Offline aufbewahren – mit IT-Unterstützung
In der Selbständigkeit sind Ordnung und Übersicht unverzichtbar. Schließlich müssen Gründer mehr Themengebiete im Blick behalten als Angestellte: Einnahmen und Ausgaben, Steuern, Büroanschaffungen, Business Plan mit all seinen Aspekten, Einkaufsbelege und Personaldokumente sind nur einige Posten, bei denen das eigentliche Tagesgeschäft nicht einmal berücksichtigt wird. Mit diesem wird der Stapel logischerweise noch umfangreicher, der Organisationsaufwand steigt.
In der Summe wartet auf Geschäftsführer somit ein wahrer Berg an Unterlagen. Diese effizient und mit System zu sortieren, das ist eine Aufgabe, die Sie von Anfang an richtig angehen sollten. Hilfe gibt es dabei von der Technik: Ein Etikettendrucker hilft bei der Beschriftung von Fächern, Aktenordnern und sonstigen Aufbewahrungsordnern. Optional ist dies auch per Hand möglich, gedruckte Etiketten sind jedoch sauberer und wirken nicht zuletzt professioneller.
Die neue Ordnung ist dabei keineswegs nur eine Alternative zu den digitalen Möglichkeiten. Denn auch Unterlagen, die in physischer Form aufbewahrt werden, profitieren von moderner Software. So kann diese bei der Archivierung behilflich sein und als Wegweiser dienen. Je nach Anspruch ist hierfür nicht einmal eine hochspezialisierte Lösung nötig; oft bieten schon die verbreiteten Office-Tools genau die Übersicht, die Sie benötigen.
Der Computer wird damit zum Navigationsterminal für all die Unterlagen, die Sie im Büro aufbewahren. Klassische Methoden und IT gehen einmal mehr Hand in Hand, was es auch Mitarbeitern leichter macht, auf die Dokumente zuzugreifen oder bei der Organisation zu helfen. Dank zahlreicher Möglichkeiten zur Cloud-Speicherung ist das bei Bedarf auch standortunabhängig möglich, was die Effizienz weiter erhöht. Dieses Thema wird in einem späteren Abschnitt noch etwas vertieft.
Unterlagen sortieren: So gehen Sie möglichst effizient vor, Bildquelle: Depositphotos.com
Immer dran denken: Unterlagen sind nicht für die Ewigkeit
Doch so wichtig die Ordnung von Dokumenten auch ist, so empfehlenswert ist es gleichzeitig, diese immer wieder auf Aktualität zu überprüfen. Denn nicht in allen Fällen ist die unbegrenzte lange Aufbewahrung erforderlich oder ratsam. Dies wiederum sollten Sie von Anfang an beachten, nämlich schon beim Einrichten des Systems. Unterlagen, von denen Sie wissen, dass Sie nur temporär gespeichert werden müssen, können Sie entsprechend anlegen. Dies macht regelmäßige Aufräumaktionen spürbar einfacher.
Die Kunst, sich von Dingen trennen zu können, ist also auch hier gefragt. Immerhin: Da geschäftliche Unterlagen nur selten einen emotionalen Wert haben, sollte sich dies ziemlich nüchtern bewerkstelligen lassen.
Zusammengefasst liest sich die Methodik somit folgendermaßen:
- Vorsortieren: Hierbei verschaffen Sie sich einen Überblick zu allen vorliegenden Dokumenten. Dies ist die Basis für alles Weitere.
- Ausmisten: Trennen Sie sich von allen Akten, die Sie nicht mehr benötigen werden und für die keine Aufbewahrungspflicht mehr gilt. Für manche Dokumente endet diese Pflicht nie, beispielsweise Geburtsurkunden. Bei anderen liegt die Dauer bei fünf Jahren, bei weiteren wiederum nur bei drei Jahren – hier ist von Fall zu Fall genau zu unterscheiden.
- Kategorisieren: Die verbleibenden Unterlagen sind jene, die Sie einsortieren müssen. Gehen Sie hierbei stufenweise vor, nämlich mit Oberkategorien wie Finanzen, Online-Marketing oder Einkauf, und bilden Sie dann weitere Unterkategorien. Daraus ergibt sich eine Baumstruktur, die eine effektive Navigation ermöglicht.
- Einsortieren: Je nachdem, welche Unterbringungsmöglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, geht es jetzt ans Einsortieren. Wie bereits erwähnt sollten Sie frühzeitig mit Beschriftungen wie Etiketten arbeiten, um stets die Übersicht zu bewahren.
Dieser Durchlauf sollte regelmäßig wiederholt werden, entweder in festgelegten Zeitintervallen oder abhängig von der Menge an neuen Dokumenten.
Darum ist das digitale Dokumentenmanagement so wichtig
So bewährt die genannten Schritte auch sind, so unzweifelhaft ist der Mehrwert, den digitale Systeme in diesem Fall bringen. Schließlich können die Ergebnisse der beschriebenen Methodik auf dem Computer festgehalten werden. Die Rede ist vom systematischen Dokumentenmanagement: Hierbei handelt es sich um die datenbankgestützte Organisation von Dokumenten, auch DMS genannt.
Liegen diese in Papierform vor, ist die Digitalisierung heutzutage kein Problem mehr. Und auch wenn die Originaldokumente weiterhin in physischer Form gelagert werden müssen, sind digitale Kopien alleine aus Backup-Gründen sinnvoll. Auch in der Praxis erlauben sie in der Regel eine höhere Effizienz, da es schneller geht, am PC auf ein Dokument zuzugreifen als im Aktenschrank.
Dies gilt bereits direkt vor Ort, allerdings noch ungleich mehr, wenn der Abruf von verschiedenen Standorten erfolgen soll. Dann ist die Online-Speicherung nämlich konkurrenzlos – und dank zahlreicher Clouds, die teilweise sehr günstig oder sogar gratis sind, steht der Umsetzung nichts im Wege.
Die ideale Software ist dabei abhängig vom Betrieb. So spielt beispielsweise die Mitarbeiterzahl eine Rolle: Ob nur der Gründer und seine Assistenz auf die Dokumente zugreifen können sollen oder mehrere hundert Personen an unterschiedlichen Standorten, bedeutet schließlich ganz andere Anforderungen. Glücklicherweise ist der Markt dafür gerüstet. Doch gerade wegen der Masse an Angeboten kann es ratsam sein, auf professionelle Beratung zu setzen, da diese sich bereits mit den verfügbaren Lösungen auskennt. Die Zeit, die Sie dadurch einsparen, ist das Investment stets wert.
