Virtual Office: Kosten, Tipps & Top Anbieter fürs virtuelle Büro

Viele Unternehmen nutzen ein virtuelles Büro als Geschäftsadresse. Erfahren Sie, in welchen Situationen sich ein Virtual Office lohnt, welche Leistungen in diesem Zusammenhang geboten werden, was diese kosten und welche rechtlichen Besonderheiten zu beachten sind. Lernen Sie weiterhin einige der bekanntesten Anbieter kennen.

Inhaltsverzeichnis

Virtuelles Büro: Die 3 wichtigsten Fragen zum Virtual Office auf einen Blick

Sie sind Unternehmer und interessieren sich für ein virtuelles Büro bzw. Virtual Office? Folgende Fragen werden zu diesem Thema besonders häufig gestellt:

  • Was ist ein Virtual Office?
    Das ist eine Geschäftsadresse, unter der Ihr Unternehmen erreichbar ist und wo Sie Post- und Telefonservices sowie weitere Leistungen in Anspruch nehmen, ohne selbst dort zu arbeiten.
  • Was sind die größten Vorteile eines virtuellen Büros?
    Gründer minimieren ihr finanzielles Risiko, Expansionen ins Ausland werden erleichtert und die Adressen sind oft sehr prestigeträchtig.
  • Was kostet ein Virtual Office?
    Die monatlichen Kosten hängen hauptsächlich davon ab, welche Leistungen in Anspruch genommen werden. Sie liegen zwischen etwa 50 und 300 Euro.

Unternehmer entscheiden sich aus unterschiedlichen Gründen für ein virtuelles Büro. Erfahren Sie im nächsten Abschnitt, von welchen Vorteilen Sie profitieren.

In welchen Situationen sich ein virtuelles Büro lohnen kann

Insbesondere Gründer und Selbstständige haben oft nicht die personellen Kapazitäten, um immer telefonisch erreichbar zu sein und damit den perfekten Eindruck bei Neukunden zu hinterlassen. Oftmals wird die private Anschrift als Geschäftsadresse genutzt. Damit ist es jedoch schwierig das in vielen Branchen notwendige Prestige aufzubauen, wodurch besser ausgestattete Konkurrenzunternehmen im Vorteil sind. Dieses Problem können Sie mit einem virtuellen Büro vermeiden. Ob es vorteilhaft ist, ein virtuelles Büro zu mieten, hängt von der individuellen Situation Ihres Unternehmens ab. Folgende Gründe können ausschlaggebend dafür sein, diese Dienstleistung in Anspruch zu nehmen:

  • Prestige der Geschäftsanschrift
    Mit einem Geschäftssitz an einer renommierten Businessadresse gewinnen Sie in einigen Branchen schneller das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Viele Unternehmen nutzen nur aus diesem Grund ein virtuelles Büro.
  • Minimierung des finanziellen Risikos für Gründer
    Viele Gründer haben nur einen begrenzten finanziellen Spielraum und müssen deshalb die Kosten und das Risiko gering halten. Ein virtuelles Büro ist in diesem Fall eine flexible und oft kostengünstigere Alternative zur Einrichtung und Unterhaltung eines eigenen Büros.
  • Trennung von Beruflichem und Privatem
    Unternehmer, die überwiegend bei Kunden, im Home Office
    oder im Coworking Space arbeiten, brauchen kein eigenes Büro, aber trotzdem eine Firmenanschrift. Mit einem Geschäftssitz in einem Virtual Office ist es nicht notwendig, für solche Zwecke die Privatadresse zu veröffentlichen.
  • Kosten sparen
    Ein virtuelles Büro kann die kostengünstigere Lösung sein. Das hängt auch davon ab, wie hoch die Kosten für ein eigenes Büro inklusive Personal wären und welche Leistungen Sie in einem Virtual Office buchen müssten.
  • Einfacher Standortwechsel
    Ein virtuelles Büro als dauerhafter Firmensitz erleichtert es, den Unternehmensstandort zu wechseln. Denn diese Adresse bleibt auch bei einem Umzug Ihres Unternehmens bestehen.
  • Aufenthalt im Ausland
    Sie halten sich im Ausland auf und möchten innerhalb Deutschlands einen Firmensitz einrichten? Auch dafür eignet sich ein virtuelles Büro.
  • Expansion ins Ausland
    Ähnlich verhält es sich, wenn Sie ins Ausland expandieren möchten. Einige der großen Anbieter haben Standorte auf der ganzen Welt, sodass Sie mit einem virtuellen Büro einfacher in einem anderen Land starten können.
  • Rechtliche Gründe
    Bestimmte rechtliche Gegebenheiten, z. B. Ansprüche auf Fördermittel in verschiedenen Bundesländern, hängen davon ab, wo sich der Geschäftssitz befindet. Auch das kann ein Argument für ein Virtual Office sein.

