Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine eigenständige Nummer für die Abwicklung von Geschäften im europäischen Binnenmarkt. Sie identifiziert ein Unternehmen eindeutig gegenüber Geschäftspartnern in anderen Mitgliedstaaten und ist die Grundlage für das Umsatzsteuer-Kontrollverfahren, mit dem die EU den grenzüberschreitenden Warenverkehr überwacht. Rechtsgrundlage ist § 27a Umsatzsteuergesetz.
Die deutsche USt-IdNr ist nach einem festen Aufbau gebildet: das Länderkürzel DE als Präfix, gefolgt von neun Ziffern (Beispiel: DE123456789). Jedes EU-Land hat ein eigenes Präfix und Format. Wer innergemeinschaftliche Lieferungen ausführt, muss die Nummer auf seinen Rechnungen angeben — sowohl die eigene als auch die des Leistungsempfängers.
USt-IdNr, Steuernummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer — die Abgrenzung
Gründer verwechseln die verschiedenen Identifikationsnummern häufig. Diese Übersicht trennt sie sauber:
| NUMMER | VERGEBEN VON | WOFÜR |
|---|---|---|
| Steuernummer | Finanzamt | Inländische Besteuerung, Steuererklärungen, Voranmeldungen |
| USt-IdNr | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Innergemeinschaftlicher Handel im EU-Binnenmarkt |
| Wirtschafts-Identifikationsnummer | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Bundeseinheitliche Kennung jedes wirtschaftlich Tätigen |
Kurz gesagt: Die Steuernummer nutzen Sie im Verhältnis zu Ihrem Finanzamt, die USt-IdNr im Verhältnis zu Geschäftspartnern im EU-Ausland. Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr) tritt als dauerhafte Kennung für Unternehmen hinzu, ersetzt die USt-IdNr aber nicht.
Wer braucht eine USt-IdNr?
Eine USt-IdNr benötigen Sie, sobald Sie am grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr innerhalb der EU teilnehmen. Typische Fälle:
Hinweis für Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung können Sie eine USt-IdNr beantragen. Sie brauchen sie, sobald Sie Leistungen aus dem EU-Ausland beziehen oder ins EU-Ausland erbringen — im reinen Inlandsgeschäft ist sie dagegen nicht erforderlich.
Umsatzsteuer-ID beantragen: die zwei Wege
Für die Beantragung gibt es zwei Wege — je nachdem, ob Sie gerade gründen oder bereits ein laufendes Unternehmen führen. Beide sind kostenlos.
Weg 1: Bei der Gründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden, füllen Sie beim Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus (über ELSTER). Dort gibt es ein Feld, mit dem Sie die Erteilung einer USt-IdNr direkt mitbeantragen. Das Finanzamt leitet Ihre Angaben an das BZSt weiter, das die Nummer anschließend vergibt. So erhalten Sie Steuernummer und USt-IdNr in einem Aufwasch.
Weg 2: Nachträglich online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
Haben Sie bei der Gründung keine USt-IdNr beantragt oder brauchen sie erst später, stellen Sie den Antrag direkt beim Bundeszentralamt für Steuern. Am schnellsten geht das über das Online-Formular auf der BZSt-Website. Nötig sind Ihr Name, Ihre Anschrift und die Steuernummer, unter der Sie beim Finanzamt geführt werden (§ 27a UStG). Der Dienstsitz Saarlouis des BZSt bearbeitet die Anträge und teilt die Nummer anschließend per Post mit — in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen.
Achtung: Die Beantragung ist kostenlos
Achtung vor kostenpflichtigen Registern
Im Internet werben Anbieter mit einer angeblich schnellen Registrierung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gegen Gebühr. Diese „Register" haben mit dem Bundeszentralamt für Steuern nichts zu tun. Die Erteilung der USt-IdNr ist ausschließlich beim BZSt möglich und vollständig gebührenfrei. Reagieren Sie nicht auf solche Angebote oder Rechnungen und beantragen Sie die Nummer nur über die offiziellen Wege.
USt-IdNr prüfen: das Bestätigungsverfahren des BZSt
Bevor Sie eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei abrechnen, sollten Sie die USt-IdNr Ihres Geschäftspartners auf Gültigkeit prüfen. Dafür bietet das BZSt ein kostenloses Bestätigungsverfahren mit zwei Stufen:
EU-weit läuft die Prüfung über das MIAS-System (auf europäischer Ebene als VIES bekannt). Die qualifizierte Abfrage ist die sichere Wahl, weil sie die Richtigkeit der Zuordnung dokumentiert — das schützt Sie, falls das Finanzamt die Steuerfreiheit einer Lieferung später in Frage stellt. Wie Sie die anfallende Umsatzsteuer anschließend anmelden, erklärt unser Leitfaden zur Umsatzsteuererklärung; die Termine dazu finden Sie im Beitrag zur Steuervorauszahlung .
Häufig gestellte Fragen
1. Was kostet es, eine Umsatzsteuer-ID zu beantragen?
2. Wie lange dauert die Vergabe der USt-IdNr?
3. Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr?
4. Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr?
5. Wie prüfe ich, ob eine USt-IdNr gültig ist?
Fazit: In wenigen Schritten zur USt-IdNr
Die Umsatzsteuer-ID ist der Schlüssel für Geschäfte im europäischen Binnenmarkt — und schnell besorgt. Beantragen Sie sie bei der Gründung gleich im Fragebogen mit oder nachträglich direkt beim BZSt. Wichtig ist nur, dass Sie die offiziellen, kostenlosen Wege nutzen.
So gehen Sie vor:
- Bedarf klären: Handeln Sie mit Unternehmen im EU-Ausland? Dann brauchen Sie die Nummer.
- Bei Gründung: im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung das Feld für die USt-IdNr ankreuzen.
- Nachträglich: Online-Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen (Name, Anschrift, Steuernummer).
- Nummer nutzen: USt-IdNr auf allen EU-Rechnungen angeben.
- Partner prüfen: fremde USt-IdNr vor steuerfreier Lieferung qualifiziert bestätigen lassen.
Bei komplexeren EU-Geschäften — etwa Reihengeschäften oder digitalen Leistungen an Privatpersonen — lohnt der Steuerberater, der die umsatzsteuerliche Behandlung im Einzelfall absichert.
