Wofür benötigt man einen digitalen Datenraum?
Auf den ersten Blick scheinen sich VDR von anderen Data-Sharing-Plattformen kaum zu unterscheiden. Doch sind Sharing-Tools wie Dropbox allein auf das Teilen von Dokumenten ausgerichtet. Die Beteiligten sind in der Lage, Informationen auszutauschen, zu ergänzen oder zu berichtigen.
VDR dagegen sind Datenräume für Teamarbeit im weitesten Sinne. Sie werden nur solange benötigt, wie das gemeinsame Projekt dauert. Ihr Zweck ist es, in dieser Zeit eine strenge Kontrolle über die Arbeitsabläufe mit den vertraulichen Unterlagen sicherzustellen sowie die Rollen und Positionen der Beteiligten zu dokumentieren.
Deshalb sind VDR geeignet für Firmenkäufer, die ihre Due Diligence des Kaufobjektes bequem und zügig erledigen und weiterführende Auskünfte von dem Beraterstab des Verkäufers einholen wollen. Dasselbe gilt für die Beschaffung von Immobilien oder Geschäfte aller Art, bei denen Einsicht in sensible Dokumente genommen werden muss oder an denen Geheimnisträger von Amts wegen beteiligt sind.
Auswahlkriterien für Datenräume
Grundsätzlich lassen sich zur Bestimmung der Auswahlkriterien für Datenräume Checklisten erarbeiten; deshalb hat der deutsche Datenraum Anbieter dataroomX seine Kunden befragt, die in den vergangenen zehn Jahren Datenräume für den Austausch von Daten mit Käufern und Interessenten eingesetzt haben. Diese Umfrage, die Mehrfachnennungen zugelassen hat, liest sich wie eine Checkliste:
- Deutscher Serverstandort (85%)
- Vertrauenswürdigkeit des Anbieters (81%)
- Intuitive Nutzerführung (79%)
- Transparente Preise (78%)
- Sicherheit & Zertifizierungen (72%)
- Geschützte Ansicht der Dokumente (69%)
- Schnelligkeit des Datenraumes (57%)
- Service & Erreichbarkeit (53%)
- Fragen & Antworten-Modul (21%)
- Revisionssichere Protokollierung (19%)
Die Ergebnisse der Umfrage von dataroomX dienen als Auswahlkriterien für Datenräume. Hier handelt es sich durch Erfahrungen belegte Kriterien, die in anderen Ausarbeitungen theoretisch dargestellt werden.
Einzelne Auswahlkriterien für Datenräume
Die folgenden Auswahlkriterien gewähren einen entscheidenden Überblick:
Standort Deutschland
Dieses Auswahlkriterium kann als Unterpunkt zum Thema Sicherheit verstanden werden, ist aber in Wirklichkeit mehr als ein Bekenntnis zum Rechtsstandort Deutschland; denn es formuliert eine hohe Sicherheitsstufe des Servers, wenn er auf deutschem Boden steht. Er befindet sich dann im Rechtsraum des Bundesdatenschutzgesetzes, das die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag detailgetreu und umfassend regelt (§11 BDSG). Hier werden die Rechte des Betroffenen ausführlich festgelegt, die Schadensersatz gewähren und technische und organisatorische Maßnahmen vorschreiben. Durch diese Vorschriften wird Deutschland zum sicheren Standort für die Verarbeitung sensibler Daten und zum ersten Auswahlkriterium, sofern die Firmen, die Eigentümer der Server sind, ihren Sitz in Deutschland haben; das gilt auch für Tochterunternehmen ausländischer Konzerne.
Auswahlkriterien bei Datenräumen – Das sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen, Selbststaendigkeit.de
Nicht-deutscher Standort
Üblicherweise werden an dieser Stelle die USA mit ihrem undurchschaubaren Rechtssystem genannt. Hinzukommt das Ausspähen deutscher Firmen durch die NSA. Amerikanische Tochterunternehmen in Deutschland unterliegen zwar deutschem Recht, könnten aber amerikanischem Einfluss ausgesetzt sein. Deshalb empfiehlt es sich, Referenzen einzuholen, damit die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters von Datenräumen beurteilt werden kann.
Sicherheit von Datenräumen
Ein wichtiges Kriterium ist die Sicherheit, die der Anbieter eines Datenraumes gewährleistet. Sicherheitslücken sind nicht nur geeignet, Projekte zum Scheitern zu bringen, sie können auch das Vertrauen der Geschäftspartner untergraben. Leidtragender ist vor allem, wer den Datenraum angemietet hat. Zertifikate und Wasserzeichen sowie eine 2-Faktor-Authentifizierung erhöhen die Sicherheit der Dokumente sowie die Sicherheit der Zugriffe und den Ausschluss Unberechtigter. Sie gehören deshalb zum Muss der Sicherheit.
Nutzerfreundlichkeit von Datenräumen
VDR sollten leicht zu bedienen sein und keine Bedienungsanleitung erforderlich machen, in die sich Beteiligte einarbeiten müssen. Vorteilhaft ist deshalb auch eine klare und übersichtliche Struktur. Das Einloggen sollte automatisch ablaufen, das Hochladen mehrerer Dateien gleichzeitig Standard sein. Drag-and-Drop-Funktionen sind hilfreich.
Kosten und Preise
Die Kosten und Preise können Auswahlkriterien sein; denn so unübersichtlich wie die Zahl der Anbieter von Datenräumen sind die Bezahlmodelle. Sie können monatliche Gebühren oder verbrauchsabhängige Kosten sowie Abonnements sein. Unterschätzt wird vornehmlich die Laufzeit der Miete von Datenräumen. Wird sie nicht der Dauer der Projekte angepasst, kann sie zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.
Service bei Datenräumen
Der Service und der technische Support, die von den Anbietern von VDR vorgehalten werden, können wichtige Auswahlkriterien sein; denn es ist nicht ausgeschlossen, dass ein Datenraum nicht immer so funktioniert, wie er soll, oder dass sich ein Teilnehmer bei der Bedienung verheddert. Für diese Fälle muss vorgesorgt sein, indem Ansprechpartner für die Behebung technischer Probleme oder Missverständnisse benannt sind. Von Bedeutung ist dabei, ob Mensch oder Maschine die benannten Ansprechpartner sind. Wichtig ist auch, ob der Support rund um die Uhr zur Verfügung gestellt wird. Dieses Auswahlkriterium des Service ist indes nicht nur ein technisches, sondern auch ein finanzielles Problem, weil sich Anbieter den Support gern vergüten lassen.
Fazit
Digitale oder virtuelle Datenräume (VDR) sind internetbasierte Plattformen, die der Teamarbeit mit sensiblen Daten dienen. Deshalb hat ihre Sicherheit Vorrang; die Daten müssen gesichert sein und auch die Beteiligten, die Zugriff darauf haben sollen, müssen einem kontrollierten Zugang unterliegen. Der deutsche Hersteller dataroomX hat eine Reihe seiner Kunden befragt, welche Anforderungen sie an VDR stellen. Bei allen möglichen Schwächen der Befragung ist sie doch eine hilfreiche Grundlage für die Bestimmung von Auswahlkriterien für Datenräume.
