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Zielvereinbarung in fünf Schritten inkl. Formulierungshilfe & FAQ

Sie suchen nach neuen Möglichkeiten, ihre Angestellten zu führen und zu motivieren? Lernen Sie das Instrument der Zielvereinbarung kennen! Im folgenden Artikel lesen Sie, was man darunter versteht, welche Vor- und Nachteile diese Methode mit sich bringt und wie Sie konkret damit arbeiten. Tipps sowie FAQ klären weitere wichtige Fragen und Formulierungsvorschläge geben Anregungen für die Umsetzung in der Praxis.

Inhaltsverzeichnis

Schnellcheck Zielvereinbarung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie interessieren sich als Unternehmer oder Führungskraft für das Thema Zielvereinbarung? In folgenden Antworten finden Sie die ersten wichtigen Informationen darüber:

  • Was sind Zielvereinbarungen?
    Eine Zielvereinbarung wird jeweils mit einem Mitarbeiter abgeschlossen. In ihr werden Ziele definiert, die dieser in einem festgelegten Zeitraum erreichen soll.
  • Warum sind Zielvereinbarungen wichtig?
    Sie wirken motivierend, weil sie dem Arbeitnehmer Orientierung und Sicherheit über die an ihn gestellten Anforderungen geben, und fördern seine persönliche Weiterentwicklung. Für Arbeitgeber dienen Sie als wertvolles Führungsinstrument.
  • Ist die Zielvereinbarung noch zeitgemäß?
    Gut formulierte Zielvereinbarungen bringen sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern Vorteile und sind daher durchaus zeitgemäß. Probleme können lediglich in sehr schnelllebigen Branchen auftreten, in denen sich die Rahmenbedingungen und Anforderungen häufig ändern.

Lesen Sie im nächsten Abschnitt mehr über die Vorteile der Zielvereinbarung, lernen Sie aber auch mögliche Nachteile kennen.

Vor- und Nachteile von Zielvereinbarungen für Arbeitgeber

Eine Zielvereinbarung wird zwischen Führungskräften bzw. Unternehmern und einzelnen Mitarbeitern geschlossen. Sie beinhalten klar definierte Ziele, die der jeweilige Angestellte in einem festgelegten Zeitraum erreichen soll. Bei einer Zielvereinbarung im engeren Sinne ist eine Prämie oder ein anderer Vorteil für den Arbeitnehmer an die Zielerreichung geknüpft. Das ist aber kein Muss. Auch ohne materiellen Anreiz ist die Zielvereinbarung ein wirkungsvolles Instrument der Personalarbeit.

Sowohl für Führungskräfte bzw. Unternehmer als auch für die Mitarbeiter bietet die Zielvereinbarung Chancen. Dafür sprechen folgende Vorteile:

  • Hilfe bei der Orientierung
    Der Angestellte erkennt, welche Aspekte seiner Arbeit besonders wichtig sind und welche Prioritäten er deshalb setzen muss.
  • Schutz vor Überforderung
    Die bessere Fokussierung durch die Priorisierung wichtiger Aufgaben verhindert, dass unternehmerische Ressourcen und persönliche Energie vergeudet werden.
  • Sicherheit durch Transparenz
    Dass der Mitarbeiter die an ihn gestellten Anforderungen genau kennt, verschafft ihm Sicherheit und trägt deshalb zur Mitarbeitermotivation bei.
  • Förderung der Weiterentwicklung des Mitarbeiters
    In Zielvereinbarungsgesprächen werden häufig auch persönliche Entwicklungsziele abgesteckt, die für die Erreichung der Unternehmensziele notwendig sind.
  • Verbindlichkeit
    Da die Ziele gemeinsam erarbeitet und schriftlich dokumentiert werden, sind sie verbindlicher und werden besser akzeptiert als einseitige Vorgaben.
  • Erleichterung der Koordination
    Im Hinblick auf die übergeordneten strategischen Unternehmensziele lassen sich konkrete, verbindliche Ziele verschiedener Mitarbeiter und Abteilungen innerhalb des Unternehmens besser koordinieren.