Ein virtuelles Büro hat allerdings den Nachteil, dass das Personal am Telefon nicht so gut Auskunft geben oder Ihre Kunden beraten kann, wie das echten Mitarbeitern des eigenen Unternehmens möglich ist.

Empfehlung: Falls Ihr Geschäft sehr beratungsintensiv ist und häufigen Telefonkontakt erfordert, eignet sich der Telefonservice eines Virtual Office eventuell eher zur Überbrückung von Engpässen.

Diese Leistungen bietet ein Virtual Office

Welche Leistungen in welcher Form angeboten werden, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. In vielen Fällen können Sie aus verschiedenen Servicepaketen wählen und diese nach Bedarf um zusätzliche Leistungen ergänzen. Typisch sind die im Folgenden beschriebenen Services eines Virtual Office.

Geschäftsadresse

Sie erhalten eine offizielle, ladungsfähige Geschäftsadresse, die Sie auf Ihren Dokumenten und Visitenkarten sowie für das Impressum Ihrer Website verwenden können. Oft gehört auch ein eigenes Firmenschild im Eingangsbereich mit zum Angebot.

Die bekannten Anbieter von Virtual Offices legen Wert darauf, Adressen an repräsentativen Business-Standorten in den großen Metropolen wie Berlin, München oder Hamburg zur Verfügung zu stellen. Damit ist für Sie ein Imagegewinn verbunden, mit dem Sie Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und Investoren gewinnen.

Postdienste

Damit Sie nicht täglich selbst Ihre Post abholen und bearbeiten müssen, gehört der Postservice zu den typischen Leistungen eines Virtual Office. Wie dieser organisiert ist und welche Leistungen inklusive sind bzw. zusätzlich gebucht werden können, unterscheidet sich je nach Dienstleister. Grundvoraussetzung für eine Geschäftsadresse, und deshalb in jedem Fall inklusive, ist der Empfang der Post. Das schließt auch Sendungen ein, die mit Ihrer Vollmacht quittiert werden müssen.

Wenn Sie es wünschen, öffnen und scannen die Mitarbeiter Ihre Post und senden Ihnen die Dateien, z. B. per E-Mail oder durch das Speichern in einer Cloud, auf die Sie und autorisierte Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff haben. So sind Sie immer aktuell informiert und sparen Zeit bzw. Aufwand für eigenes Personal. Die Originalpost wird in einem vereinbarten zeitlichen Rhythmus oder bei Bedarf an Sie weitergeleitet.

Telefonnummer und -service

Der Telefonservice ist eine der gefragtesten Leistungen eines Virtual Office und bei einigen Anbietern auch als eigenständiges Leistungspaket buchbar, d. h. unabhängig von einer Geschäftsadresse. Grundsätzlich geht es darum, dass das Personal des Virtual Office die an Ihr Unternehmen gerichteten Anrufe entgegennimmt, nach Ihren Anweisungen darauf reagiert und auf Wunsch die Inhalte dokumentiert.

Es gibt dafür verschiedene technische Lösungen. Beispielsweise können Anrufe, die an Ihrem vorhandenen Geschäftsanschluss eingehen, automatisch weitergeleitet werden. Sie vereinbaren dafür bestimmte Zeiten oder aktivieren die Weiterleitung bei Bedarf, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. In vielen Fällen kann Ihnen ein virtuelles Büro auch eine eigene regionale, zur Firmenanschrift passende Nummer zur Verfügung stellen, was auf Kunden und Geschäftspartner vertrauensbildend wirkt.

