Home » Für Selbstständige » Mitarbeiter » Führung » Organisationsentwicklung

Organisationsentwicklung: Fit für den Wandel & agil in die Zukunft

Ihr Unternehmen kann nur dann auf lange Sicht konkurrenzfähig bleiben, wenn ihm jederzeit die Anpassung an sich schnell ändernde Marktanforderungen gelingt. In diesem Fall ist es agil – eine Eigenschaft mit wachsender Bedeutung. Die richtigen Rahmenbedingungen für Agilität sowie generell für Verbesserungsprozesse zu schaffen und fortlaufend sicherzustellen, ist Aufgabe der Organisationsentwicklung. Erfahren Sie mehr über deren Anlässe, Ziele und typische Aufgabenbereiche. Lernen Sie weiterhin theoretische Konzepte sowie konkrete Instrumente kennen und erhalten Sie praktische Tipps zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Schnellcheck Organisationsentwicklung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie sind selbstständig und fragen sich, wie Sie aktuellen Entwicklungen in Ihrer Organisation zeitgemäß entgegentreten können? Folgende Fragen geben eine erste Orientierung:

  • Was ist Organisationsentwicklung?
    Das ist ein gesteuerter, fortlaufender Entwicklungsprozess, der alle Bereiche einer Organisation bzw. eines Unternehmens einschließt.
  • Warum braucht es Organisationsentwicklung?
    Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung der Leistungs- und Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens. Zusätzlich können konkrete Anlässe Veränderungen erfordern. Hier ist es besonders wichtig, auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern einzugehen und diese auf dem Weg mitzunehmen.
  • Was bedeutet agile Organisationsentwicklung?
    Der Entwicklungsprozess von Strukturen und Aufgaben innerhalb einer Organisation wird so gestaltet, dass schnelle Reaktionen auf neue Anforderungen in Zeiten von Wandel möglich sind.
Empfehlung: Beschäftigen Sie sich zunächst mit einigen grundlegenden Fragen der Organisationsentwicklung, bevor Sie konkrete Methoden und Instrumente kennenlernen.

Was ist Organisationsentwicklung?

Unternehmen müssen heute agil sein, um konkurrenzfähig zu bleiben. Das heißt, sie müssen sich schnell an häufig wechselnde Kundenwünsche und Marktgegebenheiten anpassen können. Das erfordert letztendlich auch eine agile Organisationsentwicklung, weil diese die Rahmenbedingungen dafür schafft.

Die Organisationsentwicklung umfasst gemäß Definition alle Veränderungsprozesse, die eine Organisation, z. B. ein Unternehmen, kontinuierlich verbessern. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, der sowohl Mitglieder der Organisation als auch andere Stakeholder einbezieht. Dabei berührt die Organisationsentwicklung u. a. folgende Bereiche:

  • Unternehmens- und Führungsstruktur
  • organisatorische Abläufe
  • Unternehmenskultur (Werte und Normen)
  • Verhaltens- und Kommunikationsmuster
  • Beziehungen einzelner Personen und/oder Gruppen zueinander und gegenseitige Beeinflussung
  • Ressourcen- und Wissensverteilung

Der Unterschied zum Change Management besteht darin, dass es sich bei der Organisationsentwicklung um einen fortlaufenden Prozess handelt, und nicht um ein Projekt, das nach dem Erreichen vorab definierter Zustände abgeschlossen wird.

Ziele und Anlässe für die Organisationsentwicklung

Das übergeordnete Ziel der Organisationsentwicklung in einem Unternehmen ist es, dieses besser, leistungsfähiger und damit rentabler zu machen. Daraus lassen sich folgende Teilziele ableiten:

  • mehr Flexibilität und Agilität
  • Effizienz und Einsparung von Kosten
  • zufriedenere Mitarbeiter
  • Erhöhung der Produkt- und Servicequalität
  • stärkere Innovationskraft
  • höhere Kundenzufriedenheit

Oft sind es konkrete Anlässe, die Maßnahmen der Organisationsentwicklung erfordern. Dazu können folgende Situationen gehören:

