So gelingt der Sprung ins digitale Zeitalter

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 10 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Die digitale Transformation ist für Unternehmen eine Herausforderung, birgt aber auch große Chancen und ist in vielen Bereichen die Voraussetzung dafür, wettbewerbsfähig bleiben zu können. Denn digitale Technologien ermöglichen ein deutlich effizienteres und kundenorientierteres Arbeiten. Das gilt für nahezu jede Branche und Unternehmensgröße. Ob der Sprung ins digitale Zeitalter gelingt, hängt in starkem Maß davon ab, wie ein Unternehmen seine Daten und Dokumente managt.  

Enterprise Content Management

Von Rechnungen über Geschäftskorrespondenzen bis hin zu Projektunterlagen, im Idealfall kann jeder Mitarbeiter eines Unternehmens die für seine Arbeit notwendigen Dokumente oder Informationen sofort abrufen, sofern er dazu berechtigt ist. Die Voraussetzungen dafür lassen sich durch den Einsatz eines ECM-Systems schaffen, wobei ECM für Enterprise Content Management steht.

Es handelt sich dabei nicht nur um eine reine Dokumentenverwaltung, obwohl diese das Kernelement eines solchen Systems bildet. ECM beinhaltet darüber hinaus Technologien und Funktionen, mit denen sich Informationen erfassen und speichern sowie Prozesse managen lassen. Das Ergebnis sind effizientere Arbeitsabläufe, höhere Flexibilität, bessere Kollaborationen sowie eine rechtssichere Archivierung.

Erfassung der Informationen

Ein ECM-System unterstützt bereits den ersten Schritt der Arbeit mit Daten: die Erfassung von Informationen und Dokumenten. Da diese im Unternehmensalltag in unterschiedlichen Formaten vorliegen und nicht immer unmittelbar gespeichert und verarbeitet werden können, beinhalten ECM-Systeme Technologien zum Auslesen, Konvertieren und Aufbereiten der Daten.

Beispiele dafür sind Lösungen für das Extrahieren von Informationen aus Online-Formularen, die Verarbeitung von QR-Codes und die Texterkennung aus gescannten Papierdokumenten. Durch Klassifizieren, Verschlagworten und ähnliche Schritte der Aufbereitung werden die Daten an die Erfordernisse der weiteren Verarbeitung im Unternehmen angepasst.

Datenmanagement

Beim Daten- und Dokumentenmanagement geht es darum, die erfassten Informationen zu verwalten und für die Nutzung bzw. Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Die Verwaltung erfolgt datenbankgestützt, sodass sich sämtliche gespeicherte Inhalte problemlos auffinden lassen. Zugriffe werden mithilfe entsprechender Berechtigungen reguliert.

Die zentrale Speicherung relevanter Daten und Dokumente als Basis für alle unternehmerischen Nutzungszwecke verhindert die ineffiziente Mehrfachspeicherung und daraus folgende Inkonsistenzen. Im Zusammenhang mit der Bearbeitung ist auch das Versionsmanagement von Bedeutung, damit der Bearbeitungsstand bestimmter Daten zu verschiedenen Zeitpunkten nachvollzogen werden kann. Eine weitere Komponente des Datenmanagements ist die Definition von Workflows, mit denen sich viele Arbeitsabläufe einfacher und sicherer gestalten lassen.

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Effizienteres und kundenorientierteres Arbeiten durch ECM-Systeme, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de

Speicherung und Archivierung

Unternehmen arbeiten sowohl mit Dokumenten, die nur für kurze Zeit benötigt werden, als auch mit solchen, die viele Jahre lang lesbar und problemlos auffindbar sein müssen. Für beide Formen der Datenspeicherung beinhaltet ein ECM-System die passenden Technologien.

Bei der Langzeitspeicherung spricht man von Archivierung. Das betrifft zu einem großen Teil Belege und Geschäftsunterlagen, für die es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt. Diese müssen revisionssicher unter Beachtung entsprechender Vorgaben wie der GoBD gespeichert werden können. Beispielsweise dürfen keine nachträglichen Veränderungen möglich sein. Die Verwendung eines ECM-Systems unterstützt daher die Einhaltung der Compliance-Vorgaben.

Bereitstellung der Daten

Neben der Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Informationen und Dokumenten kommt es darauf an, diese passend zu den individuellen Anforderungen bereitzustellen. Ziel ist es, allen Mitarbeitern oder sonstigen Interessenten und Berechtigten exakt die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie brauchen, und das in einer dem Zweck angepassten Form. Auch dafür bietet ein ECM-System Möglichkeiten.

Eine große Rolle spielt dabei die Verfügbarkeit auf mobilen Geräten. Denn ob auf Geschäftsreisen, bei Kundenbesuchen oder im Homeoffice, im Idealfall sind Daten und Dokumente von überall abrufbar. Die Datensicherheit ist in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Herausforderung, die Unternehmen mithilfe eines guten ECM-Systems bewältigen können.

Bessere Kollaborationen durch ECM-Systeme

Die zentrale Bereitstellung von Informationen und Dokumenten sowie die Möglichkeit, Bearbeitungen zu regulieren und zu protokollieren, schaffen beste Voraussetzungen für die gemeinsame Arbeit an Aufgaben und Projekten. Jeder hat Zugang zu dem Wissen, das er für seine Arbeit braucht, und das ohne großen Aufwand. Wenn der Zugriff von jedem beliebigen Ort aus erfolgen kann, spielt dabei auch räumliche Distanz keine Rolle.

Viele ECM-Systeme enthalten darüber hinaus Funktionen und Werkzeuge, die Kollaborationen zusätzlich unterstützen. Mit diesen ist es z. B. möglich, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, Termine und Projekte zu planen oder Ideen zu sammeln. Kommunikationsanwendungen wie Messenger oder Tools für Videokonferenzen komplettieren die Rahmenbedingungen für erfolgreiche Gruppenarbeit.

Weitere Vorteile eines ECM-Systems für Unternehmen

Mit einem ECM-System arbeiten Unternehmen deutlich effizienter, denn es entfallen viele manuelle Arbeiten sowie langwierige Suchen nach den richtigen Informationen. Aus Papierdokumenten und Daten, die in unterschiedlichen Formaten vorliegen, werden übersichtliche E-Akten, die bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen. Auf diese Weise unterstützt das ECM auch die Kundenorientierung des Unternehmens. Denn Kunden erwarten schnelle Reaktionen auf ihre Anliegen.

Gute ECM-Systeme haben Schnittstellen zu vielen anderen unternehmenstypischen Anwendungen, wie DATEV, CRM oder ERP. Medienbrüche, das heißt die Übertragung von Informationen zwischen unterschiedlichen Medien, entfallen, und damit auch die Gefahr der Informationsverfälschung.

Fazit

Die Grundlage für erfolgreiche Digitalisierungsprozesse in Unternehmen ist ein gut funktionierendes Enterprise Content Management. Ein ECM-System als Kombination aufeinander abgestimmter Funktionen zur Informations- und Dokumentenerfassung, -verwaltung, -speicherung und -bereitstellung schafft die Voraussetzungen dafür. Es vereinfacht Kollaborationen, erhöht die Effizienz, verbessert die Kundenorientierung und hilft dabei, Compliance-Anforderungen einzuhalten.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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