Probezeit: Alles, was Arbeitgeber wissen müssen inkl. FAQ

Sie sind sich als Arbeitgeber nicht sicher, ob und wie Sie für Ihre zukünftigen Mitarbeiter eine Probezeit vereinbaren sollen? Sie wollen bei diesem Thema im Arbeitsvertrag nichts falsch machen? Lernen Sie in diesem Artikel die rechtlichen Grundlagen kennen und erfahren Sie, wann sich eine solche Testphase des Arbeitsverhältnisses lohnt und wie man sie lückenlos vereinbart.

Schnellcheck

Sie wollen sich als Arbeitgeber über die Zeit der Erprobung mit einem neuen Mitarbeiter informieren? Dabei treten häufig folgende Fragen auf:

• Wie lange muss eine Probezeit mindestens sein?
  Eine Mindestzeit wird durch das Arbeitsrecht nicht definiert.
• Beginnen alle Arbeitsverhältnisse automatisch mit einer Probezeit?
  Nein, die Vereinbarung ist freiwillig.
• Was ist, wenn der Mitarbeiter während der Probezeit krank wird?
  Die Zeitspanne verlängert sich nicht automatisch um die Krankheitstage, es gibt aber unter bestimmten Voraussetzungen Verlängerungsoptionen.

Erhalten Sie im nächsten Abschnitt einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen.

Keyfacts auf einen Blick

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, können Sie im Arbeitsvertrag eine Probezeit vereinbaren. Diese ist durch eine für beide Seiten kürzere Kündigungsfrist charakterisiert und bietet somit die Chance, sich gegenseitig besser kennenzulernen, zu testen und wenn es nicht passt, das Arbeitsverhältnis beidseitig schneller wieder aufzulösen. Folgende Tabelle listet kurz und knapp die wichtigsten Informationen zu diesem Thema auf.

Vor- und Nachteile einer Probezeit für Arbeitgeber

Es existiert keine Pflicht, eine Probezeit zu vereinbaren. Wenn Sie vor einer entsprechenden Entscheidung stehen, wägen Sie mögliche Vor- und Nachteile gegeneinander ab.

Sie sehen, dass es in bestimmten Situationen günstiger sein kann, auf eine solche Testphase zu verzichten. Das gilt besonders, wenn es um Fachkräfte geht, die auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt sind.

Aus der Praxis: Gesetzliche, keine oder längere Probezeit?

Sie haben nicht nur das Wahlrecht, ob Sie mit dem Mitarbeiter überhaupt eine Testphase des Arbeitsverhältnisses vereinbaren, sondern können auch die Länge bis zur Maximaldauer von 6 Monaten variabel gestalten. Sehen Sie an drei Beispielen, wann sich welche Entscheidung lohnt.

1. Beispiel: gesetzliche Probezeit

Ein Unternehmen hat auf eine Stellenausschreibung viele passende Bewerbungen erhalten, was zeigt, dass die Besetzung der Stelle kein Problem sein sollte. In diesem Fall bietet sich eine mehrmonatige Probezeit an, auch bis zur Höchstdauer von 6 Monaten.

2. Beispiel: keine Probezeit

Es wird eine Stelle besetzt, für die man in der Regel nur sehr schwer passendes Personal findet. Ein Verzicht auf die Probezeit kann dazu beitragen, den Bewerber zu überzeugen und als Mitarbeiter zu halten. Alternativ lässt sich auch eine sehr kurze Dauer vereinbaren, z. B. 2 Wochen. Das ist sinnvoll, wenn die Eignung für die Stelle sonst schwierig beurteilt werden kann.

3. Beispiel: längere Probezeit

Ein Mitarbeiter wurde mit einer Probezeit von 6 Monaten eingestellt, ist aber während dieser Zeit 2 Monate lang krank. Die Zeit der Erprobung verlängert sich nicht um die Fehlzeit, denn sie darf 6 Monate nicht überschreiten. Es gibt aber die Möglichkeit der Probezeitkündigung mit erweiterter Kündigungsfrist. Dem Arbeitnehmer wird kurz vor Ende der vereinbarten Testphase gekündigt, aber mit einer Frist von 2 Monaten. Gleichzeitig erhält er eine Wiedereinstellungszusage, wenn er während dieser Zeit die gesetzten Anforderungen erfüllt. Diese Vorgehensweise ist angemessen, wenn die zusätzliche Frist für die Beurteilung des Mitarbeiters wichtig ist.

