Das theoretische Rüstzeug
Der Zugang zum Beruf des Veranstaltungsmanagers ist in Deutschland nicht streng geregelt. Um Events zu organisieren, ist also keine bestimmte Ausbildung erforderlich. Dennoch ist es von Vorteil, sich ein theoretisches Basiswissen aufzubauen.
Eine gute Voraussetzung dafür sind beispielsweise allgemeine betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Das hilft dabei, die wirtschaftlichen Zusammenhänge seiner Kunden besser zu verstehen und auch entsprechend bei der Organisation von Events zu berücksichtigen. Die Ausbildung dafür kann an einer staatlichen Hochschule absolviert werden. Begleitend dazu sollten mehrere Praktika bei unterschiedlichen Event- und Marketing-Agenturen absolviert werden, um eine breite Basis für den Job zu bekommen.
An der IU Internationale Hochschule ist es möglich, eine Bachelor Ausbildung zum Eventmanager im Fernstudium zu absolvieren. Neben betriebswirtschaftlichem Know-how wird dabei vor allem jenes Expertenwissen aus dem Event-Management vermittelt, das erforderlich ist, um führende Aufgaben in der Veranstaltungsbranche zu übernehmen und die täglichen Herausforderungen bestmöglich zu lösen.
Bei einem perfekt organisierten Spektakel lacht das Herz des Veranstaltungsmanagers. Doch dafür benötigt es Know-how, Erfahrung, Fingerspitzengefühl und manchmal auch noch Führungsqualitäten. Bildquelle: Pixabay.com © ktphotography CCO Public Domain
Die Must-Haves: Neugierde und Interesse
Wer in der Veranstaltungsbranche Fuß fassen möchte, muss mit der Zeit gehen. Denn in kaum einer anderen Branche ist der Innovationsgrad so hoch wie beim Eventmanagement. Vor allem im technischen Bereich geht die Entwicklung im Zuge der Digitalisierung sehr rasch voran. Das führt auch zu immer ausgefalleneren Anforderungen von Kunden.
Die Kunst dabei ist es, immer im Hinterkopf zu behalten, was nach aktuellem Stand der Technik zumindest theoretisch möglich wäre. Dazu ist es unter anderem erforderlich, regelmäßig die wichtigsten Fachmessen wie beispielsweise die Structures International in Dortmund zu besuchen und sich dort über die aktuellen Möglichkeiten zu informieren. Neben den fachlichen Kenntnissen ist das auch noch eine ausgezeichnete Gelegenheit, um sein Netzwerk zu erweitern und mit Zeltbauern und Zubehörlieferanten Kontakte zu knüpfen.
Vor allem international gibt es eine Vielzahl von Messen, die sich zum Teil oder exklusiv dem Thema Veranstaltungstechnik widmen. Die Events & Amusement Expo Tokyo ist beispielsweise Japans größte Messe für das Eventgeschäft. Die Integrate findet im Wechsel zwischen Sydney und Melbourne statt und ist eine wichtige Kommunikations- und Informationsplattform der Branche. Darüber hinaus wird dort auch noch ein umfangreiches Seminarprogramm angeboten. Die gute Nachricht: Wer die weite Reise nicht antreten möchte, kann sich auch mit Streams von der Messe aktuell halten.
Die persönlichen Voraussetzungen: Organisations- und Kommunikationsstärke
Wer einen Veranstaltungsmanager vor seinem geistigen Auge hat, stellt sich meistens eine hektische Person vor, die kurz vor Beginn eines Events noch einmal alles checkt und sich darum kümmert, dass alles glatt über die Bühne geht.
Da das jedoch selten der Fall ist, sind vor allem Organisations- und Kommunikationsstärke gefragt. Ein guter Veranstaltungsmanager hat für jedes Event einen übersichtlichen Projektplan mit klaren Zuständigkeiten und Deadlines. Wichtig ist, sich schon im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, wo eventuelle Stolpersteine lauern könnten und für diese Situationen rechtzeitig einen Plan B zu entwickeln.
Unter Kommunikation verstehen viele Menschen, sich gewählt ausdrücken und motivierende Worte an sein Team richten zu können. Doch das ist nur die eine Seite der Medaille. Wirklich gute Kommunikation beginnt mit der Fähigkeit, richtig zuhören zu können. Dabei geht es nicht darum, sich noch während jemand anderer spricht eine entsprechende Antwort zurechtzulegen, sondern von Anfang bis zum Ende bewusst zuzuhören.
Darüber hinaus ist bei einem guten Veranstaltungsmanager Empathie gefragt. Es ist wichtig, ein Gespür dafür zu entwickeln, wem bei der kompletten Organisation uneingeschränkt Vertrauen geschenkt werden darf und wo es doch besser ist, lieber noch einmal selbst alles zu überprüfen. Vor allem, wenn es darum geht, bei Großveranstaltungen mit einem ganzen Team zu arbeiten, sind auch noch Führungs-Skills gefragt.
Um andere von seinen Ideen zu überzeugen und sie für die perfekte Organisation eines Events ins Boot zu holen, ist vor allem Kommunikationsstärke erforderlich. Dazu gehört auch, anderen Menschen genau zuzuhören. Bildquelle: Depositphotos.com
Der Job abseits von Glanz & Glamour: Die Kundenakquise
Was viele bei der Tätigkeit des Veranstaltungsmanagers auf selbstständiger Basis vergessen: Bis es so weit ist, überhaupt erst einmal in die Lage zu kommen, ein Event zu organisieren, müssen dafür erst einmal die entsprechenden Aufträge generiert werden.
Eine wichtige Voraussetzung, um sich als Event-Manager selbstständig zu machen, ist deshalb ein gutes Netzwerk. Dieses lässt sich im Rahmen der theoretischen Ausbildung aufbauen. Denn auch die Studienkollegen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit künftig in der Branche tätig werden. Deshalb ist es wichtig, den Kontakt zu ihnen auch nach Beendigung der Ausbildung aufrecht zu erhalten.
Noch wichtiger sind jedoch die Branchenkontakte, die innerhalb der Praktika geknüpft werden können. Dabei gilt: Jeder Kontakt ist wichtig. Berufliche Netzwerke wie LinkedIn machen es heutzutage einfach, sich mit anderen zu vernetzen. Außerdem geben sie zu einem späteren Zeitpunkt die Gelegenheit dazu, seine Kompetenz unter Beweis zu stellen. Beispielsweise durch die Veröffentlichung regelmäßiger Einträge zu einem bestimmten Themengebiet oder über erfolgreich durchgeführte Events.
Vorschriften und die Sicherheit
Gesetze, Vorgaben und Behörden können einem als Veranstalter oftmals auch noch den letzten Nerv rauben. Doch auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheint, sind die meisten Vorgaben sinnvoll und haben ihre Berechtigung.
Ein Event-Manager trägt ein hohes Maß an Verantwortung. Wenn Menschen auf einer von ihm organisierten Veranstaltung zu Schaden kommen, kann er nicht nur gerichtlich dafür belangt werden, sondern muss vor allem auch persönlich mit dieser Schuld leben.
Deshalb sollte trotz allem Spektakel bei jeder Veranstaltung die Sicherheit der Menschen an erster Stelle stehen. Im Zweifelsfall ist es wichtig, zu Gunsten der Sicherheit zu entscheiden und auch seine Kunden davon zu überzeugen, dass das der bessere Weg ist. Womit wir wieder bei der Kommunikationsstärke angelangt wären.
