Nebenkosten für Ihr neues Büro berechnen – so geht’s!

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 12 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Ein neues Büro muss her! Dabei träumen die meisten von uns vermutlich von einem großen, offenen, hellen Raum, in dem unsere Mitarbeiter Platz haben, oder wo wir uns ein neues Home Office schaffen, in dem wir noch bessere Ergebnisse erzielen. Grundsätzlich ist so ein Umzug des Büros auch ein motivierender neuer Abschnitt in der Geschichte der eigenen Selbstständigkeit. Doch neben den Kosten für neue Büromöbel und ggf. eine Spedition kommen auch weitere Posten auf Sie zu. Damit es dabei keine Probleme gibt, führen wir für Sie auf, welche Nebenkosten Sie bei der finanziellen Planung für Ihr Vorhaben mit einkalkulieren müssen.  

Stromkosten

Ohne Strom funktioniert im Büro gar nichts. Laptop, Drucker, Faxgeräte, Lampen, Kaffeemaschine und Spülmaschine werden bekanntermaßen mit Strom betrieben, weshalb Schritt Nummer 1 sein sollte, dass Sie sich um einen passenden Anbieter kümmern. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, können Sie auch versuchen, einen Gewerbestromvertrag abzuschließen. Wichtig ist aber, dass Sie vorab eingehende Vergleiche ziehen, um plötzlich explodierenden Kosten vorzubeugen. Bei Strompreisvergleich24.com geben Sie für einen ersten Überblick Ihre Postleitzahl und den ungefähren Verbrauch ein und können Ihre Suche dann verfeinern. Zum Beispiel können Sie sich ausschließlich Ökostromtarife anzeigen lassen. Durch einen Vergleich mindern Sie auf lange Sicht einen großen Faktor der Nebenkosten und können die Ersparnisse zum Beispiel in einen Bonus für Ihre Angestellten umwandeln oder in neue Maschinen, Möbel oder andere Anschaffungen investieren.

DSL

Mal eben eine E-Mail schicken, bei Slack einem Kollegen schreiben, Recherchen tätigen und die Ergebnisse auf den Server laden. Eine instabile Internetverbindung ist die Hölle – vor allem, wenn durch mangelnde Bandbreite der gesamte Betrieb zum Stillstand kommt. Dagegen können Sie etwas tun, indem Sie über die Bundesnetzagentur die maximale Bandbreite testen, die an Ihrem Standort empfangen werden kann. Danach suchen Sie hinterher Ihren DSL-Anbieter aus. Aber natürlich kommt es auch auf einen langfristig fixierten Preis an. Denn je länger der Tarif stabil ist, umso besser können Sie die Nebenkosten für Ihr Unternehmen planen.

Heizung

Die Kosten für die Heizung werden in der Regel über die Nebenkosten zur Miete abgerechnet. Wie hoch die Nebenkosten im Resultat sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Gas- oder Ölpreis. Hilfreich ist es auch, sich bei der Besichtigung der eventuell neuen Büroräume den Energiepass für das Gebäude zeigen zu lassen, um von der Energieeffizienzklasse auf den Verbrauch pro Quadratmeter zu schließen. Indem Sie mit Hilfe der Energieeffizienzklassentabellen den ungefähren Verbrauch von Kilowattstunden pro Jahr und Quadratmeter ermitteln und den Preis für Brennstoffe errechnen, erhalten Sie ein ungefähres Bild davon, wie hoch oder niedrig die Kosten ausfallen können. Mit einem klugen Thermostat, das sich automatisch reguliert, wenn das Fenster geöffnet wird, lassen sich diese Kosten auch noch reduzieren.

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Nebenkosten für Ihr neues Büro berechnen, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de

Überwachung

Wenn sich Ihr neues Büro in einem Bürogebäude befindet, und sich diverse Wertgegenstände in diesem Haus befinden, ist es sehr wahrscheinlich, dass dieses Objekt überwacht wird, um die Büros gegen Einbrecher und Diebstahl zu sichern. Der Betrag, der dafür fällig wird, wird in der Regel auf alle ansässigen Unternehmen umgelegt, schließlich haben im Optimalfall alle einen Vorteil davon. Die Kosten können sich zum Beispiel auf Mitarbeiter eines Security-Dienstes beziehen, oder auch auf die Anschaffungs-, Installations- und Instandhaltungskosten, die für ein Alarmsystem mit Kameras und Bewegungsmeldern anfallen. Auch diese Kosten werden zu Ihrer Miete addiert.

Grundsteuer

Auch bei Gewerbeflächen ist eine Grundsteuer fällig. Bei sogenannten Mischobjekten – also Häusern, in denen sowohl Gewerbeflächen als auch Wohnräume vermietet werden – wird das manchmal zum Problem, da die Mieter unfair behandelt werden könnten. Die Grundsteuer ergibt sich aus dem Rohertrag der gebündelten Vermietungen. Oftmals ist der Mietpreis für Gewerbeflächen teurer der Preis für Wohnräume. Gewerbeflächen steigern also den Rohertrag und damit die Grundsteuer, die gleichmäßig auf alle Parteien umgelegt wird.  Da die Grundsteuer als öffentliche Belastung gilt, kann der Vermieter sie eben auf alle Parteien umlegen und unter Betriebskosten aufführen.

Reinigung

Was wäre ein Büro ohne Strom und Internet? Wenn allerdings der Staub sich überall sammelt und es geradezu dreckig wird, hat das auch einen Einfluss auf Motivation und – im schlimmsten Fall – Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie in einem Bürogebäude sitzen, wird dort aller Wahrscheinlichkeit nach, regelmäßig geputzt, und die Kosten werden ebenfalls kollektiv über die Nebenkosten getragen. Sollte dem nicht so sein, empfiehlt es sich, dieses Geld bereitzustellen und eine Reinigungsfirma zu engagieren. Damit haben Sie eine Sorge weniger, aber immer noch einen guten Überblick über die Kosten.

Fazit

Manche Kosten kommen auf Sie zu – ob nun über die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter, oder weil es sich um notwendige Faktoren für einen geordneten Büroalltag handelt. So oder so können Sie aber immer wieder die Kosten reduzieren, indem Sie keine schnellen Entscheidungen treffen, sondern sich einen Überblick verschaffen. Tipp: Setzen Sie die erwarteten Nebenkosten lieber etwas zu hoch an als zu niedrig. Dann können Sie sich immer noch freuen, wenn die Kosten doch nicht so hoch ausfallen wie gedacht.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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