Das Wichtigste auf einen Blick
Was die Gewinn- und Verlustrechnung ist und wer sie aufstellen muss
Das Handelsgesetzbuch formuliert die Pflicht knapp. Nach § 242 Abs. 2 HGB hat der Kaufmann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs aufzustellen. Genau das ist die GuV. Absatz 3 ergänzt, dass Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen den Jahresabschluss bilden. Die GuV ist damit kein freiwilliges Zusatzdokument, sondern ein gesetzlicher Bestandteil des Jahresabschlusses.
Die GuV ist eine Zeitraumrechnung. Sie erfasst, was in zwölf Monaten wirtschaftlich verursacht wurde, unabhängig davon, wann Geld geflossen ist. Eine im Dezember geschriebene Rechnung gehört in das alte Geschäftsjahr, auch wenn der Kunde erst im Februar zahlt. Diese Periodenabgrenzung ist der zentrale Unterschied zu jeder Form von Einnahmen- und Ausgabenrechnung und der Grund, warum die GuV das Ergebnis der Geschäftstätigkeit realistischer abbildet als ein Blick auf das Bankkonto.
Wer betroffen ist
Verpflichtet sind zunächst Kaufleute im Sinne des HGB, außerdem alle Kapitalgesellschaften, also insbesondere GmbH und UG. Für Einzelkaufleute enthält § 241a HGB eine Befreiung: Sie brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Bei einer Neugründung greift die Befreiung sofort, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden. § 242 Abs. 4 HGB stellt klar, dass für diese Einzelkaufleute auch die Pflicht zur Aufstellung von Bilanz und GuV entfällt.
Steuerlich kommt § 141 AO hinzu. Gewerbliche Unternehmer werden buchführungspflichtig, wenn sie einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr erzielen.
Freiberuflerinnen und Freiberufler sind von § 141 AO nicht erfasst. Sie können unabhängig von ihrer Umsatzhöhe bei der Einnahmenüberschussrechnung bleiben, solange sie nicht freiwillig Bücher führen.
Achtung!
Die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten der Grenze. Nach § 141 Abs. 2 AO beginnt sie mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt. Ohne diese Mitteilung bleibt es zunächst bei der bisherigen Gewinnermittlung.
GuV oder EÜR: die Abgrenzung, die die meisten Fragen auslöst
Beide Berechnungen werden im Alltag häufig schlicht als Gewinnermittlung bezeichnet. Dennoch handelt es sich um zwei unterschiedliche Verfahren mit jeweils eigener Rechtsgrundlage.
| MERKMAL | GEWINN- UND VERLUSTRECHNUNG | EINNAHMENÜBERSCHUSSRECHNUNG |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 242, § 275 HGB | § 4 Abs. 3 EStG |
| Systematik | doppelte Buchführung, Erträge und Aufwendungen | Zufluss und Abfluss von Zahlungen |
| Periodenabgrenzung | ja | grundsätzlich nein |
| Bestandteil eines Jahresabschlusses | ja, zusammen mit der Bilanz | nein |
| Gliederung | gesetzlich vorgegeben | über die amtliche Anlage EÜR |
§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG erlaubt die Einnahmenüberschussrechnung Steuerpflichtigen, die weder gesetzlich zur Buchführung und zur Erstellung von Abschlüssen verpflichtet sind noch freiwillig Bücher führen und Abschlüsse erstellen. Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Wer freiwillig bilanziert, kann für das betreffende Wirtschaftsjahr nicht zugleich die Einnahmenüberschussrechnung wählen.
Die EÜR ist keine vereinfachte GuV. Sie folgt einer anderen Logik, nämlich dem Zufluss- und Abflussprinzip. Deshalb lassen sich die beiden Ergebnisse eines Jahres nicht ineinander umrechnen, ohne sämtliche Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände einzubeziehen.
Eine ausführliche Darstellung der Einnahmenüberschussrechnung finden Sie unter Einnahmenüberschussrechnung, die Übermittlung an das Finanzamt behandelt der Beitrag zur Anlage EÜR. Welche Gewinnermittlungsart für Ihr Unternehmen überhaupt in Frage kommt, klärt der Überblick zur Gewinnermittlung für Gründer.
