Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Daten können automatisiert in eine Buchhaltungssoftware übernommen werden. Das unterscheidet sie von einer eingescannten Papierrechnung oder einem normalen PDF-Dokument.
In Deutschland sind insbesondere zwei Varianten verbreitet:
- XRechnung: ein strukturierter XML-Datensatz. Für Menschen ist er ohne geeignete Anzeige schwer lesbar, für Software jedoch maschinell auswertbar.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, das eine sichtbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten verbindet. Maßgeblich ist ein mit der europäischen Norm kompatibles Profil.
Tipp:
Andere Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllen. Der Dateiname allein entscheidet nicht. Eine Datei mit der Endung .pdf kann bei ZUGFeRD strukturierte Daten enthalten; eine gewöhnliche PDF-Rechnung tut das nicht.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja, grundsätzlich müssen auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, wenn ihnen ein inländischer Unternehmer für einen inländischen B2B-Umsatz eine solche Rechnung sendet. Der Absender benötigt dafür keine Zustimmung des Empfängers.
Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums reicht für die Übermittlung grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Das bedeutet aber nicht, dass Sie mit dem Speichern des Anhangs fertig sind. Sie sollten sicherstellen, dass Sie:
- XML- beziehungsweise ZUGFeRD-Daten öffnen und lesbar darstellen können,
- Pflichtangaben und sachliche Richtigkeit prüfen,
- die Originaldatei unverändert und auffindbar aufbewahren,
- Beleg und Buchung in Ihrer Buchhaltung verknüpfen und
- den Zugriff über die Aufbewahrungsfrist organisatorisch absichern.
Wenn Ihr Programm XML-Dateien nicht anzeigen kann, benötigen Sie mindestens einen geeigneten Viewer. Für wiederkehrende Eingangsrechnungen ist eine Buchhaltungssoftware mit Import und Validierung meist praktischer.
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Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, besteht eine Ausnahme von der E-Rechnungsausstellung. § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmern, weiterhin sonstige Rechnungen auszustellen. Dazu zählen Papier und mit Zustimmung des Empfängers auch andere elektronische Formate wie eine einfache PDF.
Die Ausnahme gilt nicht pauschal für jede Person, die sich „klein“ nennt. Entscheidend ist, dass der konkrete Umsatz unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Wer zur Regelbesteuerung optiert hat oder daneben anders zu behandelnde Umsätze ausführt, muss den Fall gesondert prüfen.
Sie dürfen freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Das kann sinnvoll sein, wenn größere Geschäftskunden strukturierte Daten in ihrem Einkauf verlangen oder Sie Ihre Abläufe auf eine spätere Regelbesteuerung vorbereiten möchten.
Zeitplan und Übergangsfristen
Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich der gesetzliche Regelfall. Für Rechnungsaussteller gelten Übergänge:
| ZEITRAUM | VEREINFACHTE EINORDNUNG |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Unternehmen müssen grundsätzlich empfangsbereit sein. Aussteller dürfen unter Übergangsregeln noch sonstige Rechnungen verwenden. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Rechnungen sind im Übergang möglich. |
| im Jahr 2027 | Die Übergangsregel kann für Aussteller weiter gelten, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. |
| ab 1. Januar 2028 | Die allgemeinen Übergangsregeln enden; gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmerumsätze, bleiben gesondert zu beachten. |
Achtung!
Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro gehört zur Übergangsregel für Rechnungsaussteller. Sie ist nicht die Grenze der Kleinunternehmerregelung. Vermischen Sie diese Werte nicht.
XRechnung und ZUGFeRD
Welches Format sinnvoll ist, hängt von Ihrem Kunden und Ihrer Software ab. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine XRechnung und zusätzliche Routing-Daten. Im privatwirtschaftlichen B2B-Austausch ist ZUGFeRD beliebt, weil Empfänger eine menschenlesbare Ansicht und strukturierte Daten in einer Datei erhalten.
Klären Sie vor dem Versand:
- welches Format und Profil der Kunde akzeptiert,
- über welchen Kanal die Rechnung eingehen soll,
- ob eine Leitweg-ID, Bestellnummer oder Lieferantennummer nötig ist,
- ob Ihre Software Pflichtfelder technisch validiert und
- welche Datei als Original revisionssicher aufbewahrt wird.