Die Leistungspakete der einzelnen Dienstleister unterscheiden sich. Achten Sie bei einem Vergleich der Angebote für ein Virtual Office immer darauf, welche Leistungen inklusive sind und welche Sie bei Bedarf zusätzlich buchen können. Der Telefonservice umfasst unter anderem folgende Möglichkeiten:

  • Entgegennahme der Anrufe im Namen Ihres Unternehmens entsprechend Ihrem Briefing (Wie sollen sich die Mitarbeiter melden? Welche Auskünfte sollen sie geben?)
  • Annahme von Bestellungen
  • telefonische Terminvereinbarungen
  • weitere Serviceleistungen, die mit Anrufen in Verbindung stehen, z. B. Versand von Werbematerial
  • Anfertigung von Gesprächsnotizen und Weiterleitung an Sie
  • Annahme der Anrufe nur bei Bedarf, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind
  • Filtern der Telefonate, d. h. nur Anrufe bestimmter Personen werden durchgestellt
  • 24-Stunden-Service, sodass Ihre Nummer rund um die Uhr erreichbar ist
  • Entgegennahme Ihrer Anrufe in verschiedenen Sprachen (oft durch Muttersprachler)
  • Annahme von Anrufen für verschiedene Mitarbeiter Ihres Unternehmens

Diese Services tragen entscheidend zur Kundenfreundlichkeit Ihres Unternehmens bei, da die Erreichbarkeit umfassend gewährleistet ist. Auch Personalengpässe in Ihrem Unternehmen lassen sich auf diese Weise flexibel abfedern.

Raumvermietung / Räumlichkeiten für Meetings

Viele Anbieter, bei denen Sie ein virtuelles Büro mieten können, bieten auch andere Bürolösungen und Arbeitsplätze in ihren Coworking Spaces an. Deshalb haben Sie als Mieter eines Virtual Office oft die Möglichkeit, bei Bedarf verschiedene Räumlichkeiten zu nutzen, beispielsweise:

  • Büro
  • Besprechungsraum
  • Konferenzraum, gegebenenfalls mit Catering
  • Arbeitsplatz im Coworking Space

In einigen Leistungspaketen ist die tage- oder stundenweise Nutzung bestimmter Räume enthalten. In anderen Fällen müssen Sie diese zusätzlich buchen, profitieren jedoch als Nutzer eines Virtual Office von Preisnachlässen.

Diese Möglichkeit ist zum einen für Unternehmer interessant, die regulär im Home Office oder Coworking Space arbeiten und nur gelegentlich zusätzliche Räume brauchen, etwa für Gespräche mit Kunden, Mitarbeitern oder Bewerbern. Zum anderen profitieren Sie davon, wenn Sie für besonders wichtige Gespräche auf ein repräsentatives und gut erreichbares Umfeld Wert legen.

Rezeption / Empfang

Mitarbeiter der Rezeption empfangen Ihre Besucher am Ort Ihrer Firmenanschrift in Ihrem Namen. Das betrifft einerseits Gäste, die zu einem vereinbarten Termin in angemieteten Räumlichkeiten vor Ort erscheinen.

Andererseits sind Rezeptionisten auch Ansprechpartner für unangemeldete Besucher. Sie reagieren professionell und nach Ihren Anweisungen auf die verschiedenen Anliegen, indem sie den jeweiligen Personen mitteilen, dass Sie nicht im Haus sind, Termine vereinbaren oder Unterlagen annehmen und Sie über die Besuche informieren.

Zusatzleistungen

Die bisher genannten Leistungen sind typisch für ein virtuelles Büro. Je nach Dienstleister können Sie noch weitere Möglichkeiten nutzen oder zusätzlich buchen, z. B.:

  • Annahme und Weiterleitung eingehender Faxe
  • Terminkoordinierung
  • Erledigen von Anrufen in Ihrem Auftrag

Vor allem größere Dienstleister halten in Verbindung mit gebuchten Servicepaketen für ein virtuelles Büro noch weitere Vorteile bereit. Das kann z. B. die kostenlose Nutzung der Business-Lounges und Coworking Spaces an allen anderen Standorten sein. Auch Rabatte bei Partnerunternehmen, der Zugang zu Flughafen-Lounges und die Teilnahme an Events sind mitunter inklusive.

