Outsourcing: Dann ergibt es wirklich Sinn
Die Abgabe verschiedener Aufgaben an externe Profis wird immer beliebter. Viele etablierte Unternehmen wissen um die Outsourcing-Vorzüge, doch Unternehmensgründer tun sich noch immer schwer damit. Sinn ergibt die Vergabe von Aufträgen an Dienstleistende vor allem dann, wenn die eigene Kompetenz im Unternehmen nicht ausreicht.
Vor allem die korrekte Rechnungslegung und Buchführung sind beim Unternehmensstart essenziell. Doch häufig fehlt die Expertise, Steuern gerade bei der Unternehmensgründung optimal zu gestalten. Die Unterstützung durch einen externen Profi kostet zwar, kann jedoch auf längere Sicht viel Geld sparen und Abläufe im Unternehmen verbessern.
Auch externe IT-Dienstleister oder Marketingagenturen können junge Unternehmen noch schneller auf Erfolgskurs bringen. Um den richtigen Partner für das gewünschte Projekt zu finden, gibt es zahlreiche Vergleichsplattformen wie beispielsweise Onmylist. Es müssen nicht immer regionale Unternehmen sein, auch deutschlandweit stehen viele fachkundige Experten zur Verfügung. IT-Dienstleister verhelfen unter anderem zu einer gelungenen Software- und Hardwarestruktur, um Aufträge möglichst effizient abzuarbeiten. Damit das eigene Unternehmen trotz junger Historie rasch online sichtbar wird, unterstützen Marketingagenturen mit cleveren Kampagnen oder eingängigen Texten.
Kosten für externe Profis lassen sich steuerlich geltend machen
Der erhöhten Produktivität durch die externen Profis steht häufig zunächst ein üppiger Kostenaufwand entgegen. Doch die Investitionen können sich gleich doppelt lohnen. Neben der fachlichen Expertise, welche den Unternehmenserfolg beschleunigen kann, gibt es auch die Möglichkeit zur Steuerersparnis.
Aufwendungen für Dienstleister können in der Steuererklärung geltend gemacht werden und den Gewinn reduzieren. Daraus ergibt sich eine geringere Steuerlast bei Einkommen, Gewerbe und Umsatzsteuer. Wichtig ist die korrekte Verarbeitung, hier hilft beispielsweise ein cleverer Buchhalter weiter.
Arbeit an externe Partner zu vergeben, kann die Qualität steigern und zu mehr Effizienz führen. Bildquelle: Depositphotos.com
Zusammenarbeit mit externen Profis reduziert das unternehmerische Risiko
Erfreulicherweise nimmt die Zahl der Unternehmensgründungen in Deutschland kontinuierlich zu. Um das unternehmerische Risiko möglichst gering zu halten, beginnen Existenzgründer häufig mit einem kleinen Mitarbeiterstamm. Viele gründen das Unternehmen nur mit sich selbst und entwickeln ihre Gründungsidee Schritt für Schritt weiter, erhöhen den personellen Einsatz.
Gerade in der Anfangszeit ist die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern äußerst beliebt. Schließlich profitieren Gründer von ihrem Wissen und reduzieren gleichzeitig das unternehmerische Risiko, da sie das Personal nicht festbinden und monatlich bezahlen müssen. Stattdessen fallen die Kosten nur dann an, wenn die externen Mitarbeiter tatsächlich liefern.
Qualitätssteigerung durch externe Profis
Ein Gründer, der alles kann, ist äußerst selten in der Praxis zu finden. Ein Profi in Buchhaltung, Auftragsmanagement, Support, Marketing und so weiter – das ist kaum machbar. Unternehmensgründungen werden vor allem auf Basis der eigenen Kernkompetenz realisiert. Wer beispielsweise ein Handwerk besonders gut beherrscht, bietet diese Dienstleistung an. Um jedoch die Leistungen adäquat abrechnen oder Kunden mit wichtigen Informationen versorgen zu können, braucht es vereinte Kräfte. Für die Rechnungslegung ist Kenntnis in Buchhaltungsgrundlagen gefragt, für den Support muss ausreichend Zeit sein. Dies kostet wertvolle Minuten, welche Gründer häufig vor allem am Anfang nicht haben. Durch die Unterstützung durch externe Profis können sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und diese festigen. Ein erarbeiteter Kundenstamm bietet künftig eine solide unternehmerische Basis und ist ein Sprungbrett, um neue Kundenakquise vorzunehmen.
