Das Wichtigste auf einen Blick
Achtung!
Die Angaben gehören zum Zeitpunkt der Bewirtung auf den Beleg, nicht in die Steuererklärung ein Jahr später. Ein nachträglich ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist der häufigste Grund, warum die Betriebsprüfung den Abzug streicht. Wer die Teilnehmer später nicht mehr benennen kann, verliert den Abzug vollständig.
Was ein Bewirtungsbeleg ist
Der Bewirtungsbeleg ist kein Formular des Finanzamts, sondern der Nachweis, den das Gesetz vom Steuerpflichtigen verlangt. Er dokumentiert, wer als Gastgeber wen aus welchem Anlass bewirtet hat und welche Bewirtungskosten dabei angefallen sind. Das Finanzamt erkennt die Ausgaben nur an, wenn diese Angaben vollständig sind.
In der Praxis besteht er aus zwei Teilen. Erstens der Rechnung des Gastwirts, die den Betrag belegt. Zweitens Ihren eigenen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die auf der Rückseite der Rechnung, auf einem Beiblatt oder in einem vorgedruckten Bewirtungsbeleg festgehalten werden.
Viele Restaurants halten entsprechende Vordrucke bereit. Pflicht ist eine bestimmte Vorlage nicht. Entscheidend ist allein, dass die gesetzlich verlangten Angaben schriftlich vorliegen.
Geschäftlich oder betrieblich: Der Anlass entscheidet über alles
Das Gesetz begrenzt ausdrücklich nur die Bewirtung „von Personen aus geschäftlichem Anlass". Das ist die entscheidende Weiche, und sie wird häufig übersehen.
Geschäftlicher Anlass liegt vor, wenn Sie Personen bewirten, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören: Kunden, Interessenten, Lieferanten, Geschäftspartnern in laufenden Geschäftsbeziehungen, Berater, Journalisten. Hier greift die 70-Prozent-Regel.
Betrieblicher Anlass liegt vor, wenn ausschließlich eigene Mitarbeitende bewirtet werden, etwa bei einer internen Besprechung. Da dies kein geschäftlicher Anlass im Sinne der Vorschrift ist, ist diese Bewirtung in voller Höhe Betriebsausgabe. Für Betriebsveranstaltungen gelten zusätzlich eigene lohnsteuerliche Regeln, dazu unten mehr.
Sobald jedoch eine betriebsfremde Person mit am Tisch sitzt, wird die gesamte Bewirtung zur Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, einschließlich des Anteils der eigenen Mitarbeiter. Ein einziger Kunde in einer Runde von fünf Mitarbeitenden verwandelt die vollen Kosten in zu 70 Prozent abziehbare Bewirtungskosten. Das Finanzamt betrachtet dabei die Rechnung als Ganzes, nicht die einzelnen Teilnehmenden.
Die 70-Prozent-Regel
Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG sind Betriebsausgaben nicht abziehbar, soweit es sich um Folgendes handelt:
„Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind."
Die Vorschrift enthält damit drei Hürden hintereinander, und jede einzelne kann den Abzug kippen.
Erstens die Angemessenheit nach allgemeiner Verkehrsauffassung. Zweitens der Nachweis von Höhe und betrieblicher Veranlassung. Drittens die Kürzung auf 70 Prozent dessen, was die ersten beiden Hürden überstanden hat.
Die restlichen 30 Prozent sind nicht abziehbar. Sie sind keine Strafe für Verschwendung, sondern eine pauschale gesetzliche Annahme, dass ein Teil eines Geschäftsessens der privaten Lebensführung zuzurechnen ist.