  • Veränderungen am Markt
  • neue technologische Möglichkeiten
  • Verknappung von Ressourcen
  • gesellschaftlicher Wertewandel
  • Änderung politischer Rahmenbedingungen
  • Spannungen innerhalb der Organisation

Organisationsentwicklung - Ziele und Anlässe für die Organisationsentwicklung

Veränderungsprozesse sind für alle Beteiligten eine emotionale Herausforderung. Wie die einzelnen Mitarbeiter darauf reagieren, hängt u. a. von ihrer Persönlichkeit und ihren bisherigen Erfahrungen ab. Widerstand ist zu Beginn die Regel, was sich jedoch schnell ändert, sobald Erfolge und Verbesserungen im persönlichen Bereich sichtbar werden. Achten Sie deshalb darauf, diese wirkungsvoll zu kommunizieren.

Konzepte der Organisationsentwicklung für die Praxis

Es gibt verschiedene theoretische Modelle, die sich damit beschäftigen, wie die Entwicklung von Organisationen in der Praxis umgesetzt werden kann. Im Folgenden werden einige traditionelle Beispiele kurz vorgestellt.

Top-down

Die Transformation wird von der Führung bzw. vom Management initiiert und soll vom Personal nach Vorgabe umgesetzt werden. Problematisch ist dabei die fehlende Beteiligung der Mitarbeiter am Entscheidungsfindungsprozess. In Verbindung mit den emotionalen Herausforderungen von Veränderungen hat das meist mangelnde Motivation oder sogar Widerstand zur Folge.

Bottom-up

Die Initiative geht von den Mitarbeitern aus, die Veränderungsbedarf erkennen und Maßnahmen anstoßen. Das kann funktionieren, sofern es den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters betrifft. Allerdings fehlt hier ein ganzheitliches Konzept für das gesamte Unternehmen.

Gegenstromverfahren

Das Gegenstromverfahren kombiniert Top-down- und Bottom-up-Modell miteinander, was die Erfolgschancen erhöht. Die Unternehmensleitung erkennt Veränderungsbedarf mit dem Blick auf das Unternehmen als Ganzes und regt die Angestellten dazu an, Lösungsvorschläge auf der Grundlage ihrer Expertise zu unterbreiten. Ebenso kann die Initiative von den Mitarbeitern ausgehen, falls diese Schwachstellen erkennen. Veränderungen müssen aber immer in das Gesamtkonzept passen.

Organisationsentwicklung nach Walter Häfele

Dieses Modell definiert 7 konkrete Phasen, in denen Veränderungsprozesse ablaufen:

  1. Orientierungsphase (erste Gespräche und Vereinbarungen)
  2. Situationsklärung und Zukunftsmodellierung
  3. Zielfindung, -auswahl und -entscheidung
  4. Installieren der Steuerungsstruktur (Wer soll Organisationsentwicklungs-Prozesse koordinieren?)
  5. Informieren des Gesamtsystems (Mitarbeiter, Stakeholder) und Feedback einholen
  6. Bearbeiten der ausgewählten Ziele (ggf. in Teilprojekten)
  7. Absichern des Organisationsentwicklungs-Prozesses durch geeignete Maßnahmen

Organisationsentwicklung nach Walter Häfele

Vor allem die letzte Phase verdeutlicht den Unterschied zum Change Management, da es nicht darum geht, einen neuen Zustand zu stabilisieren, sondern den Organisationsentwicklungs-Prozess am Laufen zu halten.

Moderne Instrumente für die Entwicklung von Organisationen

Es gibt viele konkrete Methoden, die eine Organisationsentwicklung in verschiedenen Phasen unterstützen können. Neben den klassischen kommen dabei mehr und mehr agile Instrumente für ein zeitgemäßes Management zum Einsatz.

