Herausforderung Zeitmanagement mit professionellen Softwaretools meistern

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 10 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Zeit ist die wichtigste Ressource, die wir haben. Im Arbeits- und Privatleben steht ein geschickter und effizienter Umgang damit im Fokus. Schließlich wollen wir die Zeit, die wir haben, so gut und ergebnisorientiert wie möglich nutzen. Ein intelligentes Zeitmanagement erhöht die Produktivität, die Wirtschaftlichkeit und die Effizienz von Angestellten und Unternehmen. Zur Planung und Einteilung der Arbeitszeit stehen hilfreiche Tools und Softwarelösungen zur Verfügung.  

Zeit ist die wichtigste Ressource

Verlorene Zeit lässt sich nicht zurückgewinnen. Ein sinnvolles Zeitmanagement hilft, reibungslose Workflows zu etablieren, die Produktivität zu erhöhen und Stress zu reduzieren. Das fördert indirekt eine gute Work-Life-Balance und zahlt sich vor allem in der Projektarbeit aus. Für Unternehmen gilt nach wie vor: Zeit ist Geld. Schließlich setzen sich die Arbeitsentgelte aus den geleisteten Stunden zusammen. Je weniger Arbeitszeit zur Zielerreichung benötigt wird, umso größer ist der Unternehmenserfolg. Deshalb werden Arbeitsprozesse regelmäßig beurteilt und optimiert. Entscheider in Unternehmen möchten deshalb genau wissen, für welche Bereiche welche Arbeitszeit aufgewendet wird. Das gestaltete sich im Berufsalltag, der geprägt ist von einer Vielzahl an Projekten und Kunden, alles andere als leicht. Die richtigen Tools bringen Transparenz ins Spiel und ermöglichen ein zielorientiertes und effizientes Zeitmanagement. Auf Basis der Daten können Arbeitsprozesse Schritt für Schritt verbessert werden. Softwarelösungen wie TimeTrack helfen, Daten zu erfassen, Optimierungspotenzial zu erkennen und Zeitaufwand, Kosten und Teilaufgaben im Blick zu behalten. Auf diese Weise erhalten Sie Daten für ein leistungsfähiges und aussagekräftiges Projektcontrolling.

Excel als Zeitmanagement-Tool? Nein!

Die praktischen Tools von Excel kommen in vielen Bereichen zum Einsatz. Häufig auch im Projektmanagement. MS Excel wurde nicht speziell für die Aufgabenverwaltung oder als Projektplanungs- und Überwachungstool konzipiert. Deshalb stößt die Software in diesem Bereich schnell an die Grenzen. Vor allem kleinere Unternehmen und Freelancer setzen auf das Tabellenkalkulationsprogramm, um Kosten zu sparen. Checklisten samt Arbeitszeiten lassen sich mit wenig Aufwand erstellen. Visualisierungs-, Kalkulations- und Filtermöglichkeiten machen einfache Reportings möglich. Klingt erstmal gut, doch auf den zweiten Blick zeigen sich die Schwächen des Tools deutlich. Komplexere Projekte mit vielen Teilaufgaben werden nicht ausreichend visualisiert. Redundante Daten und die hohe Fehleranfälligkeit sorgen für ungenaue Ergebnisse. Eine manuelle Überprüfung ist notwendig, die Zeit in Anspruch nimmt. Diese fehlt an anderer Stelle. Rundungsfehler sorgen bei komplexen Projekten dafür, dass der tatsächliche und der erfasste Zeitaufwand nicht übereinstimmen. Laufen zeitgleich mehrere Projekte, ist es schwer, den Überblick zu behalten. Spezialsoftware leistet da bessere Arbeit und nimmt den zeitraubenden Aufwand der manuellen Zeiterfassung. So bleibt Zeit für das Wesentliche: die Projektarbeit.