Die Probezeit richtig im Arbeitsvertrag formulieren

Die Probezeit muss im Arbeitsvertrag mit ihrer exakten Dauer vereinbart werden, sonst gilt sie nicht. Nehmen Sie zusätzlich auch die Kündigungsfrist mit auf. Vor allem, wenn diese von den gesetzlich vorgesehenen 2 Wochen abweicht, ist das notwendig. Termine wie bei regulären Kündigungen (15. oder letzter Tag des Monats) spielen hier keine Rolle, weil die Kündigungsfrist direkt nach Zugang der Kündigung startet.

Die Formulierung im Vertrag könnte wie in dieser Mustervorlage lauten:

„Das Arbeitsverhältnis beginnt mit einer Probezeit von __ (Zeitraum) Monaten, die mit Ablauf des _______ (Datum) endet. Während dieser Zeit können sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag mit einer Frist von __ (Zeitraum)  Wochen kündigen.“

Als Alternative ist auch das befristete Probearbeitsverhältnis erlaubt. Dieses endet automatisch nach der vereinbarten Befristung, ohne dass dafür eine Kündigung notwendig ist. Wenn sich der Mitarbeiter bewährt hat, wird ein neuer Arbeitsvertrag abgeschlossen.

Hier finden Sie einige Beispiele für Arbeitsverträge mit entsprechenden Formulierungen zur Probezeit, die Sie günstig herunterladen können:

GmbH-Geschäftsführervertrag

Der Geschäftsführer einer GmbH vertritt diese nach außen, schließt Rechtsgeschäfte ab und ist auch für interne Abläufe verantwortlich. Entsprechend der Wichtigkeit dieser Position ist der Vertrag besonders regelungsintensiv. Der Arbeitsvertrag als Muster enthält unter anderem Klauseln zur Geheimhaltung und zum nachvertraglichen Wettbewerbsverbot.

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Arbeitsvertrag Minijob

Für einen Minijob gelten Besonderheiten hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer. Voraussetzung dafür ist, dass die monatliche Vergütung 450 Euro nicht übersteigt. Verwenden Sie diesen Arbeitsvertrag als Muster, aus dem hervorgeht, dass es sich um einen Minijob handelt. Beachten Sie auch die Regelungen zu den Sonderzahlungen, damit die Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird.

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Arbeitsvertrag Gleitzone

Von der Gleitzone oder einem Minijob spricht man, wenn der Verdienst zwischen 450 und 850 Euro liegt. Der Beschäftigte ist in diesem Fall sozialversicherungspflichtig, zahlt jedoch verminderte Beiträge. Nutzen Sie für den Arbeitsvertrag dieses Muster für einen Minijob.

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Befristeter Arbeitsvertrag

Wenn Sie einen Mitarbeiter neu einstellen, können Sie den Vertrag auf zwei Jahre befristen, ohne dass ein besonderer Grund dafür vorliegt. Neu gegründete Unternehmen dürfen bis zu vier Jahre grundlos befristen. War der Arbeitnehmer bereits bei Ihnen beschäftigt, muss für die Befristung ein zulässiger Grund vorliegen. Vereinbaren Sie im Vertrag, zu welchem Zeitpunkt oder beim Eintritt welchen Ereignisses das Arbeitsverhältnis endet.

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FAQ – die 20 häufigsten Fragen von Arbeitgebern zur Probezeit

1. Wie vereinbare ich eine Probezeit mit einem neuen Arbeitnehmer?

Nehmen Sie eine entsprechende Formulierung in den Arbeitsvertrag auf, die auch die Dauer dieser Phase enthält. Wenn keine solche Vereinbarung getroffen wird, gibt es auch keine Probezeit.

2. Wie lange muss die Probezeit mindestens und wie lange darf sie höchstens dauern?

Es gibt keine Verpflichtung zur Vereinbarung einer Probezeit und daher auch keine Mindestdauer.  Länger als 6 Monate darf sie jedoch nicht sein. Eine indirekte Verlängerung ist lediglich durch eine Probezeitkündigung mit erweiterter Kündigungsfrist (siehe Fragen 14 und 15) möglich, falls Sie sich in 6 Monaten kein ausreichendes Bild von dem Arbeitnehmer machen konnten, z. B. weil er länger krank war oder weil Sie pandemiebedingt vorübergehend schließen mussten.