Ein Rechenbeispiel
Eine Rechnung über ein Geschäftsessen beträgt 238 Euro brutto, davon 38 Euro Umsatzsteuer und 200 Euro netto. Die Bewirtungskosten teilen sich dann so auf:
| POSITION | BETRAG |
|---|---|
| Rechnungsbetrag brutto | 238,00 Euro |
| darin enthaltene Umsatzsteuer | 38,00 Euro |
| Nettoaufwand | 200,00 Euro |
| davon abziehbar, 70 Prozent | 140,00 Euro |
| nicht abziehbar, 30 Prozent | 60,00 Euro |
| Vorsteuerabzug | 38,00 Euro |
Sie buchen also 140 Euro gewinnmindernd, machen aber die volle Umsatzsteuer von 38 Euro als Vorsteuer geltend. Die 60 Euro bleiben als nicht abziehbare Betriebsausgabe außerhalb der Gewinnermittlung.
Vorsteuer: die wichtige Ausnahme
Der Punkt wird in der Praxis am häufigsten falsch gemacht. § 15 Absatz 1a UStG schließt den Vorsteuerabzug für bestimmte nicht abziehbare Aufwendungen aus, nimmt die Bewirtung aber ausdrücklich davon aus: Das Abzugsverbot gilt nicht für Bewirtungsaufwendungen, soweit die einkommensteuerliche Vorschrift einen Abzug angemessener und nachgewiesener Aufwendungen ausschließt.
Im Klartext: Die einkommensteuerliche Kürzung auf 70 Prozent schlägt nicht auf die Umsatzsteuer durch. Sie ziehen die volle Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung, sofern die Aufwendungen angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind.
Genau deshalb ist der formale Nachweis doppelt wertvoll. Fehlen die Angaben, verlieren Sie nicht nur die 70 Prozent, sondern auch den Vorsteuerabzug.
Die Pflichtangaben im Wortlaut
Was auf den Bewirtungsbeleg gehört, regelt das Gesetz selbst. Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG hat der Steuerpflichtige
„schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen."
Fünf Angaben, und jede einzelne muss stimmen.
Ort. Name und Anschrift des Restaurants oder des sonstigen Orts der Bewirtung.
Tag. Das tatsächliche Datum der Bewirtung, nicht das Rechnungsdatum, falls beide auseinanderfallen.
Teilnehmer. Alle bewirteten Personen mit Namen, einschließlich Ihrer selbst als Gastgeber und Ihrer Mitarbeitenden. „Geschäftsfreunde" oder „Kunde" genügt nicht. Bei sehr großen Runden, etwa einer Messeveranstaltung, akzeptiert die Finanzverwaltung eine Teilnehmerliste.
Anlass. Der konkrete geschäftliche Anlass. Auch hier scheitert der Abzug regelmäßig an Floskeln. „Geschäftsessen", „Kundenpflege" oder „Arbeitsessen" sind keine Anlassangaben, sondern Kategorien. Belastbar ist „Projektbesprechung Relaunch Webshop" oder „Angebotsverhandlung Rahmenvertrag 2027".
Höhe der Bewirtungskosten. Der Gesamtbetrag für Speisen und Getränke einschließlich Trinkgeld.
Bewirtung in einer Gaststätte
Für den häufigsten Fall sieht das Gesetz eine Erleichterung vor. Satz 3 der Vorschrift lautet:
„Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen."
Ort, Tag und Höhe ergeben sich in diesem Fall aus der Rechnung selbst. Sie müssen also nur noch Anlass und Teilnehmer ergänzen und die Rechnung beifügen. Das ist der Grund, warum der Bewirtungsbeleg in der Praxis meist aus zwei zusammengehefteten Dokumenten besteht.
Bewirtung außerhalb einer Gaststätte
Bewirten Sie in den eigenen Geschäftsräumen, greift die Erleichterung nicht. Dann müssen Sie alle fünf Angaben selbst dokumentieren und die Bewirtungskosten durch die zugehörigen Belege nachweisen, etwa die Rechnung des Caterers oder des Lieferdienstes über Speisen und Getränke.