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Wer langfristig erfolgreich sein möchte, sollte in professionelle Softwarelösungen investieren. Bildquelle: Stock Images by Depositphotos

Die Vorteile professioneller Zeitmanagement-Software

Digitale Softwaretools bringen Transparenz in den Workflow, sorgen für maximale Flexibilität und ermöglichen eine effiziente Kommunikation. Durch die exakte und unmittelbare Zeiterfassung haben Unternehmen genau im Blick, wie viel Zeit für welche Arbeitsbereiche und Projekte aufgewendet werden. Das vermindert auf lange Sicht die Kosten, da Personal- und Verwaltungsaufwand sinken. Mit modernen Tools erfolgt die Dokumentation über alle Endgeräte. Nicht nur über PC oder Terminals, sondern auch über das Smartphone. Das ist im Homeoffice oder für Angestellte im Außendienst besonders wichtig. Die Überprüfung der Zeiten hinsichtlich unternehmensspezifischer und gesetzlicher Vorgaben findet automatisch statt. Stundenabrechnungen werden samt Reporting direkt aus der Software generiert. Die Buchhaltung erhält relevante Daten zur Abrechnung direkt und ohne Umwege. Jeder kann auf die online gespeicherten Daten über sein eigenes Profil zugreifen. Die Zeiterfassung kann nach Projekten, Aufgabenbereichen oder Kunden eingeteilt werden. Das ist besonders interessant für das Reporting. Die digitalen Daten werden bei einer Software-as-a-Service-Lösung online gespeichert. Somit ist der Zugriff von überall aus möglich. Eine Datenhaltung auf eigenen Servern ist möglich, wenn eine On-Premise-Variante angeboten wird. Die Zeiteinträge sorgen dafür, dass Unternehmen und Angestellte einen ausführlichen Überblick über Teilaufgaben und Prozessschritte erhalten. Unternehmen, die sich für eine leistungsfähige Spezialsoftware entscheiden, setzen die Zeit Ihres Personals effizient ein. Das senkt die Kosten und erhöht die Profitabilität.

Zeitmanagement mit Zielvereinbarungen verknüpfen

Zielvereinbarungen helfen, den Projektfortschritt voranzutreiben und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren. Tools zur Zeiterfassung sind auch in dem Bereich eine wertvolle Unterstützung. Rahmendaten wie Projektdauer und -budget werden erfasst. Planziele und einzelne Meilensteine sind ein wertvoller Anreiz. Sie zerlegen das gesamte Projekt in einzelne Teilziele. Der Projektfortschritt und die Effizienz werden bei allen Teilschritten analysiert. Besonders erfolgreiche Projektabschnitte können mit einem Leistungsbonus vergütet werden. Das steigert die Motivation der Projektbeteiligten.

Transparente Rechnungslegung

Nach dem Projektabschluss stellen Unternehmen die Rechnung für ihre Leistungen. Mit professioneller Zeitmanagement-Software gelingt das fair und transparent. Projektschritte und Zeitaufwand sind genau nachvollziehbar. Das stärkt das Vertrauen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber und wirkt sich positiv auf die Kundenzufriedenheit und die -bindung aus. Durch die stündliche Zeiterfassung verringert sich der Arbeitsaufwand für die Verwaltung. Schnittstellen zwischen der Zeiterfassung- und Rechnungslegungssoftware ermöglichen die Erstellung der Rechnung auf Knopfdruck.

Die Investition in eine Softwarelösung zahlt sich langfristig aus

Leistungsfähige Tools wie TimeTrack unterstützen Unternehmen bereits bei der Erstellung des Projektplans. Durchführung, Zeitplanung und Kosten behalten Sie über den gesamten Zeitraum im Blick. Optimierungspotenzial wird schnell sichtbar. So gelingt ein gutes Change-Management, das sich darüber hinaus langfristig positiv auf Kundenbindung und Unternehmenserfolg auswirkt. Teamwork wird durch das effiziente Management-Tool unterstützt. Die Koordination gelingt auch über mehrere Unternehmensstandorte. Angestellte im Homeoffice werden miteinander vernetzt. Die Projektbeteiligten erhalten Informationen zum eigenen Arbeitsfortschritt und wissen, welche ToDos anstehen.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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