grundlage der jährlichen Einkommensteuererklärung eines Arbeitnehmers erfolgt ein Abgleich der gezahlten Lohnsteuer mit der tatsächlichen Einkommensteuerschuld.

Wie hoch die monatlich für einen Arbeitnehmer zu entrichtende Lohnsteuer ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Höhe des Arbeitsentgeltes, die Steuerklasse, die Anzahl der Kinderfreibeträge und die Religionszugehörigkeit. Denn auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Ihrer Arbeitnehmer führen Sie an das Finanzamt ab. Die Lohnsteueranmeldung erfolgt über das Elster-Portal.

Jeder Unternehmer, der Arbeiter oder Angestellte beschäftigt, ist zur regelmäßigen Anmeldung der einbehaltenen Lohnsteuer und zur unverzüglichen Zahlung des Betrags an das Finanzamt verpflichtet. Die rechtliche Grundlage für dieses Verfahren ist § 41a EStG. Haben Sie im Anmeldungszeitraum keinen Lohn und kein Gehalt gezahlt, ist auch keine Lohnsteuer abzuführen. Trotzdem müssen Sie eine Lohnsteueranmeldung als Nullmeldung abgeben.

Falls Sie keine Arbeitskräfte mehr beschäftigen, teilen Sie das dem Finanzamt mit. Dann sind Sie auch nicht mehr zur Lohnsteueranmeldung verpflichtet. Das Gleiche gilt, wenn Sie ausschließlich Minijobber beschäftigen, für die Sie pauschal 2 Prozent des Lohnes an die Minijobzentrale abführen.

Lohnsteueranmeldung: Anmeldezeitraum und Abgabefrist

Achten Sie bei der Lohnsteueranmeldung auf die Einhaltung der Fristen, um Zwangsgelder oder Verspätungszuschläge zu vermeiden. Dafür müssen Sie zunächst wissen, welche Anmeldezeiträume für Ihr Unternehmen gelten.

Welcher Anmeldezeitraum gilt für Sie?

Ob Sie die Lohnsteueranmeldung jährlich, quartalsweise oder monatlich abgeben müssen, richtet sich nach dem Gesamtbetrag der Lohnsteuer, die Sie im Vorjahr angemeldet und abgeführt haben. Folgende Anmeldezeiträume gelten:

• bis 1.080 Euro – jährlich
• über 1.080 Euro bis 5.000 Euro – quartalsweise
• über 5.000 Euro – monatlich

Sie erhalten vom Finanzamt rechtzeitig eine Benachrichtigung, wenn Sie eine der Grenzen überschritten haben und sich Ihr Anmeldezeitraum dadurch ändert.

Haben Sie Ihr Unternehmen erst im Vorjahr gegründet, rechnen Sie die abgeführten Lohnsteuerbeträge auf ein Jahr hoch. Angenommen, Ihr Unternehmen besteht seit 13. September 2019 und Sie haben bis zum Ende des Kalenderjahres 1.600 Euro Lohnsteuer angemeldet. Das sind pro Monat 400 Euro und auf das Jahr umgerechnet 4.800 Euro. Demzufolge müssen Sie im Jahr 2021 die Lohnsteuer quartalsweise anmelden.

Gründen Sie im laufenden Kalenderjahr, rechnen Sie die für den ersten vollen Kalendermonat fällige Lohnsteuer auf einen Jahresbetrag um. Wenn Sie beispielsweise im April gründen, legen Sie die für Mai abzuführende Lohnsteuer zugrunde.

Abgabefristen für 2021

Letzter Termin für die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer ist jeweils der 10. des Monats, der auf den abgeschlossenen Anmeldezeitraum folgt. Bei einem jährlichen Rhythmus ist es demzufolge der 10. Januar. Fällt der Termin auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, ist der nächste Werktag ausschlaggebend. Daraus ergeben sich für 2021 folgende Termine.