Eine Bilanz erstellen – Grundlagen, Aufbau und Vorgehensweise

Wenn Sie als Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen Sie regelmäßig eine Bilanz erstellen. Diese gehört zum Abschluss Ihrer Buchhaltung für ein Geschäftsjahr, erfordert jedoch noch zusätzliche Arbeitsschritte und einiges an Fachwissen im Rechnungswesen. Hier erfahren Sie, ob Sie bilanzierungspflichtig sind, wie eine Bilanz aufgebaut ist und was Sie bei der Erstellung beachten müssen.

Die Bilanz als Teil des Jahresabschlusses

Die Bilanz ist für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen neben der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ein Bestandteil des Jahresabschlusses. Sie gibt Auskunft über die Vermögens- und Kapitalstruktur des Unternehmens. Man könnte auch sagen, sie beschreibt wofür Sie Geld ausgegeben haben und woher das Geld gekommen ist.

Neben der Bilanz und GuV hängen weitere Bestandteile des Jahresabschlusses von der Rechtsform ab. So müssen Kapitalgesellschaften, also die Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und die GmbH den Jahresabschluss gemäß § 264 HGB um einen Anhang erweitern. Dieser soll mit der Bilanz und der GuV eine Einheit bilden. Darüber hinaus ist ein Lagebericht aufzustellen. Kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des §267 HBG brauchen den Lagebericht nicht aufzustellen, haben hier aber ein Wahlrecht.

Diese Regelungen gelten auch für bestimmte Personengesellschaften im Sinne des § 264a HGB, bei denen mindestens ein persönlich haftender Gesellschafter mittelbar oder unmittelbar eine natürliche Person ist.

Die Grundlagen der Bilanzierung

Eine Bilanz entspricht einer Tabelle mit zwei Spalten, wobei die Aktivseite (quasi Spalte 1) das Vermögen ausweist und die Passivseite (Spalte 2) das Kapital. Man kann auch sagen, die Aktiva zeigen die Mittelverwendung und die Passiva die Mittelherkunft.

Die Bilanz enthält keine Mengen-, sondern nur Wertangaben, wobei die Summen beider Seiten übereinstimmen. Sie resultiert aus dem Abschluss der doppelten Buchführung und bezieht sich immer auf einen bestimmten Stichtag (Stichtagsbetrachtung). Das ist ein wichtiger Unterschied zur GuV, die jeweils eine Periode betrachtet.

Der Gewinn oder Verlust eines Jahres beziehungsweise der Jahresüberschuss oder –fehlbetrag ergibt sich aus der GuV durch die Gegenüberstellung aller in einem Geschäftsjahr angefallenen Erträge und Aufwendungen. Hier bleiben Gewinnvorträge oder Verlustvorträge aus der Vorperiode, Einstellungen in offene Rücklagen oder Entnahmen aus Rücklagen noch unberücksichtigt. Der berechnete Gewinn oder Verlust wird dann im Rahmen der Abschlusserstellung in die Bilanz übernommen und im Eigenkapital ausgewiesen.

Eröffnungsbilanz, Schlussbilanz und Geschäftsjahr

Ihre erste Bilanz als Gründer ist die Eröffnungsbilanz, die Vermögen und Kapital zum Gründungszeitpunkt aufführt. Daraus ergeben sich die Bestandskonten mit den Anfangsbeständen für Ihre doppelte Buchführung. Geschäftsvorfälle innerhalb des Geschäftsjahres erfassen Sie auf den entsprechenden Bilanz- und GuV-Konten. Jeweils zum Ende eines Geschäftsjahres erstellen Sie eine Schlussbilanz.

Das Geschäftsjahr entspricht in den meisten Fällen dem Kalenderjahr. Es beginnt in diesem Fall am 01.01. und endet am 31.12. eines Jahres. Jedoch gibt es auch Ausnahmen. So kann ein Geschäftsjahr auch auf dem 31.03., 30.06 oder auf dem 30.09. enden.

Wenn Sie mitten im Geschäftsjahr gründen, erstellen Sie die erste Schlussbilanz nach Abschluss des Rumpfgeschäftsjahres. Hier ein Beispiel:

Wofür Sie eine Bilanz erstellen

Eine Bilanz liefert Informationen für verschiedene Interessenten. Sie dient:

• dem Finanzamt zur Ermittlung der Steuerlast
• den Anteilseignern als Informationsquelle über zu erwartende Gewinnausschüttungen
• der Bank zur Bewertung der Kapitalstruktur und Kreditwürdigkeit
• Geschäftspartnern und Gläubigern zur Beurteilung der Unternehmenssituation
• Ihnen als Unternehmer für das Controlling durch Bilanzanalyse.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Nicht jedes Unternehmen ist zur Bilanzierung verpflichtet. In bestimmten Fällen genügt es, den Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu ermitteln. Eine Bilanzierungspflicht beziehungsweise die Befreiung von dieser hängt von dem Geschäftsumfang und der Rechtsform ab.

