Top organisiert. Dank DMS.

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 14 Januar, 2024
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Leise und stetig hat sie sich auf Zehenspitzen herangeschlichen und unser Arbeitsleben in eine Datenkrake verwandelt: Die digitale Revolution hat uns zu Digital Natives gemacht und unser Arbeitsleben in eine elektronische Arbeitswelt verwandelt. Informationen werden digital versendet, verwaltet und bearbeitet. Nur wie soll man im Zeitalter des Internets Herr werden über das Datenvolumen? Geschäftsprozesse müssen dokumentiert, E-Mails empfangen und archiviert werden. Die Arbeitswelt ist komplexer geworden. Eine Lösung könnte die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sein. Ein DMS ist eine zentrale Software, die digitale Dokumente in einem Netzwerk speichert, verwaltet und zur Bearbeitung freigibt. Diese Software ist nicht nur großen Unternehmen vorbehalten. Auch Selbstständige, die gerade in den Kinderschuhen stecken, können langfristig von der IT-Lösung profitieren.  

DMS: Geht es nicht auch ohne?

Nutzern stellt sich schnell die Frage nach der Notwendigkeit eines DMS. Zugegeben: die Implementierung eines DMS ist eine kostspielige Angelegenheit. Zu Recht stellt sich die Frage, ob nicht eine einfache Datenbank dieselbe Funktion erfüllt. Natürlich könnte man anderweitig Dokumente über Geschäftsprozesse, Kunden oder Lieferverträge anlegen. Nur weiß man, ob die enthaltenen Informationen aktuell sind? Ob ein Dokument versehentlich doppelt angelegt wurde? Ob wichtige Informationen abhandengekommen sind, weil der Kommunikationsfluss unterbrochen war? Und woher weiß man, wie diese Informationen zusammengestellt wurden? Anstatt wertvolle Zeit mit Suchen und Auffinden von Dokumenten verstreichen zu lassen, sind mit einem Klick alle gewünschten Dokumente zugänglich. So gewinnt man mehr Zeit für neue Ideen.

Und auch darin ist DMS unschlagbar: Während z.B. eine gute Ordnerstruktur Dokumente ordnet, erfasst ein DMS die Objekte selbst. Im Klartext: Aus den Informationen wird Wissen – die Basis aller geschäftlichen Entscheidungen. Denn ein DMS verfügt über eine ausgeklügelte Suchfunktion, mit der alle Dokumente gezielt durchsucht werden können. Wieviel Zeit ein DMS einspart, wird bei der Projektarbeit deutlich spürbar. Vorbei die Zeiten, in denen Mails mit Anhängen versendet oder ein Dokument mit großem Datenvolumen in die Dropbox gesteckt wurde. Einfach eine Notiz im Dokument einfügen und der Mitarbeiter kennt den aktuellen Stand des Projekts. Die Zusammenarbeit klappt wesentlich besser.

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Wie funktioniert ein DMS?

Eines vorneweg: Es gibt nicht DAS eine DMS. Schließlich hat jeder Selbstständige verschiedene Bedürfnisse, die berücksichtigt werden müssen. Daher sollte immer die erste Frage lauten, welche Funktion das DMS übernehmen soll. Aber alle Systeme basieren auf einer Grundstruktur:

Grundstruktur eines DMS

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Quelle: In Anlehnung an Steinbrecher und Müll-Schnurr 2010, S. 251, Diana Jeddoubi

Ein Dokument wird in das DMS übernommen und erfasst (Eingabe). Damit das Dokument über die Suchfunktion auffindbar ist, wird es mit Attributen versehen (Indizieren). Die verschlagworteten Dokumente werden sicher aufbewahrt (Verwaltung). Die Dokumente können langfristig gespeichert und wiedergefunden werden (Archivierung) durch eine Volltextsuche oder durch Schlagworte (Recherche). Die Dokumente werden auf dem Bildschirm angezeigt und können bearbeitet, gedruckt oder weitergeleitet werden (Präsentation).

Viele Vorteile, wenig Aufwand

Auch wenn die Umstellung anfangs noch ein wenig ungewohnt erscheint, ist ein DMS doch recht benutzerfreundlich und bietet viele Vorteile, die Arbeitsprozesse erleichtern und übersichtlicher machen:

1. Revisionssicherheit

Geschäftsrelevante Informationen, wie z.B. Rechnungsunterlagen, müssen sicher und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dabei reicht es nicht, relevante Dokumente in Papierform aufzubewahren. Das schreibt der Gesetzgeber vor. Mit einem DMS werden automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt.

2. Kosteneinsparungen

Ein DMS spart Lagerungskosten ein. Für die Aufbewahrung von Dokumenten wird kein Stauraum benötigt, keine Ordner, keine Regale, kein Papier und kein Toner. Lediglich ein PC. Sie werden überrascht sein, wie schnell Sie die Kosten für die Implementierung eines DMS nach kurzer Zeit wieder eingespart haben.

3. Zeiteinsparungen

Das Suchen und aufwändige Sortieren sowie Archivieren relevanter Dokumente entfällt. Davon profitiert auch die Servicementalität. Ruft ein Kunde oder ein Geschäftspartner an, der bestimmte Informationen benötigt, sind diese mit einem Klick auffindbar. Sie gewinnen mehr Zeit für neue Geschäftsideen und arbeiten effizienter.

4. Wissen statt Informationen

Mit einem DMS ist man immer einen Schritt voraus! Aus den gesammelten Informationen wird Wissen, das einen reibungslosen Arbeitsablauf begünstigt. Funktioniert der Workflow bestens, können auch schnellere Entscheidungen getroffen werden. Das verschafft einen Wettbewerbsvorteil, mit dem Sie mehr Erfolg für Ihr Unternehmen erzielen können.

Wie Sie sehen, sind Sie mit einem DMS bestens gerüstet für die digitale Zukunft. Mit dieser Software haben Sie Zugang zu allen Dokumenten und können bei Problemen oder Anfragen sofort reagieren. Und das sogar ortsunabhängig. Was kann es Besseres für einen Selbstständigen geben?

Verwendete Quelle: Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage. Dokumentenmanagement – Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur, Wiesbaden, 2. erweiterte Auflage, 2010.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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