Das Wichtigste auf einen Blick
Was die Bonpflicht ist
Umgangssprachlich heißt die Regel Bonpflicht, Kassenbon-Pflicht oder Belegpflicht. Im Gesetz heißt sie Belegausgabepflicht. § 146a Abs. 2 Satz 1 AO lautet im Kern: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, hat dem Beteiligten „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall" einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen.
Im allgemeinen Sprachgebrauch ist oft vom Kassengesetz die Rede; gemeint sind dann § 146a AO, die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Bußgeldregeln in § 379 AO. Nach Art. 97 § 30 EGAO sind § 146a AO und die zugehörigen Bußgeldvorschriften erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019 anzuwenden. Die Bonpflicht gilt in Deutschland also seit dem 1. Januar 2020.
§ 146a Abs. 1 AO verlangt, dass das System jeden Geschäftsvorfall „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" aufzeichnet.
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Für wen die Belegausgabepflicht gilt
Die Kassenbon-Pflicht knüpft nicht an Branche, Umsatz oder Rechtsform an, sondern an das Werkzeug. Betroffen ist jedes Unternehmen in Deutschland, das seine Einnahmen mit einer elektronischen Kasse erfasst. Das kann zum Beispiel Händler im Einzelhandel und Bäckereien ebenso betreffen wie Gastronomie, Friseure oder Handwerksbetriebe mit Ladengeschäft. Wer einen Laden eröffnen oder einen Imbiss eröffnen möchte, sollte die Bonpflicht bei der Wahl der Kasse mitdenken.
Nach dem Anwendungserlass zur AO (AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.5) ist ein Kassenbeleg nur für Geschäftsvorfälle auszugeben, an denen ein Dritter beteiligt ist. Entnahmen und Einlagen sind ausdrücklich ausgenommen. Der Kassenbeleg ist außerdem auch dann zu erstellen, wenn nach dem Umsatzsteuerrecht keine Rechnung erforderlich ist (AEAO Nr. 2.4.3).
Der Kassenbon ist nach § 146a Abs. 2 AO in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall auszustellen. Daraus folgt: beim Kauf, nicht gesammelt am Monatsende. Die Bonpflicht entfällt laut AEAO Nr. 2.7 lediglich bei einem vollständigen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit.
Welche Kassen unter die KassenSichV fallen
Was ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist, regelt § 1 KassenSichV. Erfasst sind „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen". Nach unserem Verständnis fallen darunter neben klassischen Registrierkassen auch PC-Kassen und Tablet-Kassen, soweit sie als Kassensystem arbeiten.
Ausdrücklich nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten nach § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV:
- Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker
- Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge
- elektronische Buchhaltungsprogramme
- Waren- und Dienstleistungsautomaten
- Geldautomaten
- Geld- und Warenspielgeräte
Umgekehrt gelten EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nach § 1 Abs. 2 KassenSichV als elektronische Aufzeichnungssysteme. Verfügt ein EU-Taxameter nicht über einen Belegdrucker, besteht nach § 7 Abs. 4 KassenSichV keine Belegausgabepflicht. Mehr im Beitrag zur TSE-Pflicht für Taxis.
Offene Ladenkasse: Wann keine Bonpflicht besteht
Achtung!
Die Erleichterung der offenen Ladenkasse gilt nach § 146 Abs. 1 Satz 4 AO nicht, sobald du ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendest. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss jeden Verkauf einzeln aufzeichnen und einen Bon ausgeben.
Die offene Ladenkasse arbeitet ohne elektronisches Aufzeichnungssystem. § 146 Abs. 1 Satz 3 AO befreit von der Einzelaufzeichnung „bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung". Die Pflicht, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), bleibt bestehen.
Da § 146a Abs. 2 AO nur denjenigen verpflichtet, der Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, folgern wir: Wer ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, unterliegt nicht der Belegausgabepflicht. Verlangen Kunden einen Nachweis, können sie aber nach § 368 BGB eine Quittung fordern.
| Merkmal | Offene Ladenkasse | Elektronisches Kassensystem |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | entfällt beim Barverkauf an viele unbekannte Personen (§ 146 Abs. 1 S. 3 AO) | Pflicht für jeden Vorgang (§ 146a Abs. 1 AO) |
| Tägliche Erfassung der Kasseneinnahmen | ja (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO) | ja |
| Belegausgabepflicht | nach unserer Lesart nein; Quittung auf Verlangen (§ 368 BGB) | ja (§ 146a Abs. 2 AO) |
| TSE | nicht erforderlich | Pflicht (§ 146a Abs. 1 S. 2 AO) |
| Mitteilung an das Finanzamt | nicht nach § 146a Abs. 4 AO | Pflicht (§ 146a Abs. 4 AO) |
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Was auf dem Kassenbon stehen muss
Die Pflichtangaben auf dem Kassenbeleg regelt § 6 Satz 1 KassenSichV. Ein Kassenbon muss mindestens Folgendes enthalten:
| Nr. | Angabe nach § 6 Satz 1 KassenSichV |
|---|---|
| 1 | vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers |
| 2 | Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung |
| 3 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung |
| 4 | Transaktionsnummer |
| 5 | Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
| 6 | Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und Seriennummer der TSE |
| 7 | Prüfwert der Vorgangsbeendigung und fortlaufender Signaturzähler |
Papierbon oder digitaler Beleg
§ 6 Satz 5 KassenSichV lässt beide Wege zu: Ein Beleg kann „in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden". Digitale Belege sind damit schon heute erlaubt.