3. Was ist der Unterschied zwischen Probezeit und Wartezeit?

Die Probezeit ist in § 622 Abs. 3 BGB geregelt und besagt, dass das Arbeitsverhältnis während einer individuell vereinbarten Phase (max. 6 Monate) mit einer Frist von 2 Wochen gekündigt werden kann. Die gesetzliche Grundlage für die in jedem Fall 6 Monate dauernde Wartezeit ist § 1 des Kündigungsschutzgesetzes. Während dieser Zeit besteht noch kein gesetzlicher Kündigungsschutz. Das bedeutet, Sie dürfen dem Arbeitnehmer auch ohne Angabe verhaltens-, personen- oder betriebsbedingter Gründe kündigen. Die Probezeit liegt demnach immer in der Wartezeit, kann aber kürzer als diese sein.

4. Welche Kündigungsfrist gilt grundsätzlich während der Probezeit?

622 Abs. 3 BGB legt hierfür 2 Wochen fest, wobei auch abweichende Regelungen getroffen werden können (siehe nächste Frage). Beachten Sie auch, dass von beiden Seiten täglich, ohne die Einhaltung bestimmter Termine, gekündigt werden kann.

5. Kann man für die Dauer der Probezeit eine individuelle Kündigungsfrist vereinbaren?

Sie dürfen in jedem Fall eine längere Kündigungsfrist als 2 Wochen vereinbaren. Es ist auch möglich, dass Sie durch einen Tarifvertrag dazu verpflichtet sind. Eine kürzere Frist wäre nur zulässig, wenn der Tarifvertrag das erlaubt. Auf keinen Fall darf die Kündigungsfrist des Arbeitnehmers länger sein als die des Arbeitgebers.

6. Welche Folgen hat es, wenn keine Probezeit vereinbart wurde?

Dann gilt von Anfang an die gesetzliche Kündigungsfrist, welche in den ersten beiden Jahren 4 Wochen beträgt, wobei entweder zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden kann. Unabhängig davon besteht innerhalb der ersten 6 Monate (Wartezeit) noch kein gesetzlicher Kündigungsschutz. Das heißt, Sie können ohne Angabe von Gründen kündigen.

7. Muss ich bei einer Kündigung in der Probezeit eine Abfindung zahlen?

Grundsätzlich müssen Sie weder in der Probezeit noch bei einer anderen rechtmäßigen Kündigung eine Abfindung zahlen. Mitunter sollen Abfindungen Kündigungsschutzklagen abwenden, falls die Kündigung aus irgendeinem Grund angefochten werden könnte. Die Wahrscheinlichkeit dafür ist während der Wartezeit, in welche auch die Probezeit fällt, geringer als später. Ganz ausschließen lassen sich solche Fälle aber nicht (siehe Frage 8).

8. Können Kündigungen in der Probezeit auch unwirksam sein?

Auch während der Probezeit und Wartezeit können Formfehler dazu führen, dass eine Kündigung unwirksam wird. Beispiele dafür sind eine unzulässig kurze Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag oder die Angabe eines Kündigungsgrundes (obwohl das nicht notwendig ist), der auf Diskriminierung schließen lässt.

9. Was ist, wenn eine Mitarbeiterin während der Probezeit schwanger wird?

Gemäß Mutterschutzgesetz darf während der gesamten Schwangerschaft und bis zu vier Monate nach der Geburt keine Kündigung erfolgen. Das gilt auch für die Probezeit. Selbst wenn Sie aus Unwissenheit bereits eine Kündigung ausgesprochen haben, ist diese unwirksam, wenn die Arbeitnehmerin Sie innerhalb von 2 Wochen danach über ihre Schwangerschaft informiert.

10. Was gilt für den Sonderkündigungsschutz in der Probezeit?

Grundsätzlich ist der gesetzliche Sonderkündigungsschutz für Schwangere, Schwerbehinderte und Betriebsratsmitglieder vorgesehen. Während der Wartezeit und damit auch Probezeit gilt dieser nur für Schwangere. In Bezug auf Betriebsratsmitglieder ist er nicht relevant, weil eine Beschäftigungsdauer von mindestens 6 Monaten Voraussetzung für die Wählbarkeit in den Betriebsrat ist. Für Schwerbehinderte gilt die gleiche Wartezeit, ohne besonderen Kündigungsschutz, wie für andere Arbeitnehmer. Als Arbeitgeber müssen Sie jedoch im Fall einer Kündigung das Inklusionsamt informieren.