Bewirtungsbeleg Vorlage: die Felder im Überblick
Sie brauchen kein gekauftes Formular. Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage besteht aus neun Feldern, die Sie auf der Rückseite der Rechnung, auf einem Beiblatt oder in einem PDF auf dem Telefon führen können.
| FELD | WAS HINEINGEHÖRT | PFLICHT |
|---|---|---|
| Ort der Bewirtung | Name und Anschrift des Restaurants | ja |
| Tag der Bewirtung | Bewirtungsdatum, nicht das Rechnungsdatum | ja |
| Bewirtete Personen | alle Namen, auch eigene Mitarbeitende und Sie selbst | ja |
| Anlass der Bewirtung | konkreter Vorgang, Projekt oder Vertrag | ja |
| Höhe der Bewirtungskosten | Gesamtbetrag einschließlich Trinkgeld | ja |
| Name des Gastgebers | wer bewirtet hat | ja |
| Unternehmen | Firma, für die die Bewirtungskosten anfallen | ja |
| Unterschrift | des Gastgebers, mit Datum | ja |
| Anlage | die Rechnung über Speisen und Getränke | ja |
In der Gaststätte füllen Sie davon nur die Felder zu Anlass, Personen, Gastgeber und Unterschrift aus. Ort, Tag und Höhe liefert die Rechnung. Außerhalb eines Restaurants füllen Sie alle neun Felder selbst.
Was auf der Rechnung stehen muss
Neben Ihren eigenen Angaben muss die Rechnung des Gastwirts den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügen. Hier entscheidet die Betragsgrenze von 250 Euro.
Bis 250 Euro brutto: die Kleinbetragsrechnung
Nach § 33 UStDV genügt bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro eine vereinfachte Rechnung. Sie muss enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Ihr eigener Name muss auf einer Kleinbetragsrechnung nicht stehen.
Über 250 Euro brutto
Oberhalb dieser Grenze gelten die vollen Anforderungen des § 14 Absatz 4 UStG. Dann braucht die Rechnung unter anderem den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers, dessen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, den Leistungszeitpunkt sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt.
Das heißt praktisch: Ab 250 Euro muss Ihr Name beziehungsweise der Ihres Unternehmens auf der Rechnung stehen. Lassen Sie den Namen Ihres Unternehmens im Restaurant eintragen, bevor Sie gehen. Eine nachträgliche Ergänzung von Hand akzeptiert die Betriebsprüfung nicht.
Trinkgeld richtig belegen
Trinkgeld gehört zu den Aufwendungen der Bewirtung und ist damit ebenfalls zu 70 Prozent abziehbar. Es teilt aber das Schicksal des Nachweises: Was nicht belegt ist, wird nicht anerkannt.
Der saubere Weg ist, das Trinkgeld auf der maschinellen Rechnung mit ausweisen zu lassen. Ist das nicht möglich, lassen Sie sich den Betrag auf der Rechnung quittieren, also vom Empfänger mit Betrag und Unterschrift bestätigen. Ein handschriftlicher Vermerk ohne Quittierung ist der schwächste Nachweis.
Beachten Sie: Auf das Trinkgeld entfällt in der Regel keine gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, es geht also nicht in den Vorsteuerabzug ein.
Angemessenheit: wo die Grenze liegt
Das Gesetz nennt keinen Betrag, sondern verweist auf die „allgemeine Verkehrsauffassung". Maßgeblich sind der Anlass, die Bedeutung des Geschäfts, die Größe des Unternehmens und die Üblichkeit in der Branche.
Ein Mittagessen mit einem Kunden im mittleren Preissegment ist unproblematisch. Ein mehrgängiges Menü mit hochpreisigem Wein für eine Routinebesprechung eines Kleinstbetriebs steht zur Diskussion.
Unangemessen ist dabei nicht die ganze Rechnung, sondern nur der übersteigende Teil. Der angemessene Teil bleibt zu 70 Prozent abziehbar, der unangemessene Teil fällt vollständig heraus, und mit ihm die darauf entfallende Vorsteuer.
Erfolgreich gründen mit Gründercoaching
Den Bewirtungsbeleg ausfüllen: Schritt für Schritt
- Rechnung auf das Unternehmen ausstellen lassen, ab 250 Euro mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift.
- Trinkgeld auf der Rechnung ausweisen oder darauf quittieren lassen.
- Anlass konkret notieren, mit Projekt, Vorgang oder Vertrag, nicht als Kategorie.
