Reisekostenabrechnung: Tipps für Selbstständige und Freiberufler

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 9 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Dienstreisen gehören für viele Selbstständige und Freiberufler zum Alltag, ob für Weiterbildungen, Messebesuche oder Treffen mit Geschäftspartnern. Die dafür entstehenden Kosten können als Betriebsausgaben den Gewinn und damit die Steuerlast mindern. Voraussetzung ist eine Reisekostenabrechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. In diesem Artikel geht es speziell um die Kosten für Geschäftsreisen von Selbstständigen und Freiberuflern, nicht um die von Arbeitnehmern. Beachten Sie, dass Sie nur solche Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen können, die Sie nicht bereits einem Kunden in Rechnung gestellt haben.  

Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen – Voraussetzungen

Damit das Finanzamt Reisekosten als Betriebsausgaben anerkennt, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit und der betriebliche Anlass der Reise. Auswärtstätigkeit bedeutet, dass Sie sich vorübergehend nicht dort aufhalten, wo Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit hauptsächlich ausüben. Ein betrieblicher Anlass ist z. B. bei Seminar- und Messeteilnahmen, Kunden- und Lieferantenbesuchen, Warenbesorgungen oder Forschungsreisen gegeben. Betriebliche Vorgänge werden in der Buchhaltung erfasst. Grundsätzlich ist es kein Problem, wenn Sie eine Geschäftsreise mit privaten Unternehmungen verbinden. Der geschäftliche Anteil muss jedoch überwiegen und privat veranlasste Ausgaben dürfen nicht mit in die Reisekostenabrechnung einfließen.

Dokumentieren Sie die Geschäftsreise, damit das Finanzamt keinen privaten Anlass unterstellt und den Abzug der Kosten als Betriebsausgaben verweigert. Erfassen Sie dafür neben dem Ziel, der Dauer und den Kosten auch den Anlass der Reise. Es ist empfehlenswert, als Nachweise neben den Belegen für die einzelnen Ausgaben z. B. das Seminarprogramm, den Messekatalog, Schriftverkehr oder andere geeignete Unterlagen aufzubewahren. Mit diesen können Sie im Zweifelsfall den geschäftlichen Anlass der Reise belegen.

So ermitteln Sie die Fahrtkosten

Als Betriebsausgaben lassen sich im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise vier Arten von Kosten absetzen: Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Fahrtkosten entstehen für die An- und Abreise und Zwischenetappen, die Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln, einem geliehenen oder Ihrem privaten Fahrzeug zurücklegen. Wenn Sie einen Firmenwagen nutzen, erfassen Sie die Fahrtkosten nicht in der Reisekostenabrechnung, da die Betriebsausgaben für Firmenfahrzeuge separat ermittelt werden. Falls Sie das Fahrzeug zu mindestens 10 % und maximal 50 % für Ihr Unternehmen nutzen, können Sie entscheiden, ob Sie es zum Betriebsvermögen zählen und bei der Ermittlung der Betriebsausgaben die private Nutzung herausrechnen.

Es kann jedoch günstiger sein, das Fahrzeug im Privatvermögen zu belassen und für Geschäftsreisen die Fahrtkosten über die Reisekostenabrechnung als Betriebsausgaben geltend zu machen. Dafür gibt es 3 Möglichkeiten: Sie setzen die offizielle Kilometerpauschale an, weisen sämtliche Kosten einzeln nach oder ermitteln Ihren individuellen Kilometersatz. Führen Sie zur Dokumentation der zurückgelegten Strecken ein Fahrtenbuch. Die einfachste Methode ist der Ansatz der Pauschale, die für PKW 0,30 € und für Motorräder und -roller 0,20 € pro Kilometer beträgt. Die Ermittlung der tatsächlichen Kosten ist aufwendiger und nur bei kostenintensiven Fahrzeugen lohnenswert. Dazu gehören neben dem Kraftstoffverbrauch auch sämtliche Nebenkosten wie Reparaturen, Versicherungen und Steuern. Sie müssen alle Ausgaben belegen können und anteilig auf die gefahrenen Kilometer umrechnen. Sobald Sie diesen Nachweis mehr als 12 Monate lang geführt haben, dürfen Sie daraus einen eigenen Kilometersatz berechnen und diesen pauschal anwenden.

