Nicht ganz. Denn durch das Digitalisieren der firmeneigenen Post und seitdem man Briefe online versenden kann, lässt sich nicht nur wieder Ordnung auf den eigenen Schreibtisch bringen, sondern auch unter anderem die Produktivität der ganzen Firma steigern. Über die Vorteile, sein postalisches System als Betrieb umzustellen, klären wir in diesem Artikel auf.
Wie kann ich meine Post digitalisieren
Seine Briefe online zu versenden und die Post zu digitalisieren, klingt zunächst einmal gut.
Denn die Vorteile dafür liegen auf der Hand: Man muss nicht mehr Drucken, Kuvertieren, fürchten, dass der Brief verloren geht oder der Datenschutz nicht gewahrt wird. Außerdem kommt der Brief noch am selben Tag an, was in dringenden Fällen ein wahrer Segen sein kann. Außerdem muss auch nicht mehr der Weg zur Post bestritten oder ein Briefkasten gesucht werden – ein einfacher Mausklick reicht vollkommen aus, schon befindet sich der E-Brief auf dem Weg zum Empfänger.
Allerdings: Nur, weil man selbst fortschrittlich denkt und einen E-Brief sowie ein Konto für E-Post Briefe besitzt, heißt das nicht, dass auch der Empfänger der elektronischen Post so denkt. Aber keine Sorge, die deutsche Post hat auch hierfür eine Lösung. Sollte der Empfänger des Briefs keinen E-Post-Account besitzen, druckt die deutsche Post den Brief auf halbem Wege aus und sendet ihn ohne zusätzliche Kosten auf klassischem Wege zum Empfänger.
Doch wie funktioniert die Digitalisierung der Post in Unternehmen eigentlich? Benötigt wird dazu ein sogenanntes Dokumenten Management System (DMS). Das DMS dient hier vor allem dazu die eingegangene Post zu verwalten, zu sortieren und auch zu prüfen. Mit einer Umstellung auf einen schlichten E-Mail Schriftverkehr, ist es also noch nicht getan.
Die Vorteile, die eine Anschaffung eines DMS hat, lassen sich im Großen und Ganzen in drei Kategorien einteilen. Finanzielle Vorteile, Steigerung der Produktivität und die Verbesserung des ökologischen Fußabdruckes.
Die finanziellen Vorteile
Die unterschiedlichen Vorteile besprechend, sind die Finanziellen wohl die mit am interessantesten für einen profitorientierten Betrieb. Denn wer seine Briefe online versendet, spart neben Druckerpapier auch Druckerpatronen, Kuverts und Porto ein. In der Summe eine nicht zu vernachlässigende Ausgabe, welche durch eine Digitalisierung der Post komplett weggefallen würde.
Erhöhung der Sicherheit
Der E-Post Brief ist deutlich sicherer und für Unternehmen daher die sinnvollste Variante. Internes Betriebswissen kann so nie wieder durch eine Datenpanne in falsche Hände geraten. Dies wurde sogar sowohl vom TÜV als auch vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik bestätigt und zertifiziert.
Die Garantie für eine sichere Übermittelung des E-Post Briefes ist ein SSL-verschlüsseltes Webportal. Auch Viren und Spam haben dank moderner Verschlüsselungstaktiken keine Chance mehr in unsere Brieffächer zu gelangen.
Für die Digitalisierung Ihrer Post benötigen Sie ein Dokumenten Management System (DMS). Bildquelle: Stock Images by Depositphotos
Steigerung der Produktivität
Ein weiterer positiver Aspekt eines DMS ist die Produktivität. Fehler sind bekanntlich menschlich, doch ist ein Management System eben dies nicht.
Das Umstellen auf digitalisierte Post spart neben Geld auch Zeit. Die Mitarbeiter eines Betriebes müssen beispielsweise nicht mehr quer durch das Büro laufen, um Dokumente untereinander auszutauschen. Jeder im Büro hat Zugriff auf ein und dasselbe System und kann jederzeit die benötigten Daten und Dokumente abrufen. Selbstverständlich datengeschützt.
Außerdem findet auch eine Fehlerminimierung statt. Tippfehler, Dopplungen und allerhand weitere Fehler, die sich leicht im Büroalltag einschleichen können, kann das System verhindern. Selbstständig scannt es Dokumente und erkennt eben genannte Fehler unverzüglich und meldet diese. Lästiges Fehlersuchen und nervige Rücksendungen wegen leicht übersehbaren Kleinigkeiten haben somit ein Ende.
Jenes unkomplizierte, sichere und ortsunabhängige Zugreifen auf Daten ist zudem auch von Zuhause möglich. Das Arbeiten im Homeoffice, welches gerade in diesen Zeiten nötiger denn je ist, wird durch eine Anschaffung eines DMS optimiert.
Post digitalisieren ist grün
Neben den finanziellen Aspekten und dem Interesse nach einer Produktivitätssteigerung, lässt sich auch ein weiterer Punkt nicht vernachlässigen, der für einen modernen Betrieb unabdingbar ist. Der ökologische Fußabdruck.
Das Einsparen von Papier und die dadurch bedingte Schonung der Ressourcen, kann für eine Firma genau der richtige erste Schritt zur Klimaneutralität sein. Denn nur Betriebe, die nicht nur ökologische Projekte unterstützen, sondern auch auf ihren eigenen ökologischen Fußabdruck achten, können sich wirklich auf die Fahne schreiben, ein grüner Betrieb zu sein.
Briefe online zu versenden kann also nicht nur den Schreibtisch aufräumen, sondern auch den ganzen Betrieb nach vorne bringen.
Nachteile E-Post Brief
Neben den genannten Vorteilen, gibt es allerdings auch wenige Nachteile, die wir dennoch nicht verschweigen wollen.
So kostet der E-Brief genauso viel an Porto, wie ein herkömmlicher Brief – in diesem Punkt wird also nichts eingespart. Sollte der Empfänger des Briefes kein E-Post Konto besitzen, wird die digitale Post auf herkömmlichem Wege übermittelt. Dies verursacht zwar keine Mehrkosten, allerdings verschwindet dadurch der Vorteil, dass der Brief noch am selben Tag zugestellt wird.