Hinweis:
Ob Sie überhaupt eine GuV brauchen, entscheidet sich an der Buchführungspflicht, nicht am Wunsch nach einer schönen Auswertung. Viele Gründerinnen und Gründer bauen eine GuV nach, obwohl für sie die Einnahmenüberschussrechnung gilt.
Aufbau der GuV nach § 275 HGB
§ 275 Abs. 1 HGB schreibt die Staffelform vor. Die Posten stehen also untereinander und werden fortlaufend verrechnet, nicht in zwei Spalten nebeneinander wie in der Kontenform. Zusätzlich gilt: Die in Absatz 2 oder 3 bezeichneten Posten sind in der angegebenen Reihenfolge gesondert auszuweisen. Der Aufbau ist damit nicht verhandelbar.
Ein Hinweis zur Reichweite: § 275 HGB steht im Abschnitt mit den ergänzenden Vorschriften für Kapitalgesellschaften, der mit § 264 HGB beginnt. Eine GmbH ist unmittelbar an diese Gliederung gebunden. Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften, die nach § 242 Abs. 2 HGB eine GuV aufstellen, sind es nicht, verwenden die Gliederung in der Praxis aber als Muster, weil sie vollständig ist und von Banken und Investoren erwartet wird.
Für Kleinstkapitalgesellschaften im Sinne des § 267a HGB erlaubt § 275 Abs. 5 HGB eine verkürzte Darstellung mit acht Posten: Umsatzerlöse, sonstige Erträge, Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, Steuern sowie Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
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Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren im Unterschied
§ 275 HGB lässt zwei Darstellungsformen zu. Beide führen zum selben Jahresüberschuss, sortieren die Aufwendungen aber nach unterschiedlichen Kriterien.
Das Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 HGB gliedert die Aufwendungen nach Aufwandsarten: Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige betriebliche Aufwendungen. Es erfasst sämtliche Kosten der Abrechnungsperiode, weshalb Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen sowie andere aktivierte Eigenleistungen als eigene Posten direkt hinter den Umsatzerlösen stehen. Ohne diese Korrektur würden produzierte, aber noch nicht verkaufte Güter das Ergebnis verzerren.
Das Umsatzkostenverfahren nach § 275 Abs. 3 HGB gliedert dagegen nach Funktionsbereichen. Den Umsatzerlösen werden zunächst nur die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen gegenübergestellt, also nur die Kosten der tatsächlich verkauften Leistungen. Daraus ergibt sich als dritter Posten das Bruttoergebnis vom Umsatz, anschließend folgen Vertriebskosten und allgemeine Verwaltungskosten. Bestandsveränderungen tauchen nicht als eigener Posten auf.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist das Gesamtkostenverfahren die praktikablere Wahl. Es lässt sich direkt aus den Konten der Finanzbuchhaltung ableiten, während das Umsatzkostenverfahren eine Kostenstellenrechnung voraussetzt, die Herstellung, Vertrieb und Verwaltung sauber trennt.
GuV-Vorlage zum Ausfüllen
Die folgende Vorlage folgt der Reihenfolge des § 275 Abs. 2 HGB, also dem Gesamtkostenverfahren. Tragen Sie die Werte des Geschäftsjahres in die rechte Spalte ein und rechnen Sie die markierten Zwischensummen an entsprechender Stelle aus. Die Vorzeichen zeigen an, ob ein Posten addiert oder subtrahiert wird.
| NR. | POSTEN NACH § 275 ABS. 2 HGB | +/− | BETRAG IN EURO |
|---|---|---|---|
| 1 | Umsatzerlöse | + | |
| 2 | Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen | +/− | |
| 3 | andere aktivierte Eigenleistungen | + | |
| 4 | sonstige betriebliche Erträge | + | |
| Zwischensumme Betriebsleistung (1 bis 4) | = | ||
| 5a | Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren | − | |
| 5b | Aufwendungen für bezogene Leistungen | − | |
| 6a | Löhne und Gehälter | − | |
| 6b | soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung | − | |
| 7a | Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen | − | |
| 7b | Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens | − | |
| 8 | sonstige betriebliche Aufwendungen | − | |
| Betriebsergebnis | = | ||
| 9 | Erträge aus Beteiligungen | + | |
| 10 | Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens | + | |
| 11 | sonstige Zinsen und ähnliche Erträge | + | |
| 12 | Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens | − | |
| 13 | Zinsen und ähnliche Aufwendungen | − | |
| Finanzergebnis (9 bis 13) | = | ||
| Ergebnis vor Steuern | = | ||
| 14 | Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | − | |
| 15 | Ergebnis nach Steuern | = | |
| 16 | sonstige Steuern | − | |
| 17 | Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag | = |
Die Posten 9 bis 12 bleiben bei den meisten kleinen Unternehmen leer. Sie ersatzlos zu streichen ist zulässig, wenn kein Betrag anfällt; die Reihenfolge der verbleibenden Posten darf sich dadurch aber nicht ändern.