In bestimmten Situationen und bei ungeeigneter Umsetzung kann eine Zielvereinbarung auch negative Effekte haben. Beachten Sie folgende mögliche Nachteile, um diese zu vermeiden:

  • Leistungsdruck
    Ein zu hohes Zielniveau kann den Leistungsdruck verstärken, was sich negativ auf die Kreativität und das Arbeitsklima auswirkt.
  • Demotivation bei Nichterreichung
    Falls der Mitarbeiter ein vereinbartes Ziel nicht erreicht, kann das auf ihn demotivierend wirken und seine Leistungsfähigkeit mindern.
  • Hoher Aufwand
    Sowohl die Zielerarbeitung als auch die konsequente Auswertung und Dokumentation der Zielerreichung verursachen einen nicht unerheblichen Aufwand für die Personalverantwortlichen.
  • Mitunter schwierige Messbarkeit
    Bestimmte Ziele lassen sich nicht oder nur mit hohem Aufwand messen, was die Kontrolle der Zielerreichung erschwert.
  • Leistungsmindernde Wirkung möglich
    Dieser Effekt kann eintreten, wenn das Zielniveau zu niedrig angesetzt wurde und der Mitarbeiter sein Potenzial absichtlich nicht ausschöpft, weil er eine Erhöhung der Anforderungen in der nächsten Periode verhindern möchte.
  • Beeinträchtigung der Flexibilität
    Da sich vor allem in schnelllebigen Branchen die Rahmenbedingungen während der Zielvereinbarungsperiode häufig ändern, können starre Ziele flexible Reaktionen auf die neuen Anforderungen erschweren.
Hinweis: Ob Vorteile überwiegen, oder Unternehmen mit den Nachteilen der Zielvereinbarungen zu kämpfen haben, hängt davon ab, wie diese erarbeitet und formuliert werden. Wie das gut gelingt, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Mit Zielvereinbarungen arbeiten und Ziele formulieren – 5 Schritte

Gehen Sie bei der Formulierung, Umsetzung und Auswertung einer Zielvereinbarung systematisch vor. Die im Folgenden beschriebenen Schritte haben sich dafür bewährt.

Schritt 1: Für den Mitarbeiter relevante Zielarten festlegen

Überlegen Sie bereits im Vorfeld des Zielvereinbarungsgesprächs, welche Arten von Zielen für den Arbeitnehmer relevant sind. Wichtig ist jeweils, dass er einen ausreichend großen Einfluss auf die Zielerfüllung hat. Beispiele für Zielarten sind:

  • Vertriebsziele wie Umsatz oder Kundengewinnung, die speziell für Vertriebsmitarbeiter relevant sind
  • Projektziele, bei denen es um eine bestimmte Aufgabe geht, die mit einem vorgegebenen Resultat abgeschlossen werden soll, z. B. die Einführung einer neuen Software
  • persönliche Ziele als Instrumente der Personalentwicklung, die sich auf die Weiterbildung des Mitarbeiters beziehen, oft als Vorbereitung auf bestimmte Aufgaben im Unternehmen
  • Verhaltensziele, die konstant anzuwendende Verhaltensweisen definieren, z. B. im Umgang mit Kunden
Beachten Sie: Weiterhin ist zwischen Zielen für einzelne Personen und Teamzielen zu unterscheiden. Da es bei Teamzielen auf die Performance einer Gruppe von Personen ankommt, Zielvereinbarungen aber immer mit einzelnen Mitarbeitern abgeschlossen werden, erfolgt die Vereinbarung mit den jeweiligen Teamleitern. Denn diese haben die Aufgabe, ihre Mitarbeiter anzuleiten, zu unterstützen und zu motivieren, damit diese das Teamziel erreichen.

