So steigert die OCR-Technologie die Produktivität
Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition (auf Deutsch: optische Zeichenerkennung). Es handelt sich dabei um eine digitale Technologie, die aus gedruckten oder handgeschriebenen Dokumenten digitale Dokumente machen kann.
Die gängigste OCR-Lösung ist per Standalone-Software, die Funktionen bietet, um ein Papierdokument zu scannen und in einen bearbeitbaren Text umzuwandeln. Doch es gibt auch Toolkits – OCR-SDK genannt – die in selbstprogrammierte Anwendungen eingebettet werden können. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, mit einem OCR-Tool erhöhen Sie Ihre Produktivität drastisch.
Dokumente automatisiert verarbeiten
Wenn Sie viele Dokumente zu be- und verarbeiten haben, kann die Digitalisierung viel Zeit in Anspruch nehmen – Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen könnten. Mit einem OCR-Tool können Sie auf Papier gedruckte Rechnungen, Verträge und Belege kinderleicht digitalisieren.
Auf diese Weise sind Ihre wichtigen Unterlagen nicht nur schnell eingescannt und auf Ihrem PC abgelegt, sondern sie lassen sich auch bearbeiten. Beispielsweise kann Ihre Buchhaltungs-Software aus den eingescannten Rechnungen und Belegen die relevanten Daten extrahieren, sodass Sie diese künftig nicht mehr manuell eingeben müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert auch das Risiko für Tippfehler und Fehlbuchungen.
Digitale Transformation für Selbstständige - Mit OCR-Technologie zu mehr Produktivität. Bildquelle: geralt via pixabay.com
Gesparte Zeit = mehr Effizienz
Je mehr Zeit Sie sparen, desto effizienter sind Sie bei Ihrer Arbeit. Die Digitalisierung dient dazu, Routineprozesse zu automatisieren, sodass Sie Ihrer Konkurrenz weiter voraus sind. OCR-Software leistet hierzu einen wichtigen Beitrag, denn sie digitalisiert Papierdokumente und macht sie für Sie digital nutzbar.
Ihre handgeschriebenen Gesprächsnotizen sind so im Nu digitalisiert und in einem Word-Dokument bearbeitbar. Das Abtippen der Notizen entfällt also komplett, sodass Sie sich nach einem Meeting mit einem Kunden gleich an die wichtigere Arbeit machen können und keine Zeit mehr mit dem Organisieren und Digitalisieren Ihrer Notizen verbringen müssen.
Dadurch, dass per OCR-Technologie gescannte Dokumente auch durchsuchbar sind, sparen Sie sich zudem auch Zeit, wenn Sie eine bestimmte Stelle in dem Dokument oder in der Notiz suchen.
Bessere Dokumentenorganisation
Sind alle Ihre Dokumente digitalisiert, haben Sie diese stets griffbereit – insbesondere wenn Sie sie in der Cloud abgespeichert haben. Sie müssen nicht mehr nach Unterlagen oder Gesprächsnotizen kramen, und keine Aktenordner mehr durchblättern.
So können Sie auch von unterwegs auf wichtige Unterlagen zugreifen, und laufen keine Gefahr mehr, unvorbereitet in ein Kundenmeeting zu gehen. Auch wenn Sie auf die Schnelle eine bestimmte Stelle in einem Vertrag finden müssen, ist ein per OCR-Technologie digitalisiertes Dokument ideal, weil es durchsuchbar ist.
Bessere Skalierbarkeit Ihres Geschäfts
Wenn Sie Ihr Geschäft erweitern, indem Sie z.B. mehr Kunden akquirieren, Freelancer beauftragen oder gar Mitarbeiter einstellen, geht das mit einem höheren administrativen Aufwand einher. Ein größeres Geschäft bedeutet mehr Rechnungen, mehr Verträge – kurzum: mehr Bürokratie.
Und gerade bei der Bekämpfung der Bürokratie unterstützt Sie die OCR-Technologie massiv, denn sie ist skalierbar und sie wächst mit Ihrem Geschäft einfach mit. Haben Sie zahlreiche Rechnungen einzuscannen, digitalisiert die OCR-Software diese automatisch. Das Einzige, was Sie dabei tun müssen, ist die Dokumente einzuscannen oder zu fotografieren, und sie dann an das OCR-Tool zur Digitalisierung zu geben.
Höhere Produktivität
Die OCR-Technologie unterstützt Sie beim Digitalisieren Ihrer Unterlagen und macht Routineprozesse wie die Buchhaltung, das Rechnungs- und Vertragsmanagement effizienter.
Dank des hohen Automatisierungsgrads verbringen Sie weniger Zeit mit solchen Routineaufgaben. Unterm Strich erhöht sich dadurch Ihre Produktivität. Haben Sie früher mehrere Stunden pro Woche mit Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben verbracht, sparen Sie fortan einen Großteil dieser Zeit. Diese können Sie wertvoller investieren, nämlich in Ihre Kundenprojekte. So schließen Sie Projekte früher ab, können früher neue Aufträge an Land ziehen und gewinnen mehr Kunden. Langfristig steigt so Ihr Umsatz und Ihr Geschäft wird effizienter.
Fazit: OCR-Technologie steigert Produktivität und Effizienz
Die OCR-Technologie automatisiert und digitalisiert das Dokumentenmanagement. Mit ihr gelingt es Selbstständigen effizienter zu arbeiten, denn sie verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben, wie dem Ablegen und der Extraktion von Daten aus Rechnungen, Verträgen und Gesprächsnotizen.
Wo Sie Zeit sparen, werden Sie automatisch effizienter, denn Sie investieren die gesparte Zeit in Ihr Kerngeschäft. Sie steigern Ihre Produktivität und können mehr Kundenprojekte bearbeiten, was letztendlich Ihren Umsatz steigert.