Durchgerechnetes Beispiel einer GuV
Das Beispiel zeigt die Muster GmbH, einen Handwerksbetrieb mit eigener Fertigung, für das Geschäftsjahr 2025 nach dem Gesamtkostenverfahren.
| NR. | POSTEN | BETRAG IN EURO |
|---|---|---|
| 1 | Umsatzerlöse | 420.000 |
| 2 | Bestandserhöhung fertige und unfertige Erzeugnisse | + 8.000 |
| 3 | andere aktivierte Eigenleistungen | 0 |
| 4 | sonstige betriebliche Erträge | + 6.500 |
| Betriebsleistung | 434.500 | |
| 5a | Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren | − 168.000 |
| 5b | bezogene Leistungen | − 22.000 |
| 6a | Löhne und Gehälter | − 112.000 |
| 6b | soziale Abgaben und Altersversorgung | − 23.500 |
| 7 | Abschreibungen | − 18.400 |
| 8 | sonstige betriebliche Aufwendungen | − 54.600 |
| Summe Aufwendungen 5 bis 8 | 398.500 | |
| Betriebsergebnis | 36.000 | |
| 11 | sonstige Zinsen und ähnliche Erträge | + 300 |
| 13 | Zinsen und ähnliche Aufwendungen | − 4.100 |
| Finanzergebnis | − 3.800 | |
| Ergebnis vor Steuern | 32.200 | |
| 14 | Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | − 1.100 |
| 15 | Ergebnis nach Steuern | 31.100 |
| 16 | sonstige Steuern | − 900 |
| 17 | Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag | 30.200 |
Die Zwischenschritte im Einzelnen: Die Betriebsleistung ergibt sich aus 420.000 + 8.000 + 0 + 6.500 = 434.500 Euro. Die Aufwendungen der Posten 5 bis 8 summieren sich auf 168.000 + 22.000 + 112.000 + 23.500 + 18.400 + 54.600 = 398.500 Euro. Die Differenz von 434.500 − 398.500 ergibt das Betriebsergebnis von 36.000 Euro. Das Finanzergebnis aus 300 Euro Zinserträgen und 4.100 Euro Zinsaufwendungen beträgt −3.800 Euro, sodass 32.200 Euro vor Steuern verbleiben. Nach Abzug von 1.100 Euro Steuern vom Einkommen und vom Ertrag bleiben 31.100 Euro, nach weiteren 900 Euro sonstiger Steuern ein Jahresüberschuss von 30.200 Euro.
Zwei Details lohnen näheres Hinsehen. Erstens ist die Bestandserhöhung von 8.000 Euro kein Umsatz, sondern eine Korrektur: Der Betrieb hat mehr produziert als verkauft, und die zugehörigen Aufwendungen stehen bereits vollständig in den Posten 5 bis 8. Zweitens steckt bei einer GmbH das Geschäftsführergehalt im Personalaufwand. Bei einem Einzelunternehmen wäre das anders, dort ist die Entnahme des Inhabers kein Aufwand und mindert das Ergebnis nicht.
Der Betrag bei Posten 14 stammt aus der Steuerberechnung des Abschlusses und wird hier als gegeben übernommen. Wie sich Körperschaft- und Gewerbesteuer im Einzelnen berechnen, ist nicht Gegenstand der GuV-Erstellung.