11. Wann kann ich einem Arbeitnehmer in der Probezeit fristlos kündigen?

Eine fristlose Kündigung ist bei schwerwiegendem Vertrauensbruch des Arbeitnehmers möglich, z. B. bei Diebstahl, Denunziation oder öffentlicher Beleidigung. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter sich noch in der Probezeit befindet.

12. Wann verkürze ich die Probezeit meines Arbeitnehmers?

Wenn Sie z. B. ursprünglich im Arbeitsvertrag 6 Monate vereinbart haben, aber nach kurzer Zeit bereits merken, dass der Arbeitnehmer perfekt zu ihrem Unternehmen passt, können Sie die Probezeit auch nachträglich verkürzen oder beenden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass das in beiderseitigem Einvernehmen geschieht. Treffen Sie dafür eine schriftliche Vereinbarung.

13. Was ist, wenn der Arbeitnehmer selbst die Probezeit vorzeitig beendet?

Der Arbeitnehmer kann die Probezeit nicht allein vorzeitig beenden, ebenso wenig wie Sie das dürfen. Er kann aber auf Sie zukommen und darum bitten. Wie in Frage 12 beschrieben, können Sie dann abwägen und gegebenenfalls in beiderseitigem Einvernehmen eine entsprechende Vereinbarung treffen.

14. Wann kann ich die Probezeit meines Arbeitnehmers verlängern?

Wenn ursprünglich eine Probezeit von weniger als 6 Monaten vereinbart wurde, können Sie diese auf maximal 6 Monate verlängern, wenn der Arbeitnehmer zustimmt. Schließen Sie in diesem Fall eine schriftliche Vereinbarung ab. Darüber hinaus gibt es in besonderen Situationen die Möglichkeit der Probezeitkündigung mit erweiterter Kündigungsfrist, z. B. bei längerer Krankheit des Arbeitnehmers, oder wenn der Zweck der Testphase, das gegenseitige Kennenlernen, aus anderen Gründen nicht erfüllt werden konnte. Mehr dazu lesen Sie in Frage 15.

15. Welche Möglichkeiten habe ich, wenn der Arbeitnehmer während der Probezeit länger krank ist?

Falls Sie sich aufgrund einer längeren Erkrankung des Arbeitnehmers in 6 Monaten kein ausreichendes Bild über ihn machen konnten, haben Sie die Möglichkeit der Probezeitkündigung mit erweitertet Kündigungsfrist. In diesem Fall kündigen Sie dem Arbeitnehmer vor Ablauf der Probezeit mit einer längeren Kündigungsfrist als 2 Wochen, und erteilen gleichzeitig eine Wiedereinstellungszusage, falls er sich innerhalb dieses Zeitraums bewährt. Hinsichtlich der maximalen Länge dieser zusätzlichen Frist gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. In Anlehnung an die Rechtsprechung kann von 4 Monaten ausgegangen werden.

16. Welchen Urlaubsanspruch haben Arbeitnehmer in der Probezeit?

Unabhängig davon, ob Sie eine Probezeit vereinbart haben, oder nicht, entsteht der volle Urlaubsanspruch erst nach der Wartezeit von 6 Monaten. Der Arbeitnehmer erarbeitet aber auch in dieser Zeit in jedem Monat ein Zwölftel seines Jahresurlaubsanspruchs. Diesen müssen Sie während der Wartezeit nicht gewähren, Sie dürfen es aber. Im Fall einer Kündigung während der Wartezeit kann der Arbeitnehmer die erarbeiteten Urlaubstage in Anspruch nehmen.

17. Wie ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall während der Probezeit geregelt?

Sobald der Arbeitnehmer ununterbrochen 4 Wochen lang im Unternehmen tätig war, hat er Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Das gilt unabhängig davon, ob eine Probezeit vereinbart wurde.