Bilanzierungspflicht kraft Geschäftsumfang oder Rechtsform

Für Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte bestimmt § 141 AO, dass bei einem Umsatz ab 600.000 Euro oder einem Gewinn ab 60.000 Euro pro Jahr die Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung besteht. Für Land- und Forstwirte gilt das auch, wenn der Wert der bewirtschafteten Fläche 25.000 Euro übersteigt.

Bei vielen Unternehmen erfordert unabhängig von den Grenzen des § 141 AO bereits die Rechtsform einen Eintrag in das Handelsregister beziehungsweise Genossenschaftsregister, was automatisch die Bilanzierungspflicht zur Folge hat. Dazu gehören alle Kapitalgesellschaften, die eingetragenen Kaufleute und die Genossenschaften.

Unternehmen ohne Bilanzierungspflicht

Eine Ausnahme unter den Personengesellschaften ist die gewerbliche GbR. Wie auch gewerblich tätige Einzelunternehmer, die keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen, gelten diese Unternehmen als Kleingewerbe.

Für die Beurteilung der Kaufmannseigenschaft gibt es keine eindeutigen Vorschriften. Es müssen nicht unbedingt die Grenzen des § 141 AO erreicht sein. Vielmehr kommt es auf das Zusammenspiel verschiedener Faktoren an, wozu neben Gewinn und Umsatz auch die Anzahl der Mitarbeiter oder die Höhe aufgenommener Kredite gehören.

Sobald ein Einzelunternehmer aufgrund umfangreicherer Geschäftstätigkeit nicht mehr als Kleingewerbetreibender eingestuft werden kann, muss er sich in das Handelsregister eintragen lassen und wird so zum eingetragenen Kaufmann (e.K.). Eine GbR wird in diesem Fall zur OHG. Diese Unternehmen sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.

Abgabefristen und Unterschied zwischen Handels- und Steuerbilanz

Für ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft müssen Sie spätestens bis zum Ende des folgenden Geschäftsjahres den Jahresabschluss bestehend aus der Bilanz und GuV erstellen. Diese Frist beträgt für eine UG (haftungsbeschränkt) und für eine kleine GmbH ein halbes Jahr und bei allen anderen Kapitalgesellschaften drei Monate ab dem Bilanzstichtag.

Die nach handelsrechtlichen Vorschriften aufgestellte und zur Veröffentlichung bestimmte Bilanz nennt sich übrigens Handelsbilanz. Aus dieser leitet man die Steuerbilanz ab, die dem Finanzamt vorgelegt wird. Grund für die beiden Varianten ist die Tatsache, dass im Steuerrecht zum Teil abweichende Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften gelten.

So ist eine Bilanz aufgebaut

§ 266 HGB regelt die Gliederung einer Handelsbilanz. Die dort genannten Einzelpositionen können Sie auch noch detaillierter aufgliedern, wenn es der Übersichtlichkeit und Transparenz dient. Positionen, die im Unternehmen nicht existieren, müssen Sie nicht aufführen. Folgende Übersicht zeigt die grobe Struktur einer Bilanz nach HGB:

Aktiva – Verwendung des Kapitals

Die Positionen des Anlage- und Umlaufvermögens auf der Aktivseite sind nach ihrer Liquidität geordnet. Das bedeutet, je weiter unten ein Vermögenswert steht, desto besser ist er veräußerbar – also zu Geld zu machen.

Das Anlagevermögen bleibt im Normalfall lang- oder mittelfristig im Unternehmen. Neben Immobilien, Maschinen und Fahrzeugen gehören immaterielle Werte wie Lizenzen oder Patente dazu.

Die Güter und Werte des Umlaufvermögens sind immer nur kurzfristig an das Unternehmen gebunden. Sie sind grundsätzlich zum Verkauf bestimmt. Dazu gehören unter anderem Material, Waren, Forderungen und liquide Mittel.

Passiva – Finanzierung des Vermögens durch Eigen- und Fremdkapital

Das Eigenkapital umfasst die eingebrachten Anteile des Unternehmers und gegebenenfalls der Anteilseigner. Dabei spielt das gezeichnete Kapital nur für Kapitalgesellschaften eine Rolle. Gewinne und Verluste beeinflussen die Höhe des Eigenkapitals, weshalb Sie diese ebenso wie die nicht verwendeten Vorträge aus dem Vorjahr als Eigenkapital ausweisen. Vor Verlusten steht dabei ein negatives Vorzeichen.

