Wie Sie sich optimal auf Ihre Messe-Teilnahme vorbereiten können

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 11 März, 2024
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Wenn Sie Ihr Unternehmen auf einer Messe präsentieren möchten, ist eine gute Organisation des Messeauftritts unabdingbar. Erstellen Sie am besten einen Jahresplan für Ihr Unternehmen mit regionalen und bundesweiten Messen und Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen möchten. Hierbei muss natürlich auch an das finanzielle Budget gedacht werden. Mit einer detaillierten Kostenplanung im Voraus sind Sie auf der sicheren Seite. Analysieren Sie Ihre Ziele für die Messe und legen Sie diese zusammen mit den Messeverantwortlichen fest. Was möchten Sie erreichen? Welche Zielgruppe möchten Sie ansprechen? Nicht nur für Neukunden sollten Sie vorbereitet sein, auch Geschäftsbeziehungen mit Bestandskunden sollten entsprechend gepflegt werden. Sie sollten für alle Eventualitäten die passende Lösung parat haben.  

Planung des Messe-Teams

Vorab muss natürlich ein Projektleiter ausgewählt werden, der dann vor Ort die Leitung des Messestandes übernimmt und erster Ansprechpartner für alle wichtigen Fragen ist. Weiterhin sollten die Aufgaben des Teams immer für jeden Einzelnen klar definiert und zugeteilt werden. Wer hat welche Kompetenzen? Wer ist wofür zuständig? Diese Fragen müssen unbedingt schon im Vorfeld geklärt werden.

Die Teilnehmer sollten außerdem intensiv auf die Messe vorbereitet werden, schließlich präsentieren Ihre Mitarbeiter auf der Veranstaltung Ihr Unternehmen. Ein qualifiziertes Personal, das auch als Team bestens aufeinander eingespielt ist, überzeugt die Kunden. Auch ein Schichtplan muss erstellt werden, damit zu jeder Zeit eine volle Besetzung des Messestandes sichergestellt ist.

Die Unterkunft vor Ort organisieren

Ganz wichtig ist es natürlich, die Unterkunft für die Teilnehmer der Messe vor Ort zu organisieren. Buchen Sie immer früh genug ein Hotel, gerade zu Messezeiten kann es bei der Zimmerreservierung durchaus zu Engpässen kommen. Auch die Fahrten von der Unterkunft zum Messegelände müssen geplant werden. Wichtig ist auch, schon im Vorfeld zu klären, ob und wie viele Parkplätze für das Messe-Team auf dem Messegelände vorhanden sind. Denken Sie hier auch an die Parkausweise!

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Wie Sie sich optimal auf Ihre Messe-Teilnahme vorbereiten können, Selbststaendigkeit.de

Werbe- und Kundengeschenke sowie Unternehmensbroschüren und Flyer vorbereiten

Nicht zu vergessen sind natürlich die Werbegeschenke und Give-Aways für die Kunden. Schließlich möchten Sie Ihren potentiellen Neukunden noch lange im Gedächtnis bleiben. Idealerweise arbeiten Sie hier mit einem Werbemittelshop zusammen, der Erfahrung in diesem Bereich vorweisen kann. Besonders punkten könnten Sie hierbei beispielsweise mit nachhaltigen Werbemitteln aus umweltfreundlicher Produktion, somit können Sie schon im Vorfeld ein Zeichen setzen und Ihre Kunden zeigen, dass Ihnen die Unterstützung der Umwelt ein wichtiges Anliegen ist.

Die Gestaltung des Messestandes planen

Beim Messestand haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können einen Messestand mieten oder Sie können einen Messestand kaufen. Wenn Sie öfter an Messen teilnehmen möchten, dann ist der Kauf eines eigenen Messestandes wirtschaftlich lohnender. Und beim Kauf haben Sie natürlich viel mehr Möglichkeit, den Stand nach Ihren Wünschen zu gestalten und individuell an Ihr Unternehmen und Ihr Konzept anzupassen. Am besten wenden Sie sich hier an einen Messebauer vor Ort, er wird Ihnen alle Möglichkeiten sowie die Kosten erläutern.

Weiterhin ist natürlich auch zu überlegen, ob beispielsweise Hostessen oder ein Catering benötigt werden. Der Vorteil von Messehostessen besteht in erster Linie darin, dass diese sich um die Begrüßung und die Verpflegung kümmern, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sich voll und ganz um Ihr Networking und die Kundengewinnung kümmern können.

Bewerben Sie Ihren Messeauftritt

Ob bei Gründermessen, Messen für Unternehmen und Messen mit speziellen Fachthemen, vor Messebeginn können Sie beispielsweise VIP- oder Gratis-Tickets an Ihre wichtigsten Kunden versenden. Auch interessierte potentielle Kunden nehmen Messeeinladungen mit Terminvorschlägen sehr gerne an. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen auf Facebook aktiv sind, informieren Sie Ihre Follower ebenfalls über Ihre Teilnahme an der Messe. Auch in dem regelmäßig versendeten Newsletter oder in Ihrer E-Mail-Signatur darf der Hinweis auf die Veranstaltung natürlich nicht fehlen. Ihr Erfolg wird umso größer, je mehr potentielle Kunden Sie auf dieser Messe von sich und Ihrem Unternehmen begeistern können.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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