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Büroartikel

Welche Büroartikel brauchen Existenzgründer wirklich?


Büroartikel sind Arbeitsmittel. Deshalb kommt es darauf an, dass die richtigen Büroartikel beschafft werden. Natürlich ist Sparen beim Einkauf der Büroartikel Pflicht; denn jeder Gründer hat ein knappes Budget, das er sorgfältig einsetzen muss; aber das Sparen steht nicht an erster Stelle, sondern die Auswahl der richtigen Büroartikel, die sich ausschließlich nach dem Geschäftsmodell jedes einzelnen Gründers richtet. So benötigt ein Gründer, der sich als Consultant selbstständig machen will wegen seiner telefonischen Erreichbarkeit ein mobiles Telefon, während ein IT-Entwickler, der stets in seinem Homeoffice arbeitet, mit einem Festnetzanschluss besser bedient ist.

Daraus folgt, dass jeder Gründer seinen Bedarf an Büroartikeln nicht nur seiner Gründungsidee anpasst, sondern auch als Investition begreift; denn die erforderlichen Ausgaben sind nicht zu unterschätzen. Ein Gründer ist deshalb gut beraten, wenn er seinen Bedarf an Büroartikeln in einer Aufstellung benötigter Investitionen seinem Businessplan anfügt. Um alle Büroartikel erfassen zu können, sollte er den Begriff "Büroartikel" weit auslegen.

Büromöbel

Die Büromöbel stellen unter den Büroartikeln den Gründer vor besondere Herausforderungen. Sie bilden die Grundausstattung, die mit der Aufnahme des Geschäftsbetriebes vorhanden sein muss und die zunächst in der Einmalanschaffung den höchsten Kapitaleinsatz erfordert. Dennoch darf der Preis nicht das erste Kriterium bei der Auswahl für die Büromöbel sein, sondern der tatsächliche Bedarf. Ein Gründer, der sich einer gehobenen Kundschaft im eigenen Büro oder Besprechungsraum zu präsentieren hat, benötigt eine anspruchsvollere Büroausstattung als ein Fleischer, der im Hinterzimmer seine Buchhaltung macht. Dafür benötigt dieser Gründer aber eine Kühltheke im Verkaufsraum.

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Welche Büroartikel brauchen Existenzgründer wirklich? selbststaendigkeit.de

Gemeinsam ist beiden Gründern, dass sie bestimmten Regeln bei der Auswahl unterworfen sind:

  • Schreibtische müssen an ihre Anforderungen angepasst sein. Sollen sie nur dem Schreiben dienen, als verlängerte Eckschreibtische eine Fläche für Besprechungen bieten oder Tische für Zeichner sein. Auf jeden Fall müssen sie gesetzliche Mindestmaße einhalten, die allerdings nicht für Chefschreibtische gelten.
  • Bürostühle sollen zwar funktional sein, müssen aber den Sicherheitsvorschriften genügen. Wichtig sind vor allem ergonomische Aspekte, die der Gesundheit der Mitarbeiter dienen, insbesondere deren Rücken beim Sitzen schonen.
  • Lampen sollen das richtig dosierte Licht abgeben. Sie dürfen nicht zu grell leuchten, andererseits nicht zu stark gedimmt sein. Die Art der Beleuchtung entscheidet mit über die Motivation der Mitarbeiter am Arbeitsplatz.
  • Schränke und Regale müssen stabil sein, damit sie nicht unter der Last etwa der eingestellten Ordner zusammenbrechen. Außerdem müssen sie gut verschließbar sein, damit nicht andere Büroartikel "Beine bekommen".
  • Die Garderobe hat den Ansprüchen der Mitarbeiter zu genügen und ist bei Kundenverkehr entsprechend auszulegen.

Bürotechnik

Die technische Büroausstattung gehört ebenfalls zu den Büroartikeln. Da sie schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor werden kann, sollten die Gründer ihren Bedarf nach der Verwendung festlegen und die Beschaffung von Kombigeräten in ihre Investitionsentscheidungen einbeziehen. Gerade in der Bürotechnik lassen sich teure Einkäufe vermeiden; aber genauso schnell kann bei "günstigen" Einkäufen der Satz "Wer billig kauft, kauft zweimal." bei den Gründern für unliebsame Konsequenzen sorgen. Zu der gängigen Bürotechnik gehören folgende Büroartikel:

  • PCs und Laptops
  • Mäuse und Tastaturen
  • Headsets
  • Telefone im Festnetz oder mobil
  • Anrufbeantworter
  • Drucker
  • Scanner
  • Kopiergeräte
  • Faxgeräte

Präsentationsmittel

Präsentationsmittel gehören nicht nur für Gründer zum Handwerkszeug, die sich als Schulungsleiter, Trainer oder Coach selbstständig machen wollen; sie sind Büroartikel für alle Gründer, die ihre Produkte oder Dienstleistungen ihrem Kundenkreis oder der interessierten Öffentlichkeit zu präsentieren haben. Deshalb gilt auch für diese Büroartikel, dass die Gründer das Notwendige ihrem Geschäftsmodell anpassen sollten. Zu den gängigen Präsentationsmitteln zählen:

  • Projektoren, Beamer und Notebooks mit Power Point Software
  • Flipcharts, Magnettafeln, Wandtafeln
  • Präsentationskameras
  • Digitalstifte
  • Copyboards
  • Namensschilder, Hinweisschilder
  • Präsentationsmappen

Welche Büroartikel eignen sich für Gründer

Damit Gründer nicht von einem unvorhergesehenen Bedarf "überschwemmt" werden, sollten sie die erforderlichen klassischen Büroartikel mengenmäßig bestimmen, selbststaendigkeit.de

Klassische Büroartikel

Die klassischen Büroartikel, auch Büroartikel im engeren Sinne genannt, stellen die Gründer vor eigene Aufgaben. Sie sind zwar nicht so kostspielig wie die Büromöbel oder die Bürotechnik; dafür ist ihr Bedarf aber ständig und kann in der Summe den Kaptaleinsatz der beiden quasi Einmalbüroartikelbereiche schneller als vom Gründer gewollt abrufen. Damit die Gründer nicht von einem unvorhergesehenen Bedarf "überschwemmt" werden, sollten sie die erforderlichen klassischen Büroartikel vor einer Mengenbestimmung folgenden Kategorien zuordnen:

  • Büroartikel zum Schreiben sind Füllhalter, Kugelschreiber, Filzstifte, Bleistifte, aber auch Textmarker. Zu bedenken ist, dass diese Stifte in unterschiedlichen Farben beschafft werden. So können nicht nur Unterschiede markiert werden, auch kann festgelegt werden, welche Hierarchiestufe mit welcher Farbe schreiben soll. Auch Korrekturmittel gehören in diese Kategorie.
  • Speichermittel sind alle Büroartikel, auf denen Mitteilungen festgehalten werden. Das Briefpapier ist der Büroartikel, der das Unternehmen nach außen präsentiert. Die Gründer, die sich an einen gehobenen Kundenkreis wenden, sollten es nicht an der erforderlichen Papierstärke und einem Wasserzeichen fehlen lassen. Für die Rechnungsschreibung genügt einfacheres Papier. Notizblöcke, Klebezettel oder Formulare zählen ebenfalls zu den Speichermitteln.
  • Büroartikel für die Herstellung und Sicherung der betrieblichen Abläufe sind Aktenordner, Mappen, Prospekthüllen und Hefter. Damit sie zum richtigen Einsatz kommen können, werden Locher, Büroklammern und Aufkleber ergänzend benötigt. Register, auch Hängeregister, Etiketten, Karteikarten, Lochverstärker sowie Papierkörbe gehören ebenso in diese Kategorie.
  • Büroartikel für den Versand sind nicht nur Briefumschläge, Versandtaschen, Versandkartons und Verpackungsmaterial, sondern auch Brieföffner, Klebebande und Adressaufkleber. Jeder Gründer muss in dieser Kategorie die Auswahl der Büroartikel nicht nur nach der Art, sondern auch nach ihrer Größe treffen. Braucht er etwa nur kleine Briefumschläge oder vielmehr solche für den Prospektversand? Verschickt er Päckchen oder Pakete, muss er vielleicht Vorsorge gegen Bruch oder andere Maßnahmen treffen?
  • Büroartikel für den Tagesbedarf sind Scheren, Lineale, Bleistiftanspitzer, Radiergummis, Tinte, Kugelschreiberminen in unterschiedlichen Farben, Büroklammern, Verbrauchsmaterialien oder Ersatzteile für die Bürotechnik sowie Taschenrechner. Da diese Kategorie fast unerschöpflich ist, muss jeder Gründer strenge Maßstäbe an die Auswahl dieser Büroartikel anlegen, damit er seine Ausgaben im Blick behält.

Fazit

Die Auswahl der richtigen Büroartikel gehört für jeden Existenzgründer zu den schwierigen Aufgaben. Hat sich der Existenzgründer vor der Gründung vorwiegend mit seinem Businessplan beschäftigt, muss er nun mit den richtigen Büroartikeln die Arbeitsmittel beschaffen, mit denen er erfolgreich selbstständig werden kann. Die Auswahl hat also streng nach dem Bedarf zu erfolgen, wie er in seinem Businessplan abzulesen ist. Am besten ist es, wenn der Gründer die Beschaffung der Büroartikel als Investition begreift und in seinem Businessplan auflistet. Hilfreich dafür ist, den Begriff "Büroartikel" nicht zu eng zu fassen, damit der Gründer keine der genannten Arten vergisst.

Alberto Garcia Dieguez

Alberto Garcia Dieguez

Alberto Garcia studierte allgemeine Betriebswirtschaftslehre in den Niederlanden. Als leidenschaftlicher Autor schreibt er heute insbesondere über Geschäftsideen, Finanzen, Marketing und Organisation.


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