Was kostet ein virtuelles Büro?

Bei den meisten Anbietern können Sie für einen festen Monatspreis ein zu Ihren Bedürfnissen passendes Leistungspaket buchen. Oft lässt sich dieses noch um zusätzliche Services erweitern, z. B. der 24-Stunden-Verfügbarkeit oder der Telefonannahme für mehrere Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Wenn Sie nur eine Geschäftsadresse inklusive Postempfang oder nur den Telefonservice brauchen, ist das in vielen Fällen auch möglich. Der Gesamtpreis wird hauptsächlich durch folgende Faktoren bestimmt:

  • Leistungsumfang
  • Standort
  • Vertragslaufzeit
  • Anbieter
Gut zu wissen: Eine einfache Geschäftsadresse mit Postservice erhalten Sie pro Monat bereits ab etwa 50 Euro und den Telefonservice ebenfalls ab ungefähr 50 Euro, während umfangreiche Leistungspakete ca. 300 Euro kosten können.

Die einzelnen Tarife verschiedener Dienstleister lassen sich nur schwer vergleichen, da sie unterschiedliche Services enthalten. Folgende Tabelle zeigt Preisbeispiele ähnlicher, aber nicht identischer Leistungsangebote zweier bekannter Firmen.

Regus

CONTORA Office Solutions

Geschäftsadresse inkl. Postbearbeitung

ab 52 €/Monat

Geschäftsadresse inkl. Postbearbeitung, Nutzung der Lounges der gesamten Gruppe und 10 % Nachlass auf Raumbuchungen

99 €/Monat

zusätzlich: Telefonnummer professionelle Telefonannahme und Rezeptionsdienst, freie Nutzung der Business Lounges weltweit

ab 122 €/Monat

zusätzlich: telefonische Erreichbarkeit mit eigener lokaler Rufnummer und Firmenschild

199 €/Monat

zusätzlich: 5 Tage im Monat Nutzung von Büroräumen inklusive

ab 169 €/Monat

zusätzlich: pro Monat 5 Stunden Nutzung von Meetingräumen oder Büros (bis 4 Personen)

258 €/Monat

Alle Angaben ohne Gewähr.

Die besten Virtual Offices: Bekannte Anbieter

Ein virtuelles Büro können Sie bei großen Dienstleistern mit mehreren Standorten in ganz Deutschland oder weltweit mieten. Es gibt aber auch kleinere, regionale Firmen, die entsprechende Leistungen bieten. Überlegen Sie vor der Entscheidung für ein bestimmtes Angebot, welche Leistungen Ihnen wichtig sind und was Sie dafür ausgeben möchten. Erfahren Sie im Folgenden mehr über einige bekannte Dienstleister auf diesem Gebiet.

Regus

Regus ist ein großer, weltweit vertretener Dienstleister flexibler Bürolösungen, wozu neben virtuellen Büros auch die Vermietung von Coworking Spaces, Büros und anderen Räumlichkeiten gehört. Für ein virtuelles Büro stehen 3 verschiedene Leistungspakete zur Wahl, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

  • ca. 3.000 Standorte, davon etwa 100 in Deutschland
  • vertreten in ca. 900 Städten in 120 Ländern, davon 42 deutsche Städte
  • wichtigste Leistungen: Geschäftsadresse mit Postweiterleitung, Telefonservice, Nutzung von Büros, Tagungsräumen, Coworking Spaces und Business Lounges weltweit

Ebuero

Ebuero bietet Geschäftsadressen an 10 prestigeträchtigen Standorten innerhalb Deutschlands an. Bemerkenswert sind darüber hinaus die flexibel anpassbaren Telefondienstleistungen in 3 Tarifen mit hinzubuchbaren Services wie der Anrufannahme durch fremdsprachige Muttersprachler oder dem 24-Stunden-Service.