Die Details regelt der Anwendungserlass (AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.3 bis 2.5.8):
Tipp
Nach AEAO Nr. 2.5.6 ist es zulässig, den elektronischen Beleg über eine Bildschirmanzeige, etwa als QR-Code, zur Entgegennahme anzubieten. Scannt die Kundin den Code, sehen wir darin eine konkludente Zustimmung. Das bloße Zeigen des Belegs ohne Abrufmöglichkeit genügt nicht.
Beim Papierbon reicht nach AEAO Nr. 2.5.8 das Angebot zur Entgegennahme, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde. Kundinnen und Kunden müssen ihn weder annehmen noch aufbewahren. Für nicht mitgenommene Papierbelege besteht laut Anwendungserlass auch für dich keine Aufbewahrungspflicht.
TSE und Mitteilung an das Finanzamt
§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, dass das System und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sind. Diese Sicherheitseinrichtung besteht nach Satz 3 aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Eine elektronische Kasse ohne TSE erfüllt die Vorgaben also nicht. Kaufkriterien nennt der Beitrag Kassensystem auswählen; kostenlose Werkzeuge zeigt der Beitrag zur kostenlosen Kassenbuch-Software.
Seit 2025 musst du deine elektronischen Aufzeichnungssysteme außerdem dem Finanzamt melden. § 146a Abs. 4 AO verlangt acht Angaben: Name und Steuernummer, Art der TSE, Art und Anzahl der Systeme, Seriennummer, Datum der Anschaffung und Datum der Außerbetriebnahme. Nach dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024 gilt:
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Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen
Die Grundlage einer Bonpflicht-Befreiung steht in § 146a Abs. 2 Satz 2 AO: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.
Der Anwendungserlass (AEAO Nr. 2.5.9 bis 2.5.11) setzt enge Grenzen:
Der Antrag geht an dein zuständiges Finanzamt. Auch mit Befreiung zeichnet die Kasse weiter jeden Vorgang mit TSE auf; nur der Kassenbon entfällt. Ziehe für den Antrag eine Steuerberatung hinzu.
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Kassen-Nachschau und Folgen bei Verstößen
Nach § 146b AO kann das Finanzamt eine Kassen-Nachschau durchführen: ohne vorherige Ankündigung, außerhalb einer Außenprüfung und während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, auch mit Betreten der Geschäftsräume. Geprüft wird auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 AO.
Bei den Sanktionen gilt:
Folgenlos ist ein fehlender Bon nach unserer Lesart trotzdem nicht, weil das Finanzamt die Belegausgabe mit Zwangsmitteln durchsetzen kann. Bei Unregelmäßigkeiten hilft steuerliche Beratung.
Geplante Reform: Digitale Belege und Kassenpflicht ab 2028
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Laut Bundesregierung ist geplant:
Hinweis
Die Abschaffung der Papierbon-Pflicht und die Kassenpflicht ab 2028 sind ein Gesetzentwurf der Bundesregierung. Bundestag und Bundesrat haben darüber nach unserem Stand vom 24.09.2026 noch nicht beschlossen. Bis auf Weiteres gilt das bisherige Recht.
Den Wortlaut des Entwurfs konnten wir nicht prüfen; Stichtag, Umsatzbegriff und weitere Ausnahmen sind offen. Unsere Folgerung aus der Regierungsmeldung: Wer mit offener Ladenkasse über der geplanten Grenze liegt, müsste nach dem Entwurf voraussichtlich auf eine elektronische Kasse umsteigen, sofern keine Ausnahme greift, etwa Barumsätze unter 12.000 Euro im Jahr.
Bonpflicht im Alltag: Checkliste für Gründer
So prüfst du, ob dein Unternehmen die Kassenbon-Pflicht erfüllt:
- Kasse klären: elektronisches Kassensystem im Sinne des § 1 KassenSichV oder offene Ladenkasse?
- TSE prüfen: Ist das System durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt?
- Beleg kontrollieren: Enthält jeder Kassenbon alle sieben Angaben nach § 6 KassenSichV?
- Digitale Belege einrichten: QR-Code, Download-Link, E-Mail oder NFC für Kunden ohne Papierwunsch.
- Mitteilung erledigen: alle Systeme je Betriebsstätte über Mein ELSTER melden, Änderungen innerhalb eines Monats.
- Ausfall regeln: Mitarbeiter wissen, dass der Bon nur bei Totalausfall oder Ausfall von Drucker oder Übertragung entfällt.
Weitere Grundlagen findest du im Bereich Buchhaltung für Gründer.
Häufig gestellte Fragen
1. Wer ist von der Bonpflicht befreit?
2. Ist die offene Ladenkasse 2026 noch erlaubt?
3. Welches Gesetz regelt die Kassenbon-Pflicht?
4. Muss der Kunde den Bon mitnehmen?
5. Wann wird die Bonpflicht abgeschafft?
6. Was passiert, wenn man keine TSE hat?
7. Ist ein digitaler Kassenbon zulässig?
Fazit
Die Bonpflicht trifft jeden Unternehmer, der mit einer elektronischen Kasse arbeitet. Sie gilt seit 2020, verlangt einen Kassenbon mit sieben Mindestangaben und lässt den digitalen Beleg mit Zustimmung zu. Eine Befreiung ist die Ausnahme und setzt eine nachweisliche sachliche Härte voraus. Die für 2028 geplante Reform würde den Papierbon zur Ausnahme machen und eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz einführen; beschlossen ist sie noch nicht.
Dein nächster Schritt: Prüfe anhand der Checkliste deine Kasse, deine Belege und deine ELSTER-Meldung. Bei Zweifeln zur Befreiung oder zur Umstellung auf eine elektronische Kasse sprich mit deiner Steuerberatung.
