Kaffee im Büro – Die 5 größten Probleme und wie Sie sie lösen können

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 13 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Die heutige Geschäftswelt ist schnell, hektisch und man sieht an jeder Straße mindestens einen Anzugträger zum nächsten Meeting sprinten. Kurz um: Jeder hat mächtig viel um die Ohren! Da bleibt für vieles keine Zeit, wie zum Beispiel mal darüber nachzudenken, wie gut oder schlecht eigentlich der Kaffee im Büro ist. Ein erster Schritt ist dieser Artikel von Emanuel Vonarx.  

Kaffee im Büro – Kennen Sie diese Situationen?

Wer sich noch keine Gedanken über Bürokaffee gemacht hat, ist zumindest vertraut mit folgenden Situationen:

  • Wenn es schnell gehen muss, zickt die Kaffeemaschine rum
  • Ungenießbarer Kaffee mit Wagenladungen von Milch und Zucker
  • Kaffee ist nur noch eine stumpfe Koffeinquelle
  • Der Klassiker: Maschine ist in der Reparatur

Jetzt versetzen Sie sich in die Lage des Kaffeeverantwortlichen, denn für diese arme Socke ist es noch viel schwieriger: Wie versorge ich meine Kollegen mit einigermaßen schmeckenden Kaffee bei möglichst geringen Aufwand und Kosten? Tough life, Buddy.

Eines ist sicher: Kaffee muss wohl oder übel immer da sein. Genau aus diesem Grund wollen wir Ihnen ein bisschen unter die Arme greifen und Ihnen zu den 5 häufigsten Problemen nützliche Tipps bereitstellen.

Die Suche nach Kaffee-Anbietern

Die erste Anlaufstelle bei vielen: Google. Wer jedoch für die Büro-Kaffeeversorgung auf die klassische Google-Suche zurückgreift, bekommt die geballte Ladung Intransparenz und Online Marketing um die Ohren.

Nahezu alle ersten Ergebnisse in diesem Kontext stammen aus extrem teuren Marketing-Kampagnen (Adwords) oder sogenannten Lead-Agenturen, die sich darauf spezialisieren, potentielle Käuferkontakte zu sammeln und zu verkaufen. Am folgenden Bild-Beispiel sehen Sie, wie schwachsinnig und zusammenhangslos diese Werbeanzeigen oft sind (es gibt keine Steuertricks!).

Wenn Sie dann auf einer der Anzeigen klicken, läuft es in den meisten Fällen so ab: Sie müssen auf einem Formular Ihre Kontaktdaten angeben und anschließend ruft Sie ein x-beliebiger Verkäufer an, der Sie lange nicht mehr in Ruhe lässt und nicht gerade authentisch ist. Zudem werden Sie den „Trick“ nie erfahren. Die Wahrscheinlichkeit, so auf eine sinnvolle und gute Kaffeeversorgung zu treffen, ist leider nicht so hoch.

Tipp: Suchen Sie direkt nach Kaffee-Röstereien – im besten Fall mit Erfahrung im Büro-Umfeld (z.B. earlybird coffee). Hier bekommen Sie meistens bessere Qualität und authentische Beratung zu vergleichbaren Preisen.

Kaffee im Büro – Die 5 größten Probleme und wie Sie sie lösen können_TB3

Kaffee im Büro – Die 5 größten Probleme und wie Sie sie lösen können, selbststaendigkeit.de

Milch

Bei Umfragen wäre in den meisten Büros Cappuccino wohl das meist gewünschte Kaffee-Getränk. Das ist eine gewisse Herausforderung, da jede Verarbeitung von frischer Milch die Kosten und Komplexität nahezu exponentiell erhöht. Denn Milch ist leider einer der bakterien-freundlichsten Lebensmittel überhaupt.

Daher verabschieden Sie sich bitte von der Hoffnung, mit einem billigen, handelsüblichen Vollautomaten ohne regelmäßigen Stress (Schimmel, Reinigungsprobleme, Defekte) Milchgetränke im Büro anbieten zu können. Sicherlich gibt es immer wieder Fälle, bei denen eine alte Maschine auf magische Weise nach langer Zeit noch Milchgetränke produziert – allerdings handelt es sich dabei wahrscheinlich in den meisten Fällen um eine juristisch relevante Vergiftung der Mitarbeiter.

Daher gibt es nur drei sinnvolle Möglichkeiten:

  1. Hochwertige Kaffeemaschine: Sie möchten Mitarbeitern und Kunden frische Milchgetränke anbieten. Sehr gut, aber bitte investieren Sie in eine wirklich hochwertige Maschine mit guter und einfacher Reinigung des Milchsystems.
  2. Hochwertiger Kaffee ohne Milchschaum: Viele sind gewohnt, ihren Kaffee mit Milch zu trinken, weil die Qualität oft zu wünschen übriglässt. Mit Kaffee aus der Rösterei sagen viele: „Den kann man sogar schwarz trinken“. Der separate Schuss Milch (mit Verzicht auf Schaum) ist trotzdem simpel machbar. Selbst mit Filterkaffee-Maschinen ist so eine sehr hochwertige Kaffeeversorgung mit super Preis-Leistungs-Verhältnis machbar.
  3. Maschinen mit Milchpulver: Nicht uneingeschränkt zu empfehlen, aber mit einer guten Maschine sicherlich eine machbare Zwischenlösung.