Rückstellungen gehören zum Fremdkapital und unterscheiden sich sehr von Rücklagen. Alleine schon deswegen, weil Rücklagen im Unternehmen gebundenes Eigenkapital sind. Sie werden durch einbehaltene Gewinne gebildet. Ihre Bildung ist zum Teil gesetzlich vorgeschrieben oder satzungsmäßig bedingt. Im Allgemeinen werden sie aber gebildet, um Verlusten vorzubeugen. Bei Rückstellungen ist dagegen schon von einem möglichen Eintreten einer Verbindlichkeit auszugehen. Folgende Rückstellungen werden in der Bilanz unterschieden:

Im Gegensatz zum Eigenkapital müssen Sie Verbindlichkeiten zu einem vereinbarten Zeitpunkt zurückzahlen. Die im HGB und in der unten dargestellten Tabelle aufgeführte Gliederung nach Gläubigergruppen gilt für mittlere und große Kapitalgesellschaften. Einzelkaufleute, Personengesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften können die Positionen zusammenfassen oder nach Fristigkeit sortieren. Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von unter einem Jahr gelten dabei als kurzfristig, von über fünf Jahren als langfristig und dazwischen als mittelfristig.

Rechnungsabgrenzungsposten und latente Steuern

Sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite können Rechnungsabgrenzungsposten notwendig sein. Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden dabei Ausgaben vor dem Bilanzstichtag ausgewiesen, wenn der zugehörige Aufwand danach gebucht wird, zum Beispiel vorab gezahlte Versicherungsbeiträge. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind Einnahmen vor dem Stichtag, wenn der Ertrag in die nächste Periode gehört, etwa im Voraus erhaltene Mieteinnahmen oder auch Zuschüsse.

Latente Steuern entstehen, wenn der Gewinn der Handelsbilanz nicht mit dem der Steuerbilanz übereinstimmt. Werden diese Unterschiede später abgebaut, kann es zu Steuervorteilen oder -lasten kommen.

Beispiel für eine Bilanz

So könnte die Schlussbilanz einer Kapitalgesellschaft aussehen. Beachten Sie, dass grundsätzlich auch die Vorjahreswerte angegeben werden müssen, worauf im Beispiel wegen der Übersichtlichkeit verzichtet wurde.

Leitfaden: Schritt für Schritt eine Bilanz erstellen

Es ist empfehlenswert, für diese Aufgabe die Unterstützung eines Steuerberaters oder Bilanzbuchhalters in Anspruch zu nehmen. Für die Erstellung einer Bilanz benötigt er sämtliche Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres. Diese spiegeln sich auf den Ein- und Ausgangsrechnungen wieder, den Kontobewegungen, Verträgen und Beschlüssen.

Aber Achtung: die Erstellung der Bilanz oder des gesamten Jahresabschlusses durch einen Steuerberater ist nicht immer preiswert und die Kostenkalkulation nicht einfach. Denn die Höhe der Kosten hängt von Ihrer Rechtsform, der Anzahl der Geschäftsvorfälle und deren Komplexität ab. Bei der Erstellung ist der Steuerberater aber an die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Diese gibt den Rahmen, in dem ein Steuerberater abrechnen darf, vor.

Die Inventur sollte zwar grundsätzlich am Bilanzstichtag erfolgen. Da das sehr aufwendig ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Inventurvereinfachung.

Welche Anforderungen muss eine Bilanz erfüllen?

Aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung lassen sich Prinzipien für die Bilanzierung ableiten. Danach muss jede Bilanz folgende Anforderungen erfüllen:

Wenn Sie sich nicht an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung halten und daher das sachliche Ergebnis Ihrer Buchführung beanstandet wird, können sowohl steuerliche als auch straf- und zivilrechtliche Folgen drohen. Zu den steuerlichen Folgen zählen zum Beispiel, die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, der Entzug steuerlicher Vergünstigungen oder auch Zwangsmittel. Die genannten Punkte können zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Straf- und zivilrechtlich kann Ihnen auch eine Freiheitsstrafe drohen. So wird ein Insolvenzvergehen nach §§ 283 ff. StGB mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder einer Geldstrafe bestraft. Letztlich kann Ihnen aber auch der Bestätigungsvermerk versagt werden, was zur Folge haben kann, dass Ihnen die Bank bestehende Darlehen kündigt. Dies kann ebenfalls existenzielle Folgen haben. Halten Sie sich daher unbedingt an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Bilanzierung – Hilfe durch Fachleute ist empfehlenswert

Im Rahmen der Jahresabschlusserstellung schließen Sie Ihre doppelte Buchführung für ein Geschäftsjahr ab. Die so entstehende Bilanz spiegelt wieder wofür Sie Ihre Geldmittel ausgegeben haben und woher das betreffende Geld kommt. So können Sie und externe Interessenten wichtige Informationen über die Situation Ihres Unternehmens gewinnen.

Nicht jedes Unternehmen ist zur Bilanzierung verpflichtet. In bestimmten Fällen reicht auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Die Bilanzierungspflicht hängt von der Größe und Rechtsform eines Unternehmens ab und gilt es im Vorfeld genau zu überprüfen.

Achten Sie bei der Bilanzaufstellung auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Schwerwiegend Verstöße können sowohl steuerliche als auch straf- und zivilrechtliche Folgen haben.

Unser Tipp: Das Thema Bilanzierung erfordert mitunter komplexe Arbeitsschritte und einiges an Fachwissen im Rechnungswesen. Verlassen Sie sich daher auf das geprüfte Fachwissen von Fachleuten.