Hinweis:
Die allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung gelten weiter. Ein technisch gültiges XML-Format heilt keine falsche Steuernummer, fehlende Leistungsbeschreibung oder unzutreffende steuerliche Behandlung.
So richten Sie Empfang, Prüfung und Archivierung ein
1. Zentrale Empfangsadresse bestimmen
Richten Sie eine Adresse wie rechnung@... ein und kommunizieren Sie sie an Lieferanten. Legen Sie fest, wer das Postfach vertritt und wie Anhänge gegen Schadsoftware geprüft werden.
2. Anzeige und Validierung testen
Öffnen Sie eine Test-XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei. Prüfen Sie, ob die Software strukturierte Inhalte vollständig anzeigt und technische Fehler meldet. Ein bloßer XML-Text im Browser ist keine robuste Rechnungsprüfung.
3. Sachliche Prüfung definieren
Stimmen Leistung, Zeitraum, Preis, Bankverbindung und Bestellbezug? Erst nach dieser Prüfung sollte die Rechnung freigegeben werden. Bei neuer Bankverbindung empfiehlt sich ein separater Kontrollkanal zum Lieferanten.
4. Originalformat aufbewahren
Bewahren Sie die empfangene strukturierte Datei auf. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF ersetzt den originären Datensatz nicht. Änderungen und Verarbeitungsschritte müssen nachvollziehbar bleiben.
5. Zugriff und Export sichern
Dokumentieren Sie Ablage, Dateinamen, Rollen, Backups und den Export bei einem Softwarewechsel. Testen Sie regelmäßig, ob ältere Dateien weiterhin lesbar sind.
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Freiwillig E-Rechnungen versenden
Ein freiwilliger Start kann Ihre Prozesse vereinheitlichen. Beginnen Sie nicht mit allen Kunden gleichzeitig. Wählen Sie zwei oder drei Geschäftskunden, bestätigen Sie Format und Empfangsweg und kontrollieren Sie die ersten Dateien gemeinsam.
Eine sinnvolle Pilot-Checkliste:
Wer bisher mit Word- oder Excel-Vorlagen arbeitet, sollte den Wechsel nicht nur als neues Dateiformat verstehen. Strukturierte Rechnungen benötigen konsistente Stammdaten und einen verlässlichen Prozess zum Rechnungs-Schreiben.
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Typische Fehler
„Eine PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung“
Nein. Eine gewöhnliche PDF enthält keine normgerechten strukturierten Rechnungsdaten. Sie bleibt eine sonstige Rechnung.
„Kleinunternehmer sind komplett ausgenommen“
Die Ausnahme betrifft grundsätzlich die Ausstellung eigener Kleinunternehmerrechnungen. Empfangsbereit müssen Kleinunternehmer trotzdem sein.
„Die 800.000-Euro-Grenze ist die Kleinunternehmergrenze“
Nein. Sie gehört zur Übergangsfrist 2027 für bestimmte Rechnungsaussteller. Die Kleinunternehmerregelung hat eigene Umsatzgrenzen und Voraussetzungen.
„Der sichtbare Teil von ZUGFeRD reicht zur Archivierung“
Bewahren Sie die Datei mit den strukturierten Daten im empfangenen Originalformat auf. Der PDF-Blick allein bildet den elektronischen Beleg nicht vollständig ab.
Häufig gestellte Fragen
1. Brauche ich als Kleinunternehmer 2026 eine E-Rechnungssoftware?
2. Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen schreiben?
3. Kann ich freiwillig eine XRechnung senden?
4. Gilt die E-Rechnung bei Privatkunden?
5. Muss eine E-Rechnung unterschrieben werden?
Fazit
Die E-Rechnung für Kleinunternehmer ist vor allem beim Empfang relevant: Seit 2025 müssen Kleinunternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und ordnungsgemäß zu archivieren. Eine einfache PDF per E-Mail reicht dafür nicht aus.
Eine E-Rechnung ausstellen müssen Kleinunternehmer grundsätzlich nicht, sofern der Umsatz unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Sie können weiterhin sonstige Rechnungen verwenden oder freiwillig auf XRechnung bzw. ZUGFeRD umsteigen.
Wichtig ist daher, jetzt einen einfachen und zuverlässigen Prozess für E-Rechnung empfangen, prüfen und aufbewahren einzurichten. So erfüllen Kleinunternehmer ihre aktuellen Pflichten und sind für die weitere Digitalisierung der Rechnungsstellung gut vorbereitet.
