Doch für beide Unternehmenstypen ist die Corona-Krise ein neues Fahrwasser. Um möglichst einwandfrei durch das Fahrwasser zu manövrieren, gilt es, digitale Tools, Arbeitsmethoden und Kommunikation in Einklang zueinander zu bringen. Im Vordergrund steht, die gewohnte Wertschöpfungskette aufrechtzuerhalten und den möglichst gleichen Output zu erzeugen. Im Folgenden wird beschrieben, wie das Unternehmen digital organisiert werden kann und so letztendlich das übergeordnete Unternehmensziel erreicht werden kann.
Kontinuierliche Kommunikation sicherstellen
Das ortsunabhängige Arbeiten birgt auch viele Missverständnisse, die es zu vermeiden gilt. Durch das Zusammenarbeiten an einem gleichen Ort – z.B. in einem Büro – schleichen sich Abstimmungen mittels kurzen Dienstweg ein. Dabei werden nicht alle Mitarbeiter einbezogen. Schließlich befinden sich alle in einem Büro und Informationen werden entweder durch den Flurfunk aufgefangen oder automatisch von den Projektbeteiligten untereinander geteilt.
Dieser Informationsverbreitungsprozess existiert in dieser Form nicht in der digitalen Welt. Das betrifft vor allem Mitarbeiter, die aufgrund der derzeitigen Situation von zu Hause aus arbeiten müssen. Daher gilt es, alle Projektbeteiligten in einen regelmäßigen Dialog zu bringen und den Informationsaustausch aktiv zu fördern. So wird vermieden, dass unterschiedliche Informationsstände existieren und hieraus entstehende Missverständnisse die Projekteffizienz beeinträchtigen. Um dies sicherzustellen, sollten folgende Regeln beachtet werden:
- Tägliche Abstimmung mindestens einmal pro Tag mit allen Teammitgliedern eines Projekts: Ziel dieses Termins sollte es sein, den aktuellen Status, Probleme und die nächsten Schritte zu besprechen. Um eine Kontinuität herzustellen, ist es empfehlenswert, für die Abstimmung einen festen Termin zu vereinbaren.
- An- und Abwesenheiten der Teammitglieder sollten aktiv von den Mitarbeitern an das Projektteam z.B. über einen internen Chat kommuniziert werden: So werden Unstimmigkeiten vermieden und die Stimmung innerhalb des Teams nicht beeinträchtigt.
- Ergebnisse sollten im Team transparent kommuniziert werden: Dadurch werden Doppelarbeiten vermieden und die Teamproduktivität durch den positiven sozialen Druck hergestellt.
Digitale Tools verwenden
Digitale Tools ermöglichen eine ortsunabhängige kollaborative Zusammenarbeit zwischen den Teams und ebenso die teilweise Digitalisierung von beispielsweise bürokratischen Prozessen. Allerdings entstehen gerade während der Corona-Krise neue bürokratische Hürden, die Abstimmungen zwischen den Unternehmen und Fachexperten erfordern. Beispielsweise können die durch Corona angeschlagenen Unternehmen ihre Steuerschuld stunden und so ihren Cash-Flow, das eine wichtige Kennzahl der Liquiditätsplanung ist, für eine bestimmte Zeit schonen.
Mit Online-Tools können Sie Prozesse verbessern und optimieren, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de
Allerdings ist die Steuerstundung mit bürokratischen Hürden verbunden. Problematisch dabei ist wiederum, dass eine kurze Abstimmung mit Steuerberatern aufgrund der Hygieneauflagen nur eingeschränkt bis unmöglich ist. Grund hierfür ist die teilweise fehlende Digitalisierung des Steuerberatungsprozesses. Dennoch existieren auch innovative Ansätze, die die steuerrechtlichen Beratungsprozesse digitalisieren. So bietet beispielsweise hellotax, ein Team von Amazon FBA Steuerberatern, eine All-In-One Lösung für die Automatisierung der Umsatzsteuer an.
Neue Regeln für virtuelle Termine
Virtuelle Meetings können aufgrund der fehlenden Vor-Ort-Präsenz schnell unstrukturiert ablaufen. Um die Produktivität zu gewährleisten und die Verantwortlichkeiten abzugrenzen sowie die alle gedanklich fit zu halten, sollten gewisse Regeln etabliert werden. So soll eine produktive Zusammenarbeit ermöglicht werden. Mit den folgenden Leitlinien lässt sich dies bewerkstelligen:
- Termine ohne Agenda sollen vermieden werden: Ziel einer Agenda ist es, den Termin vorzustrukturieren und einen roten Faden zu etablieren. Dadurch sollen die Termine möglichst effizient durchgeführt werden, indem ausschließlich zu den Agenda-Punkten gesprochen wird. Wenn möglich, sollte pro Agenda-Punkt eine Dauer festgelegt werden. Durch dieses Zeitfenster soll gewährleistet werden, dass zielführende Ergebnisse erzielt werden – Blocker werden dadurch möglichst vermieden.
- Zu Beginn jedes Termins sollte ein Protokollführer festgelegt werden. Dieser ist dafür verantwortlich, die wichtigsten Informationen und Entscheidungen festzuhalten. Zugleich soll dadurch sichergestellt werden, dass beschlossene Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Durch diese Dokumentation wird eine gewisse Verbindlichkeit hergestellt und die Produktivität gewährleistet.
- Vermeidung von Störfaktoren: Bei virtuellen Meetings ist die Ablenkungsgefahr durch Störfaktoren wie Smartphone, das Surfen im Internet, etc. stets gegeben. Daher sollten Teilnehmer sich möglichst eigenständig disziplinieren und möglichst alle Störfaktoren abstellen.
Prozesse verbessern und optimieren
Die Corona-Pandemie ist zweifelsohne eine schwerwiegende Gesundheitskrise, die das menschliche Zusammenleben nachhaltig prägen wird. Dennoch birgt die Pandemie auch Chancen: Klassische und längst überholte Arbeitsweisen werden auch bei Amazon hinterfragt, neu aufgesetzt und wesentlich effizienter gestaltet.
Dadurch werden die Prozesse innerhalb der Unternehmen zukunftserprobter. Daher sollten Unternehmen diese gesundheitliche Krise zum Anlass nehmen, um ihre Prozesse unter den gegebenen Umweltfaktoren zu hinterfragen und wenn notwendig neu zu justieren. So wird die Zukunftsfähigkeit der gesamten Wertschöpfung etwas krisensicherer gestaltet.
Fazit
Mit einer kontinuierlichen Kommunikation können Unternehmen einen stetigen Informationsaustausch sicherstellen und so ein zielorientiertes Ergebnis herbeiführen. Zeitgleich helfen Regeln dabei, die Effizienz und Effektivität aufrechtzuerhalten. Mit diesen grundlegenden Basics können Unternehmen durch das unruhige Fahrwasser während der Corona-Phase manövrieren und das Fortbestehen der Unternehmung sicherstellen.