Reinigung & Pflege

Wenn wir uns die Realität in Büros anschauen, sind die meisten Kaffeevollautomaten in ihrer Leistung überfordert. Meistens bereits in der ausgelegten Tassenanzahl pro Tag, aber spätestens in der Stoßzeit nach dem Mittagessen, wenn viele Kaffees hintereinander gezogen werden. Das macht die Reinigung und Pflege umso wichtiger.

Grundsätzlich gilt bei jeder Maschine: Wer sie gut pflegt, hat bessere Ergebnisse und langfristig weniger Stress. Allerdings fehlt hierfür häufig die richtige Einstellung zu dem Thema. Jeder hat viel zu tun und fühlt sich dadurch nicht verantwortlich. So bleibt die Qualität des Kaffees auf der Strecke oder der Kaffee sogar ganz aus.

Daher ist unser Tipp: Es muss eindeutige Verantwortliche geben, sowie ein Verständnis für diesen meist unterschätzten aber sinnvollen Aufwand.

Maschinen

Das nächste Problem ist die Auswahl der richtigen Kaffeemaschine, da die wenigsten die Qualität oder Sinnhaftigkeit einer Kaffeemaschine einschätzen können. Das große Angebot verschiedener Zubereitungsarten und Herstellern macht die Maschinenauswahl ebenfalls nicht einfacher, sondern eher zu einem Ratespiel. Meistens müssen wir uns auf eine Beratung verlassen. Und selbst, wenn wir einen guten Berater haben, ist es oft schwer, denn wir wollen es ja maximal billig. Allerdings ist billig hier am Ende meistens teurer. Man spart also am falschen Ende.

Der eigentliche Wert einer Maschine zeigt sich erst mit der Zeit. Billige Maschinen sind sehr schnell überfordert und überforderte Maschinen gehen schnell und oft kaputt. Zudem verursachen sie weitere indirekte Kosten: Ausfallzeiten, Reparaturaufwände, Pflegeaufwand, gestresste Kollegen, Geschwindigkeit des Kaffeebezugs etc. Daher lassen Sie sich von den Preisen für hochwertige Maschinen nicht abschrecken, langfristig werden sie sich auszahlen.

Alternativ gilt auch der obere Tipp: Gute Filterkaffee-Lösungen sind meistens deutlich günstiger.

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Der eigentliche Wert einer Maschine zeigt sich erst mit der Zeit, selbststaendigkeit.de

Geschmack

Geschmack ist immer subjektiv – das zeigt sich vor allem beim Kaffee. Selbst bei Verkostungen von schlechten gegen exquisite Kaffees werden die meisten ohne Anleitung kein klares Bild finden. Das hat diverse Gründe.
Die wenigsten trinken überhaupt schwarzen Kaffee und selbst wenn, hat man noch nie bewusst Kaffee „verkostet“. Dazu kommt dann noch die jahrelange Geschmacks-Erziehung der gewohnten Kaffees. Daher werden Sie im Büro-Umfeld nie alle zu 100% zufrieden stellen können.

Nichtsdestotrotz lässt sich eines ganz klar sagen: Die Qualitäts-Unterschiede bei Kaffee sind enorm! Kaffees aus guten Röstereien enthalten meistens weniger Bitterkeit und Säure – und das sind die häufigsten „Geschmacks-Probleme“ beim Kaffee. Dazu kommt, dass diese Kaffees signifikant leichter verträglich sind und somit alleine deswegen ihr Geld schon wert sind. Für viele spielt es außerdem für ihr „Trink-Gefühl“ eine Rolle, ob es sich um ein nachhaltiges und gut produziertes Produkt handelt.

Unser Tipp: Gönnen Sie sich einen guten, nachhaltigen Kaffee aus der Rösterei. Sie werden überrascht sein, wie günstig und einfach das ist. Selbst bei einer Preisdifferenz von 5€ auf ein Kilo Kaffee investieren Sie pro Mitarbeiter nur knapp 1€ im Monat mehr (Ø Verbrauch pro Mitarbeiter im Monat 250g). Somit ist es eine sehr einfache und günstige Maßnahme, um sich selbst, Kollegen und Kunden etwas Gutes zu tun.

Fazit

Jetzt sollten Sie schon mal auf das Gröbste vorbereitet sein. Und wie Sie sehen, ist es gar nicht so schwer, mit den richtigen Tipps eine gute Kaffeeversorgung im Büro zu gewährleisten. Wenn Sie möchten, melden Sie sich bei www.earlybird-coffee.de und testen Sie uns.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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