Klassische Instrumente

Diese Methoden dienen für die Organisationen hauptsächlich der Situationsanalyse:

  • Balanced Scorecard
    Beim Einsatz einer Balanced Scorecard betrachtet und bewertet man das Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven, wodurch ein umfassendes, ausgewogenes Bild entsteht.
  • SWOT-Analyse
    Mit der SWOT-Analyse werden die Stärken und Schwächen eines Unternehmens den Chancen und Risiken des Unternehmensumfeldes gegenübergestellt.
  • Umfragen
    Umfragen unter Mitarbeitern oder anderen Stakeholdern dienen dazu, Veränderungsbedarf zu erkennen sowie die Wirkung ergriffener Maßnahmen zu analysieren. Auch tragen sie zur Akzeptanz der Entwicklung von Organisationen bei.
  • Moderierte Workshops
    Workshops mit Betroffenen aus verschiedenen Bereichen bringen eine breite Wissensbasis und unterschiedliche Standpunkte für die Analyse des Veränderungsbedarfs und die Erarbeitung von Lösungsstrategien zusammen.

Bei Produktentwicklungen und Projekten ist die schnelle Anpassungsfähigkeit an neue Kundenwünsche und Umfeldveränderungen ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, wodurch auch neue Anforderungen für Organisationen entstehen. Im nächsten Abschnitt lernen Sie einige dazu passende Methoden kennen.

Ideen für die agile Organisationsentwicklung

Raum für Kreativität, Austausch und Zusammenarbeit wird oft in großen Diskussionsrunden mit bestimmten Regeln geschaffen. So können in relativ kurzer Zeit innovative Ideen und Lösungen entstehen. Beispiele für solche Formate sind:

  • World Café
    Beim World Café diskutieren die Teilnehmer in Kleingruppen an mehreren Tischen verschiedene Teilbereiche eines übergeordneten Themas und wechseln nach einer vorgegebenen Zeit. So entsteht ein ungezwungener, aber intensiver Austausch. Zum Abschluss werden die Diskussionsergebnisse präsentiert.
  • Open Space
    Es gibt ein übergeordnetes, komplexes Thema, zu welchem die Teilnehmer Arbeitsgruppen bilden, die entsprechenden Unterthemen behandeln. Ein Wechsel in eine andere Gruppe ist jederzeit möglich, sofern das sinnvoll erscheint. Im Mittelpunkt stehen die Suche nach Ideen und die Ableitung konkreter Maßnahmen.
  • Barcamp
    Bei einem Barcamp stehen die Themen zu Beginn noch nicht fest, sondern sie werden gemeinsam erarbeitet. Die Teilnehmer bringen sich mit eigenen Vorträgen oder durch die Teilnahme an Diskussionsrunden ein. Hauptzweck ist der Austausch.

Daneben lassen sich einige agile Methoden aus den Bereichen Produktentwicklung und Projektmanagement ebenfalls auf die Organisationsentwicklung anwenden:

  • Design Thinking
    Diese Methode kann die Erarbeitung der Unternehmensvision unterstützen. Das geschieht in mehreren fest definierten Schritten und mithilfe kreativitätsfördernder Techniken durch Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen.
  • Scrum
    Bei Scrum geht es um die Erarbeitung eines gewünschten Zustands in kurzen Schritten, sogenannten Sprints, an deren Ende immer eine Bewertung und ggf. Korrektur des Ergebnisses steht. Die Methode eignet sich für die Realisierung der mit Design Thinking erarbeiteten Unternehmensvision.
  • Business Model Canvas
    Das ist eine Visualisierungstechnik, die häufig bei der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle Anwendung findet, sich in Kombination mit anderen Methoden aber auch für die Organisationsentwicklung eignet. Grundlage ist ein großes Board, das in neun Felder für die wichtigsten Aspekte des Unternehmens aufgeteilt wird, z. B. Nutzenversprechen, Kunden und Schlüsselaktivitäten. In diesen Feldern können Mitarbeiter Ideen sammeln und erproben.
  • Kanban
    Hier geht es um die Verbesserung und Verkürzung von Workflows mithilfe des Kanban-Boards. Man zerlegt Arbeitsabläufe in Teilaufgaben, die auf einzelnen Karten festgehalten werden. Durch die Zuordnung zu verschiedenen Spalten des Boards unter Beachtung bestimmter Regeln erfolgt eine Visualisierung, woraus sich Verbesserungspotenziale ableiten lassen.
  • Effectuation
    Effectuation eignet sich zur Erarbeitung einer Strategie in ungewissen Situationen. Die Logik beruht u. a. auf Prinzipien wie die Auswahl von Zielen anhand des verkraftbaren Verlustes und Entscheidungen auf der Grundlage vorhandener Mittel.