18. Welche Besonderheiten gelten für Ausbildungsverträge?

Die Probezeit für Auszubildende wird im Berufsbildungsgesetz geregelt. Hierbei gibt es vier Besonderheiten gegenüber Arbeitsverhältnissen:

• Eine Probezeit ist zwingend vorgeschrieben.
• Sie dauert zwischen einem und vier Monaten.
• Während der Probezeit muss keine Kündigungsfrist eingehalten werden.
• Nach der Probezeit können Arbeitgeber nur noch außerordentlich kündigen, d. h., bei Vorliegen eines wichtigen Grundes.

19. Was müssen Werkstudenten und Praktikanten hinsichtlich der Probezeit beachten?

Für Werkstudenten gelten die gleichen Probezeitregelungen wie für alle anderen Arbeitnehmer auch. Geht es um ein Praktikum, sind zwei Fälle zu unterscheiden.

Für ein freiwilliges Praktikum gegen Arbeitsentgelt gelten die Vorschriften des Berufsbildungsgesetzes und damit die unter Frage 18 bereits beschriebenen Besonderheiten. Einzige Ausnahme ist, dass die Probezeit auch kürzer als 1 Monat sein darf.

Handelt es sich hingegen um ein Pflichtpraktikum ohne Arbeitsentgelt, z. B. im Rahmen eines Studiums, unterliegt dieses nicht dem Berufsbildungsgesetz (BBiG). Die Vereinbarung einer Probezeit ist in diesem Fall möglich, aber nicht verpflichtend.

20. Was ist eine zweite Probezeit?

Wenn Sie einen ehemaligen Mitarbeiter erneut einstellen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen wieder eine Probezeit vereinbaren. Dafür muss das Arbeitsverhältnis aber ausreichend lange unterbrochen worden sein, wobei man von mindestens 6 Wochen ausgehen kann. Bei einer kürzeren Unterbrechung sollte zumindest kein enger sachlicher Zusammenhang zwischen der alten und der neuen Stelle bestehen, damit eine zweite Probezeit gerechtfertigt ist.

Tipps für das perfekte Match zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Als Arbeitgeber haben Sie einen großen Einfluss auf den Erfolg der Probezeit und des anschließenden Arbeitsverhältnisses. Folgendes trägt dazu bei:

• Achten Sie bereits bei der Stellenanzeige und im Bewerbungsgespräch darauf, ein realistisches Bild von der Stelle und Ihrem Unternehmen zu vermitteln.
• Legen Sie Wert auf eine gute Einarbeitung und stellen Sie dem neuen Mitarbeiter dafür einen geeigneten Partner zur Seite.
• Führen Sie regelmäßig Gespräche, bei denen Sie Feedback geben und den Dialog suchen.
• Vermitteln Sie Anerkennung und Wertschätzung.
• Zeigen Sie frühzeitig Entwicklungsmöglichkeiten und Zukunftsperspektiven im Unternehmen auf.

Bedenken Sie, dass es in vielen Branchen schwierig ist, gutes Personal zu finden. Überzeugen Sie deshalb Ihre Bewerber und Mitarbeiter auch von sich als Arbeitgeber.

Ende der Probezeit – so geht es weiter

Wenn Sie mit dem Arbeitnehmer zufrieden sind, geht die Probezeit in ein normales Arbeitsverhältnis über. Einen neuen Vertrag müssen Sie dafür nicht abschließen, es sein denn es handelte sich um ein befristetes Probearbeitsverhältnis. Unterstützen Sie den Mitarbeiter auch in der darauf folgenden Zeit.

Dazu gehören regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen Sie gemeinsam die letzte Periode auswerten und für die folgende eine Zielvereinbarung treffen, die auch Weiterbildungen zum Inhalt haben kann. Nicht zuletzt kann jetzt auch der Urlaub unter Beachtung des Urlaubsanspruchs besser geplant werden, da keine Ungewissheit mehr besteht.

Fazit: Gegenseitiges Kennenlernen und Testen lohnt sich

Die Probezeit bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern die Möglichkeit, ein noch relativ neues Arbeitsverhältnis unkompliziert wieder zu beenden. Beide können während dieser Zeit testen, ob die eigenen Anforderungen an die jeweils andere Seite erfüllt werden. Eine entsprechende Vereinbarung ist nicht verpflichtend und in bestimmten Situationen auch eher ungünstig. Ebenso kann der Umfang innerhalb eines gesetzlich festgelegten Rahmens individuell gewählt werden.