Mögliche Funktionen einer Telefonanlage
Telefonanlagen für Unternehmen bieten umfangreiche Funktionen, die den geschäftlichen Kontakt nach außen ebenso komfortabel gestalten wie die Kooperation der Mitarbeiter untereinander. Klassische Funktionen sind die Konferenzschaltung, bei der mehrere Personen an einem Gespräch teilnehmen oder das Makeln, bei dem man zwischen den Verbindungen wechseln kann.
Verbindungen können automatisch umgeleitet werden, wenn eine Stelle nicht besetzt ist und mit der Pickup-Funktion lässt sich ein Gespräch auf den eigenen Apparat legen. Auch ist es möglich, mehrere Apparate unter einer Nummer zusammenzufassen, wie es zum Beispiel in Serviceabteilungen oder Callcentern üblich ist. Welche Funktionen benötigt werden, hängt vor allem von der Art des Unternehmens ab. Die Größe spielt dabei nur bedingt eine Rolle.
Herkömmliche Technik: Analoge TK-Anlagen und ISDN
Auch wenn sie nicht mehr dem Stand der Technik entspricht, kann die klassische analoge Telefonanlage für Kleinunternehmen eine Alternative sein. Mit einem passenden Router ist sie auch über die heute üblichen IP-Anschlüsse verwendbar. An ein oder zwei Amtsleitungen werden jeweils bis zu acht Nebenstellen angeschlossen, die dann alle unter derselben Nummer erreichbar sind. Parallele Gesprächsführung ist nicht möglich.
Jedoch sind Gespräche innerhalb der Anlage kostenfrei und auch bei Stromausfall möglich. Die Anschaffungskosten sind vergleichsweise gering. Für neue Anlagen gibt es jedoch nicht mehr viele Anbieter. Diese Lösung eignet sich für kleine Unternehmen, bei denen hauptsächlich unternehmensintern telefoniert wird.
ISDN war die Weiterentwicklung der analogen Telefonie, die erstmals parallele Verbindungen, mehrere Rufnummern und zusätzliche Funktionen erlaubte. Diese Technologie ist mittlerweile jedoch auch überholt und wird nicht weiterentwickelt. ISDN-Telefonanschlüsse gibt es kaum noch, da eine fast vollständige Umstellung auf VoIP erfolgte. Wie auch analoge Telefonanlagen lassen sich vorhandene ISDN-Anlagen mit einem passenden Router weiterverwenden. Eine Neuanschaffung ist jedoch nicht ratsam.
VoIP: Telefonieren über das Internet
Die heute aktuelle IP- beziehungsweise VoIP-Telefonie erfolgt über das Internet. Für die Übertragung werden die analogen Sprachinformationen digitalisiert. So benötigen Unternehmen nur noch ein internes Netzwerk für Telefonie und Datenübertragung. Die Kosten sind günstig, auch für Gespräche ins Ausland.
VoIP erlaubt mehrere parallele Verbindungen und einen großen Funktionsumfang. Mit Software und Headset lassen sich auch Computer als Endgeräte nutzen. Für Unternehmen gibt es zwei Möglichkeiten, über VoIP zu telefonieren: mit einer eigenen VoIP-Telefonanlage oder über einen Cloud-Service.
Analoge Telefonanlagen entsprechen mittlerweile nicht mehr dem Stand der Technik, Selbststaendigkeit.de
Die stationäre VoIP-Telefonanlage
Eine VoIP-Telefonanlage wird im Unternehmen installiert. Das ist zum einen überall dort empfehlenswert, wo der Breitbandausbau noch aussteht, denn für die Cloud-Lösung braucht es eine sehr gute Internetverbindung. Zum anderen bietet eine eigene Anlage auch den Vorteil, dass bei Bedarf andere Software, zum Beispiel ein System zur Kundenbetreuung, in die Anlage integriert werden kann.
Störungen der Internetverbindung haben zumindest auf Gespräche innerhalb des Unternehmens keinen Einfluss. Auch sind die internen Telefonate zwischen den Mitarbeitern kostenlos. Nachteilig ist, dass Investitionskosten für die Anschaffung der Technik anfallen und das Unternehmen für Installation, Wartung und Sicherheit selbst die Verantwortung trägt.
On-Demand-Telefonie über die Cloud
Das Telefonieren über die Cloud erfolgt ohne eigene Anlage. Alle Funktionen werden über die bei einem Provider gehostete virtuelle Telefonanlage angeboten. Vorausgesetzt, dass eine schnelle Internetverbindung vorhanden ist, eignet sich diese Lösung sehr gut für Kleinunternehmen, frische Existenzgründer oder Kleingewerbebetreibende. Denn die Investitionskosten entfallen und der Provider übernimmt die Wartungsarbeiten und ist für die Sicherheit zuständig. Auch ist die On-Demand-Telefonie problemlos skalierbar. Wenn das Unternehmen wächst oder zusätzliche Funktionen gebraucht werden, lässt sich das ganz einfach über ein Web-Portal anpassen. Die Reduzierung des in Anspruch genommenen Funktionsumfangs ist ebenfalls auf diese Weise möglich.
Die VoIP-Telefonie über die Cloud erlaubt die Verwendung verschiedener Endgeräte. Das könne IP-Telefone sein, aber auch mit Headsets ausgestattete Computer, Tablets oder Smartphones. Die virtuelle Telefonanlage lässt sich ortsunabhängig nutzen, sofern ein Internetanschluss vorhanden ist. So sind die Mitarbeiter auch auf Geschäftsreise unter ihrer Telefonnummer erreichbar oder wenn Sie von Zuhause arbeiten erreichbar.
Die Anmeldung der Teilnehmer und die Konfiguration der Funktionen erfolgen über ein Web-Portal mit Benutzerkonto. Meist stehen mehr als 100 Funktionen zur Auswahl, zum Beispiel der Empfang von PDF-Faxen oder Rufumleitungen. Ein Wechsel des Anbieters ist meist problemlos möglich, da die Kündigungszeiten relativ kurz sind. Mithilfe eines SIP-Trunks lässt sich auch eine vorhandene ISDN-Anlage an einen VoIP-Cloudservice anbinden, sofern sie sich dafür eignet.
Tipps für die Auswahl des Providers
Ob VoIP-Anlage oder Cloud-Telefonie, es kommt auch auf die Wahl eines passenden Providers an. Unternehmen sollten dafür analysieren, welche Funktionen sie brauchen und das mit verschiedenen Angeboten und Preismodellen abgleichen. Die Konditionen für einen möglichen Providerwechsel sind in dieser Hinsicht ebenfalls interessant, zum Beispiel was Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und die Rufnummernmitnahme angeht.
Bei Cloud-Diensten sind auch Sicherheit und Datenschutz wichtige Themen. Wie garantiert der Provider, dass unbefugte Zugriffe verhindert, Datenschutzgesetze eingehalten und Ausfälle vermieden werden? Eine Recherche nach Erfahrungen anderer Nutzer kann die Entscheidung unterstützen.