Auch für die Gewinnung neuer Kunden sind externe Profis äußerst dienlich. Sie wissen zum Beispiel, wie Werbemaßnahmen kosteneffizient platziert werden und wie eine Interessentennachverfolgung bestens funktioniert.
Die besten Partner für das Outsourcing wählen: So klappt es am besten
Wie erfolgreich das Outsourcing ist, hängt vor allem von der Wahl des richtigen Partners ab. Zunächst gilt es, den eigentlichen Bedarf für externe Leistungen zu definieren. Je präziser die Aufgabenstellungen und gewünschten Ziele, desto hilfreicher ist dies für die Auswahl.
Grundsätzlich ist ein Vergleich verschiedener Leistungsangebote immer empfehlenswert, um ein Gefühl für mögliche Preisgestaltungen und Leistungspotenziale zu erhalten. Ein persönliches Gespräch und Angebot helfen dabei. Ist die Entscheidung für einen externen Partner gefallen, muss das Vertragswerk aufgesetzt werden. Hierin sind alle zu erbringenden Leistungen detailliert mit Konditionen und möglichen Fristen festgehalten.
Bei der Umsetzung dürfen Existenzgründer ihren beauftragten Partnern gern freie Hand lassen. Schließlich müssen sich beide Parteien an das vorher unterzeichnete Vertragswerk halten und entsprechend liefern. Eine regelmäßige Konsolidierung und Leistungsüberprüfung ist bei einer langen Vertragslaufzeit hilfreich. Damit lassen sich mögliche Unklarheiten im Verlauf der Zusammenarbeit rasch ausräumen und für die zukünftigen Aufgaben vermeiden.
Tipp: Verantwortlichkeiten ganz genau festlegen
Praxiserfahrungen zeigen, dass viele Verträge unzureichend gestaltet sind und keine verlässliche Rechtssicherheit bieten. Häufig werden persönliche Nebenabsprachen getroffen, welche nicht schriftlich formuliert sind und an die sich einige Parteien nicht immer entsinnen. Um Unklarheiten und mögliche Streitigkeiten zu vermeiden, sollten die Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten präzise im Vertragswerk fixiert werden.
Ein Anwalt hilft dabei, Verträge mit externen Partnern rechtssicher zu gestalten. Bildquelle: pixabay.com @ mohamed_hassan (CC0 Creative Commons)
Wichtig ist dies vor allem dann, wenn es um die Nutzung sensibler Kundendaten durch externe Mitarbeiter geht. In Deutschland müssen sich Unternehmen an die DSGVO halten und damit verbunden auch an die Auflagen für die Abfrage und Speicherung sensibler Daten. Bei einer externen Zusammenarbeit muss die Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen ebenso überprüft werden. Hält sich der Partner nicht daran und haben Unternehmensgründer Kenntnis davon, machen sie sich im Zweifelsfall strafbar, wenn sie dieses Vorgehen wissentlich dulden.
Es kann helfen, einen Rechtsanwalt hinzuzuziehen, um mögliche Fallstricke bei der Vertragsgestaltung zu umgehen. Natürlich verursacht diese Rechtsberatung weitere Kosten, doch im Vergleich zu möglichen Regressansprüchen sind diese Aufwendungen gering. Prüft der Rechtsanwalt beispielsweise ein Vertragswerk, wird dafür ein Stundensatz von circa 180 bis 500 Euro fällig, wenn das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz mit Bezug auf das Vergütungsverzeichnis nicht greift. Auch diese Aufwendungen können Existenzgründer steuerlich geltend machen und ihre Einkommensteuer dadurch reduzieren.