Schritt 2: Individuelle Ziele mit den strategischen Zielen des Unternehmens zusammenbringen

Alle individuellen Ziele, die Sie mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren, müssen aus den strategischen Zielen des Unternehmens abgeleitet werden. So kann die Zielerfüllung jedes Einzelnen einen direkten Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten. Dafür ist es notwendig, die übergeordneten Ziele auf unteren Ebenen herunterzubrechen und so zu konkretisieren.

Beachten Sie bei der Zielerarbeitung aber auch die persönlichen Fähigkeiten, Ressourcen und Vorstellungen des jeweiligen Mitarbeiters. Die individuellen Ziele mit den Unternehmenszielen zusammenzubringen, stellt dabei eine ganz besondere Herausforderung dar. In einer idealen Situation kann jeder Mitarbeiter durch seinen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele auch die eigenen Potenziale bestmöglich entfalten. Das bedeutet, dass ein Team aus unterschiedlichen Persönlichkeiten bestehen muss, die sich gegenseitig ergänzen. Streben Sie diesen Idealfall an, so gut es geht. Wählen Sie dafür Ihre Mitarbeiter bereits bei der Einstellung sorgfältig aus und lernen Sie im Arbeitsalltag durch regelmäßigen Kontakt und Gespräche ihre Talente, Fähigkeiten und Wertvorstellungen noch besser kennen.

Schritt 3: Ziele in einem Zielvereinbarungsgespräch SMART definieren

Wie vorteilhaft Zielvereinbarungen für Ihr Unternehmen sein können, hängt vor allem von ihrer Formulierung ab. Es hat sich bewährt, dabei nach der sogenannten SMART-Regel vorzugehen:

  • Spezifisch
    Jedes Ziel muss so konkret formuliert werden, dass keine Interpretationsspielräume entstehen. Achten Sie während des Zielvereinbarungsgesprächs besonders darauf, Missverständnisse auszuschließen.
  • Messbar
    Die Zielerreichung sollte im Idealfall messbar sein. Bei quantitativen Zielen wie Umsatz oder Kosten, denen konkrete Zahlen zugrunde liegen, ist das kein Problem. Oft enthalten Zielvereinbarungen aber auch qualitative Ziele wie z. B.
    Kundenzufriedenheit oder Markenbekanntheit. In diesen Fällen muss vereinbart werden, wie die Zielerreichung gemessen wird, z. B. mit geeigneten Kennzahlen wie dem Kundenzufriedenheitsindex.
  • Akzeptiert
    Es ist wichtig, dass sich der Mitarbeiter mit den Zielen identifiziert und sie auch für sich selbst als attraktiv bewertet. Er muss erkennen, dass sein Beitrag für die Erreichung übergeordneter Unternehmensziele von Nutzen ist. Weiterhin sollen sie auch zu seinen persönlichen Fähigkeiten und Wertvorstellungen passen.
  • Realistisch
    Die Zielvorgaben müssen erreichbar sein, aber trotzdem eine gewisse Herausforderung darstellen. Es kommt darauf an, sowohl Über- als auch Unterforderung zu vermeiden.
  • Terminiert
    Für jedes vereinbarte Ziel muss es eine verbindliche Deadline geben. Lediglich bei Verhaltenszielen, die eine dauerhafte Verhaltensänderung bewirken sollen, ist das nicht sinnvoll. In diesem Fall kann eventuell ein Termin zur qualitativen Auswertung der Zielerreichung vereinbart werden.

Zielvereinbarungen erarbeiten und formulieren Sie mit den Angestellten gemeinsam. Achten Sie auf die verbindliche Dokumentation inklusive der Unterschriften. Falls eine Prämie oder ein anderer Vorteil vom Erfolg abhängt, legen Sie exakt fest, bei welchem Grad der Zielerreichung ein Anspruch darauf besteht, wann nur zum Teil und wann nicht mehr. Denn wenn in diesem Punkt keine Einigkeit besteht, kann das zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Schritt 4: Umsetzung der Ziele

Räumen Sie dem Angestellten möglichst viele Freiheiten dahingehend ein, wie er die vereinbarten Ziele erreicht. Definieren Sie in der Zielvereinbarung aber auch ganz klar seine Kompetenzen, damit er weiß, welche Schritte er mit Ihnen abstimmen muss.

Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei der Zielerreichung und führen Sie zu diesem Zweck regelmäßig Feedback-Gespräche zu Leistungsbeurteilungen durch. Diese wirken motivierend und können gegebenenfalls Fehlentwicklungen verhindern.

Schritt 5: Prüfung der Zielerreichung und Belohnung

Sobald die in der Zielvereinbarung gesetzte Deadline abgelaufen ist, führen Sie das Zielerreichungs- bzw. Feedbackgespräch durch. Anhand der festgelegten Zielwerte und Kennzahlen überprüfen Sie den Zielerreichungsgrad der vereinbarten Vorgaben. Im Erfolgsfall würdigen Sie die Leistung des Mitarbeiters und zahlen gegebenenfalls die vereinbarte Prämie aus.

Zielerreichungsgespräche dienen aber auch dazu, Ursachen für eventuelle Abweichungen zu klären. Analysieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter eventuelle Probleme und leiten Sie daraus Verbesserungsmaßnahmen ab.

Beispiele und Formulierungshilfen für vereinbarte Ziele mit Mitarbeitern

Sie suchen Formulierungsideen für eine Zielvereinbarung? Folgende Beispiele geben Ihnen erste Anregungen:

  • Beispiel für ein Vertriebsziel
    X wird mit dem Vertrieb unseres neuen Produkts ___ ihren/seinen persönlichen Umsatzbeitrag bis zum ___ auf mindestens ___ Euro erhöhen.
  • Beispiel für ein Projektziel
    Als Online Marketing Manager/in hat X die Aufgabe, bis zum ___ die Conversion Rate der Website um ___ Prozent zu steigern.
  • Beispiel für ein Persönliches Ziel
    X schließt bis zum ___ eine Weiterbildung zum Scrum Master ab und übernimmt danach die Teamleitung.
  • Beispiel für ein Verhaltensziel
    In ihrer/seiner Funktion als HR-Manager/in wird X in den Monaten ___ und ___ jeweils eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit durchführen.

Hier ein Ausschnitt aus den Formulierungsbeispielen für ein Vertriebsziel:

Formulierungsbeispiele für Zielvereinbarungen

Laden Sie unsere Vorlage herunter! Sie enthält noch mehr Formulierungsvorschläge für die verschiedenen Zielarten.

Download Formulierungsbeispiele als .pdf

7 Tipps für das Zielvereinbarungsgespräch

Ein gelungenes Zielvereinbarungsgespräch beeinflusst in hohem Maß die Erfolgschancen der Zielvereinbarung. Achten Sie deshalb besonders auf folgende Aspekte:

