Was sind “Mitarbeiterkarten”?
Der Begriff Mitarbeiterkarten meint im Wesentlichen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. In den meisten Unternehmen gibt es wenige, eine oder sogar gar keine Kreditkarte, auf die Mitarbeiter zugreifen können. Das bedeutet, dass sämtliche Zahlungen angefragt, weitergeleitet, bestätigt, und dann später genehmigt oder abgelehnt werden. Leider ist das oft mit einem großen manuellen Aufwand verbunden und nimmt die Flexibilität, die vor allem bei jungen Unternehmen für das Wachstum von großer Bedeutung ist.
Um diesen langwierigen Prozess zu optimieren und gleichzeitig den Überblick über anfallende Kosten zu behalten, bietet es sich also an, wenn Mitarbeiter selbst eine Möglichkeit bekommen, Zahlungen rasch und trotzdem transparent zu tätigen. Hier kommen Mitarbeiterkarten ins Spiel.
Welche Arten von Mitarbeiterkarten gibt es eigentlich?
Grundsätzlich wird bei Firmenkreditkarten (also bei Mitarbeiterkarten) zwischen Debit- und Kreditkarten differenziert. Der Unterschied liegt darin, dass Kreditkarten erst zu Monatsende alle Ausgaben komplett vom entsprechenden Konto abgezogen bekommen und bei Debitkarten die Auszahlungen direkt abgebucht werden.
Des Weiteren kann die Geschäftsleitung entscheiden, was für eine Art von Mitarbeiterkarte ausgestellt werden soll. Also zum Beispiel ob die Karte in physischer Form vorliegen und zum Beispiel auf eine Dienstreise mitgenommen werden soll, oder ob man eine virtuelle Karte erstellt, um zum Beispiel Online-Zahlungen zu tätigen (z.B. für Software oder Marketing-Ausgaben).
Außerdem können Karten für einmalige Zahlungen erstellt werden, die nach dem erfolgreichen Begleichen der Rechnung automatisch deaktiviert werden (was Kreditkartenbetrug unmöglich macht). Alternativ können auch Karten für wiederkehrende Zahlungen erstellt werden (z.B. für monatliche Abonnements), auf denen monatlich ein bestimmter Betrag – und nur dieser Betrag – verfügbar ist.
Dank den Mitarbeiterkarten können Angestellte nun ganz einfach Karten beantragen und Kosten begleichen, Finanzverantwortliche haben trotzdem stets volle Kontrolle, und die gesamte Verwaltung von Unternehmensausgaben wird zur Teamsache.
Mitarbeiterkarten stellen viele neue Optionen und flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten dar. Bildquelle: Stock Images by Depositphotos
Mehr Verantwortung
Außerdem erlangen Angestellte dank ihren eigenen Zahlungskarten nicht nur mehr Handlungsfreiheit, sondern auch mehr Eigenverantwortung. Sie können nun ihr festgelegtes Budget für unternehmerische Zwecke einsetzen, ohne ständig eine Erlaubnis einzuholen, da alle Ausgaben nun eindeutig jeder Abteilung und jedem Mitarbeiter zuzuordnen sind. Dies führt zu einem verbesserten Ausgabenmanagement. Die getätigten Transaktionen sind nur für sie selbst und den Leiter einsehbar und Angestellte haben jederzeit einen Einblick, welche Zahlungen noch offen sind, ob Belege fehlen und wie viel Budget ihnen noch zur Verfügung steht.
Erledigungen für die Firma
In dem Fall, dass ein Mitarbeiter damit beauftragt wird Besorgungen für das Unternehmen zu tätigen, angefangen von Kleinigkeiten wie Druckerpapier bis hin zu Sammelbestellungen, war es bisher gängig dem Angestellten die Geschäftskarte auszuleihen. Das alles ist jedoch sehr umständlich und nicht mehr zeitgemäß. Mitarbeiterkarten sind die Lösung dieses Problems, da dadurch klar erkennbar ist, wer welche Ausgaben getätigt hat und sich somit auch das Haftungsrisiko reduziert. Die Chance eines Kreditkartenbetrugs verringert sich ebenfalls, weil bei suspekten Anzeichen die Transaktion nicht durchgeführt und die Karte eingefroren wird. Allerdings lässt sich die Sperre ganz einfach online wieder beheben und benötigt nicht mehr komplizierte Abläufe und Telefonate. Es gibt auch die Option Notizen mit genaueren Informationen zu einer Transaktion zu hinterlegen. Die Arbeit des Finanzteams wird genauso erleichtert, da sie Ausgaben besser nachvollziehen und leichter zuordnen können.
Digitale Belege
Bisher mussten Mitarbeiter auch für jede getätigte Ausgabe die Belege aufbewahren, was in manchen Fällen zu einem Durcheinander in der Bürokratie geführt hat. Nun kann man den ganzen Papierkram hinter sich lassen, da Belege nun ganz einfach eingescannt werden können. Durch Echtzeitdaten der Zahlungen, wird der entsprechende Mitarbeiter direkt daran erinnert, seinen Beleg einzureichen. Mit der Handykamera wird der Beleg erfasst und wichtige Zahlungsdaten werden sofort herausgefiltert. Der Upload hilft auch für eine vollständige und einwandfreie Buchhaltung.
Reisen
Die Planung von Reisen wird genauso einfacher, da ein bestimmtes Budget nicht mehr vorausgeplant werden muss. Somit gestaltet sich der ganze Aufwand flexibler, weil Kartenlimits online aufgeladen oder neu gesetzt werden können. Mitarbeitern bietet sich also die Möglichkeit nun eigenständig Buchungen für ein Unternehmen durchzuführen, welche Unterkünfte oder Transportmittel im Allgemeinen betreffen. Der Aufenthalt vor Ort wird zusätzlich erleichtert, da situationsbedingt gehandelt werden kann. Auch hier entfällt die mühsame Reisekostenrückerstattung, weil keine Spesen mehr anfallen. Zwischen Privat und Arbeit kann ab sofort nachvollziehbar unterschieden werden, zumal die Ausgaben klar dem Unternehmen zuzuordnen sind. Die Zahlungen selbst erfolgen alle online.
Fazit
Mitarbeiterkarten stellen viele neue Optionen und flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten dar. Spesen können eingespart werden und Angestellte müssen keine komplizierten Rückerstattungsverfahren mehr durchlaufen. Sie erhalten mehr Verantwortung und können speziell bei Dienstreisen handlungsfähiger agieren. Der Geschäftsführer behält durch die gebotene Struktur den Überblick über alle Ausgaben, und Kosten können zu jeder Stelle und Person zugewiesen werden. Die verbotene Weitergabe von diskreten Daten wird verhindert und zudem spart sich das Finanzteam einiges an Zeit, da die Buchhaltung weniger fehleranfällig wird und ein genauerer und lückenloser Abschluss vorausgesetzt werden kann.