- Alle bewirteten Personen namentlich aufführen, sich selbst als Gastgeber und eigene Mitarbeitende eingeschlossen.
- Bei Bewirtung außerhalb einer Gaststätte zusätzlich Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen festhalten.
- Beleg unterschreiben und mit der Rechnung fest verbinden.
- Zeitnah verbuchen: 70 Prozent abziehbar, 30 Prozent nicht abziehbar, Vorsteuer in voller Höhe.
Füllen Sie die Schritte 2 bis 4 noch im Restaurant aus. Der Anlass und die Namen der Teilnehmenden sind genau die Angaben, die nach zwei Wochen niemand mehr zuverlässig rekonstruiert, und genau die, nach denen das Finanzamt fragt.
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: fünf Zweifelsfälle
Die Regeln sind klar, die Praxis ist es nicht immer. Diese fünf Fälle führen im Arbeitsalltag am häufigsten zu Rückfragen.
Kaffee und Gebäck bei einer Besprechung. Getränke und kleines Gebäck, die Sie Ihren Gästen im Büro anbieten, gelten als Aufmerksamkeit in geringem Umfang und nicht als Bewirtung. Hier brauchen Sie keinen Bewirtungsbeleg auszufüllen, und der Aufwand ist in voller Höhe abziehbar.
Lieferdienst ins Büro. Hier findet keine Bewirtung in einer Gaststätte statt. Die Erleichterung greift also nicht: Sie müssen den Bewirtungsbeleg vollständig ausfüllen, mit Ort, Tag, Personen, Anlass und Höhe der Bewirtungskosten, und die Rechnung des Lieferdienstes über Speisen und Getränke beifügen.
Nur der Kreditkartenbeleg vorhanden. Der Kartenbeleg weist den Zahlvorgang nach, nicht die Leistung. Er enthält weder die Art der Speisen und Getränke noch den Steuersatz und genügt den Anforderungen an eine Rechnung nicht. Ohne den Kassenbeleg des Restaurants erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten nicht an.
Bewirtung im Ausland. Die deutschen Nachweispflichten gelten unverändert. Die Rechnung richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Landes und entspricht oft nicht dem deutschen Muster. Dokumentieren Sie in diesen Fällen besonders sorgfältig und legen Sie der Rechnung eine vollständig ausgefüllte Vorlage bei.
Betriebsveranstaltung. Ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier für die Belegschaft ist keine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass. Für Betriebsveranstaltungen gelten eigene lohnsteuerliche Regeln, die nicht Gegenstand dieses Beitrags sind. Klären Sie diese Fälle mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie sie wie ein Geschäftsessen behandeln.
Perfekte Internet-Domain für Ihre Geschäftsidee sichern
Ihre Website ist Ihre Visitenkarte im Internet. Sichern Sie sich daher die Wunsch-Domain, die optimal zu Ihrer Geschäftsidee passt - einfach & günstig mit IONOS! So sind Sie Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus.
Aufbewahrung
Der Bewirtungsbeleg ist ein Buchungsbeleg. Nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte gilt eine Frist von zehn Jahren, für die übrigen Unterlagen eine von sechs Jahren.
Thermopapier ist hier das praktische Hauptproblem: Gaststättenbelege verblassen häufig binnen Monaten. Fertigen Sie deshalb zeitnah eine Kopie oder einen Scan an und bewahren Sie beides zusammen auf. Ein unleserlicher Beleg ist kein Beleg.
Die maschinelle Rechnung aus der Registrierkasse
Seit der Belegausgabepflicht hat sich der Alltag im Restaurant verändert, und das wirkt direkt auf Ihren Bewirtungsbeleg.
Nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung müssen elektronische Aufzeichnungssysteme jeden Geschäftsvorfall „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle.
Absatz 2 verpflichtet den Gastwirt zusätzlich, den Beteiligten „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang" einen Beleg auszustellen.