  1. Ziele gemeinsam erarbeiten
    Erarbeiten Sie die Zielvereinbarung mit dem Angestellten gemeinsam, anstatt sie einseitig vorzuschreiben. So kann dieser eigene Ideen sowie eventuell auch Bedenken äußern und wird die Ziele akzeptieren.
  2. Zwischenziele festlegen
    Vor allem bei komplexen Aufgaben bzw. bei besonders wichtigen oder großen Zielen ist es empfehlenswert, Zwischenziele zu definieren und dafür auch Termine festzusetzen. So vermeiden Sie eine Überforderung des Mitarbeiters. Auch können Sie Fehlentwicklungen rechtzeitig erkennen und gegensteuern.
  3. Auf wenige Ziele konzentrieren
    Beschränken Sie die Zielvereinbarung auf wenige wichtige Ziele, als Faustregel gelten 3 bis 5. Falls es vorstellbar ist, dass diese um Ressourcen konkurrieren, sollten bereits im Zielvereinbarungsgespräch Prioritäten festgelegt werden.
  4. Wirkung der Zielerreichung verdeutlichen
    Verdeutlichen Sie dem Mitarbeiter, welche Auswirkungen es für das Unternehmen und ihn selbst hat, ob er die vereinbarten Ergebnisse erreicht oder nicht. Die Prämie ist dabei nur ein Aspekt. Es wirkt zusätzlich motivierend, wenn der Angestellte die Bedeutung seines Beitrags für die Erreichung übergeordneter Unternehmensziele erkennt.
  5. Ressourcen beachten
    Klären Sie im Gespräch, ob die für die Zielerreichung notwendigen materiellen und personellen Ressourcen vorhanden sind und ob sich der Mitarbeiter bzw. die Mitglieder seines Teams persönlich und fachlich für die Aufgaben eignen. Arbeiten Sie in diesem Zusammenhang auch heraus, was die Zielerreichung gefährden könnte.
  6. Kompetenzen klären
    Der Mitarbeiter sollte den Weg zur Zielerreichung zwar weitestgehend selbst bestimmen können, trotzdem sind eventuell bestimmte Vorgehensweisen mit Ihnen abzuklären. Dokumentieren Sie im Zielvereinbarungsgespräch, in welchen Fällen das notwendig ist.
  7. Missverständnisse ausschließen
    Fragen Sie den Angestellten abschließend, ob Unklarheiten bestehen. Überprüfen Sie zusätzlich die Zielvereinbarung hinsichtlich ihrer Eindeutigkeit, damit keine Missverständnisse entstehen.
Beachten Sie: Bei der gemeinsamen Planung und Formulierung der Zielvereinbarung handelt es sich um ein Mitarbeitergespräch. Beachten Sie deshalb auch die allgemeinen Hinweise dazu.

FAQ: 12 häufige Fragen zur Zielvereinbarung in Unternehmen

Haben Sie noch Fragen zum Thema Zielvereinbarung? In den folgenden FAQ-Antworten finden Sie zusätzliche wichtige Informationen:

1. Wer führt das Zielvereinbarungsgespräch?

Zielvereinbarungsgespräche finden zwischen einem Mitarbeiter und einer ihm übergeordneten Führungskraft statt. In kleinen Unternehmen ist das auch oft der Inhaber. Situationsbezogen kann es sinnvoll sein, dass weitere Personen teilnehmen, z. B. Teammitglieder des Mitarbeiters oder Vertreter aus anderen Abteilungen.

2. Wann vereinbare ich Ziele mit meinen Mitarbeitern?

Die Zielvereinbarung bezieht sich immer auf eine bestimmte Periode, meist ein Jahr. Sie können aber auch kürzere Zeiträume wählen, wenn Ihnen das sinnvoll erscheint. Der Zeitpunkt und die Ziererreichungsperiode sollten sich immer nach den unternehmerischen Anforderungen richten.

3. Mit welchen Mitarbeitern vereinbare ich Ziele?

Sie müssen nicht für alle Mitarbeiter eine Zielvereinbarung erarbeiten. Es hängt stark von der Art der Position und Tätigkeit ab, ob sich sinnvolle, messbare Ziele definieren lassen, auf welche der Arbeitnehmer Einfluss hat. Typisch ist die Zielvereinbarung für Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte.

4. Wie viele Ziele werden vereinbart?

Vereinbaren Sie 3 bis 5 Ziele, im Zweifel ist weniger hier mehr.

5. Wie dokumentiere ich vereinbarte Ziele?

Die Dokumentation muss schriftlich erfolgen und von beiden Seiten unterschrieben werden. Das ist besonders wichtig, wenn von der Zielerreichung eine Prämienzahlung abhängt.

6. Wie überprüfe ich, ob Ziele erreicht wurden?

Wann, wie und mithilfe welcher Kennzahlen die Überprüfung erfolgt, wird bereits in der Zielvereinbarung festgelegt. Bei quantitativen Zielen gleichen Sie die Soll- und Ist-Werte ab. Ebenso gehen Sie bei qualitativen Zielen vor, wofür Sie jedoch vorher die vereinbarten Kennzahlen ermitteln müssen. Schwierig ist die Überprüfung von Verhaltenszielen. Hier helfen eventuell Dokumentationen, wobei der Aufwand jedoch im Rahmen bleiben muss.