Wenn Sie für Ihre Geschäftsreise einen Leihwagen oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen, können Sie für die Ermittlung der Betriebsausgaben keine Pauschalen verwenden. Setzen Sie stattdessen die tatsächlich entstandenen Kosten an. Das gilt für alle Reisearten, also für Reisen per Auto, Bahn oder ähnlichen. Busreisen. Bewahren Sie alle Belege gut auf. Denn Sie dürfen nur Kosten geltend machen, die Sie auch nachweisen können.

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Reisekostenabrechnung Tipps für Selbstständige und Freiberufler, Bildquelle: Depositphotos.com

Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand

Da Sie auf Reisen für Ihre Mahlzeiten im Normalfall mehr ausgeben als zu Hause, können Sie den Verpflegungsmehraufwand in Ihre Reisekostenabrechnung aufnehmen. Dafür hat der Gesetzgeber Pauschalen vorgesehen. Für Auslandsreisen entnehmen Sie den Satz der jeweils aktuellen Tabelle, die Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums finden. Bei Inlandsreisen unterscheidet man zwischen der kleinen und der großen Verpflegungspauschale. Die kleine beträgt aktuell (2019) 12 € und gilt für An- und Abreisetage sowie für Tage mit einer Abwesenheitsdauer zwischen 8 und 24 Stunden. Die große Pauschale von 24 € können Sie für alle Tage mit 24 Stunden Abwesenheit ansetzen.

Falls Sie zum Essen eingeladen werden, z. B. von Geschäftspartnern, müssen Sie die Verpflegungspauschale für diesen Tag kürzen. Für jedes Frühstück ziehen Sie 20 % und für jedes Mittag- und Abendessen 40 % des ortsbezogenen Pauschbetrags ab. Das sind im Inland 4,80 € beziehungsweise 9,60 €. Beachten Sie darüber hinaus, dass Sie keinen Verpflegungsmehraufwand mehr abrechnen können, wenn Sie sich durchgehend mehr als 3 Monate am selben Ort aufhalten.

Übernachtungs- und Reisenebenkosten

Eine weitere Kategorie der Reisekostenabrechnung sind die Übernachtungskosten. Hierbei können Sie bei Inlandsreisen zwischen einer Pauschale von 20 € pro Übernachtung und dem Nachweis der tatsächlichen Ausgaben über die Hotelrechnung wählen, wobei Sie die Kosten für Mahlzeiten und private Nebenkosten, z. B. Pay-TV, herausrechnen müssen. Sie dürfen die Methode während der Reise auch wechseln. Bei Auslandsreisen gibt es für Selbstständige die Möglichkeit der pauschalen Abrechnung nicht. Das ist ein wichtiger Unterschied zur Reisekostenabrechnung von Arbeitnehmern. Falls Sie sehr viel reisen, sollten Sie wissen, dass Sie nach 4 Jahren nur noch maximal 1.000 € pro Monat an Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen können. Erst nach einer 6-monatigen Pause entfällt diese Beschränkung wieder.

Unter Reisenebenkosten fasst man alle geschäftsbedingten Ausgaben zusammen, die sich keiner der bisher genannten Kategorien zuordnen lassen. Beispiele dafür sind Kosten für die Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren oder Trinkgelder. Nicht immer erhalten Sie dafür Belege. In Ausnahmefällen können Sie deshalb Eigenbelege erstellen, die sie jedoch nicht für den Vorsteuerabzug verwenden dürfen. Wie für alle anderen Reisekosten gilt auch für diese Ausgaben, dass sie nicht privat veranlasst sein dürfen.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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