Für Sie als Bewirtenden folgt daraus eine einfache Regel: Nutzt die Gaststätte ein elektronisches Kassensystem, muss die Bewirtungsrechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Ein handschriftlicher Beleg aus dem Quittungsblock ist dann kein tauglicher Nachweis mehr, auch wenn er inhaltlich vollständig aussieht.
Handschriftliche Rechnungen bleiben nur dort zulässig, wo gar kein elektronisches System im Einsatz ist. Das ist in der Gastronomie inzwischen die Ausnahme. Fragen Sie im Restaurant im Zweifel nach dem Kassenbeleg, nicht nach einer Quittung.
Spartipp für Gründer:
Wir haben die aktuell günstigsten und besten Buchhaltungsprogramme für Gründer und Selbstständige untersucht. Hier geht es zu unserem Software-Vergleich: Zum Anbietervergleich
Bewirtungsbelege digital aufbewahren
Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen. Die Abgabenordnung lässt die Aufbewahrung auf Bild- oder anderen Datenträgern ausdrücklich zu, sofern die Wiedergabe jederzeit möglich ist und mit den Originalen bildlich übereinstimmt.
Praktisch heißt das: Sie dürfen den Papierbeleg scannen und anschließend vernichten, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar gespeichert wird und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Halten Sie den Ablauf in einer kurzen Verfahrensdokumentation fest, damit die Prüfung nachvollziehen kann, wie Sie vorgehen.
Ein zusammengehöriger Bewirtungsbeleg besteht digital aus drei Bestandteilen: dem Scan der Gaststättenrechnung, den Angaben zu Anlass und Teilnehmern sowie dem Buchungssatz. Legen Sie die drei so ab, dass sie eindeutig zueinander gehören. Ein Scanstapel ohne Zuordnung erfüllt den Nachweis nicht.
Die häufigsten Fehler
Anlass zu allgemein formuliert. „Geschäftsessen" beschreibt die Handlung, nicht den Anlass. Nennen Sie den konkreten Vorgang.
Teilnehmer unvollständig. Auch Sie selbst als Gastgeber und Ihre Mitarbeitenden gehören mit Namen auf den Beleg.
Bewirtungsbeleg erst in der Buchhaltung ausgefüllt. Die Angaben gehören zum Zeitpunkt der Bewirtung auf den Beleg, nicht Wochen später.
Name des Unternehmens fehlt bei Rechnungen über 250 Euro. Oberhalb der Kleinbetragsgrenze ist der Leistungsempfänger zwingend.
Trinkgeld nur handschriftlich vermerkt. Ohne Quittierung ist es kaum durchsetzbar.
Vorsteuer ebenfalls auf 70 Prozent gekürzt. Das ist falsch und verschenkt bares Geld.
Thermobeleg ohne Kopie abgeheftet. Nach acht Jahren ist er in der Regel leer.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind absetzbar?
2. Wie fülle ich einen Bewirtungsbeleg richtig aus?
3. Muss mein Name auf der Bewirtungsrechnung stehen?
4. Ist die Bewirtung eigener Mitarbeiter auch nur zu 70 Prozent abziehbar?
5. Ist Trinkgeld absetzbar?
6. Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
7. Gibt es eine amtliche Bewirtungsbeleg Vorlage?
Fazit
Der Bewirtungsbeleg entscheidet über mehrere hundert Euro im Jahr, und er entscheidet sich am Tisch, nicht in der Buchhaltung. Fünf Angaben verlangt das Gesetz: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. In der Gaststätte genügen Anlass und Teilnehmer plus beigefügte Rechnung.
Merken Sie sich die beiden Zahlen, die auseinanderlaufen: 70 Prozent bei den Betriebsausgaben, 100 Prozent bei der Vorsteuer. Und merken Sie sich die Grenze von 250 Euro, ab der Ihr Name auf die Rechnung gehört.
Ihr nächster Schritt: Speichern Sie die Vorlage aus diesem Beitrag als PDF auf dem Telefon oder legen Sie sich einen Stapel Vordrucke in die Laptoptasche. Füllen Sie den Bewirtungsbeleg künftig aus, bevor Sie das Restaurant verlassen.