  • 10 Standorte
  • vertreten in Berlin, Dresden, Düsseldorf, Frankfurt a. M., Hamburg, Hannover, Köln, München und Nürnberg
  • wichtigste Leistungen: Büro- und Telefonservice bzw. Geschäftsadresse separat buchbar, Telefondienste in verschiedenen Tarifen und mit möglichen Zusatzleistungen, Vermietung von Büro- und Konferenzräumen

Satellite Office

Satellite Office ist mit seinen Bürocentern und Coworking Spaces in 6 Metropolen in Deutschland und der Schweiz vertreten. An diesen Standorten können Sie auch ein virtuelles Büro als Geschäftsadresse mieten. Dafür werden 4 Leistungspakete angeboten.

  • 10 Standorte
  • vertreten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt a. M., Hamburg, München und Zürich
  • wichtigste Leistungen: Geschäftsadresse mit Postannahme, Telefonservice, Nutzung aller Coworking Spaces inklusive, Vermietung von Büros und Tagungsräumen, Spezielle Angebote für Kapitalgesellschaften

CONTORA Office Solutions

CONTORA Office Solutions hat sich auf hochwertige Bürolösungen in renommierten Lagen spezialisiert und bietet dort auch virtuelle Büros an. Die Geschäftsanschrift und der Telefonservice können bei Bedarf unabhängig voneinander gebucht werden.

  • 9 Standorte
  • vertreten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt a. M., Hamburg und München
  • wichtigste Leistungen: Geschäftsadresse mit Postannahme und Telefonservice, flexible Ergänzung durch optionale Services, Vermietung von Büros, Konferenz- und Besprechungsräumen auf Zeit

Eventuell noch einen Tipp dazu einbauen, wie man das passende virtuelles Büro am besten finden kann?

Rechtliche Situation: Wann ist ein virtuelles Office als Geschäftsadresse erlaubt?

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie die Anschrift Ihres virtuellen Büros auf Ihrer Website, bei der Gewerbeanmeldung und beim Handelsregistereintrag als Geschäftssitz angeben können? Im Normalfall ist das möglich. Denn gemäß den Anforderungen des Steuer-, Gewerbe und Handelsrechts sowie des Telemediengesetzes besteht die Grundvoraussetzung an eine Geschäftsanschrift darin, dass diese ladungsfähig ist. Das bedeutet, die an diese Anschrift zugestellte Post muss regelmäßig in Empfang genommen und unmittelbar an Sie weitergeleitet werden, was durch den Postservice sichergestellt wird.

Gegenüber dem Finanzamt müssen Sie allerdings auch angeben, wo Sie tatsächlich arbeiten. Denn davon hängt es ab, welches Finanzamt für Sie zuständig ist. Als Gründer tragen Sie dafür im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Adresse des virtuellen Büros als Anschrift des Unternehmens und darunter Ihren tatsächlichen Arbeitsort als abweichenden Ort der Geschäftsleitung ein.

Hinweis: Bedenken Sie bei der Wahl Ihrer offiziellen Firmenanschrift, dass diese sich auf Ihre Gewerbesteuerlast auswirkt. Denn für Sie gilt der Gewerbesteuer-Hebesatz des Ortes, an dem sich Ihr Hauptsitz, also in diesem Fall das virtuelle Büro befindet.

Fazit zum Virtual Office

Ein virtuelles Büro eignet sich nicht für alle Unternehmen. Aber es gibt Situationen, in denen sich eine solche externe Firmenanschrift in Verbindung mit den zusätzlich gebotenen Dienstleistungen Vorteile bringt. Insbesondere, wenn Sie gerade gründen oder ein kleines Business planen, kann ein virtuelles Büro zum positiven Außeneindruck beitragen.

Die Servicepakete der verschiedenen Anbieter umfassen ähnliche Leistungen, unterscheiden sich aber in Details, die für Ihr Unternehmen wichtig sein können. Vergleichen Sie deshalb genau und achten Sie auch auf die Kündigungsfristen.

 

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.