Agile Organisationsentwicklung bedeutet übrigens, den Entwicklungsprozess agil zu gestalten, nicht primär die Organisation.

7 Tipps und Erfolgsfaktoren für eine gute Organisationsentwicklung

Unabhängig davon, welche Methoden und Instrumente Sie für den Prozess der Veränderung in Ihrem Unternehmen anwenden, sollten Sie bestimmte Aspekte in jedem Fall beachten. Denn diese beeinflussen Ihre Erfolgschancen.

Organisationsentwicklung - 7 Tipps und Erfolgsfaktoren für eine gute Organisationsentwicklung

  1. Gründliche Situationsanalyse
    Betrachten Sie dabei das Unternehmen als Ganzes mit allen wichtigen Aspekten wie u. a. Organisationsstruktur und Unternehmenskultur. Beziehen Sie möglichst viele Betroffene in die Situationsanalyse und damit in Ihre Strategie ein.
  2. Problembewusstsein schaffen
    Kommunizieren Sie deutlich, warum neue Entwicklungsschritte notwendig sind, und schaffen Sie damit ein Problembewusstsein bei den Mitarbeitern und Stakeholdern und vermitteln sie die Ziele verständlich.
  3. Erstrebenswerte Vision skizzieren
    Entwerfen Sie eine Unternehmensvision, die für alle Betroffenen erstrebenswert ist. Es muss sichtbar werden, worin ganz konkrete persönliche Vorteile für die Mitarbeiter liegen, z. B. mehr Transparenz durch verbesserte Informationsflüsse oder die Möglichkeit von
    Homeoffice.
  4. Auf wirkungsvolle Kommunikation achten
    Kommunizieren Sie sowohl die Vision als auch die einzelnen Maßnahmen verständlich und gegebenenfalls emotional. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie Gespräche, Aushänge usw., damit Sie alle Mitarbeiter erreichen.
  5. Teilerfolge kommunizieren
    Wandel und Veränderung stoßen oft auf Widerstand. Sobald sich jedoch erste Erfolge zeigen, kann das sehr motivierend wirken und auch Zweifler überzeugen.
  6. Lernende Organisation anstreben
    Organisationsentwicklung schafft im Idealfall die Rahmenbedingungen dafür, dass notwendige Veränderungen aus der Organisation heraus initiiert und durchgeführt werden. Fördern Sie deshalb während des Organisationsentwicklungs-Prozesses die Fähigkeit zur Selbstorganisation.
  7. Ausreichend Ressourcen einplanen
    Die Entwicklung von Organisationen beansprucht zum einen Zeit und Personal. Zum anderen müssen sich Mitarbeiter im Rahmen der Veränderungen auch weiterentwickeln und -bilden können. Planen Sie dafür genügend zeitliche und finanzielle Ressourcen ein.

Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist eine funktionierende Organisationsentwicklung.

Fazit: Organisationsentwicklung – aber bitte agil

In vielen Branchen müssen Unternehmen heute agil agieren, d. h. sich an schnell ändernde Kundenwünsche und Bedingungen anpassen. Das stellt auch entsprechende Anforderungen an die Organisationsentwicklung. Aus diesem Grund werden dafür heute häufig Instrumente eingesetzt, die ihren Ursprung in der agilen Produktgestaltung bzw. dem Projektmanagement haben. Nutzen Sie diese, um auch in Ihrem Unternehmen eine moderne Führung zu etablieren, Mitarbeiter zu motivieren und die nächsten Herausforderungen Ihrer Organisation erfolgreich zu meistern.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.