7. Was ist, wenn Ziele nicht erreicht werden?

Abgesehen davon, dass die eventuell vereinbarte Prämie nicht oder nicht in voller Höhe gezahlt wird, muss der Misserfolg auch analysiert werden. Wenn der Mitarbeiter erkennt, worin die Ursachen für die Nicht-Erreichung liegen, kann er diese in Zukunft gezielt angehen.

8. Was ist, wenn keine Einigkeit darüber herrscht, ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht?

Das kann vor allem dann zum Problem werden, wenn eine Belohnung an die Zielerreichung gekoppelt ist. Ursache dafür ist meist eine missverständliche Formulierung in der Zielvereinbarung. Versuchen Sie zunächst, eine Einigung zu erzielen, und zeigen Sie sich kompromissbereit, falls tatsächlich ein Interpretationsspielraum besteht. Es ist hilfreich, wenn eine unabhängige Person dabei vermittelt. Falls das nicht gelingt, kann eventuell mit anwaltlicher Unterstützung eine außergerichtliche Einigung erfolgen. Führt das ebenfalls nicht zum Erfolg, hat der Arbeitnehmer das Recht, vor dem Arbeitsgericht zu klagen.

9. Welche rechtlichen Dinge muss ich zum Thema Zielvereinbarung wissen?

Wenn vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer im Erfolgsfall eine Prämie oder eine andere Belohnung erhält, so gilt das als Zusatz zum Arbeitsvertrag und ist damit bindend. Formulierungen, die besagen, dass der Arbeitgeber die Prämie freiwillig zahlt und deshalb kein Anspruch darauf besteht, sind unwirksam. Im Arbeitsvertrag können Voraussetzungen definiert werden, unter denen eine Zielerreichungsprämie widerrufen werden kann, sofern sie nicht mehr als 25 % des Gesamtverdienstes ausmacht. Dazu kann z. B. eine schwierige wirtschaftliche Lage des Unternehmens gehören.

10. Sind Zielvereinbarungen mitbestimmungspflichtig?

Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, kann dieser mitbestimmen, ob und wie Zielvereinbarungen als Prämiensystem für alle Mitarbeiter eingeführt werden. Das ist nicht der Fall, wenn die Vereinbarungen nur für einzelne Angestellte gelten. Bei der konkreten Ausgestaltung einer Zielvereinbarung hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht.

11. Was ist zu tun, wenn vereinbarte Ziele nicht mehr relevant sind?

Durch unerwartete Entwicklungen im Unternehmen oder auf dem Markt kann es vorkommen, dass vereinbarte Ziele ihre Bedeutung verlieren und stattdessen neue Herausforderungen entstehen. In diesem Fall ist es für das Management wichtig, schnell zu handeln und die Zielvereinbarung den neuen Bedingungen anzupassen, ebenfalls unter Einbeziehung des Mitarbeiters.

12. Wie lässt sich die Qualität der Zielvereinbarungen bewerten?

Durchdachte und gut formulierte Zielvereinbarungen erkennt man vor allem an ihrer Erfolgsquote, sofern das Zielniveau nicht zu niedrig angesetzt wurde. Für eine hohe Qualität der Zielvereinbarungen spricht es weiterhin, wenn es nicht oder nur selten zu Uneinigkeiten hinsichtlich der Zielerreichung kommt.

Fazit: Zielvereinbarung

Zielvereinbarungen können ein wirkungsvolles Werkzeug der Motivation und Führung sein. Voraussetzung dafür ist, dass sie gemeinsam mit dem Angestellten erarbeitet und nach der SMART-Methode formuliert werden.

Welche Arten von Zielen für den einzelnen Mitarbeiter relevant sind und ob eine Zielvereinbarung überhaupt sinnvoll ist, hängt auch von der Art der Tätigkeit ab. Wenn an den Erfolg eine Prämie geknüpft ist, spielt auch das Arbeitsrecht eine Rolle, denn dann handelt es sich um eine bindende Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

Download Formulierungsbeispiele als .pdf

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.