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Vom GuV-Konto zur Staffelform
In der doppelten Buchführung ist die GuV zunächst ein Konto. Alle Erfolgskonten, also sämtliche Ertrags- und Aufwandskonten, werden am Ende des Geschäftsjahres über das GuV-Konto abgeschlossen. Auf dessen Sollseite landen die Aufwendungen, auf der Habenseite die Erträge. Der Saldo dieses T-Kontos ist der Jahresüberschuss oder der Jahresfehlbetrag und wird anschließend auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Buchhalterisch ist das GuV-Konto damit ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos: Es sammelt alle erfolgswirksamen Buchungen eines Geschäftsjahres und gibt sie am Ende gebündelt an das Eigenkapital weiter.
Diese Kontenform ist ein Zwischenschritt der Verbuchung, nicht die Darstellung im Jahresabschluss. Für den Abschluss verlangt § 275 Abs. 1 HGB die Staffelform. Praktisch heißt das: Die Buchhaltung liefert Kontensalden, und die Erstellung der GuV besteht darin, diese Salden den vorgeschriebenen Posten zuzuordnen und untereinander zu verrechnen. Ein sauber geführter Kontenrahmen erledigt den größten Teil dieser Zuordnung bereits automatisch.
Wie GuV und Bilanz zum Jahresabschluss zusammenwachsen
Die beiden Rechnungen hängen über das Eigenkapital zusammen. Die Bilanz zeigt Vermögen und Schulden zu einem Stichtag, die Gewinn- und Verlustrechnung erklärt, wie sich das Eigenkapital zwischen zwei Stichtagen verändert hat. Der Jahresüberschuss aus Posten 17 erhöht das Eigenkapital in der Bilanz, ein Jahresfehlbetrag mindert es. Stimmen die beiden Werte nicht überein, ist der Abschluss nicht fertig.
Nach § 275 Abs. 4 HGB dürfen Veränderungen der Kapital- und Gewinnrücklagen erst nach dem Posten Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag ausgewiesen werden. Die Ergebnisverwendung ist damit bewusst vom Ergebnis getrennt: Zuerst steht, was das Unternehmen erwirtschaftet hat, danach erst, was damit geschieht.
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Die Plan-GuV im Businessplan gegenüber dem echten Jahresabschluss
Im Businessplan taucht die GuV als Planungsinstrument auf, meist über drei Jahre und monatlich oder quartalsweise aufgeschlüsselt. Formal ähnelt sie dem Gesamtkostenverfahren, inhaltlich ist sie etwas anderes: eine Prognose, die auf Annahmen über Absatzmengen, Preise und Kostenstrukturen beruht.
Halten Sie die Gliederung der Plan-GuV identisch zur späteren Abschluss-GuV. Nur dann können Sie nach dem ersten Geschäftsjahr Zeile für Zeile vergleichen und erkennen, ob eine Abweichung aus geringeren Umsatzerlösen, höherem Materialaufwand oder unterschätzten sonstigen betrieblichen Aufwendungen stammt. Diese Gegenüberstellung ist das, wonach Banken bei der Anschlussfinanzierung als Erstes fragen.
Typische Fehler beim Erstellen der GuV
Häufige Fragen zur Gewinn- und Verlustrechnung
1. Was ist der Unterschied zwischen GuV und Bilanz?
2. Muss ich als Kleinunternehmer eine GuV erstellen?
3. Welches Verfahren soll ich wählen?
4. Wie oft muss eine GuV aufgestellt werden?
5. Reicht eine Software für die GuV-Erstellung?
Fazit
Eine GuV zu erstellen ist weniger eine Rechenaufgabe als eine Zuordnungsaufgabe. Die Rechenschritte sind einfache Addition und Subtraktion; die Arbeit steckt darin, jeden Kontensaldo dem richtigen Posten des § 275 HGB zuzuordnen und die Periodenabgrenzung sauber zu ziehen. Wer die Vorlage aus diesem Beitrag einmal mit dem eigenen Kontenrahmen verknüpft, hat den Aufwand nur ein einziges Mal.
Ihr nächster Schritt: Klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt buchführungspflichtig sind, und prüfen Sie dazu § 241a HGB sowie eine eventuelle Mitteilung des Finanzamts nach § 141 AO. Erst wenn feststeht, dass Sie eine GuV erstellen müssen, lohnt der Aufbau der Vorlage. Andernfalls führt der Weg über die Einnahmenüberschussrechnung.
